Премного благодарна как пишется в деловом письме

В сло­во­со­че­та­нии «зара­нее спа­си­бо» сло­во «зара­нее» пишет­ся слит­но с при­став­кой за-, а меж­ду сло­ва­ми, его состав­ля­ю­щи­ми, в пись­мен­ной речи запя­тая не ставится.

В дело­вой пере­пис­ке, в лич­ном пись­ме прось­бу о помо­щи или об ока­за­нии какой-либо услу­ги в кон­це напе­ча­тан­но­го (напи­сан­но­го) тек­ста часто завер­ша­ют рас­хо­жей фра­зой, выра­жа­ю­щей бла­го­дар­ность, — «зара­нее спа­си­бо».

Как пишет­ся пра­виль­но «зара­нее спа­си­бо» или «за ранее спа­си­бо«, слит­но или раз­дель­но? Разберемся в этом, выяс­нив, что это сло­во­со­че­та­ние скла­ды­ва­ет­ся из двух слов, при­над­ле­жа­щих к раз­ным частям речи.

Правописание наречия «заранее»

Слово «зара­нее»  в рас­смат­ри­ва­е­мом выра­же­нии обо­зна­ча­ет вре­мен­ной про­ме­жу­ток и отве­ча­ет на вопрос: когда? По этим грам­ма­ти­че­ским при­зна­кам мож­но понять, что это сло­во явля­ет­ся само­сто­я­тель­ной частью речи наре­чи­ем. Оно обра­зо­ва­но от сло­ва той же части речи с помо­щью при­став­ки, но в нача­ле сло­во­об­ра­зо­ва­ния было одно­ко­рен­ное прилагательное:

• ран­ний — рано, ранее;
• ранее — заранее.

Изучив при­ста­воч­ный спо­соб обра­зо­ва­ние это­го сло­ва, дела­ем вывод, что рас­смат­ри­ва­е­мое наре­чие пишет­ся слитно.

Слово «за ранее» пишет­ся раз­дель­но в част­ных слу­ча­ях в зави­си­мо­сти от смыс­ла контекста.

За ранее выпол­нен­ное зада­ние спасибо.

Междометие «спасибо»

Второе сло­во «спа­си­бо» по про­ис­хож­де­нию отне­сем к меж­до­ме­тию. Междометие не явля­ет­ся ни само­сто­я­тель­ной частью речи, ни слу­жеб­ной. Слова этой части речи, нахо­дя­щей­ся особ­ня­ком в мор­фо­ло­гии рус­ско­го язы­ка, объ­еди­ня­ют лек­се­мы, выра­жа­ю­щие чув­ство или побуж­де­ние к действию.

Часть слов сре­ди меж­до­ме­тий явля­ют­ся фор­му­ла­ми рече­во­го эти­ке­та, например:

• все­го хорошего
• здравствуй(те)
• при­вет
• спа­си­бо
• пожа­луй­ста.

Примеры

Заранее спа­си­бо за ваше уча­стие в судь­бе боль­но­го ребенка.

Заранее спа­си­бо за вашу предусмотрительность.

За ранее спа­си­бо за вашу неоце­ни­мую помощь.

Запятая в словосочетании «заранее спасибо»

Часто воз­ни­ка­ет вопрос: а нуж­но ли отде­лить сло­во «спа­си­бо» запятой?

Акцентируем вни­ма­ние, что в сло­во­со­че­та­нии «зара­нее спа­си­бо» и дру­гих слу­ча­ях это эти­кет­ное сло­во упо­треб­ля­ет­ся в роли суще­стви­тель­но­го. Оно рав­но­знач­но выражениям:

• я гово­рю зара­нее вам (что?) спасибо;
• мне хочет­ся выра­зить вам зара­нее спасибо.

Особенно этот пере­ход в имя суще­стви­тель­ное заме­тен в сло­во­со­че­та­ни­ях «боль­шое спа­си­бо» и «огром­ное спа­си­бо», так как рас­смат­ри­ва­е­мое сло­во име­ет опре­де­ле­ния — при­ла­га­тель­ные сред­не­го рода един­ствен­но­го числа.

Приведём ана­ло­гич­ные сочетания:

• боль­шое спа­си­бо вам (тебе, ему, ей, им);
• огром­ное спа­си­бо всем;
• боль­шое спа­си­бо за помощь.

