Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
- В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Слово «сапоги» во множественном числе родительного падежа нужно писать так же, как и в единственном именительного: «сапог» («у этих сапог прямое голенище»; «без тёплых сапог у нас зимой тяжеловато», и т.п.). Форма единственного числа пишется, если имеется в виду только один сапог: «левый сапог жмёт»; «Два сапога – пара» (поговорка); «раздавил сапогом гриб»; «ушко на сапоге оторвалось», и т.д.
Форма множественного числа от «сапоги» на «-ов» держалась в нормативном русском языке как допустимая примерно до конца XIX в., но ушла в просторечие наряду с «ботинков», «валенков» (то есть валенок), «рублёв» (в смысле рублей), «чулков», «яблоков» и др. архаизмами. В современном русском написание «сапогов» принимается как однозначно неправильное. Поэтому соответствующие таблицы склонений (напр., в Викисловаре) следует следует понимать только лишь как справочные материалы для верного прочтения архаичных текстов, аналогично «аз есмь», «грады и веси», «зело», «дондеже», «елико возможно», «иже с ними», «поелику», «понеже», и др.
Примечание: касательно предметов обуви множественное число родительного падежа на «-ов» ныне остаётся фактически только у слова «башмак» («башмаки», «башмаков»). Вероятная причина – данное слово является также и техническим термином, аналогично «носок» – «носки» – «носков».
Грамматика
Слово «сапог» – неодушевлённое имя существительное мужского рода 2-го склонения. Состоит из одного лишь корня «сапог». Постановка ударения и варианты разделения переносами са-по́г, сап-о́г. Падежные формы:
- Именительный: сапо́г (ед. ч.); сапоги́ (мн. ч.).
- Родительный: сапога́ (ед. ч.); сапо́г (мн. ч.).
- Дательный: сапогу́ (ед. ч.); сапога́м (мн. ч.).
- Винительный сапо́г (ед. ч.); сапоги́ (мн. ч.).
- Творительный: сапого́м (ед. ч.); сапога́ми (мн. ч.).
- Предложный: сапоге́ (ед. ч.); сапога́х (мн. ч.).
Пояснение
«Странствия» словоформ из нормативных, т.е. литературных в просторечные (разговорные) и определённо ошибочные (или в обратном порядке) не редкость в любом языке. Обусловлено это явление эволюцией строя языка, который определяется массовым сознанием – образом мыслей большинства народа. В ходе изменения массового сознания ему следует коррекция построения языка с целью наилучшего выражения им мыслей; попросту – лучшей выразительности языка. Процесс этот спонтанный, стихийный, а грамматика с орфографией узаконивают наиболее выразительные в данное время языковые формы. В целом же во всём мире языковая эволюция идёт по пути укорочения слов и поисков способов более экономных их сочетаний в предложениях (высказываниях, фразах), передающих законченную мысль. У развитых языков выразительность при этом усиливается; у деградирующих – падает. Не исключена и обратная связь: когда неосознанное или намеренное искажение строя языка огрубляет и/или отупляет массовое сознание, поэтому отбор словоформ в нормативные дело весьма ответственное. Что до «сапог» без «-ов», то с ними серьёзных проблем нет: упоминать один сапог из пары приходится нечасто, и недоразумения тут весьма мало вероятны.
Значение
Существительные «сапог» и «сапоги» в русском языке употребляются только лишь применительно к предметам обуви (см. рис.):
- Сами по себе (в прямом значении) есть наименование уличной повседневной или рабочей, высокой (не ниже чем на 1/3 голени) глухой (не расстёгивающейся) обуви особого покроя. Сапоги могут быть праздничными (выходными): армейские парадными, женские вечерними. Праздничные сапоги носятся и в помещении. Частичный синоним «бот» (один из пары)/«боты».
- Как часть сложного слова «сапоги-чулки» (употребляется во множественном числе) обозначающего женские сапоги, облегающие ногу и расстёгивающиеся сбоку изнутри. Пишется через дефис. Склоняются оба составляющих слова («пара сапог-чулок»; «в сапогах-чулках», и т.д.).
- В уменьшительно-ласкательной форме с приставкой «полу-» как часть наименования полусапожек – ботинок с развитым вверх подъёмом и бортом выше щиколоток. Употребляется во множественном числе. Частичные синонимы общие «башмак»/«башмаки», «бот»/«боты», «ботинок»/«ботинки»; для мужских «бутса»/«бутсы»; для женских «ботильон»/«ботильоны»; для шнурованных специального назначения (военных, охотничьих, рыбацких, туристских) «берцы» (ед. число «берц»).
- В качестве частичного синонима к слову «ботфорты», в наши дни исключительно женской обуви (не считая театрального и киносъемочного реквизита) – высоким, по колено, сапогам с разрезным футором (отворотом) и/или наколенником.
Входит во множественном числе именительного падежа в состав фразеологизма (устойчивого словосочетания) «сапоги бутылками», обозначающего франтоватое одеяние и/или радостно-приподнятый внешний вид: «Он к ней явился – сапоги бутылками: с охапкой роз и трёхъярусным тортом». Происходит от яловых или хромовых праздничных сапог. Вопреки распространённому убеждению, «сапоги бутылками» шились традиционного для сапог кроя (см. рис. справа), а «бутылками» вошло во фразеологизм потому, что нарядные плисовые штаны по моде тех времён собирались буфами над верхами приспущенных голенищ.
***
© ПишемПравильно.ру
Автор: Садов Артур Александрович, лингвист-типолог
Перечень академических источников, использовавшихся при подготовке материалов.
Правописание этих слов надо знать:
Проверить еще слово: