Просьба приказ как пишется

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Просьба — вежливое обращение к
кому-либо, призывающее сделать что-либо
Просьба отличается от требования и настаивания тем, что не подразумевает обязательность исполнения, а оставляет
возможность отказа.
***
Настаивание на своей «принципиальной позиции», отказ от
всяческих уступок партнёру и нежелание компромисса редко делает переговоры
успешными. — В. Л. Полукаров, Психология менеджмента.
***
Как обратиться с просьбой, чтобы ее услышали
Автор: Н.И.
Козлов
С просьбой обращаются, когда нечто нужно вам, а
человек вам не должен, когда договора не было и обоснованность ваших ожиданий
никто подтвердить не может. Просьба — это формулирование ожиданий как бы с
позиций слабого, как бы с позиции снизу… Почему «как бы»? Потому
что часто это только лукавство. Потому что некоторые просьбы звучат настолько
сильно, что отказать в просьбе — очень сложно, почти нереально.
Нередко можно заметить разнообразные маленькие
хитрости при формулировании просьбы, иногда манипулятивного плана: нежный
взгляд и руки, которые девушка кладет на грудь молодому человеку, когда очень
просит о чем-то для нее важном; коммуникативные подводки, помогающие создать
нужный контекст, интересное видение, желательный настрой… Как к ним
относиться? Как к инструментам, которые в одних руках будут опасны, а в других
— прекрасны. Хорошо сформулированная просьба — просьба вежливая, красивая,
сильная, обоснованная и спокойная, не дрожащая от страха отказа. При этом,
насколько просьба должна быть действительно мягкой? Это зависит от ситуации и
отношений между людьми. Иногда, обращаясь с просьбой, люди специально
подчеркивают необязательность своего обращения, с примерным смыслом: «Мне
было бы приятно, но это не очень важно, и если тебе это затруднительно, то
делать точно ничего не нужно». А в других случаях может прозвучать
«убедительная просьба», по сути синтез просьбы и требования, где
внешне звучит обоснованная теплая просьба, а на самом деле за этим несложно
расслышать достаточно жесткое требование.
«А вас, Штирлиц, я попрошу остаться…»
Однако, как бы «убедительно» ни формулировалась просьба, по правилам
этики настаивать на своей просьбе — нельзя. Это — не этично. Тот, кто настаивает на
своей просьбе, ведет себя конфликтно,
при том что тот, кто возражает против настаивания — прав. Вежливые люди за
удовлетворение просьбы благодарят, а в случае отказа — извиняются за
беспокойство. Не пошли вам на встречу — имеют право. Все хорошо, никто никому
ничего не должен, внутреннего напряжения нет, внешнего конфликта не будет,
расслабились и отстали.
«Никто никому ничего не должен» — один из жизненных принципов. При
правильном толковании принцип «Никто никому ничего не должен» —
основа цивилизованных
отношений, при неправильном — удобная защита для эгоистов и Паразитов.
Очень часто люди думают, что обращаются с просьбой, хотя на самом деле от них
звучит нечто совсем иное. «Раз сказал, два сказал, а он все никак вещи
не приберет!» — Это другая ситуация, это не просьба, а требование
и требования и настаивания тем,
что не подразумевает обязательность исполнения, а оставляет
возможность отказа. Если вам на самом деле принципиально важно, если
вы на самом деле собираетесь настаивать, то не надо использовать форму просьбы.
Вы можете ввести людей в заблуждение и создадите проблемы и людям, и себе.