Все эти сло­во­со­че­та­ния со сло­вом «спа­си­бо» не тре­бу­ют поста­нов­ки зна­ков пре­пи­на­ния, так как оно высту­па­ет в роли суще­стви­тель­но­го и в таком кон­тек­сте не выде­ля­ет­ся запя­той. Если же оно явля­ет­ся эти­кет­ным, то есть меж­до­ме­ти­ем, то исполь­зу­ют­ся неко­то­рые пунк­ту­а­ци­он­ные зна­ки в зави­си­мо­сти от эмо­ци­о­наль­ной окрас­ки сообщения.

Сравним:

Спасибо, Софья Павловна, за поддержку!

Спасибо, я вам очень благодарен!

Большое спа­си­бо! До встречи!

Спасибо? И это всё?

Стоит ли применять словосочетание «заранее спасибо» в деловой переписке?

А теперь экс­курс в сти­ли­сти­ку рус­ско­го языка.

Обычно в дело­вых бума­гах, в кото­рых вос­тре­бо­ван официально-деловой стиль речи, исполь­зу­ют­ся фор­му­лы благодарности:

• выра­жа­ем вам (Вам) свою бла­го­дар­ность…;
• поз­воль­те (раз­ре­ши­те) выра­зить (боль­шую, огром­ную) бла­го­дар­ность…;
• боль­шое (огром­ное) спасибо.

Поэтому в дело­вой пере­пис­ке жела­тель­но не исполь­зо­вать рас­смат­ри­ва­е­мое сло­во­со­че­та­ние, кото­рое име­ет сти­ли­сти­че­скую окрас­ку раз­го­вор­но­го стиля.

А вот как счи­та­ют в сфе­ре биз­не­са, сто­ит ли поль­зо­вать­ся фор­му­лой «зара­нее спа­си­бо».

Никогда не закан­чи­вай­те дело­вое пись­мо сло­ва­ми «Заранее спа­си­бо»!

Написанное вами «Заранее спа­си­бо» в пись­ме с прось­бой может быть вос­при­ня­то вашим адре­са­том как оскорб­ле­ние. Точнее гово­ря, чело­век может посчи­тать, что ему:

1. либо при­ка­зы­ва­ют что-то сде­лать. Иными сло­ва­ми, чело­век еще не дал согла­сие что-то делать, а его уже бла­го­да­рят, вынуж­дая в свою оче­редь соот­вет­ство­вать этой бла­го­дар­но­сти. Просящий уве­рен, что его прось­ба будет выпол­не­на, и ему не важ­но, хочет испол­ни­тель это­го или нет.
2. либо после сде­лан­но­го его не соби­ра­ют­ся бла­го­да­рить (ведь зара­нее уже ска­за­ли спасибо).

Советуем завер­шать свое письмо-просьбу напри­мер так:

 — Спасибо вам, что рас­смот­ре­ли мою прось­бу (бла­го­да­ри­те в кон­це пись­ма пока толь­ко за то, что респон­дент потра­тил вре­мя и про­чи­тал вашу писанину).

— Я буду бла­го­да­рен за любую помощь, кото­рую вы мог­ли бы мне оказать.

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;


• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов:
«для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо
Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сопроводительное письмо студента к резюме пример. Мотивационное письмо VS Сопроводительное письмо. Мотивационное письмо часто не дочитывают

Не знаете, как правильно писать мотивационное письмо на стажировку, но хотите впечатлить комиссию и получить заветное место? Тогда к составлению достойного обращения, которое произведет желаемый эффект, лучше привлечь специалистов. Таким образом, Вам удастся избежать каких-либо ошибок или недочетов в тексте, а также не беспокоиться о соответствии структуры и оформления обращений имеющимся зарубежным стандартам.

Вам нужно лучшее мотивационное письмо студента? Мы готовы это обеспечить

Онлайн-школа английского языка EngForMe предоставляет услуги по написанию мотивационных писем студентов на стажировку. Благодаря наличию большого опыта, мы без каких-либо затруднений составляем грамотные, интересные и запоминающиеся обращения, а высокий уровень владения языком преподавателей обеспечивает безупречное речевое оформление текста. Наличие ошибок исключается, а сложные предложения и красивые обороты подчеркнут должную языковую компетенцию претендента на стажировку.

За рубежом мотивационное письмо для поступления в вуз является одним из важных факторов решения комиссии, а поэтому легкомысленное отношение к данному этапу недопустимо. Если Вы должное внимание уделите составлению этого обращения, то сможете избежать сложностей при последующих процедурах, связанных с получением желаемого места.

Качественно и недорого пишем мотивационные письма на стажировку за рубежом

Очевидно, что положительное решение комиссии относительно предоставления Вам места на стажировке предполагает постоянное общение и выполнение рабочих обязанностей исключительно на иностранном языке. Если Вы не уверены в своих знаний, то быстро и эффективно их можно усовершенствовать на наших

Сопроводительное письмо – это необходимость или модная тенденция? По этому поводу возникает много споров, так как многие соискатели считают, что резюме – это и есть основной документ при трудоустройстве. Так и есть, человек, у которого за спиной многолетний стаж работы, имеющий опыт и профессиональные навыки, просто уверен, что просмотрев его резюме, работодатель предложит ему работу. А что – же делать студентам и молодым специалистам, если со стороны работодателя приветствуется уже опытный и квалифицированный работник!

В западных странах – это давно уже не новшество, так как считается, что первым работодатель акцентирует свое внимание, именно на сопроводительном письме (сover letter). А самое главное, что сover letter, выступает дополнением к вашему резюме, а также является рекламой ваших личных качеств и амбиций.

Делаем вывод: сопроводительное письмо к резюме студента — это важный и необходимый момент при трудоустройстве.

Молодой специалист при составлении сопроводительного письма должен выразить работодателю свое стремление и огромное желание работать именно в этой компании.

На сегодняшний день установленного образца сопроводительного письма нет, но все – таки некоторые общепринятые правила необходимо соблюдать.

Начнем с самого главного. Сопроводительное письмо должно соответствовать деловому стилю переписки, размер его составляет не больше ½ листа формата А4.

Письмо обязательно пишите в уважительном тоне, не будьте навязчивы и слишком требовательны.

Не следует работодателя просить, чтобы он с вами обязательно связался, или указывать конкретную дату собеседования, будьте сдержанны.

Так как вы молодой и еще не опытный специалист, добавьте в своем письме, что готовы постоянно повышать свой уровень знаний и нарабатывать опыт, а так же повышать профессиональные навыки и качества.

Пример сопроводительного письма

Уважаемая Юлия Петровна,
ознакомилась с Вашим объявлением, которое опубликовано в газете «Сегодня». Меня заинтересовала вакансия бухгалтера.

На данный момент являюсь студенткой МЕГИ, форма обучения заочная. Летом будущего года получаю полное высшее образование по специальности «Учет и аудит», квалификацию бухгалтера.

С четвертого курса работаю помощником бухгалтера компании «Рассвет», в мои обязанности входит: помощь в составлении финансовой, налоговой и бухгалтерской отчетности, начисление износа основных фондов. Поэтому имею стаж работы 1,5 года.

Как молодой специалист, готова постоянно повышать свой уровень знаний, профессиональные навыки.

К работе отношусь ответственно и выполняю ее в полном объеме.

Любую дополнительную информацию о себе предоставлю при личной встрече.

Заранее благодарна Вам, надеюсь, мое резюме не останется без внимания.

С уважением, А.А. Кузнецова

Мой конт. телефон +7ххх –ххх –хх –хх, email- ____________________

Цель сопроводительного письма — кратко рассказать о себе и профессионально заинтересовать работодателя. Дело в том, что HR-специалисты сначала читают письмо и уже после этого смотрят ваше резюме. Поэтому сопроводительное письмо — это первое впечатление о вас, это ваша самопрезентация.

Информационный перегруз, огромное количество резюме на почте менеджеров по персоналу затрудняют поиск лучшего кандидата. Поэтому так важно презентовать себя эффектно, чтобы выделиться из серой массы «обыкновенных» соискателей.

Что компании хотят увидеть в сопроводительном письме

Чтобы экономить свое время и не тратить его на пустых кандидатов, компании часто требуют в сопроводительных писем студентов и выпускников вузов указывать специфичную информацию, иногда требуют просто наличие письма. Вот ряд примеров с сайтов вакансий:

Наличие сопроводительного письма обязательно. Циркулярные и пустые сопроводительные письма не рассматриваются (из вакансии преподавателя).

