Приходно кассовый ордер как пишется

При поступлении наличных денег в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер. Скачать бланк (word и excel) можно ниже. ПКО заполняют, например, при возмещении ущерба, реализации имущества компании, поступлении денег от учредителя и т.д.

Бланк приходного кассового ордера-2021: скачать бесплатно

У приходного кассового ордера есть унифицированная форма КО-1 (ОКУД 0310001). Она обязательна для всех компаний. У нас можно бесплатно скачать бланк приходного кассового ордера-2021 в разных форматах. Выбирайте удобный для себя. Можете скачать бланк ПКО в excel. Укажите данные о компании в шапке документа, а потом просто вписывайте сведения о платеже.

Скачать бланк ПКО в Excel

Ниже есть заполненный приходный кассовый ордер — посмотрите образец и проверьте себя.

Документ составляют в одном экземпляре. Бланк состоит из двух частей: самого ордера и квитанции к ПКО, которую надо оторвать и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Приходный кассовый ордер заполняют, когда в кассу поступают деньги в качестве:

оприходования выручки,
возврата подотчетных средств,
получения денег с банковского счета,
возврата заимствованных наличных,
поступления средств в уставный капитал.

Приходный кассовый ордер: образец заполнения-2021

ПКО можно заполнить от руки или на компьютере. Оформлять его несложно. Можете бесплатно скачать актуальный в 2021 образец приходного кассового ордера и просто подставить свои данные.

Скачать бесплатно образец приходного кассового ордера-2021

Начинать оформление приходного кассового ордера нужно с первой части бланка. Туда надо вписать:

Название организации с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ЗАО, ОАО).
Структурное подразделение. Это поле надо заполнять, если деньги поступают от сотрудника организации, если от другого юрлица — ставьте прочерк.
Код по ОКПО.
Номер ордера и дату заполнения.

Во вторую часть впишите сведения о поступлении денежных средств:

В графы «Дебет» и «Кредит» — номера счетов, по которым идет движение денежных средств.
В поле «Сумма руб., коп» — сумму поступивших денег цифрами. Рубли и копейки разделите запятой (например, «100,50»).
В ячейку «Код целевого назначения» — код назначения принятых денег, если он используется в компании.
Полностью напишите ФИО человека, от которого поступили деньги.
Укажите основание для поступления денег, например, возврат аванса, оплата по договору и т.д.
В строку «Сумма» опять впишите сумму поступивших денег, но уже прописью, копейки — цифрами.

Поставьте прочерк в свободном месте этой строки после указания суммы прописью — тогда в документ нельзя будет ничего дописать.

Если не работаете с НДС, в строке «В том числе» напишите «Без НДС». В противном случае — соответствующий размер налога.
Укажите документы, на основании которых заполняли ПКО. Например, отчет кассира или авансовый.

Подписывает ПКО главный бухгалтер и кассир, принявший деньги. Печать ставить не обязательно. Мы подготовили нужный в 2021 образец заполнения приходного кассового ордера — в нем выделены все обязательные для заполнения графы и поля.

Кассир вправе составить общий РКО в конце дня на всю сумму. Главное — подтвердить ее кассовыми чеками или БСО. Например, подотчетник вернул долг за аванс. Чек в этом случае не выдается — значит, включить эти деньги в общий ПКО нельзя.

Кроме основной части приходного кассового ордера (формы КО-1), нужно оформить и квитанцию. Она заполняется аналогично. Квитанция к ПКО должна содержать:

название компании,
номер и дату,
ФИО человека, который внес деньги в кассу,
основание и сумму (прописью и цифрами).

После того как квитанцию подписали главбух и кассир, нужно оторвать ее по линии разреза и отдать тому, кто передал деньги.

Если приходный ордер оформили в электронном виде, кассир может отправить квитанцию по просьбе того, кто внес деньги, на его e-mail.

Рекомендуем вам скачать образец заполнения приходного кассового ордера-2021, распечатать и отдать кассиру. Приложите к нему и инструкцию по заполнению. Тогда пример заполнения ПКО будет всегда перед глазами.

