Прервать докладчика как пишется

Автор статьи: Судаков А.П.

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

• Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
• Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
• Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
• Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

По содержанию записки разделяют на:

• Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
• Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
• Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники. Если по каким-то причинам он отсутствует, то доводим до вашего сведения образец общего оформления документа. Изменяется только внутренняя часть записки в зависимости от характера содержания.

Внутренняя записка включает реквизиты согласно ГОСТу:

• полное наименование структурного подразделения или рабочего отдела, откуда поступает информация;
• дата составления документа;
• название документа;
• инициалы адресата;
• непосредственно сам текст;
• подпись составителя.

Название вида документа пишется большими прописными буквами, оно, может, находиться по центру или от границы левого поля.

Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются:

• полное наименование предприятия;
• место составления (географический адрес и наименование структурного подразделения);
• в левом верхнем углу ставят дату и номер регистрации документа. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;
• заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
• текст;
• инициалы составителя и занимаемая должность;
• подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
• номер телефона руководства.

Составить докладную имеет право каждый, кому выпала в этом необходимость, важно только знать, как составить правильно документ, чтобы ваши последующие действия не вышли за рамки закона. Это касается как обычных рабочих, так и отдела кадров в любой бухгалтерии. Документ – это как весомое подтверждение действий, в том что они были совершены обоснованно. Часто службы различных инстанций производят проверки государственных учреждений. Это необходимо для контроля правомерности денежного оборота бюджетных средств. Докладные записки в подобных ситуациях выступают серьезным обоснованием. А когда в компании было зафиксировано безосновательное начисление премии или, наоборот, удержание заработной платы, то на нее накладываются штрафные санкции.

В связи с, чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:

1. Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
2. Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.
3. Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства.
5. Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
7. Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.

Докладные записки на сотрудников

Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью. Если у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить. Как пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов — это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.

Записка о наказании работника составляется на основании его письменного объяснения, которое потом рассматривает вышестоящее должностное лицо. Когда виновник не хочет предъявлять объяснительную, на него составляют акт. Если на производстве произошел несчастный случай, то проводит расследование специальная комиссия, которая осуществляет экспертизу и передает дело в прокуратуру. После, результаты вносят в акт и вписывают возможные виды мер наказания. Как пример, кража: для того чтобы процедура увольнения была законной проводят расследование. В любом случае, задача докладчика при составлении докладной записки — описать только факты, без приукрашиваний, чтобы руководитель мог четко увидеть ситуацию. Часто объяснительные от работников считают удовлетворительными и выносят просто выговор, но если виновник не счел нужным написать объяснительную о прогуле или опьянении, его увольняют без разбирательств.

Из-за того, что оскорбление — это административное нарушение, то о написании докладной записки по факту оскорбления на рабочем месте, хочется рассказать отдельно. В этом случае составление документа предполагает взять во внимание ряд тонкостей обязательных к учету. Неуважительное отношение к коллегам влияет на качество работы системы, от этого возникает дестабилизируемая психологическая обстановка в коллективе отчего и теряется имидж организации. Различного рода угрозы пресекаются не только наложением штрафа, но и исправительными работами.

Чтобы пресечь нарушителя начальство должно быть оперативно поставлено в известность. Непристойное поведение на работе – недопустимый элемент во взаимоотношениях коллектива. В документ нужно внести не только подробное описание инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось. Стоит принять к сведению, что если руководство проигнорировало докладную об оскорблении и не приняло соответствующих мер, это карается административными штрафами.

Примеры «Докладные записки на сотрудников»

Если вы не знаете, как написать докладную записку на сотрудника, то образец представлен ниже:

1. Сначала пишем описание подразделения: «Аналитический отдел Института аграрных исследований».
2. После идет шапка документа: «Руководителю аналитического отдела Якову О.В. от старшего специалиста Матросова И.И.».
3. Пишем именование документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
4. Теперь излагается суть проблемы: «Довожу до вашего сведения, что старший специалист Матросов Иван Иванович 03.07.2016 явился на работу с опозданием на 3 часа. Объяснительную нарушитель не предоставил, а на просьбу ее составить ответил оскорблением. Так как подобные нарушения происходят часто, предлагаю принять соответствующие меры с вынесением выговора».
5. Ставится дата и подпись с расшифровкой.

Пример докладной записки по факту нарушения финансово-хозяйственной деятельности

Генеральному директору ООО «ВЕРШИНА»
Петрову Леониду Яковлевичу
Главного бухгалтера организации
Нестеренко Нины Дмитриевны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 67548,37 рублей (шестьдесят семь тысяч пятьсот сорок восемь рублей тридцать семь копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Семенова Александра Дмитриевича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.
Дата 08.11.2016
Подпись расшифровка.

Кроме того, докладные записки могут составляться на учеников, как мера воздействия, в воспитательных целях. Здесь документ составляет педагог директору или заучу учебного учреждения.

Например: О прошении перевода учащегося

Довожу до вашего сведения, что, несмотря на проведенные воспитательные беседы и общение с родителями, ученик 8а класса Сидоров И.И. продолжает нарушать дисциплину. 6 октября им было разбито окно в классе математики, а 7 октября был сорван урок химии.

В итоге остальные ученики, вместе с Сидоровым И.И. не могли получить знания. По этому поводу предлагаю рассмотреть решение педагогического совета о переводе Сидорова И.И. в другую школу.

Образец для составления докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении:

Отдел бухгалтерского учета
Начальнику ООО «ГРАЧ»
Ю. И. Иванову
Докладная записка
04.05.2016 №11
Об оскорблении на рабочем месте
Обращаю ваше внимание на то, что 03.05.2016 бухгалтер, Николенко Олег Павлович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и публично угрожал.