Укажите, пожалуйста, в сопроводительном письме какие у Вас есть достижения (из вакансии торгового представителя).

Просьба указывать в резюме или сопроводительном письме ссылки на портфолио (из вакансии конструктора 3D-моделей).

Просьба в сопроводительном письме указывать тип занятости и ближайшее метро (из вакансии мерчендайзера).

Просим вас указать интересующий ресторан в сопроводительном письме (из вакансии повара).

Убедительная просьба в сопроводительном письме указать зоны ответственности на предыдущих местах работы (из вакансии менеджера по продажам).

Однако если работодатель в вакансии не упоминает про сопроводительное письмо, его все равно лучше сделать. Так проще и эффективнее искать работу.

Структура сопроводительного письма студента

Отличия письма опытного специалиста и письма студента микроскопичны, но все-таки есть пара деталей, которым стоит уделить внимание. Итак, убедительное сопроводительное письмо студента необходимо выстроить из следующих блоков:

Приветствие
(желательно по имени).

Цель
или причина письма. Например: «пишу, т. к. нашел на сайте NNN такую-то вакансию» или «хочу в вашей компании делать то-то и то-то».

Ультракороткий рассказ о себе
(3-5 предложений). В этот объем нужно вместить все самое важное: опыт, навыки, знания.

Студент без опыта работы может в сопроводительном письме прямо указать отсутствие опыта и желание найти первую работу. Это кажется немного рискованным (вдруг сразу откажут), но зато вызывает сильное доверие к вам. Если откликаться на вакансию начального уровня, такой шаг оправдан.

Как еще создать доверительные отношения. Желательно написать, что вы студент N-го курса. Это сыграет вам на руку. Если работодатель не берет студентов в принципе, вы сэкономите ему время и нервы. Если же он откликнется на ваше письмо, значит вас уже почти взяли на работу.

Покажите, что у вас есть свободное время и возможность работать
(одним предложением). Это своего рода игра на опережение. Студентам вопрос о свободном времени задают почти всегда, а вы на этот вопрос ответите сразу.

Почему хотите попасть в данную компанию
(1-2 предложения). Блок необязательный, но желательный. Здесь важно написать именно про компанию, а не про вакансию! Работодатели ценят в людях лояльность и осознанный выбор.

Многие могут рассказать, почему они хотят работать в Гугл. Это правдивые, вдохновляющие рассказы со вздохами и мягкими глазами. Вы же попробуйте отыскать в выбранной вами компании что-то вдохновляющее, чтобы не писать пустые, выдуманные фразы про сферическую любовь к компании N.

Контакты для связи
.

Пример сопроводительного письма студента

Приведу еще один образец сопроводительного письма выпускника или студента — почти идентичный предыдущему, но упрощенный и сокращенный.

Участие в волонтёрских проектах, учёба или практика за границей, получение гранта для научного исследования — куда бы вы ни отправляли заявку, в качестве дополнения вам понадобится написать мотивационное письмо, или Personal Statement. Но не стоит воспринимать этот обязательный пункт как очередное испытание.

Грамотно составленное мотивационное письмо играет ключевую роль при отборе кандидатов. Это ваш шанс дополнить информацию по самым важным позициям в : о вашем образовании, опыте, намерениях и целях.

Лайфхакер делится секретами, которые помогут так рассказать о себе на одной странице А4, чтобы ваша кандидатура выгодно выделялась из сотен или даже тысяч соискателей.

1. Мотивационное письмо должно быть вашим

Письмо, сопровождающее вашу заявку, должно быть особенным, поэтому не пытайтесь использовать чужие мысли и подстраивать их под себя. Стоит ознакомиться с примерами, но не более. При составлении придерживайтесь стандартной структуры: вступление, основная часть, заключение.

Представьтесь, расскажите в двух предложениях о себе, но не переписывайте резюме, особенно если оно входит в пакет документов. Идеально, когда первые абзацы сразу удерживают внимание. В основной части сделайте акцент на выбранной программе и вашей мотивации.

Напишите о ваших целях и о том, как участие поможет вам их достичь.