Просьбы более
всего распространены в отношениях близких людей. Как правило,
при нормальных отношениях достаточно попросить, и если просьба понятна,
обоснована и не трудна, вам идут навстречу. Если вам не идут навстречу, то,
возможно, у вас
испорчены отношения. Иногда причина в другом — у человека личные
проблемы и ему не до вас. А бывает, что вы плохо или неудачно обратились:
жестко, или не вовремя, или нетактично. Не страшно: извинитесь, а в следующий
раз скорректируйте обращение, найдите более оптимальную форму. Если не знаете
как, вполне нормально об этом спросить. Например: «Скажи, я наверное
неудачно к тебе обратилась. Как мне в следующий раз это сделать лучше, чтобы ты
не сердился и меня выслушал?»
А как девушке обратиться к мужчине, чтобы он на встречу принес ей цветы?
Девушке — просто, если мужчина в ней заинтересован, она может просто удивленно
открыть навстречу ему глаза: «А цветы? Ко мне — и без цветов? Что за
молодые люди! Ни одного поцелуя не будет, пока ты не принесешь мне самую
красивую розу! Одну — но самую красивую».
Немного сложнее с аналогичной просьбой обратиться женщине к взрослому мужчине,
если у них уже идут отношения, а цветов он ей почти принципиально не дарит.
Волшебное время первых свиданий пропущено, привычки дарить цветы у него нет.
Как обратиться к нему с такой просьбой? Это можно сделать весело. Когда
смс-ками договариваетесь о встрече, напишите ему: «И у меня к тебе сегодня
будет просьба. Просьба точно маленькая, честно маленькая, тебе будет не сложно,
но я хочу попросить тебя, что ты мне пообещал: я тебя о чем-то попрошу, а ты
мне это выполнишь. Выполнишь?» Скорее, мужчина сразу не согласится,
ответит: «А о чем идет речь? Разверни пожалуйста свою просьбу!» Тут
не нужно обижаться, тут можно мягко, но упереться: «Пообещай просто так.
Помни, я у тебя не вредная, а хорошая, а просьба маленькая. Выполнишь?»
Ответ будет: «Выполню!»
Ну и хорошо!

Просьба помыть посуду
Самое простое, это, конечно: «Помой, пожалуйста,
посуду!». Немного теплее так: «Родной, помоги мне пожалуйста, мог бы
ты помыть посуду?» Если речь не о том, чтобы муж помог жене, а выполнил
договоренность о том, что каждый посуду моет за собой сам, то самая простая
форма: «Милый, я выполняю роль напоминалки — ты хотел помыть за собой
посуду. Я тебя люблю!»
Могут быть и более веселые варианты. Например, игра в любезности:
— Любезный муж, помой пожалуйста посуду после себя, как у нас это заведено.
— Почтенная жена, всенепременно, сразу после футбола. Прошу не делать мне
излишних замечаний — раздражает.
— Прошу прощения за напоминание, просто возникло желание ускорить наступление
порядка.
Еще вариант — игра «Следствие ведут Колобки». Разыгрываем театральную
постановку, включаемся в роль и начинаем разговор в третьем лице. Например:
— Слушай, тут такая интересная история произошла, помоги разобраться
(интрига)
— Давай попробую.
— Пришла одна очень хорошая жена домой к самому дорогому, любимому и
замечательному мужу. Когда-то давно они договорились о том, что он будет мыть
за собой посуду. Она видит грязную посуду в раковине и переживает. Она любит
мужа, он нарушил обязательства….наверное что-то у него серьезное
случилось…может он мир спасал…..а может ему нужна помощь? (и.т.д. на сколько
фантазии хватит….в процессе разговора можно залезть на колени, обнять)
— Я думаю, что он устал на работе, он спас весь отдел от верной гибели… у него
был очень сложный день и сейчас он очень хочет, чтобы жена вообще забыла про
посуду, подошла, обняла и поцеловала мужа.
— Отлично, спасибо, ты мне очень-очень помог, я ей так и передам! (обычно в
этом месте уже смеются оба).
Конкретика в просьбах
В умении договариваться важно уметь четко
сформулировать, что хочешь ты, что нужно тебе. Сформулировать это позитивно и
четко, конкретно.
Не «что меня не устраивает», а «что я хочу», и не вообще «чтобы у нас все было
хорошо» и «чтобы ты относился ко мне внимательно», а «я хочу, чтобы ты меня не
перебивал (ходил за продуктами)».
Примеры
Примеры, как общие, малоконкретные ожидания жены в
процессе семейной консультации были преобразованы в четкие и конкретные.
Были:

• Чтобы муж
  был внимательный. Помогал с детьми и по дому.
• Чтобы
  организовывал досуг совместный, а не отнекивался от него.
• Чтобы
  вспоминал почаще, что я женщина.
• Позитивно
  относился к моему обучению.

