Трудовая книжка как правильно пишется

×òî òàêîå «ÒÐÓÄÎÂÀß ÊÍÈÆÊÀ»? Êàê ïðàâèëüíî ïèøåòñÿ äàííîå ñëîâî. Ïîíÿòèå è òðàêòîâêà.

ÒÐÓÄÎÂÀß ÊÍÈÆÊÀ îñíîâíîé äîêóìåíò, õàðàêòåðèçóþùèé òðóäîâóþ äåÿòåëüíîñòü, ðàáîòíèêà. Ò.ê. âåäóòñÿ íà âñåõ ëèö, ðàáîòàþùèõ íà ïðåäïðèÿòèè, â ó÷ðåæäåíèè, îðãàíèçàöèè ñâûøå 5 äíåé, â òîì ÷èñëå íà ñåçîííûõ, âðåìåííûõ, à òàêæå íåøòàòíûõ ðàáîòíèêîâ (íà ïîñëåäíèõ ïðè óñëîâèè, ÷òî îíè ïîäëåæàò ãîñóäàðñòâåííîìó ñîöèàëüíîìó ñòðàõîâàíèþ). Ò.ê. âåäóòñÿ â ïîðÿäêå, ïðåäóñìîòðåííîì ïîñòàíîâëåíèåì Ñîâåòà Ìèíèñòðîâ ÑÑÑÐ è ÂÖÑÏÑ îò 6 ñåíòÿáðÿ 1973 ã. è Èíñòðóêöèåé î ïîðÿäêå âåäåíèÿ òðóäîâûõ êíèæåê íà ïðåäïðèÿòèÿõ, â ó÷ðåæäåíèÿõ è îðãàíèçàöèÿõ, óòâåðæäåííîé Ãîñêîìòðóäîì ÑÑÑÐ ïî ñîãëàñîâàíèþ ñ ÂÖÑÏÑ 20 èþíÿ 1974 ã. ñ ïîñëåäóþùèìè èçìåíåíèÿìè è äîïîëíåíèÿìè.
Ðàáî÷èå è ñëóæàùèå, ïîñòóïàþùèå íà ðàáîòó, îáÿçàíû ïðåäúÿâèòü àäìèíèñòðàöèè Ò.ê. Âñå çàïèñè, âíåñåííûå â Ò.ê., äîëæíû áûòü çàâåðåíû ïîäïèñüþ ðóêîâîäèòåëÿ ïðåäïðèÿòèÿ èëè ñïåöèàëüíî óïîëíîìî÷åííîãî èì ëèöà è ïå÷àòüþ ïðåäïðèÿòèÿ èëè åãî îòäåëà êàäðîâ.
Çàïîëíåíèå Ò.ê. ïðîèçâîäèòñÿ â ïðèñóòñòâèè ðàáîòíèêà íå ïîçäíåå íåäåëüíîãî ñðîêà ñî äíÿ ïðèåìà íà ðàáîòó.  Ò.ê. âíîñÿòñÿ ñâåäåíèÿ: î ðàáîòíèêå (èìÿ, ôàìèëèÿ, îò÷åñòâî, äàòà ðîæäåíèÿ, îáðàçîâàíèå, ïðîôåññèÿ, ñïåöèàëüíîñòü); î ðàáîòå (ïðèåì íà ðàáîòó, ïåðåâîä íà äðóãóþ ðàáîòó, óâîëüíåíèå): î íàãðàæäåíèÿõ è ïîîùðåíèÿõ; îá îòêðûòèÿõ, íà êîòîðûå âûäàíû äèïëîìû, îá èñïîëüçîâàííûõ èçîáðåòåíèÿõ è ðàöèîíàëèçàòîðñêèõ ïðåäëîæåíèÿõ è î âûïëà÷åííûõ â ñâÿçè ñ ýòèì âîçíàãðàæäåíèÿõ. Âçûñêàíèÿ â Ò.ê. íå çàïèñûâàþòñÿ. Ôàìèëèÿ, èìÿ, îò÷åñòâî, äàòà ðîæäåíèÿ óêàçûâàþòñÿ ïîëíîñòüþ íà òèòóëüíîì ëèñòå Ò.ê. íà îñíîâàíèè ïàñïîðòà èëè ñâèäåòåëüñòâà î ðîæäåíèè. Âíåñåíèå ñâåäåíèé îá îáðàçîâàíèè (ñðåäíåå,ñðåäíåå ñïåöèàëüíîå, âûñøåå) ïðîèçâîäèòñÿ òîëüêî íà îñíîâàíèè ñîîòâåòñòâóþùåãî àòòåñòàòà, óäîñòîâåðåíèÿ, äèïëîìà.  òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà ðàáîòíèê èìååò íåçàêîí÷åííîå ñðåäíåå èëè íåçàêîí÷åííîå âûñøåå îáðàçîâàíèå, çàïèñü òàêæå ïðîèçâîäèòñÿ ëèøü íà îñíîâàíèè ñîîòâåòñòâóþùèõ äîêóìåíòîâ (ñòóäåí÷åñêîãî áèëåòà, çà÷åòíîé êíèæêè, ñïðàâêè ó÷åáíîãî çàâåäåíèÿ). Èçìåíåíèÿ çàïèñåé â Ò.ê. î ôàìèëèè, èìåíè, îò÷åñòâå è äàòå ðîæäåíèÿ ïðîèçâîäÿòñÿ íà îñíîâàíèè äîêóìåíòîâ (ïàñïîðòà, ñâèäåòåëüñòâà î ðîæäåíèè, î áðàêå, î ðàñòîðæåíèè áðàêà, îá èçìåíåíèè ôàìèëèè, èìåíè, îò÷åñòâà è äð.) ñî ññûëêîé íà èõ íîìåð è äàòó. Óêàçàííûå èçìåíåíèÿ âíîñÿòñÿ íà ïåðâîé ñòðàíèöå Ò.ê.  ðàçäåëå «Ñâåäåíèÿ î ðàáîòå» ïèøåòñÿ ïîëíîå íàèìåíîâàíèå ïðåäïðèÿòèÿ. Çàïèñü î ðàáîòå, ïðîôåññèè èëè äîëæíîñòè ïðîèçâîäèòñÿ: äëÿ ðàáî÷èõ -• â ñîîòâåòñòâèè ñ íàèìåíîâàíèÿìè ïðîôåññèé, óêàçàííûõ â Åäèíîì òàðèôíî-êâàëèôèêàöèîííîì ñïðàâî÷íèêå ðàáîò è ïðîôåññèé ðàáî÷èõ: äëÿ ñëóæàùèõ — â ñîîòâåòñòâèè ñ íàèìåíîâàíèÿìè äîëæíîñòåé, óêàçàííûõ â Åäèíîé íîìåíêëàòóðå äîëæíîñòåé ñëóæàùèõ, èëè â ñîîòâåòñòâèè ñî øòàòíûì ðàñïèñàíèåì. Åñëè ðàáî÷åìó ïðèñâàèâàåòñÿ íîâûé ðàçðÿä, òî îá ýòîì â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå ïðîèçâîäèòñÿ ñîîòâåòñòâóþùàÿ çàïèñü.  Ò.ê. îòìå÷àåòñÿ ðàáîòà â ñîñòàâå êîìïëåêñíûõ è ñïåöèàëèçèðîâàííûõ áðèãàä ñ îäíîâðåìåííûì óêàçàíèåì ñîâìåùåíèÿ íåñêîëüêèõ ïðîôåññèé. Óñòàíîâëåíèå ðàáîòíèêó âòîðîé è ïîñëåäóþùèõ ïðîôåññèé îòìå÷àåòñÿ â Ò.ê. ñ óêàçàíèåì ðàçðÿäîâ ýòèõ ïðîôåññèé. Ðàáîòà ïî ñîâìåñòèòåëüñòâó îòìå÷àåòñÿ ïî æåëàíèþ ðàáîòíèêà. Ïåðåâîä íà äðóãóþ ïîñòîÿííóþ ðàáîòó â òîì æå ïðåäïðèÿòèè îôîðìëÿåòñÿ òàê æå, êàê è ïðèåì íà ðàáîòó. Âðåìåííûå ïåðåâîäû íà äðóãóþ ðàáîòó íå îòìå÷àþòñÿ. Ó÷àùèìñÿ, ñòóäåíòàì, àñïèðàíòàì, êëèíè÷åñêèì îðäèíàòîðàì ïðè íàëè÷èè Ò.ê. ó÷åáíîå çàâåäåíèå (íàó÷íîå ó÷ðåæäåíèå) âíîñèò çàïèñè î âðåìåíè îáó÷åíèÿ íà äíåâíûõ îòäåëåíèÿõ (â òîì ÷èñëå ïîäãîòîâèòåëüíûõ) âûñøèõ è ñðåäíèõ ñïåöèàëüíûõ ó÷åáíûõ çàâåäåíèé. Ïåðèîäû ðàáîòû óêàçàííûõ ëèö â ñòóäåí÷åñêèõ îòðÿäàõ, ïðè ïðîõîæäåíèè ïðîèçâîäñòâåííîé ïðàêòèêè è ïðè ïðîâåäåíèè íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé õîçäîãîâîðíîé òåìàòèêè ïîäòâåðæäàþòñÿ ñîîòâåòñòâóþùåé ñïðàâêîé, íà îñíîâàíèè êîòîðîé äåëàåòñÿ çàïèñü â Ò.ê.  Ò.ê. ïî ìåñòó ðàáîòû âíîñÿòñÿ îòäåëüíîé ñòðîêîé ñî ññûëêîé íà äàòó, íîìåð è íàèìåíîâàíèå ñîîòâåòñòâóþùèõ äîêóìåíòîâ çàïèñè: î âðåìåíè ñëóæáû â ñîñòàâå Âîîðóæåííûõ Ñèë ÐÔ, îðãàíîâ ôåäåðàëüíîé áåçîïàñíîñòè, âíóòðåííèõ äåë, âî âñåõ âèäàõ îõðàíû, ãäå íà ïðîõîäÿùèõ ñëóæáó íå ðàñïðîñòðàíÿåòñÿ çàêîíîäàòåëüñòâî î òðóäå è ãîñóäàðñòâåííîå ñîöèàëüíîå ñòðàõîâàíèå, î âðåìåíè îáó÷åíèÿ â ïðîôåññèîíàëüíî-òåõíè÷åñêèõ è äðóãèõ ó÷èëèùàõ, íà êóðñàõ è â øêîëàõ ïî ïîâûøåíèþ êâàëèôèêàöèè, ïåðåêâàëèôèêàöèè è ïîäãîòîâêå êàäðîâ; î âðåìåíè îáó÷åíèÿ â âûñøèõ è ñðåäíèõ ñïåöèàëüíûõ ó÷åáíûõ çàâåäåíèÿõ è â àñïèðàíòóðå; î ðàáîòå â êà÷åñòâå ÷ëåíà êîëõîçà. Ïåðå÷èñëåííûå âûøå çàïèñè âíîñÿòñÿ äî çàíåñåíèÿ ñâåäåíèé î ðàáîòå íà äàííîì ïðåäïðèÿòèè. Ïðè âîññòàíîâëåíèè íåïðåðûâíîãî òðóäîâîãî ñòàæà â Ò.