Утверждено как пишется правильно

Как оформить правильно утверждение документа

Действительно, ГОСТ Р 6.30-2003 (который пока действует) в п. 3.16 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который должен его сменить 1 июля 2018 года) в п. 5.16 устанавливают, что:

• при утверждении документа распорядительным документом (приказом, распоряжением, протоколом, решением, постановлением) атрибут реквизита «гриф утверждения» — слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) согласовывается с наименованием вида утверждаемого документа. Примеры оформления этого атрибута грамотно приведены в вопросе читателя;
• при утверждении документа должностным лицом используется слово «УТВЕРЖДАЮ».

Но в данной ситуации считаем необходимым поддержать руководителя организации. И вот почему.

Реквизит — это самостоятельный и формализованный элемент оформления документа, в котором уже может не быть грамматических связей с другими реквизитами и с текстом. Процесс формализации реквизитов продолжается. Начался он в XIX веке, когда от текста отделились фактически все реквизиты и каждый из них получил свое место на листе бумаги. А сейчас этот процесс идет дальше: в реквизитах уже формализуются их составные элементы, которые называются атрибутами. Это связано с внедрением информационных технологий и вызвано необходимостью проектировать электронные шаблоны документов.

Например, в реквизите «гриф утверждения» документа самостоятельными атрибутами являются (и «подгружаются» в системе по 4 отдельным полям):

• слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (либо еще другие формы этого слова при грамматическом согласовании с наименованием вида утвержденного документа, как того требуют стандарты);
• наименование должности лица либо утвердивший документ;
• при утверждении должностным лицом:

• визуализация электронной подписи или расшифровка подписи;
• дата.

Действительно, можно упростить задачу для информационной системы — в первом из перечисленных полей использовать только 1 из 2-х вариантов слова, который будет зависеть от способа утверждения: руководителем или документом. Для этого установите в Инструкции по делопроизводству организации 2 правила:

если документ утверждается должностным лицом организации, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДАЮ», отражающего принцип единоначалия:

Заметьте также, что при оформлении грифа согласования не требуется грамматически согласовывать атрибут — слово «СОГЛАСОВАНО» — с наименованием вида документа, прошедшего согласование.

Всего найдено: 56

Добрый день! Помогите обосновать неправильность переименования должности. Отдел кадров приказом переименовал должность «заведующая библиотекой» на «заведующий библиотеки» сославшись на Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019. В нем есть должность «Директор (генеральный директор, заведующий) библиотеки, централизованной библиотечной системы». Ссылки на статьи в словарях не возымели действия. Мои объяснения, что в данном конкретном случае слово «библиотеки» относится с слову «Директор» тоже не помогло. Ссылка на пример из этого же справочника «Заведующий научно-технической библиотекой» не действует.

Ответ справочной службы русского языка

Вы все верно обосновали. Более убедительных аргументов нет.

Правомерно ли применение словосочетания «провести платеж» в смысле «выполнить платеж»? Мне кажется, что нет, потому что «проведение платежа» — это все-таки внесение и обработка уже совершенного платежа в бухгалтерской системе, а не сам процесс перечисления денег. Прав ли я?

Ответ справочной службы русского языка

У глагола провести среди прочих значений есть следующие: «оформить, соблюдая все необходимые правила» (Провести счет через бухгалтерию. Провести сотрудника по штату. Провести приказом по институту) и «осуществить, произвести, выполнить какие-либо действия, работу» (Провести репетицию. Провести заседание. Хорошо провести урок. Провести соревнования. Провести уборку урожая).

Таким образом, сочетание провести платеж может употребляться в обоих смыслах, о которых Вы пишете.

В соответствии с Порядком согласования назначения главных бухгалтеров учреждений, утвержденным приказом Департамента . города Москвы от 11 мая 2016 г. № 319 «О согласовании назначения главных бухгалтеров учреждений, подведомственных Департаменту. города Москвы » прошу Вас поручить согласовать. Вопрос: пожалуйста перед словом «прошу» нужна запятая? Этой запятой закрывается причастный оборот. Но и перед кавычками заканчивается причастный оборот, который не должен выделяться ни перед кавычками, ни после них запятой. Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Запятая перед «прошу» ставится, как и перед словом «подведомственных».

«. установленные Административным регламентом, утвержденный (ым) Приказом . » Скажите пожалуйста, какое верно окончание, или же приемлемы оба?

Ответ справочной службы русского языка

Если имеется в виду, что регламент утвержден приказом , то корректно: . установленные Административным регламентом, утвержденным Приказом . Но в целом предложение лучше перестроить, например: . регламентом, который был утвержден Приказом .