Стали:

1.Минимум
2 раза в неделю по 2 часа занимался с детьми (играл, читал).
2.Читал
на ночь детям сказки минимум 15 минут. 3 раза в неделю.
3.Мыть
за собой посуду в случае, если меня нет. Когда я ласково попрошу, муж мне мыть
посуду помогает.
4.Минимум
один раз в два месяца вывозит всю семью на какой-нибудь досуг (театр, музей,
зоопарк, цирк и т.п.)
5.По
праздникам дарит цветы, подарки и/или куда-нибудь приглашает.
6.Чтобы
муж говорил, что я выгляжу хорошо и хвалил за это. Минимум один раз в день.
Ожидания и обязательства
Конкретика в просьбах основывается на конкретике в ожиданиях — нужно самому/самой
разобраться, чего же тебе надо. Конкретика в просьбах продолжается конкретикой в обязательствах — договорились, так
конкретно о чем.
Предложение
Некоторые предложения, чем более они заманчивы, тем больше вызывают
внутренний протест.
Предложение — форма (формат) обращения, где в центре ставится интерес другого
человека. Предложение — простой пример рационального влияния.
В межличностных отношениях
Предложение — это то, что вы с улыбкой и заботой преподносите человеку как
то, что ему будет нужно или приятно, что он может сделать, если это ему
покажется интересным.
Пряник хочешь? Хочешь — скушай, не хочешь — дело твое.
На предложения откликаются тогда, когда есть вера, что вас не дурят и не
заманивают в ловушку. Если же после вашего отказа от пряника вам пытаются
насильно засунуть его в рот: «Жри, гад!», то вы понимаете, что вас обманули,
что улыбка вам была враньем! И тогда, такого человека вы начинаете воспринимать
как врага. Именно поэтому —
ПОСЛЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ ДАВИТЬ — НЕЛЬЗЯ.
В деловых отношениях
Предложение — один из форматов обращение руководителя к подчиненному.
Предложение допускает отрицательный ответ. Например,
У меня есть вариант работы — я тебе предлагаю ее сделать. И тебе решать —
делать или нет.
В продажах
В продажах, предложение — основная форма обращения к покупателю. Как делать
свои предложения более привлекательными,
***

Предложения
Предложения могут быть непристойные
Непристойность — всё шокирующее, явно
ранящее и открыто оскорбляющее скромного и воспитанного человека. Это могут
быть жесты, слова и
выражения, поступки, одежда или её
отсутствие, изображения и
предметы. Понятие непристойности, граница между пристойностью и
непристойностью — характеристики, тесно связанные с вопросами нравственности, этики и сложившегося
в обществе этикета, — оттого
непостоянные, а также различающиеся в разных культурах и
исторических эпохах.
Термин часто употребляется о довольно неприличном, бесстыдном и
предосудительном по части сексуальной этики и табу, но не сводится только к этой области
общественной морали.
Принятие законов о непристойности во многих обществах приводит,
прежде всего, к цензурным ограничениям
в области культуры и искусства: изображения
нагих тел Адама и Евы могут
восприниматься не только эстетически, но и идеологически. И особенно в случае
некоторых культурных произведений эротического содержания
или произведений порнографического характера.
Единственный день в году, когда непристойным поступкам давалась
воля, и их не принято было
осуждать — это день смеха или день дурака,
обычно 1 апреля.