ê. âíîñèòñÿ ñîîòâåòñòâóþùàÿ çàïèñü. Çàïèñè îá óâîëüíåíèè äîëæíû ïðîèçâîäèòüñÿ â òî÷íîì ñîîòâåòñòâèè ñ ôîðìóëèðîâêàìè äåéñòâóþùåãî çàêîíîäàòåëüñòâà ñ îáÿçàòåëüíîé ññûëêîé íà ñîîòâåòñòâóþùóþ ñòàòüþ èëè ïóíêò ñòàòüè çàêîíà. Äíåì óâîëüíåíèÿ ñ÷èòàåòñÿ ïîñëåäíèé äåíü ðàáîòû. Ñòàòüÿ 39 ÊÇîÒ ïðåäóñìàòðèâàåò, ÷òî ïðè ðàñòîðæåíèè òðóäîâîãî äîãîâîðà ïî èíèöèàòèâå ðàáîòíèêà ïî ïðè÷èíàì, ñ êîòîðûìè çàêîíîäàòåëüñòâî ñâÿçûâàåò ïðåäîñòàâëåíèå îïðåäåëåííûõ ëüãîò è ïðåèìóùåñòâ, çàïèñü îá óâîëüíåíèè âíîñèòñÿ â Ò.ê. ñ óêàçàíèåì ïðè÷èí. Ê ÷èñëó òàêèõ ïðè÷èí îòíîñÿòñÿ: óõîä íà ïåíñèþ, ïåðååçä â äðóãóþ ìåñòíîñòü, íåîáõîäèìîñòü óõîäà çà áîëüíûì ÷ëåíîì ñåìüè (ïðè íàëè÷èè ìåäèöèíñêîãî çàêëþ÷åíèÿ) èëè èíâàëèäîì I ãðóïïû, íåîáõîäèìîñòü óõîäà çà ðåáåíêîì äî 14 ëåò, ïåðåâîä è ò.ä.  òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà â Ò.ê. çàïîëíåíû âñå ñòðàíèöû õîòÿ áû îäíîãî èç ðàçäåëîâ, îíà äîïîëíÿåòñÿ âêëàäûøåì. Ïðèåì íà ðàáîòó ïðè ïðåäúÿâëåíèè îäíîãî òîëüêî âêëàäûøà áåç Ò.ê. íå äîïóñêàåòñÿ. Ïðè óâîëüíåíèè ðàáîòíèêà âñå çàïèñè î ðàáîòå, íàãðàæäåíèÿõ, ïîîùðåíèÿõ, âíåñåííûõ â Ò.ê. çà âðåìÿ ðàáîòû íà äàííîì ïðåäïðèÿòèè, çàâåðÿþòñÿ ïîäïèñüþ ðóêîâîäèòåëÿ ïðåäïðèÿòèÿ èëè ñïåöèàëüíî óïîëíîìî÷åííîãî èì ëèöà. Îôîðìëåííàÿ Ò.ê. âûäàåòñÿ ðàáîòíèêó ïîä ðàñïèñêó â äåíü óâîëüíåíèÿ, à ïðè åãî îòñóòñòâèè àäìèíèñòðàöèÿ ïðåäïðèÿòèÿ äîëæíà â ýòîò æå äåíü íàïðàâèòü åìó ïî÷òîâîå óâåäîìëåíèå ñ óêàçàíèåì î òîì, ÷òî íåîáõîäèìî ïîëó÷èòü Ò.ê. Ïåðåñûëêà ïî ïî÷òå ñ äîñòàâêîé íà äîì äîïóñêàåòñÿ òîëüêî ñ ñîãëàñèÿ ðàáîòíèêà. Çà íåñâîåâðåìåííóþ âûäà÷ó Ò.ê. ïî âèíå àäìèíèñòðàöèè çàêîíîì ïðåäóñìîòðåíà îòâåòñòâåííîñòü. Çà âðåìÿ âûíóæäåííîãî ïðîãóëà ðàáîòíèêó âûïëà÷èâàåòñÿ ñðåäíèé çàðàáîòîê (ñò. 99 ÊÇîÒ). Ïðè íåïðàâèëüíîé èëè íåòî÷íîé çàïèñè ñâåäåíèé î ðàáîòå åå èñïðàâëåíèå ïðîèçâîäèòñÿ àäìèíèñòðàöèåé òîé îðãàíèçàöèè, ãäå áûëà ñäåëàíà ýòà çàïèñü. Èñïðàâëåííûå ñâåäåíèÿ î ðàáîòå äîëæíû ïîëíîñòüþ ñîîòâåòñòâîâàòü ïîäëèííèêó ïðèêàçà èëè ðàñïîðÿæåíèÿ, à ïðè èõ óòðàòå — äðóãîìó äîêóìåíòó äàííîãî ïðåäïðèÿòèÿ, ïîäòâåðæäàþùåìó ñîîòâåòñòâóþùèå ñâåäåíèÿ î ðàîîòå. Ëèöî, ïîòåðÿâøåå Ò.ê., îáÿçàíî íåìåäëåííî çàÿâèòü îá ýòîì àäìèíèñòðàöèè íî ïîñëåäíåìó ìåñòó ðàáîòû. Äóáëèêàò âûäàåòñÿ íå ïîçäíåå 15 äíåé ïî
ñëå çàÿâëåíèÿ.
Íèêèòèíà È.Â.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