Верно ли указано окончание в слове «утвержденных» в следующем предложении? «Производить списание товарно-материальных ценностей по фактическому расходу, руководствуясь настоящим приказом , согласно актам на списание материальных запасов, утвержденных назначенной комиссией.»

Ответ справочной службы русского языка

Вероятно, должно быть: согласно актам, утвержденным комиссией.

Устав, утвержденный приказом _____ от ___ № ___ (далее — Устав) был оглашен на собрании. Запятая ставится перед скобкой или после скобки

Ответ справочной службы русского языка

Здравствуйте, ну помогите, пожалуйста! Как писать правильно? Допуск в управление архитектуры собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме и в порядке, утвержденныМИ, утвержденнЫХ или утвержденнЫМ приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.

Ответ справочной службы русского языка

В случае если причастный оборот относится к обоим словам (форма и порядок), то правильное согласование невозможно, поскольку эти слова стоят в разных падежах. Предложение следует перестроить.

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, слитно или раздельно пишется слово «не использованным» в следующих предложениях: 1. Прошу считать право на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно не использованным. 2. Считать не использованным право на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно, предоставленное приказом . Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

В обоих предложениях верно написание неиспользованным.

как правильно писать исполнителю, назначенному приказом или назначенного приказом

Ответ справочной службы русского языка

Добрый день! Как правильно писать ознакомить работника с приказом «под подпись» или «под роспись». Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Здравствуйте! Прошу аргументированного, с точки зрения грамотного присвоения наименования документу, разъяснения. Составляю инструкцию для оператора пункта приёма заявлений, которая будет утверждена приказом руководителя организации. Как правильно сформулировать название документа, «Инструкция оператору пункта выдачи» или «Инструкция оператора пункта выдачи»? Заранее благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» зафиксирован пример заголовка для инструкции с формой родительного падежа без предлога: Должностная инструкция ведущего эксперта. И эта модель является широко распространенной в делопроизводстве.

«Словарь грамматической сочетаемости слов русского языка» Е. М. Лазуткиной (М., 2012) указывает на возможные варианты управления: инструкция для кого (чаще) и инструкция кому. Эта рекомендация, по-видимому, обусловлена тем, что конструкция с родительным падежом без предлога в некоторых контекстах двусмысленна: ее можно понять и как «инструкция, адресованная кому-то», и как «инструкция, составленная кем-то».

Здравствуйте! Помогите разобраться прописная или строчная буква должна быть в названиях организаций. Например: «В документах ордена Ленина шахты «Прогресс» . » (слово орден с прописной или строчной?) и » В документах Государственной торгово-промышленной фирмы «Победа». » (слово государственный с прописной или строчной?» И объясните почему слово «министерство» пишется с маленькой буквы (пример: » Приказом министерства образования Орловской области. «)? Заранее спасибо за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

Верно: ордена Ленина шахты «Прогресс», г осударственной торгово-промышленной фирмы «Победа». Названия министерств и ведомств пишутся не единообразно (федеральные — с прописной буквы, субъектов Федерации — в ряде случаев со строчной).

Здравствуйте, надо ли ставить запятую, после слова «директора»: » приказом заместителя директора О.В. Ивановой, исполняющей обязанности директора, признана нуждающейся».

Ответ справочной службы русского языка

Знаки препинания расставлены верно. Между инициалами нужен пробел.

приказом , вступившЕм в силу, или вступившИм в силу?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: приказом (каким?) вступившим в силу.

На предприятии при подготовке приказа возник вопрос о том, где поставить запятую: В соответствии с Инструкцией о перевозках большегрузными автомобилями, утверждённой приказом Минтранса России от 12 июня 2012 г. N 123(,) (далее — Инструкция) приказываю. Или же запятая должна быть после скобок? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится после скобок: В соответствии с Инструкцией о перевозках большегрузными автомобилями, утвержденной приказом Минтранса России от 12 июня 2012 г. N 123 (далее — Инструкция), приказываю.

Распространённой ошибкой в современном русском языке является употребление конструкции ❌ «согласно чего».

✅ Запомните: правильным является «согласно чему». Выработайте в себе привычку после предлога «согласно» автоматически задавать вопрос дательного падежа: «чему?». Например, согласно:

• абзацу, абзацам (здесь и далее во мн. ч. добавляются окончания -ам и -ям);
• автору, авторам;
• агентскому соглашению, агентским соглашениям;
• административному регламенту, административным регламентам;
• адресу, адресам;
• акту, актам (осмотра, сверки, выполненных работ, нормативно-правовому и пр.);
• алгоритму, алгоритмам;
• анализу, анализам;
• Аристотелю;
• балансу, балансам;
• бухгалтерскому учёту;
• бюджету, бюджетам;
• бюллетеню, бюллетеням;
• варианту, вариантам;
• вашему, вашим;
• возрасту, возрастам;
• восьмому, восьмым;
• времени (отработанному), временам;
• встрече, встречам;
• второму, вторым;
• выданному (поручению), выданным (поручениям);
• выписке, выпискам;
• графику, графикам (отпусков и пр.);
• данным (следующим, полученным и пр.);
• дате, датам;
• девятому, девятым;
• делу, делам;
• десятому, десятым;
• длине, длинам;
• договору (аренды, дарения, выполнения работ, купли-продажи, оказания услуг, заключенному и пр.), договорам;
• докладу, докладам;
• документации (проектной и пр.);
• документу (представленному и пр.), документам;
• доле, долям;
• желанию, желаниям;
• журналу, журналам;
• завещанию, завещаниям;
• задаче, задачам;
• заказу, заказам;
• законодательству, законодательствам;
• законопроекту, законопроектам;
• закону (федеральному, основному, РФ и пр.), законам;
• замечанию, замечаниям;
• заявлению (исковому и пр.), заявлениям;
• знаку (ПДД, зодиака и пр.), знакам;
• Иванову, Ивановым;
• изложенному, изложенным;
• измерению, измерениям;
• инструкции (должностной, по эксплуатации и пр.), инструкциям;
• иску, искам;
• источнику, источникам;
• итогу, итогам;
• картинке, картинкам;
• квитанции, квитанциям;
• книге, книгам;
• кодексу (гражданскому, трудовому, семейному, жилищному, уголовному, земельному и пр.), кодексам;
• комплекту, комплектам;
• Конституции;
• контракту, контрактам;
• которому, которым;
• критерию, критериям;
• курсу, курсам;
• легенде, легендам;
• летописи, летописям;
• личному, личным;
• маршруту, маршрутам (движения общественного транспорта и пр.);
• мере, мерам;
• мероприятию, мероприятиям;
• методу, методам;
• мифу, мифам;
• наблюдению, наблюдениям;
• нагрузке, нагрузкам;
• назначению, назначениям;
• накладной, накладным;
• направлению, направлениям;
• нарушению, нарушениям;
• норме, нормам (расхода и пр.);
• нормативу, нормативам;
• образу, образам;
• образцу, образцам;
• обследованию, обследованиям;
• общей практике;
• объявлению, объявлениям;
• определению (данному, суда и пр.), определениям;
• опросу, опросам;
• особенности, особенностям;
• остатку, остаткам;
• ответу, ответам;
• отчёту, отчётам;
• первому, первым;
• перечню (работ и пр.), перечням;
• письму, письмам;
• планированию;
• плану (работ и пр.), планам;
• подготовке;
• поговорке, поговоркам;
• подпункту, подпунктам;
• подтверждению, подтверждениям;
• показателю, показателям;
• полномочию, полномочиям;
• полученному, полученным (данным, результатам и пр.);
• поправке, поправкам;
• поручению, поручениям;
• порядку (установленному и пр.), порядкам;
• последнему, последним;
• постановлению (Правительства), постановлениям;
• потребности, потребностям;
• правде, правдам;
• праву (гражданскому), правам;
• правилу (новому, безопасности и пр.), правилам;
• преданию, преданиям;
• предмету (договора и пр.), предметам;
• представителю, представителям;
• представлению, представлениям;
• приговору, приговорам;
• приказу, приказам;
• приложению, приложениям (к настоящему договору и пр.);
• приложенному, приложенным;
• примеру, примерам;
• примете, приметам;
• принципу, принципам;
• проверке, проверкам;
• прогнозу (погоды), прогнозам;
• программе (рабочей, государственной и пр.), программам;
• просьбе, просьбам;
• протоколу, протоколам;
• процедуре, процедурам;
• процессу, процессам;
• пункту, пунктам (договора, постановления и пр.);
• Пушкину;
• пятому, пятым;
• размеру, размерам;
• расписанию (штатному, уроков и пр.), расписаниям;
• распоряжению, распоряжениям;
• распределению, распределениям;
• регламенту (техническому, административному и пр.), регламентам;
• режиму, режимам;
• результату, результатам (проверки, обследования и пр.);
• реквизиту, реквизитам;
• реформе, реформам;
• решению (суда, принятому и пр.), решениям;
• сайту (https://textcorrector.ru), сайтам;
• сведению, сведениям;
• свидетельству, свидетельствам;
• седьмому, седьмым;
• сказке, сказкам;
• словарю, словарям;
• служебной записке, служебным запискам;
• смете, сметам;
• согласованию, согласованиям;
• согласованному, согласованным;
• современному, современным (стандартам и пр.);
• списку, спискам;
• справке, справкам;
• справочнику, справочникам;
• сравнению, сравнениям;
• средству, средствам;
• сроку (установленному), срокам;
• ссылке, ссылкам;
• стандарту (государственному, качества и пр.), стандартам;
• статистике;
• статье (закона и пр.), статьям;
• счёту (выставленному и пр.), счетам;
• табелю, табелям;
• таблице, таблицам;
• табличке, табличкам;
• тарифу, тарифам;
• тексту, текстам;
• типовому (договору и пр.), типовым;
• точке зрения, точкам зрения;
• требованию, требованиям (техническим, безопасности и пр.);
• третьему, третьим;
• трудовой книжке;
• указанию, указаниям;
• указанному, указанным;
• уравнению, уравнениям;
• уроку, урокам;
• условию, условиям (договора, акции и пр.);
• уставу, уставам;
• утверждённому (регламенту и пр.), утверждённым;
• учению, учениям;
• учёному, учёным;
• учредителю, учредителям;
• Уэббу;
• файлу, файлам;
• факту, фактам;
• фильму, фильмам;
• форме, формам;
• Фрейду;
• характеристике, характеристикам (заявленным и пр.);
• цели, целям;
• цене, ценам;
• четвёртому, четвёртым;
• шестому, шестым;
• штатному расписанию, штатным расписаниям;
• экспертизе, экспертизам;
• этикету;
• этому, этим и пр.