***
Приказ — распоряжение , обращенное к людям и требующее
выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или
устанавливающее какой-либо порядок, положение.
Приказ — это распрядительный, правовой
документ. Приказ — форма доведения до исполнителей. Приказ издается единолично
руководителем организации, является формой доведения до исполнителей наиболее
важных решений. Приказ содержит конретные задания, решения, мероприятия с
указанием исполнителей и сроков исполнения.
***
Материал Психологос
Приказ — ужесточенное распоряжение,
прямое и конкретное, не допускающее никаких иных трактовок или отрицательного
ответа. Завершающее звено линейки: просьба-предложение-распоряжение-приказ.
***
Предложение или распоряжение
Как правило, предложение приятнее, распоряжение —
эффективнее.
Деловые отношения
В деловом формате самым эффективным обращением
является предложение (при отсутствии власти) либо распоряжение (в отношении подчиненного). При
этом важно использовать и другие эффективные формы и интонации обращения, их
список смотри «Деловой формат».

Отношения близких людей
Маше плохо виден мелкий текст на компьютере, она сильно наклоняется к
монитору и напрягает глаза.
«Маша, я могу тебе сделать текст на компьютере более крупным, будет
удобнее!» — Ответ: «Не надо, нормально!»
На фоне подросткового негативизма и увлеченности текстом, когда отвлекаться не
хочется, такой ответ на предложение понятен и предсказуем.
«Маша, выйди из-за компьютера!» — «А что такое?» —
«Выйди». Вышла. «Я сделаю тебе текст на компьютере более
крупным. Посмотри, тебе удобнее так или так?» — «Вот это
удобнее». — «Ну и славно, можешь даже сказать мне спасибо».
«Спасибо!» — «Пожалуйста!».
Тут все предсказуемо, результат будет. При этом нужно учесть, что
систематический переход с формы предложения в формат распоряжений знаменует
более общий переход с идеологии свободного воспитания к дисциплинарному
воспитанию.
***
Как высказать вежливое требование
Одна из странных наших привычек, когда они
оказываются в неприятных или стрессовых ситуациях, состоит в напряжении мышц.
Напряженные мышцы не способствуют выходу из
отрицательной ситуации, напротив, они сильнее замыкают нас в ней. Вот почему
следует усвоить прямо противоположную реакцию: расслаблять мышцы
во всех тех случаях, когда возникает дискомфорт или стресс.
Затем переходите к покою и воли
Формула: «Я спокоен, я счастлив».
Представьте, что в самом центре вашего
существа есть маленькая частица, которая очень, очень спокойна и счастлива в
виде языка пламени, драгоценного камня или потаённого озера, спокойного, с
гладкой, без малейшей зыби поверхностью. Эта маленькая частица спокойствия и
радости находится в самом ядре вас. Зная, что эта частица счастья и покоя
всегда рядом с вами.
Теперь будем считать себя готовым, чтобы
начать работать с той конкретной проблемой, которая существует у вас. Четко
определите то, что беспокоит вас и имеет вполне определенные последствия для
вашей жизни. Затем напишите полный список этих проблем, т.е. перечень
негативных событий в вашей жизни.
Затратьте некоторое время, продумывая каждый
пункт списка по мере того, как продвигаетесь вперед. Конечно, есть пункты,
которые вам придётся разбивать на подпункты, чтобы определить какой из них
влияет на вас, а какой – нет. Всегда спрашивайте себя, располагаете ли вы
реальной властью над этой ситуацией или нет. Необходимо обнаружить, что пункты,
которые не влияют на вашу жизнь, — это обычно то, с чем вы ничего не сможете
поделать.
Полезно себя выделить из перечня самый
значительный пункт, ответственность за который вы можете переложить кому-то
другому.
С оппонентом используйте «Я высказывания», то
есть без вопросительных предложений и высказывать только то, что вы чувствуете
и кратко. Будьте ясным и лаконичными в своих высказываниях.