С 01.09.2021 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

С 2021 года работодатели не заводят бумажные трудовые книжки сотрудникам, поступающим на работу впервые. На них ведутся электронные сведения о трудовой деятельности. Ранее «стартовые» сведения о работнике вносил в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна была быть вписана в соответствующие графы титульного листа. 

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.

С 2021 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).

Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе».  Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел.

Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.

Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.

Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2021

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Каждый работник знает, что трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж и свидетельствующий о занятии определенным видом деятельности. Поэтому очевидно, что к оформлению и заполнению трудовой следует отнестись с особой внимательностью, ведь даже незначительные на первый взгляд ошибки и неточности могут привести к нежелательным последствиям в будущем.

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Для начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца, т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.

Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Правила заполнения

Прежде всего, отметим, что ответственность за внесение информации и хранение трудовых книжек законодательно возлагается на работодателя или лицо, уполномоченное работодателем. Кто конкретно относится к таким лицам, мы разберем далее. При приеме на работу работодатель продолжает вести записи в уже существующей трудовой или, если работник впервые устраивается на работу, заводит новую книжку.

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней. Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения (например, ошибочно писать «пр.» вместо «приказ»), вся информация указывается полностью. Каждой записи присваивается порядковый номер. Особые требования есть и для записи дат: следует указать число и месяц (арабскими цифрами, по 2 знака, например, второе мая – 02.05), год (арабскими цифрами, 4 знака, т.е. нельзя написать 02.05.14, правильно – 02.05.2014).

Трудовая книжка содержит несколько разделов. Обратите внимание, что важно придерживаться правила записи сведений именно в том разделе, к которому они относятся. Если в данном разделе уже нет места для новой записи, не следует вносить ее в другой раздел. В данном случае в трудовую книжку необходимо вшить вкладыш.

Итак, давайте разберем, какие сведения требуют занесения в трудовую книжку. Прежде всего, это сведения о работнике. Разберем по строчкам:

1. ФИО. Требования к записи достаточно стандартны – она должна соответствовать тому, что написано в паспорте. Обратите внимание, даже если в паспорте написано с ошибкой и по правилам грамматики ваше имя или отчество пишется по-другому, не стоит в трудовой книжке писать правильно. Поэтому убедитесь, что лицо, заполняющее трудовую, не вносило никаких исправлений, и запись в книжке точно соответствует записи в паспорте.
2. Дата рождения. Требования к записи дат мы уже изложили выше.
3. Образование. Информация должна быть полной. Т.е., например, нельзя написать просто «высшее», правильно будет указать «полное высшее».
4. Профессия/специальность. Пишется в именительном падеже, в соответствии с данными, указанными в документе об образовании.
5. Дата заполнения трудовой. Требования те же.
6. Далее следуют подписи лица, заполнившего трудовую, и сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
7. В конце ставится печать.