Ошибки, помарки и исправления допускать нельзя. Если это случилось — переоформите приходно-кассовый ордер. Скачать бланк ПКО в word или excel можно здесь >>

Вы можете заполнить приходный кассовый ордер онлайн в МоемСкладе — это быстро, удобно, бесплатно и гарантирует отсутствие ошибок.

ПКО: заполнить онлайн

Укажите информацию о компании и контрагенте, впишите сумму и основание ПКО — все остальное сделает сервис, а вы получите заполненный приходный кассовый ордер.

В МоемСкладе ПКО создается автоматически после закрытия смены и формирования Z-отчета на торговой точке. Вы можете скачать список приходных ордеров за весь период работы — в нем есть даты, контрагенты и суммы, в том числе и итоговая по всем документам, что удобно для отчетности. Кроме ПКО, заполнить онлайн в МоемСкладе можно и другие формы, например, РКО или отчет о движении денежных средств.

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Ниже мы ответили на часто задаваемые вопросы о применении и оформлении приходного кассового ордера.

Используется ли квитанция к приходному кассовому ордеру как подтверждение оплаты?

Нет. Доказательством оплаты будет кассовый чек. Квитанция к ПКО подтверждает факт внесения денег для того, кто их внес.

Нужно ли указывать в приходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в приходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если этого нет, поставьте прочерк. Читайте инструкцию, как заполнить приходный кассовый ордер. Образец заполнения смотрите здесь >>

В каком формате лучше скачать приходный кассовый ордер: word или excel?

Разницы нет. Выбирайте тот формат, в котором вам удобнее работать.

Можно ли распечатать бланк приходного ордера из МоегоСклада?

Да. Оформление приходного кассового ордера в МоемСкладе занимает меньше минуты. Заполните информацию о платеже, а сервис все сделает за вас.

Форма ПКО стандартная для всех или можно разработать свою?

Свой ПКО разрабатывать нельзя. Для всех компаний обязателен приходный кассовый ордер по форме КО-1. Использовать только его предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У. Бесплатно скачать актуальный в 2021 бланк приходного кассового ордера можно здесь >>

Вам могут понадобиться и другие документы:

Расходный кассовый ордер

Лимит кассы

Платежное поручение

Источник

Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.

Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.

С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приходно-кассового ордера .xlsСкачать образец заполнения приходно-кассового ордера .xls

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
Затем в столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.

Источник

Добавить в «Нужное»

Обновление: 22 сентября 2021 г.

Если у организации есть операции с наличными денежными средствами, то ей неминуемо придется столкнуться с таким документом как приходный кассовый ордер. Рассмотрим правила его заполнения.

Когда применяется приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер – это первичный документ, который составляется при приеме наличных денежных средств в кассу организации (п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Приходный кассовый ордер или ПКО используется при приеме любых наличных, в том числе:

денег, полученных от работника этой же организации, с которым заключен трудовой договор;
денег, полученных от обособленного подразделения этой же организации;
денег, изъятых из терминала;
денег, сдаваемых из кассового аппарата в магазине или в офисе компании в центральную кассу организации;
денег, полученных организацией от учредителя в качества материальной помощи. Подробнее об этом читайте здесь.

Унифицированный бланк ПКО (форма КО-1)

По какой форме нужно составлять приходный кассовый ордер? Унифицированная форма приходного кассового ордера № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Указанная форма состоит из двух частей:

левая часть – это сам ПКО;
правая часть – это квитанция к приходному кассовому ордеру. Зачем она нужна, расскажем дальше.

Нужно отметить, что уже несколько лет многие унифицированные формы первичных учетных документов применять необязательно. Организация может разработать удобные для нее формы первичных документов, утвердить их приказом руководителя и использовать (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Однако это правило не распространяется на кассовые документы. При составлении приходного кассового ордера надо использовать унифицированную форму КО-1, утвержденную Госкомстатом (подп. 4.1 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Приходный кассовый ордер: бланк скачать в Word

Как заполнить ПКО: правила оформления

Приходный кассовый ордер в одном экземпляре оформляет (подп. 4.2 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

или главный бухгалтер;
или бухгалтер либо иное должностное лицо (к примеру, кассир). Это лицо должно быть определено в распорядительном документе руководителя организации;
или руководитель, если в организации нет главного бухгалтера и бухгалтера.

Далее ПКО должен быть подписан главным бухгалтером (бухгалтером), а также кассиром. Руководитель подписывает ПКО только в отсутствие главного бухгалтера и бухгалтера (подп. 4.3 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Печать на приходном кассовом ордере

На ПКО оттиск печати нужно поставить только на квитанции (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Прием наличных денег по ПКО: порядок действий

Кассир, получивший приходный кассовый ордер, проверяет в нем (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (либо руководителя при отсутствии главбуха и бухгалтера);
соответствие подписи уполномоченного лица на бумажном ПКО образцу этой подписи;
соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;
наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО.

Далее кассир принимает наличные деньги, пересчитав их так, чтобы вноситель мог видеть его действия. После кассир сверяет сумму полученных денег с суммой, указанной в приходном кассовом ордере.

Если все правильно, то кассир должен подписать ПКО, проставить оттиск печати на квитанции к ПКО, отрезать эту квитанцию и отдать ее вносителю наличных денег.

А вот если ПКО оформлялся в электронном виде, то квитанция к ПКО может быть направлена вносителю на электронный адрес, который он укажет.

Если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО

В этом случае кассир предлагает вносителю довнести необходимую сумму или наоборот возвращает часть денег. В ситуации, когда наличных денег передано меньше, чем указано в ПКО, и вноситель отказывается внести недостающую сумму, кассир должен вернуть деньги вносителю. А неправильный приходный кассовый ордер нужно перечеркнуть и отдать главному бухгалтеру или бухгалтеру, чтобы последний переоформил ПКО на фактически вносимую сумму (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Инструкция по заполнению приходного кассового ордера

Рассмотрим порядок заполнения отдельных строк приходного кассового ордера:

в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, к примеру: Получение денег от учредителя ООО «Ромашка»;
в строке «В том числе» нужно указать сумму НДС цифрами. А если вдруг операция не облагается НДС (например, получение наличных в банке для выдачи денег под отчет, для выплаты зарплаты, получение денег от учредителя и т.д.), то нужно написать: без налога (НДС);
в строке «Приложение» нужно указать номера и даты прилагаемых документов;
в графе «Кредит, код структурного подразделения» укажите код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Вносить исправления в приходные кассовые ордера нельзя (подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть если при составлении ПКО бухгалтер допустил ошибку, ордер надо уничтожить и составить новый.

Дальнейший учет ПКО

Все ПКО регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов, составляемом по унифицированной форме № КО-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Также информацию о приходном кассовом ордере надо внести в кассовую книгу. Главный бухгалтер или бухгалтер сверяет записи в кассовой книге с данными кассовых документов, и подписывает кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Как мы уже сказали выше, квитанция к приходному кассовому ордеру передается вносителю денег, чтобы у последнего осталось подтверждение передачи денег. А вот сам ПКО (его левая часть) остается в кассе.

Поступление денег от покупателей и заказчиков

Предположим, представитель покупателя лично явился в вашу организацию, чтобы заплатить за товар (работу, услугу) наличными деньгами (либо чтобы внести аванс в счет предстоящих покупок). Тогда в приходном ордере нужно указать ф.и.о. представителя покупателя. Неправильно указывать только наименование организации-покупателя.

По строке «Основание» укажите реквизиты договора (накладной, акта и т.д.), по которым производится оплата. Например, так: Оплата по договору № 1 от 30.06.2021 за услуги по акту от 01.07.2021.

Не забывайте про лимит расчетов наличными деньгами между организациями и/или предпринимателями. В рамках одного договора можно передать наличными не более 100 000 руб. (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Это ограничение работает в том числе тогда, когда деньги по договору передаются частями в разные дни.

И, конечно же, отдельная тема – это выдача покупателю чека ККТ на полученные за товар (работу, услугу) наличные средства. Читайте об этом статью «За какие ошибки при использовании ККТ штрафуют налоговики».

Расчеты при возврате покупателем товаров

Если покупатель в тот же день или через несколько дней возвращает товар, то ему нужно вернуть деньги за товар. Как в таком случае по окончании смены оформить ПКО на наличную выручку за смену за вычетом возвращенных покупателю денег? Читайте об этом нашу статью.

Возврат денег от подотчетных лиц

В этой ситуации в строке «Основание» в самом ПКО и в квитанции к нему можно указать: Возврат неиспользованных денег, выданных под отчет.

А в строке «Приложение» — указать реквизиты авансового отчета, который составил работник (подотчетное лицо).

О расчетах с подотчетниками читайте отдельную статью.

Получение денег из банка для выплаты зарплаты

Если наличные деньги получает в банке работник организации (например, кассир), то в приходном кассовом ордере нужно указать его ф.и.о. В строке «Основание» приходного кассового ордера укажите: Получение денежных средств с расчетного счета ООО «Ромашка» в ПАО «Сбербанк России» для выплаты зарплаты.

Сколько хранить приходные кассовые ордера

Приходные кассовые ордера, как и другие кассовые документы, надо хранить не менее 5 лет с отчетного года, в котором они составлены (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А вот если 5 лет уже истекают, но по конкретному приходному ордеру возникли разногласия, то кассовый документ надо хранить до принятия решения по делу.

Более полную информацию по теме вы можете найти в

КонсультантПлюс

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник

Финансовые услуги, предоставляемые банками юридическим лицам (ООО, ОАО и др.) и физическим лицам (ИП), объединили в одно общее направление – расчетно-кассовое обслуживание. Если говорить простыми словами, представитель компании выбирает банк, заключает договор об РКО (в офисе или дистанционно), соглашается вносить ежемесячно оплату согласно тарифу. С этого момента для него открывается доступ к расчетному счету, эквайрингу, валютным операциям, зарплатному проекту и другим услугам.

Рейтинг банков по РКО

Точка Банкаа

Стоимость обслуживания от 0 рублей в месяц
Открытие счета бесплатно
Проводка от 15 руб. на тарифе Идеальный
Переводы физ. лицам без ограничений, на траифе Минимальный

Альфа-Банкаа

Стоимость обслуживания от 0 рублей в месяц
Открытие счета бесплатно
Проводка от 0 руб. на тарифе Все, что надо
Переводы физ. лицам без ограничений, на тарифе 1%

Модульбанкаа

Стоимость обслуживания от 0 рублей в месяц
Открытие счета бесплатно
Проводка от 0 руб. на тарифе Безлимитный
Переводы физ. лицам 1 00 000 без комиссии на тарифе Безлимитный

Расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц

Полный пакет расчетно-кассового обслуживания юридических лиц состоит из восьми самостоятельных направлений:

Открытие и ведение расчетного счета: любой предприниматель знает, что на законных основаниях может оперировать наличностью в сумме не более 100 тыс. руб. Все, что сверх нормы, должно проводиться через расчетный счет. Схема проста – представитель ООО или ИП составляет платежное поручение. В документе указываете сумму и назначение платежа. Банк направляет средства получателю;
Зарплатный проект: удобный вариант выплаты денег, заработанных сотрудниками, на карту банка-партнера. Сначала работодатель переводит нужную сумму на счет, а банк распределяет ее между карточными счетами работников;
Эквайринг: обслуживание ведется по трем направлениям – мобильному, торговому, интернет-эквайрингу. Банк предоставляет вам в пользование специальное оборудование для организации приема платежей безналичным расчетом. Информация о факте совершенной продажи тут же отправляется в налоговую служба. Контроль, обслуживание терминалов, обучение персонала осуществляются банком;
Валютный контроль: услуга для компаний, работающих с иностранными партнерами;
Выпуск корпоративных карт: номер привязывают к расчетному счету. Картой можно оплачивать услуги ЖКХ, командировочные, производить другие операции, в т.ч., снимать наличные через банкомат;
Самоинкассация: для передачи выручки в банк не нужно его посещать. Клиент вносит деньги в устройство. Они поступают на расчетный счет;
Мобильный банк: подразумевает проведение тех же операций через мобильное приложение;
Интернет-банкинг: на сайте банка регистрируется личный кабинет для дистанционного обслуживания счета.