Прошу рассмотреть возможность привлечения Николенко О. П. к административной ответственности.
Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Ефремов Г. А.

толковый словарь

толковый словарь ушакова

толковый словарь ожегова

толковый словарь даля

энциклопедический словарь

академический словарь

орфографический словарь

словарь ударений

трудности произношения и ударения

формы слов

синонимы

тезаурус русской деловой лексики

идеография

ссловообразование

грамматический словарь

глагольная сочетаемость

полезные сервисы

 N

Типовые ошибки слабого Модератора

Работа профессионального Модератора

 1.

Мыслит в масштабах только очередного Доклада.

Мыслит как в рамках текущего Доклада / круглого стола, так – что важнее – циклом из нескольких Конференций и ситуацией в обсуждаемой отрасли.

2.

Не умеет либо не работает над созданием общей творческой атмосферы.

Создаёт творческую и доброжелательную атмосферу для совместной работы всех.

3.

Хочет понравиться собравшейся аудитории, в частном случае – противоположному полу…

Качественно выполняет работу для достижения общей цели Конференции – обмена профессиональным опытом и энаниями. А не личными эмоциями (да, они значимы, но в иных ситуациях…)

4.

Боится замечаний, предложений «с мест»  от Участников: «как бы чего не вышло…»

Стимулирует активность Участников, направляет её.

Если предложения Участников работают на главную цель Конференции – по возможности использует их на этом и/или следующем мероприятии.

5.

Стесняется / боится прервать Докладчика, исчерпавшего временной лимит своего Доклада, либо занявшегося саморекламой.

Чётко придерживается временного регламента (на руководимых мною Конференциях – с точностью до 1 минуты, каждая сэкономленная минута используется для общего дела – см. ниже).

Умеет вежливо, но твёрдо управлять регламентом. Не поступать так – значит не уважать Слушателей и следующего Докладчика.

6.

Формально (иногда – льстиво) представляет Докладчика аудитории.

Знакомит Докладчика с аудиторией во время предыдущего Доклада. Делается это, например, так:  Докладчик выходит на свой Доклад, а следующий – уже садится рядом Модератором в президиуме: это позволяет рассмотреть аудиторию, успокоиться и сэкономить 1 минуту общего времени на выход…

Указанная выше мера – дополнительная. Обычно Модератор первый раз представляет всех Докладчиков в самом начале работы Конференции / Секции.

7.

Не оставляет времени на вопросы к выступившему Докладчику от Слушателей, призывая их «общаться в кулуарах».

«Обмен опытом» концентрируется именно в дискуссии, которая начинается после Доклада. Да,  дискуссия может быть продолжена в кулуарах, но важно проговорить основные моменты при всех Участниках.

Замечу, что известный исследователь дискуссий С.И. Поварнин  полагал, что высший тип спора – это когда даже проигравший узнаёт истину…

8.

Не способен помочь Докладчику с развитием его разработки / исследования.

Задаёт сложные вопросы; предупреждает о методических ошибках (которые были и которые могут быть); предлагает новые возможные направления развития разработки / исследования,  – это важно услышать всем Слушателям от квалифицированного Специалиста.

9.

Не акцентирует внимание Участников именно на сильных по содержанию Докладах, обычно отделываясь резиновыми комментариями: «Ну, были высказаны разные мнения…»

Для «обмена опытом» важны не любые, а именно качественные по содержанию (а не только по форме) сообщения. На наших Конференциях я стараюсь ставить подобные Доклады перед кофе-брейками или перед обедом, и если удаётся сэкономить 05-10 минут – увеличиваю за их счёт время на вопросы Участников Авторам наиболее сильных Докладов.

Модератору полезно понимать разницу между «мнением» и «знанием», которую различал ещё Протагор, живший примерно за 500 лет до нашей эры.

10.

Ничего не предпринимает, если Докладчик «мекает» и «бекает», либо явно не готов к выступлению…

С.П. Капица, легендарный ведущий ТВ-передачи «Очевидное-невероятное», в традициях лучших семинаров физиков,  задавал собеседнику серию дробных вопросов. Да, это не всегда комфортно собеседнику, но обычно позволяло раскрыть объявленную тему для всех телезрителей.

Аналогично следует поступать и Модератору.

11.

Никак не помогает Докладчику в ходе его выступления.

Иногда, даже при наличии мультимедийной презентации, бывает полезно КРУПНО записывать на доске / флипчарте основные тезисы, иностранные термины, цифры – чтобы их могли увидеть и правильно переписать все Участники.

12.

Не «мониторит» собравшуюся аудиторию на предмет: есть понимание – нет понимания?

По комплексу психофизиологических индикаторов оценивает уровень понимания аудитории, и если какое-то принципиальное место ей явно непонятно, мгновенно останавливает Доклад и просит Докладчика пояснить сложный тезис…

13.

Слишком  много  говорит сам,  при этом тратит время  Докладчиков.

Пытается максимально раскрыть материал Докладчика.

14.

Не акцентирует внимание Участников на выводах Докладчика:

— что и как им делать;

— что и как  — лучше НЕ делать.

Хорошо понимает и соответствующим образом действует: выводы – главная часть Доклада!

15.

Не регулирует ход дискуссии, не модерирует вопросы Слушателей.

Проверено: если пустить процесс задавания вопросов «на самотёк» — драгоценное время будет использовано неэффективно, а дискуссия рискует превратиться в неконструктивные выяснения значений терминов, личных отношений, либо в монолог одного из активных Слушателей, решившего обратить внимание аудитории на себя…