Если при заполнении титульной страницы трудовой была допущена ошибка, она исправляется путем простого перечеркивания ошибочной записи и внесения верной информации. С обратной стороны обложки делается ссылка на документ, подтверждающий правильность данных. Ссылка удостоверяется печатью и подписью лица, сделавшего запись.

Кроме того, в трудовую вносятся сведения о выполняемой сотрудником работе (например, юрисконсульт, инженер, повар и т.д.), о переводе на другую работу на постоянной основе, награждении сотрудника за трудовые достижения (грамоты, звания, иные виды поощрения, кроме премий), а также об увольнении.

Отметим, что информация о взысканиях в трудовую книжку не вносится, кроме случаев, когда увольнение и есть дисциплинарное взыскание.

Все эти сведения должны вноситься только на основании и в точном соответствии с приказом или распоряжением работодателя. Эта информация вписывается в один большой раздел «Сведения о работе». Давайте разберем порядок его заполнения:

1. В первую очередь вписывается полное наименование работодателя. Эта запись не нумеруется. Действует общее правило, не допускающее каких-либо сокращений. Поэтому нельзя писать ООО «Заря» или ЗАО «Колос», следует полностью расшифровать организационно-правовую форму.
   Что делать в случае переименования предприятия? Такие сведение обязательно отражаются в трудовой. Делать запись следует так: в графе 3 без указания порядкового номера записи отмечается, что с определенного числа предприятие такое-то (полностью) переименовывается в … (полностью). В графе 4 указывается документ, являющийся основанием для переименования.
2. Дальнейшие записи ведутся под наименованием работодателя. Графа 1 содержит порядковый номер записи.
3. Графа 2 – дата. Правила внесения дат описаны выше.
4. Графа 3. Занимает основное место. Сюда непосредственно вносятся сведения о принятии на работу, увольнении, переводе и т.д. Важно! Рядом с такой записью должна быть подпись владельца трудовой, подтверждающая, что он ознакомлен с данной информацией.
5. Графа 4 – основания для записи. Тут указывается дата и номер приказа, распоряжения, протокола работодателя, на основании которого сделана запись в графу 3.

Если трудовая заполнена неправильно, нельзя просто зачеркнуть неверное. Исправление вносится по месту той работы, в записях о которой допущена ошибка, либо по новому месту работы при предъявлении доказательств (документов), подтверждающих необходимость исправления.

Как и для обычной записи, для исправления указывается дата и номер. В графе 3 «Сведения о работе» указывается, что запись № … недействительна. После чего без указания порядкового номера вносится дата той записи, которая сделана ошибочно, а в графе 3 – верная информация. Графа 4 должна содержать основания, согласно которым сделана такая запись. После этого указываются данные о том, кто внес исправления, дата, печать и запись «исправлено верно».

Подробнее о внесении записей в книжку можно посмотреть на видео:

Кто должен заполнять трудовую

Как уже было указано выше, вести трудовую книжку должен работодатель или уполномоченное им лицо. Давайте детальнее остановимся на вопросе, кто может быть таким лицом.

Работодатель может назначить ответственным за заполнение и хранение трудовых книжек только того сотрудника, который согласно трудовому договору или должностной инструкции обязан выполнять такую работу. Назначение происходит путем издания приказа. Только после этого указанное в изданном работодателем акте лицо может приступать к работе с трудовыми книжками.

Отметим, что такой приказ обязательно должен быть издан, т.к. на него обращают внимание инспектора по труду при проведении проверок, и при наличии нарушений правил ведения трудовых книжек должностные лица несут ответственность.

Но что делать небольшому предприятию, когда среди сотрудников нет лица, которое может быть уполномочено вести трудовые книжки? Тогда такой деятельностью должен заниматься непосредственно работодатель. Для этого он должен приказом принять на себя ответственность за трудовые книжки сотрудников, их ведение и хранение. Таким образом, работодатель (директор) будет уполномочен вносить записи во все трудовые книжки, в том числе и в свою.

Особенности заполнения дубликата книжки

Дубликат трудовой книжки выдается, если данный документ утерян (в т.ч. в случае массовой утери трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных обстоятельств) или пришел в негодность (например, обгорел), а также в случае, когда записи про перевод или увольнение признаны недействительными, или когда сотрудник восстановлен на трудовом месте после вынесения оправдательного приговора судом по уголовному делу, в котором он выступал обвиняемым.