Актуальный вопрос – что такое РКО в бухгалтерии? По сути, компания передает часть работы бухгалтерии своему финансовому партнеру. Ежемесячные выплаты в банк за РКО отражаются в программе 1С:Бухгалтерия в графе прочих расходов. Основанием для включения комиссии в затраты является выписка из банка.

Организация расчетно-кассового обслуживания клиентов

Если предприятие не испытывает необходимости в подключении всех сервисов РКО, можно остановиться на базовом пакете. Некоторые операции в его составе часто предоставляются бесплатно. Стоимость платных услуг находится под контролем государства. Требования законов обязательны для исполнения всеми коммерческими структурами.

Каждый банк выдвигает свои условия обслуживания в рамках РКО. Чтобы было удобно сравнивать и выбирать, мы представили данные по нескольким организациям, работающим с представителями малого, среднего бизнеса. Ознакомьтесь с нашей информацией и откройте счет там, где, на ваш взгляд, самый комфортный и выгодный сервис.

Кто должен заполнять форму КО-2?

Законодательное предписание использовать форму КО-2 при оформлении кассовых операций установлено только в отношении организаций (п. 4.6 указания № 3210-У). Ранее аналогичное предписание действовало и в отношении ИП, но сейчас индивидуальные предприниматели могут задействовать унифицированную форму КО-2 исключительно по желанию. Подобная необходимость может возникнуть у ИП, если:

осуществляется наличная выплата социальных пособий (РКО в этом случае передаются в ФСС для возмещения соответствующих сумм);
при выдаче сотрудникам денежных средств под отчет.

Форма КО-2 может заполняться фирмой в бумажном либо электронном виде — с последующей распечаткой и письменным заверением — или полностью в цифровом виде при задействовании автоматизированных систем (п. 4.7 указаний № 3210-У).

Подробнее о правилах кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

Форма КО-2 — расходный кассовый ордер, который обязаны заполнять все хозсубъекты, выплачивающие наличиные денежные средства из кассы. В РКО обязательно должны быть заполнены все строки, предназначенные для получателя средств, а также РКО должен быть заверен главным бухгалтером, руководитетем и кассиром.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сотрудники налоговой инспекции еще с 2012 года проверяют соблюдение регламента кассовой дисциплины.

Наличие верных форм документов, их правильное заполнение позволит предприятиям успешно пройти проверку.

Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?

Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).

Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

Расходный ордер оформляется на бумажном носителе из-за необходимости проставления личных автографов ответственных сотрудников (лиц).

Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.

Порядок и правила оформления РКО

Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.

Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.

Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.

Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».

Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.

Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.

Как правильно оформить реквизиты унифицированной формы КО-2 — инструкция

Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.

Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:

организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
основание — описание хозяйственной операции;
сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.

Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.

Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.

В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.

Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:

выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.

Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.

В обязанности кассира компании входит проверка бланка на правильность заполнения всех строк и погашения его штампом «Оплачено» или штампом организации с указанием даты.

Когда ордер погашен, его данные заносятся в кассовую книгу (КО-4), он остается на хранении у кассира.

В качестве основания выдачи расходного ордера может выступать:

выручка для перечисления на расчетный счет в банке;
выдача наличности под отчет для осуществления предпринимательской деятельности фирмы;
командировочные расходы, материальная помощь сотруднику, допускается формулировка основания «для личных нужд»;
приобретение товаров для нужд компании.

Нумерация

При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.

Сумма должна быть напечатана или вписана от руки?

В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.

Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.

Кто подписывает?