Попрактикуйтесь в этом обращении до тех пор,
пока не почувствуете, что оно вас больше не стесняет.
***
Приказ — ужесточенное распоряжение,
прямое и конкретное, не допускающее никаких иных трактовок или отрицательного
ответа. Завершающее звено линейки: просьба-предложение-распоряжение-приказ.
***
Распоряжение
Правовой акт, издаваемый руководителем
организации. Распоряжение форма доведения до исполнителей оперативных вопросов,
как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга
должностных лиц. Распоряжение — акт управления, имеющий властный характер.
***Материал Психологос
Форма распоряжения
Распоряжение

не всегда выступает в форме глагола
в повелительном наклонении. Скорее, это наиболее очевидное его воплощение.
Наряду с прямым указанием существует множество явных и неявных, вербальных и
невербальных способов управления.
Взгляд
Добрый, внимательный, заинтересованный взгляд
невербально дает говорящему человеку указание: «Продолжай!». Такая поддержка
создает чувство уверенности, поэтому собеседник будет развивать тему с бо

льшим
энтузиазмом.
Если то, что человек говорит, вам кажется неактуальным, бывает достаточно
перевести взгляд.
Смех
Как и взгляд, смех может давать говорящему
распоряжение: «Продолжай, это интересно!».Изменение темы беседы
Изменить тему можно по-разному: можно ответить
молчанием, можно резко заговорить о чем-то другом, но наиболее приемлемый способ
– плавный переход от темы собеседника:
— Была вчера в обувном магазине, а там продавец – «новенькая», ни на один
вопрос ответить не может, стоит, мямлит… Как таких на работу берут!
— Была в обувном магазине? А там зимнюю коллекцию завезли? Мне как раз сапожки
надо на зиму. Стоит зайти, как ты думаешь?
Оставаясь в рамках предложенной темы, вы меняете направление и тональность
беседы.

Структурирование беседы
Иногда собеседники так увлекаются аргументацией, что
теряют первоначальный тезис. Позже, обдумывая разговор, становится понятно, что
«по существу» было сказано мало. Распоряжение в состоит в том, чтобы в процессе
разговора помнить первоначальный тезис и уточнять аргументы, напоминая суть
обсуждаемой темы.
Комплимент
Распоряжение в форме комплимента интересно тем, что сочетает высокую
оценку качеств собеседника и побуждение к действию.
— Я знаю, что ты хорошо разбираешься в произведениях импрессионистов. Напиши
мне, пожалуйста, список художников, чьи работы мне следует посмотреть в первую
очередь.
Умение делать комплименты — очень полезный навык, которым стоит овладеть в
совершенстве.
Очень похож на комплимент прием «Расскажи мне!». Он состоит в том, чтобы не
бояться задавать вопросы людям, которые компетентны в какой-то сфере. Здесь
одновременно присутствуют комплимент (вы признаете в собеседнике знатока) и
распоряжение (вы его дали, обратившись с вопросом).
«Заодно»
Данная форма распоряжения может быть реализована двумя
способами:
А) Перестать дублировать то, что уже и так делает другой человек.
— Ты идешь в бухгалтерию? Захвати заодно мои документы.
Такое распоряжение разумно, поскольку экономит время и не требует от человека
никаких усилий кроме тех, что он и так собирается приложить.
Б) Научиться организовывать и экономить время окружающих.
— Внимание, коллеги! Через 10 минут иду в архив. Кому что заодно сдать, взять,
продлить – оперативно сообщайте! У вас 10 минут.
В этом случае действие совершаете вы сами. Но при этом именно вы – организатор,
вы – автор распоряжения.
Пожелание
Самая приятная и легкая форма распоряжения. Просто
пожелайте человеку то, что вызовет у него улыбку. Суть распоряжения состоит в
том, чтобы изменять ситуацию, влиять на поведение людей. Если ваше пожелание
сделает другого человека более радостным, деятельным и активным – это достойный
управленческий шаг.
***
Предписание — это одно или несколько предложений, норма поведения, форма
деятельности связанная с выполнением возложенных обязанностей.
***Настойчивые требования
На первом шаге предоставьте оппоненту полную
возможность обсудить насущные проблемы, если они возникает ещё и ёщё, будет
справедливым, если вы проигнорируете их. Отклоните любые попытки отвлечь вас на
обсуждение всех посторонних тем и вместо этого ответьте вашему оппоненту,
используя