Менее популярная конструкция — «согласно с чем-то». Например, согласно с:

Также можно использовать «в соответствии с чем-то». Например, в соответствии с:

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

Протокол заседания профкома

Письмо Минздрава России

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» [1] .

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

• 2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
• 3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511—2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях — приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Президент акционерного общества «Гималаи»

Подпись Е. А. Султанов 15.05.2007

Приказом Министра здравоохранения России 15.05.2007 №36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт — утвержден; инструкция — утверждена; правила — утверждены; положение — утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

06 августа, 2014

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

• Должностным лицом.
• Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
2. Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
4. Заявки (на оборудование, изобретения ).
5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
9. Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.

3. Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

«Гриф утверждения» — Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

Генеральный директор ЗАО «Термика»

Личная подпись А.Г. Цицин

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.4

Генеральный директор ЗАО «Термика»

Личная подпись А.Г. Цицин

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

решением общего собрания акционеров от 10.09.2004 № 561

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Рис. 1. Пример оформления реквизита «Гриф утверждения»

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

— акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

— задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

— инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

— нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

— отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

— перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

— планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

— положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

— программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

— расценки на производство работ;

— сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

— стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

— структура и штатная численность;

— уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);

— формы унифицированных документов;

— штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

«Отметка об исполнении документа и направление его в дело».

Реквизит «28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело» — реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отправлен факс от 09.09.2004 № 12

Рис. 2. Пример оформления реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 3.

Рис. 3. Расположение реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

4. Составьте резюме для поступления на работу

Адрес: г. Комсомольск-на-Амуре ул., д.x, кор.х, кв.хх.

Контактный телефон: +7(xxx)xxx-xxxx

Дата рождения: 01.01.1981 (26 лет)

Семейное положение: замужем

2004 – 2006 Московский Институт Международного Бизнеса при Всероссийской Академии Внешней Торговли. Специальность: Маркетинг.

2006 Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана. Специальность: Оператор баз данных MS Access 2003.

2004 Высшая Школа Психологии при Институте Психологии РАН. Курсы повышения квалификации, специальность: Менеджер по персоналу.

1999 – 2004 Государственный Университет Гуманитарных Наук. Специальность: Психология.

2004 — н.в. «Flash Production» (производство телевизионной рекламы, компьютерная графика). Должность: ассистент продюсера. Обязанности: составление смет, организация процесса съемок, фотосессий и озвучания рекламных роликов, подготовка договоров с рекламными агентствами и физическими лицами. Прямые продажи услуг студии («холодная» база). Подготовка бухгалтерской документации (счетов, счетов-фактур и т. д.), контроль платежей по проектам. Работа с базами данных отечественных и зарубежных режиссеров, переписка и телефонные переговоры с Российскими и зарубежными режиссерами, переговоры с рекламными агентствами.

Иностранные языки и владение компьютером

Уровень владения иностранными языками:

Разговорный английский. Изучала на курсах при МПГУ, в университете, в данное время изучаю на курсах.

Владение компьютером и ПО:

Персональный компьютер (опытный пользователь). Windows 9.x, XP, MS Office, Photoshop, Adobe Illustrator. Легко осваиваю новое программное обеспечение.

Работоспособность, обучаемость, аккуратность.

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

4. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998

5. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

6. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999