Форму КО-2 оформляет:

главный бухгалтер ;
бухгалтер или иной специалист предприятия (кассир), обозначенный главой компании распорядительным документом;
глава организации, если бухгалтер в штатном расписании не предусмотрен.

В расходном документе должны быть подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера (бухгалтера) или директор и кассир.

Если в компании бухгалтер не значится, то все кассовые операции и оформление ордеров ложится на плечи руководителя компании.

Дата составления РКО должна соответствовать дню выдачи денежных средств.

Нужна ли печать?

Штамп или печать организации на документе не ставится. Заполненные строки «основание» и «приложение» в бланке подразумевают наличие документации с печатью.

В связи с этим, документ и без печати наделен юридической силой.

Как исправить ошибку по закону?

Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.

Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантом исправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.

Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.

К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.

Составив новый РКО, вместо неправильного,предыдущий документ необходимо перечеркнуть и приложить к кассовой книге.

В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.

Также в кассовой книге перечеркивается неправильная запись, вместо неверных сумм вписывается правильное значение. Все внесенные поправки заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

При возникновении ошибок кассира в заполнении бланков, с него необходимо попросить объяснения в письменном виде, где должны быть обозначены причины допущения проступка. Это бумага позволит избежать конфликтных моментов с контролирующими органами.

Скачать бесплатно бланк и образец в формате word и excel

Скачать пустой бланк расходного кассового ордера форма КО-2 – word, excel.

Образец заполнения РКО:

на выплату отпускных — образец;

на взнос наличными в банк (оформление сдачи выручки) – образец;

как оформить РКО при оплате поставщику через кассу – образец;

РКО при увольнении – образец;

на выдачу зарплаты по ведомости;

на выдачу подотчета.

Образец РКО на выплату отпускных:

Образец РКО на взнос в банк:

Образец РКО при оплате поставщику:

Образец РКО при увольнении:

Выводы

Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег.

Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира. Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка.

Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке.

Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Источник

Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).

Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:

Внесение средств в уставный капитал;
Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
Возмещение ущерба сотрудником;
Реализация имущества, принадлежащего компании;
Возврат или поступление заемных средств;
Поступление денег со счета компании;
Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).

Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.

Порядок и способы оформления ПКО

Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.

Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.

Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:

сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
главный бухгалтер;
руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).

Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.

Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).

Оформление бланка производится:

1) Ручным способом.

2) На компьютере с последующей распечаткой:

в текстовом или табличном редакторе;

с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.

3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.

Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!

Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.

Для проставления оттиска печати могут быть использованы:

1) Основная круглая печать организации.

Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.

2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.

Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.

Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:

сверить все данные ордера;
проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
проверить наличие указанных приложений.

Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.

Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.

Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.

Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер

Унифицированная форма заполняется следующим образом:

В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).

ИП эти ячейки не заполняют.

Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).

По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:

51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
60 – поставщик вернул аванс;
62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
66 (67) – получены заемные средства;
73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).

«Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
«Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.

В строку «Основание» заносится содержание операции.
В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.

При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.

Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.

Образец заполнения приходного кассового ордера 2022

Взнос учредителя в уставный капитал

Возврат подотчетных средств

Возмещение ущерба виновным лицом

Получение денег из банка на выплату зарплаты

Заем ООО от учредителя

Оплата по договору от юридического лица

Розничная выручка у ИП

Торговая выручка ООО

Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка

За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст. 120 НК РФ:

На 10 000 – 30 000 рублей;
Или на 20% от неуплаченной суммы при занижении налоговой базы, но не менее 40 000 рублей.

Санкции за неправильное оформление ПКО не установлены, но бланк, заполненный с ошибками, могут приравнять к отсутствию документа.

Отсутствие квитанции ПКО у контрагента может привести к отказу инспекторов признать расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (единого налога при УСН). В такой ситуации контрагент понесет дополнительные расходы по уплате налога, штрафа и пеней.

Организация обязана хранить первичную документацию, в состав которой включается и приходный кассовый ордер, на протяжении 5 лет после окончания отчетного года.

Читайте более подробно: Форма КО-1

Источник