Куда обращаться за дубликатом? Чтобы получить дубликат, нужно подать письменное заявление работодателю по последнему месту работы. Исключение составляет случай, когда увольнение работника было признано незаконным в судебном порядке, но работник уже устроился на новую работу. Тогда дубликат выдает новый работодатель.

Дубликат трудовой книжки должен быть выдан не позднее, чем через 15 дней после обращения работника. На титульной странице трудовой делается запись «Дубликат» в правом верхнем углу.

При заполнении дубликата суммарно указывается общий стаж работы сотрудника (кол-во лет, месяцев и дней), без указания конкретных работодателей, должностей и периодов работы. Отметим, что при поступлении сотрудника на новую работу администрация должна содействовать получению этим сотрудником документов, подтверждающих его трудовой стаж, если это необходимо.

Как заполнить трудовую ИП?

Индивидуальный предприниматель (далее – ИП), как и любой работодатель, ведет трудовые книжки своих сотрудников. Однако стоит ли ему вести свою трудовую книжку? ИП сам является работодателем, т.е. он не может заключить трудовой договор сам с собой, а значит, не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку. Этого не может делать и любое другое лицо, исключением может стать только случай, когда ИП устраивается куда-либо на работу.

Как же быть с трудовым стажем? ИП делают отчисления в пенсионный фонд и налоговую из своего заработка. Таким образом, им начисляется трудовой стаж и при отсутствии трудовой книжки.

Примеры записей в трудовую

Пример записи о принятии на работу:

1. Указывается наименование работодателя, как это было описано выше.
2. В графе 1 – порядковый номер записи.
3. Графа 2: дата внесения записи в соответствии с требованиями, описанными ранее.
4. Графа 3: «Принят(а) на должность юрисконсульта/бухгалтера/инженера/…»
5. Графа 4: «Приказ от 02.05.2014 № 1».

Пример записи о переводе:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Переведен(а) на должность/в … отдел на должность главы юридического отдела/главного бухгалтера/…»
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Пример записи об увольнении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Уволен(а) по (причина), пункт … части … статьи … ТК РФ»
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.
4. Ниже указывается, кто сделал запись, и ставится подпись этого лица и печать.

Пример записи о награждении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Награжден(а) грамотой/ценным подарком/орденом/… за (причина награждения)».
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Типичные ошибки при заполнении

Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые допускает работодатель или уполномоченное им лицо при заполнении трудовых книжек сотрудников:

• Чаще всего бывает так, что работодатель допускает сокращения (в дате, в наименовании работодателя, в ФИО). Как мы уже выяснили, делать этого категорически нельзя, поэтому будьте внимательны, перепроверьте полноту внесения всей информации.
• Использование римских символов. Также уже было указано, что допустимы только арабские цифры.
• Исправление ошибок с помощью простого зачеркивания. Порядок осуществления исправлений мы разобрали выше.
• Несоответствие ФИО в трудовой тому, что указано в паспорте. Обязательно перепроверьте, чтобы эти сведения совпадали.
• Указание в графе «Профессия» на титульном листе должности, на которую принимается сотрудник, а не профессии согласно диплому.
• Отсутствие необходимых подписей и печатей.
• Несоблюдение сроков внесения информации в трудовую книжку. Сроки мы разобрали выше.
• Отсутствие ссылки на пункт, часть и номер статьи Трудового кодекса при внесении записи об увольнении сотрудника.
• Внесение в трудовую книжку записей о взыскании (кроме увольнения как дисциплинарного взыскания).
• Внесение записей о награждении в раздел «Сведения о работе». Для этой категории записей есть отдельный раздел «Сведения о награждениях».

В данной статье мы постарались собрать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе внесения данных в трудовую книжку. Надеемся, эта информация поможет вам облегчить свою работу и избежать неприятных последствий и ошибок в ведении этого важного документа.

Трудовая книжка есть у каждого официально трудоустроенного человека. Это важный документ, подтверждающий рабочий стаж человека в конкретных должностях. С помощью нее легко определить, где и сколько человек работал, а также по какой причине был уволен.

Приобрести такую книжку можно в любом магазине канцтоваров, а обязанность по ее заполнению возложена на работодателя. Я, как и все трудящиеся люди имею такую книжку. Она хранится в настоящий момент в организации, где я работаю. При каждой смене работы я контролирую правильность ее заполнения предыдущим работодателем. И я расскажу вам, как должна заполняться книжка, где она применяется, а также что делать, если она оказалась утерянной.

