С досылом по почте как пишется

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Разбор частей речи

Морфологический разбор существительного

План морфологического разбора существительного

Морфологический разбор прилагательного

План морфологического разбора прилагательного

Морфологические признаки глагола

Морфологический разбор глагола

Морфологический разбор глагола пример

21.1. По истечении установленного срока хранения не полученные адресатами РПО возвращаются по обратному адресу, указанному на почтовом отправлении, а при его отсутствии передаются в число невостребованных вместе с ярлыком ф. 20.

Неврученные заказные письма Пенсионного фонда РФ оформляются ярлыком ф. 20 и направляются в территориальные органы ПФР.

21.2. В объектах почтовой связи досыл почтовых отправлений производится:

— по заявлению пользователя;

— при засылке почтового отправления.

21.3. Возврат неврученных почтовых отправлений в объектах почтовой связи места назначения по обратным адресам, указанным на этих отправлениях, производится в следующих случаях:

— по истечении срока хранения;

— по заявлению отправителя;

— при отказе адресата (его законного представителя) от его получения;

— при отсутствии адресата по указанному адресу;

— при невозможности прочтения адреса адресата;

— при иных обстоятельствах, исключающих возможность выполнения оператором почтовой связи обязательств по договору об оказании услуг почтовой связи (адресат, абонирующий ячейку абонементного почтового шкафа, не указан или указан неправильно и др.).

21.4. На каждое досылаемое или возвращаемое РПО оформляется ярлык ф. 20.

21.5. В случае возврата РПО по обратному адресу работник отделения почтовой связи должен оформить ярлык ф. 20 следующим образом:

— зачеркнуть слово «ДОСЫЛКА» в левой части ярлыка и далее в индексную сетку вписать индекс ОПС, в которое возвращается почтовое отправление;

— в правой части ярлыка сделать отметку «X» или «V» в окошке напротив соответствующей причины возврата; проставить должность, подпись, фамилию и инициалы работника, осуществляющего возврат.

Адрес адресата, расположенный в правой нижней части почтового отправления, перечеркивается.

Затем отделить левую часть ярлыка ф. 20 от подложки и наклеить на лицевую сторону почтового отправления таким образом, чтобы заклеить индекс места назначения почтового отправления, написанный в кодовом штампе, расположенном в левом нижнем углу почтового отправления.

Правую часть ярлыка ф. 20 отделить от подложки и наклеить на оборотную сторону РПО (кроме посылок).

При возврате посылок обе части ярлыка ф. 20 клеятся на адресную сторону оболочки. На бланке сопроводительного адреса к посылке ф. 116 прежний адрес и шестизначный почтовый индекс перечеркиваются.

Если размеры посылки не позволяют наклеить ярлык ф. 20 на лицевую сторону (размер адресной стороны менее 105 x 148 мм), то его наклеивают на оборотную сторону посылки (или на фанерную бирку с адресными данными).

21.6. В случае досылки РПО по причине «Заявление пользователя» работник отделения почтовой связи должен оформить ярлык ф. 20 следующим образом:

— зачеркнуть слово «ВОЗВРАТ» в левой части ярлыка и далее в индексную сетку вписать индекс ОПС, в которое досылается почтовое отправление;

— в правой части ярлыка сделать отметку «X» или «V» в окошке напротив соответствующей причины досылки; проставить должность, подпись, фамилию и инициалы работника, осуществляющего досыл.

Адрес адресата, расположенный в правой нижней части почтового отправления, перечеркивается и на свободном месте лицевой стороны РПО пишется новый подробный адрес места досыла.

Затем отделить левую часть ярлыка ф. 20 от подложки и наклеить на лицевую сторону почтового отправления таким образом, чтобы заклеить индекс места назначения почтового отправления, написанный в кодовом штампе, расположенном в левом нижнем углу почтового отправления.

Правую часть ярлыка ф. 20 отделить от подложки и наклеить на оборотную сторону РПО (кроме посылок).

При досыле посылок обе части ярлыка ф. 20 клеятся на адресную сторону оболочки. Новый подробный адрес пишется на оборотной стороне бланка сопроводительного адреса к посылке ф. 116.

Если размеры посылки не позволяют наклеить ярлык ф. 20 на лицевую сторону (размер адресной стороны менее 105 x 148 мм), то его наклеивают на оборотную сторону посылки (или на фанерную бирку с адресными данными).

21.7. В случае досылки РПО по причине «Засылка» работник отделения почтовой связи должен оформить ярлык ф. 20 следующим образом:

— зачеркнуть слово «ВОЗВРАТ» в левой части ярлыка и далее в индексную сетку вписать индекс ОПС, в которое досылается почтовое отправление;

— в правой части ярлыка сделать отметку «X» или «V» в окошке напротив слова «Засылка»; проставить должность, подпись, фамилию и инициалы работника, осуществляющего досыл.

В адресе адресата, в блоке почтового индекса, расположенного в правой нижней части почтового отправления, зачеркнуть неправильно указанный шестизначный почтовый индекс.

Затем отделить левую часть ярлыка ф. 20 от подложки и наклеить на лицевую сторону почтового отправления таким образом, чтобы заклеить индекс места назначения почтового отправления, написанный в кодовом штампе, расположенном в левом нижнем углу почтового отправления.

Правую часть ярлыка ф. 20 отделить от подложки и наклеить на оборотную сторону РПО (кроме посылок).

При досыле посылок обе части ярлыка ф. 20 клеятся на адресную сторону оболочки. На бланке сопроводительного адреса к посылке ф. 116 неправильно указанный шестизначный почтовый индекс зачеркивается и от руки указывается правильный индекс.

Если размеры посылки не позволяют наклеить ярлык ф. 20 на лицевую сторону (размер адресной стороны менее 105 x 148 мм), то его наклеивают на оборотную сторону посылки (или на фанерную бирку с адресными данными).

21.8. В ОПС на каждое возвращаемое или досылаемое РПО выписывается извещение ф. 22, в верхнем правом углу которого делается отметка «ВОЗВРАТ», «ЗАСЫЛ» или «ДОСЫЛ» соответственно и на лицевой стороне извещения указываются:

— вид почтового отправления;

— категория почтового отправления;

— разряд почтового отправления;

— ШПИ или ШИ регистрируемого почтового отправления;

— индекс ОПС, куда досылается (возвращается) РПО;

— вес РПО (кроме заказных почтовых отправлений).

На оборотной стороне извещения ф. 22 указывается причина возврата или досыла РПО, которая подписывается работником, производившим возврат или досыл, заверяется подписью контролирующего лица, проставляется дата.

21.9. Извещения ф. 22, оформленные на досылаемые или возвращаемые РПО в ОПС, имеющих механизированные рабочие места, передают для оформления на ПКТ (ИС Почтамт — Доставочный участок), а из немеханизированных ОПС пересылают в почтамт для ввода информации в ОАСУ РПО.

При проведении операции «Досыл» с использованием ИС в строке «Индекс места назначения» вводить индекс объекта почтовой связи, куда досылается РПО.

21.10. Операцию «Досыл» и «Возврат» над РПО обязательно регистрировать с применением информационной системы.

21.11. В ОПС места возврата на каждое возвращенное или отправленное по новому адресу (по заявлению пользователя) РПО начисляется тариф за пересылку без учета суммы платы за объявленную ценность (если иное не предусмотрено договором), который указывается на лицевой стороне почтового отправления (например: «За возврат 144 руб. 30 коп.»; «За досыл 26 руб. 00 коп.»).

21.12. При недостаточности адресных данных для осуществления сортировки почтовых отправлений в транзитных объектах почтовой связи: отсутствие почтового индекса, наименования региона, наименования района, населенного пункта — составляется извещение ф. 30, а РПО при наличии адреса отправителя возвращается по обратному адресу. В случае отсутствия обратного адреса РПО передается в нерозданные. Временное хранение, вскрытие, изъятие и уничтожение таких отправлений осуществляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи.

21.13. В ОСП АСЦ операции «Возврат» производить в АИС СЦ (в соответствии с Руководством пользователя).

21.14. Правильность досыла и возврата проверяет контролирующее лицо.

21.15. Штриховой почтовый идентификатор, нанесенный на почтовое отправление, заклеивать запрещается.