настаивающее трехчленное предложение

.
Первая часть этого предложения предназначена для того,
чтобы дать понять оппоненту, что вы слышите его или её. Она может содержать
слова «ты», «твой», «твоя», поскольку представляет собой отражение услышанного
вами от оппонента.

Чтобы сформулировать эту часть вашего
предложения, просто выслушайте, что говорит ваш оппонент, резюмируйте для себя
и затем адресуйте оппоненту. Вы обнаружите, такие выражения, как «Я понимаю,
что…», «Ты говоришь что…», а иногда и просто «М.м, гм».
Я слышу, что ты должен (на) делать …
Я понимаю, что ты хочешь сделать это потом…
Ты говоришь, что сейчас не твоя очередь …
Ты удивляешься, почему ты должен (на) делать
это…
Ты говоришь, что не хочешь делать это …
Я слышу. Что у тебя совсем денег…
Тебе не нравятся …
Вторая часть предложения представляет собой слово «И»
Вы можете обнаружить, что вместо этого слова
вам хочется использовать «Но». Мы находим, однако, что «И» более эффективно. В
этом предложении мы просим вас выразить два желания или чувства: одно вашего
оппонента и другое – ваше собственное, и соединяющее их слово «Но»
предполагает, что они находятся друг с другом в конфликте и что только одно из
них является оправданием. Имеющим законную силу. Слово же «И» предполагает, что
эти два желания действительно существуют и что они могут сосуществовать. Это
позволяет избежать любых попыток превратить вашу беседу в конфликт.
Третья часть предложения — это Я-высказывание, которое вы
уже подготовили.
Например:
Первая часть
Вторая
часть Третья часть
Ты удивляешься, почему
И
ты должен(на) делать это, потому, что так
надо.
***
Материал Психологос
Просьба и требование
Просьба отличается от требования и настаивания тем,
что не подразумевает обязательность исполнения, а оставляет возможность отказа.
Настоящая просьба — это всегда синтон,
однако на практике то, что по форме преподносится как просьба, на самом деле
является требованием.
Если такое требование является требованием (распоряжением)
руководителя, а по форме звучит мягко, как просьба — это также синтонное
общение, проявление вежливости, воспитанности и
высокого уровня корпоративной культуры.
Если же требование не обосновано, но прикрыто
формой просьбы, это манипуляция и конфликтоген.
В близких отношениях большинство вопросов
решается на уровне просьбы. Однако, если просьбы не помогают, а вопрос общий —
совершенно нормально (и правильно!) от просьб перейти к требованию. За
отношениями нужно следить. А если вы будете бояться требованиями разладить
отношения, они загниют, и скоро уже ремонтировать будет просто нечего.
Реагируйте — своевременно!

Хороший пример, в чем разница обращения на
уровне просьбы и на уровне требования — в статье «Муж все время
занят, у него на нас нет времени».
***
Указание — форма управленческого решения, обращенного к конкретным
исполнителям.
***
Требование — это ультимативное, настоятельное обращение к кому-либо в решительной, категоричной форме.
Требование — это правило обязательное для выполнения.
Требование могут сформулированы негативно, как запрет.

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.01.2021)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное  письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

• кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
• определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
• указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
• при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
• довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один.  Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и  оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить  ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

• верхнюю часть с реквизитами организации;
• поле с исходящим номером и датой;
• блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
• поле для текста письма и приложений;
• контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

• некорректность содержания;
• стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели –  используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Скачать готовый образец