Внешний вид

В настоящее время действует 4 образца книжек, которые выпускались в Советском союзе еще с 1938 года. Последний актуальный ее образец был издан в 2004 году. В настоящее время выпуском этого документа занимается только Госзнак. Средняя стоимость книжки на сегодняшний день варьируется в пределах 180 рублей. Она имеет следующий внешний вид:

1. Обложка. Это титульная сторона документа, где прописано только название документа. Сейчас книжки выпускаются темно-синего цвета.
2. Первая страница. На ней указаны персональные сведения о владельце книжки. Здесь должны быть прописаны ФИО, образование, дата рождения владельца и дата оформления книжки, подпись лица, внесшего эти данные и печать первого работодателя. Все эти сведения должны быть указаны на основании предоставленных сотрудником документов.
3. Сведения о работе. Все остальные листы предусмотрены для оформления сведений о трудовой деятельности человека. Здесь указываются номер записи, дата ее внесения, информация о приеме сотрудника в штат компании, его дальнейшем переводе, либо увольнении и реквизиты документа, согласно которому было произведено данное действие.
4. Каждая книжка имеет свой идентификационный номер. Он указывается наверху документа.

Вся информация, внесенная в такой документ, должна заверяться печатью работодателя. Помимо самого действия указываются также и основания, послужившие для данного действия. Для каждого из них предусмотрена определенная статья Трудового Кодекса.

Порядок выдачи и хранения

Впервые книжка оформляется при первичном устройстве на работу. Некоторые работодатели покупают ее самостоятельно, а потом вычитают затраты на нее из зарплаты сотрудника. А некоторые сразу просят приходить с купленным документом. Приобрести его может каждый человек, так как он находится в свободном доступе для всех желающих.

В случае утери документа вам потребуется приобрести новый. Но предыдущий стаж вам придется подтверждать отдельным документом, на котором будут проставлены аналогичные отметки работодателями, как в первичном документе.

При трудоустройстве работник сдают свою книжку своему руководителю. Запись о приеме на работу должна быть сделана им в течение недели после приема ее на хранение. При увольнении делается соответствующая запись, и трудовой документ выдается сотруднику в его последний рабочий день. На протяжении всего рабочего периода организация обязана хранить эти рабочие документы своих сотрудников.

В момент получения своего трудового документа работник должен поставить подпись в специальный журнал работодателя о ее получении, чтобы впоследствии не возникало претензий к руководителю по ее утере.

Порядок заполнения

Многие предприниматели сталкиваются с тем, что не знают порядок и правила заполнения данного документа. Если внести запись некорректно, она будет считаться недействительной. Поэтому очень важно разобраться, как правильно оформляется этот документ и только тогда приступать к его заполнению:

1. Первый работодатель обязан заполнить первую страницу, куда вносится главная информация о владельце документа. Работодатель должен потребовать диплом, подтверждающий образование человека, а также его паспорт, чтобы правильно указать дату рождения. После этого важно указать должность человека, который заполнил документ, и поставить печать, подпись организации. Предприниматели обязаны заполнять эти документы сами, если у них нет бухгалтера. В организациях такие записи обычно ставят сотрудники отдела кадров или бухгалтерии.
2. При приеме человека на работу делается соответствующая запись на следующем свободном листе. Нельзя оставлять пропуски и свободные листы, чтобы не нарушалась последовательность трудоустройства. В такой записи нужно полностью расшифровать название компании и ее юридическую организационно-правовую форму. То есть ИП должен написать «Индивидуальный предприниматель Сидоров Иван Петрович», а далее в скобках надо указать сокращенное название (ИП). Далее указывается действие: «Принят на работу с указанием занимаемой должности». В качестве документа указываем реквизиты соответствующего приказа. Его дата создания должна совпадать с днем внесения записи.
3. При переводе человека в другую организацию, склад, цех об этом также делается пометка. В качестве документа должен быть указан приказ.
4. При увольнении указывается не только то, что человек уволен, но и по какой причине. Обязательно надо сослаться на Трудовое законодательство, так как просто так никто не имеет права увольнять людей. В качества оснований могут быть указаны: собственное желание сотрудника, сокращение штата, выход на пенсию и другие причины. Такая запись аналогичным образом подтверждается приказом, реквизиты которого указываются в книжке.

Кроме перечисленных сведений в книжке могут делаться записи о следующем:

• о повышении в должности, либо снятие с нее;
• об изменении вида трудового контракта;
• о поощрениях и наградах сотрудника;
• о взысканиях и наказаниях, послуживших увольнению работника.

Каждое из перечисленных действий также осуществляется на основании приказа, поэтому обязательно должны отражаться в трудовой книжке.

Например, в моей книжке есть запись, что я была переведена с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера организации.

Каждый работодатель должен знать стандартные фразы, которые могут использоваться им при внесении записей:

• принят на должность;
• назначено награждение;
• работник уволен по конкретным причинам;
• сотруднику присвоена квалификация;
• переведен на другое место;
• сотруднику объявлен выговор.

Не допустимо использование сокращений и неизвестных аббревиатур. Разрешено писать только общепринятые сокращения. Также не должно быть грамматических ошибок и исправлений.

Все эти сведения могут сыграть большую роль при дальнейшем трудоустройстве человека. При плохой истории мало какой руководитель захочет принять к себе такого работника. И наоборот, человек, получивший награды и повысившийся по карьерной лестнице, будет иметь больше шансов на получение желаемой работы.

Более подробно об этом вы можете узнать из этого видео.

Исправления

Но если ошибка все-таки была допущена, есть 2 варианта ее исправления:

1. Зачеркнуть неправильно написанное слово или предложение и написать правильные данные ниже или выше.
2. Внести дополнительную запись ниже, которая будет аннулировать предыдущую ошибку.

Первый случай лучше всего использовать, когда есть необходимость зачеркнуть только одно или несколько слов. А второй вариант больше подходит, когда указано неверно целое предложение. Второй вариант осуществляется следующим способом:

1. Указываю правильные сведения.
2. Обязательно нумеруют эту запись и ставят дату.
3. Прописывают фразу, что запись под предыдущим номером надо понимать, как недействительную.
4. Указывают номер приказа, где отражаются правильные сведения.

Каждый ответственный человек за заполнение данного документа, должен знать эти правила и неукоснительно их соблюдать.

Совместительство

При совместительстве нескольких работ, книжка находится по основному месту трудоустройства. А сведения об остальных местах работы не вписываются в книжку. Но если сам владелец книжки желает, чтобы данная запись существовала, он должен:

1. Получить справку на том дополнительной работе, где указана дата его трудоустройства и занимаемая должность.
2. Написать заявление руководителю на основной работе с просьбой внести данную запись.
3. Предоставить работодателю заявление и справку.

Работодатель на основании полученных документов издает приказ. И только теперь ответственный за данные записи сотрудник имеет право внести данную запись.

Восстановление книжки

На практике называют данную процедуру получением дубликата. Он может быть выдан работнику:

• если ее потерял сам владелец книжки;
• если ее утерял работодатель;
• книжка пришла в негодность;
• при массовой утрате документов многими людьми.

В любой из этих ситуаций человек имеет право приобрести новую книжку или получить дубликат. Это выбор каждого. В настоящее время в России весь трудовой стаж человека напрямую отражается в Пенсионном Фонде, поэтому на начислении пенсии утеря трудовой книжки влиять не будет. Она необходима только самому сотруднику, чтобы предъявлять ее при трудоустройстве к другому работодателю.

При потере книжки человек должен обратиться для получения дубликата в организацию, где он работал ранее. Обязанность по выдаче дубликата установлена трудовым законодательством в срок 15 дней. Обязательно ставится подпись, что данный документ является дубликатом.

Для отражения сведений, которые были указаны в предыдущем документе, владелец книжки должен представить их документальное подтверждение. Предыдущий работодатель может внести самостоятельно только те сведения, которые сохранились у него о вашей трудовой деятельности в этой компании.

Если вы работали еще в других организациях, вам придется запросить у них справки, подтверждающие факт трудоустройства, увольнения и других событий, с указанием реквизитов приказов об этом.

Без предоставления документальных доказательств работодатель не имеет права вносить иные сведения в книжку.

Выписка из книжки

В связи с тем, что книжка всегда должна храниться у работодателя, сотрудник не может предоставлять ее оригинал в различные органы. Единственным исключением из этого является Соцстрах. Если им потребуется оригинал книжки, то работодатель обязан будет ее выдать сотруднику. Во всех остальных случаях делается выписка из документа или его копия.

Форма выписки должна отражать следующую информацию:

1. Реквизиты организации, которая выдает данный документ.
2. Название документа.
3. Персональные данные сотрудника, который просит данную выписку. Здесь должны отражаться сведения с первой страницы книжки, а также должность, в которой он работает.
4. Сведения о человеке, заполняющем данный документ. Обязательно указывается его должность и ФИО.
5. Затем составляется табличная форма, аналогичная той, что находится в трудовой книжке. Туда вносятся все сведения из книжки с соблюдением хронологического порядка.
6. Указывается, что выписка верна. Все это заверяется подписью должностного лица, датой создания выписки и печатью организации.

В настоящее время вместо выписки делают копию книжки и заверяют ее печатью организации. Помимо этого ответственный сотрудник за предоставление копии ставит свою подпись и пишет, что копия верна на каждом листе. В том месте книжки, где человек был последний раз трудоустроен, делается запись на копии о том, что он работает по настоящее время. И ставится дата.

Такая копия книжки может пригодиться во многих случаях:

• для оформления кредита;
• для оформления субсидий и различных льгот;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• в судебные инстанции;
• в ПФР;
• для оформления загранпаспорта;
• во многих других случаях.

На основании книжки и записей, сделанных в ней, другие организации могут сделать определенные выводы о человеке, необходимые для принятия определенных решений. Поэтому очень важно знать порядок и правила заполнения книжки не только самим работодателям, но и каждому человеку, имеющему этот документ.