Впишите свои цели в глобальный контекст, укажите, чем ваше участие в программе может быть полезно вашей стране, университету или фирме. А затем расскажите о ваших способностях, чтобы доказать, что вы не только хотите, но и можете достичь желаемого.

В заключении стоит упомянуть, чем вы можете быть полезны фонду или организаторам программы или почему разделяете их ценности и хотите быть в их команде. Это поможет понять, зачем нужно инвестировать именно в вашу кандидатуру. Завершите письмо коротким рассказом о ваших планах после обучения или практики: как вы станете реализовывать .

Пишите о себе только правду. Проверьте, что вы полностью подходите по указанным критериям отбора, и будьте уверены, что вам действительно нужно участвовать.

2. Письмо должно соответствовать программе, на которую вы подаёте заявку

Внимательно прочитайте требования учебной программы или стажировки. Убедитесь, что письмо отражает ваш искренний интерес.

Представьте, что вас уже выбрали: какие курсы станете посещать? Как программа поможет раскрыть ваш потенциал?

Если вы подаёте заявку на обучение в разные университеты, то и мотивационное письмо должно быть каждый раз новым. Даже если специальность одинаковая, структура курсов или сфера научных исследований может значительно отличаться.

Комиссии нужно понять, почему вы заинтересованы в участии, как данная программа поможет вам стать лучше и почему ваш выбор не случаен. Вполне возможно, ваши планы изменятся, когда вы получите грант. Но подробное описание доказывает, что вы подходите к выбору осознанно, а не просто хотите воспользоваться преимуществами участника.

3. Письмо должно выделяться

Теперь ваша задача — доказать, что вы тот самый кандидат. Вы можете иметь бесконечно длинные списки достижений и обладать серьёзным опытом, но перед комиссией сотни заявок и очень мало времени. Чтобы она захотела изучить вашу заявку детально, нужно её в этом убедить.

Простого перечисления навыков и намерений недостаточно: продемонстрируйте ваше огромное желание участвовать, вашу страсть к выбранной сфере. Расскажите, что вам меньше 25, а вы уже получили второе образование, участвовали в международных проектах.

Позвольте вашим недостаткам стать достоинствами.

Например, если вы не стажировались за рубежом, это также можно использовать в свою пользу: вернувшись после участия в программе, вы будете другим человеком, более открытым и гибким.

Подкрепите ваши сильные стороны конкретными примерами. Если вы пишете, что готовы усердно работать, упомяните ваш самый успешный проект. Главное, чтобы ваши аргументы последовательно убеждали комиссию: весь накопленный опыт будет очень полезен именно в данной программе. Пишите кратко и логично, избегайте шаблонов: пусть текст будет вашим, это сделает его живым и запоминающимся.

4. Мотивационное письмо должно быть дипломатичным

Многие фонды и организации, выдающие гранты, принадлежат какой-либо политической партии или продвигают определённые ценности. У каждого человека есть своё мнение, и организаторы его безусловно оценят.

Однако в мотивационном письме не стоит резко выражать свои взгляды или занимать крайние позиции по острым вопросам.

Дискутировать с организаторами и другими участниками вы сможете, когда станете участником программы. Кто знает, может быть, ваши взгляды ещё изменятся? А вот знакомство со спецификой организации, её миссией и проектами, может помочь вам понять, какой именно человек требуется для этой программы, и стать им.

5. Составление успешного письма требует времени

И ещё один важный секрет: не оставляйте написание письма на последние дни до дедлайна, иначе страх не успеть не даст вам сосредоточиться на содержании и сконцентрироваться на работе. Будьте уверены: за один вечер, вы, скорее всего, ничего хорошего не напишете. Вам может понадобиться дополнительное время, чтобы отредактировать письмо или вовсе его переписать. Вдохновение обязательно посетит вас, стоит только .

Письмо написано? Отложите его ненадолго, а после проверьте себя, ответив на несколько вопросов.

1. Сформулировал ли я кратко и понятно, куда именно я подаю заявку, какое место хочу получить?
2. Смог ли я доступно объяснить свою мотивацию? Почему я хочу участвовать, как выбранная программа расширит мои личные и профессиональные перспективы?
3. Можно ли понять из моего письма, что отличает меня от других кандидатов?
4. Достаточно ли конкретны и кратки примеры, которыми я подкрепляю свои достоинства?
5. Какое впечатление оставит моё письмо обо мне?
6. Есть ли в письме грамматические, синтаксические, фактические и иные ошибки? Нет ли расхождений с резюме?

Если вы переживаете, что недостаточно объективны к себе, попросите кого-то из ваших друзей взглянуть со стороны. Может быть, вы найдёте контакты людей, которые уже участвовали в данной программе. Попробуйте расспросить их об особых требованиях к соискателям и других подводных камнях.

Делитесь в комментариях своим опытом и секретами написания мотивационных писем. Какую роль в вашей судьбе сыграло мотивационное письмо?

Мотивационное (или сопроводительное) письмо – это дополнительное сообщение, которое сопровождает отправку резюме работодателю. В названии документа содержится его смысл: данным сообщением кандидат сообщает о собственных мотивах, побудивших его обратить внимание именно на этого работодателя и конкретно на данную вакансию.

Правильно составленное письмо должно содержать аргументы, почему именно этот кандидат будет интересен работодателю.

Подготовка к составлению мотивационного письма

Чтобы готовый документ дал ожидаемый результат, следует внимательно изучить вакансию, найти информацию о компании, ее перспективных планах. Далее соотнести добытую информацию с развитием вакантной должности и оценить себя на этой должности в этой компании. Составьте набросок текста по предлагаемому плану:

1. Выделите, какие ваши знания, навыки, опыт будут особенно интересны представителю работодателя. Выберите для текста не более 3 характеристик. Запишите их.
2. Сформулируйте одним предложением, почему вас заинтересовала данная позиция. Составьте несколько вариантов для дальнейшего выбора.
3. В одном предложении убедите работодателя в том, что он именно вам должен отдать эту вакансию.

Составление документа

Любое письмо начинается с приветствия. Хорошо, если это будет не безликое обращение «господин / госпожа рекрутер», а с указанием фамилии, имени. Имя специалиста, ответственного за работу с кандидатами, можно узнать из текста вакансии (обычно указывается контактное лицо, его адрес и телефоны).

В следующем предложении необходимо представиться и описать предмет сообщения.

В следующем абзаце изложить информацию о своих приоритетных характеристиках.

Следующий абзац – предложение из третьего блока подготовительного плана.

Завершить письмо необходимо также лаконично и емко. Поблагодарите получателя письма за внимание и выразите надежду на заинтересованность в вашей кандидатуре. Нелишним будет указать контактный мобильный телефон.
Составленный документ прочтите внимательно. Исключите наличие грамматических, синтаксических и стилистических ошибок. Оставьте документ на 30–40 минут, затем перечитайте его еще раз. Если захотелось что-то исправить, внесите корректировки. Опять оставьте текст на полчаса и затем прочтите еще раз. Нравится? Отправляйте адресату вместе с резюме.

Пример мотивационного письма

Рекомендуем также

Как оформить сопроводительное письмо — Образец правильного оформления

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

• Вступление, в котором указывается заглавие письма, его цель, обращение к адресату;
• Ключевая часть, в которой содержится описание основной мысли письма;
• Завершение, где указаны реквизиты отправителя – его должность, ФИО, подпись.

Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:

• сопроводительные письма к документам включают в себя список документов, которые отправляются;
• текст письма к резюме должен заинтересовать работодателя;
• текст письма к торговой пропозиции – привлечь внимание покупателя.

Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.

Как правильно оформить сопроводительное письмо стилистически, помогут советы:

• Список отправленных документов должен быть в единственном числе – либо в тексте письма, либо в приложении;
• Письмо и сопутствующие бумаги к нему отправляются одним способом – либо на бумаге, либо в электронном виде;
• Название «сопроводительное письмо» не пишут, используют заглавие «О направлении…».

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.

При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:

• В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
• Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
• После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
• Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
• В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
• Затем следуют отметки о приложениях;
• Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.

Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.

Образец оформления сопроводительного письма

Должность
Название фирмы
ФИО
Дата исх.N

Уважаемый(ая)________________!

Направляем Вам _________________ документы (название документа, его номер и дата) с ______ (указываются приложения). Далее указывается инструкция, что необходимо выполнить с этими документами.

Приложения:

В пронумерованном списке указывают названия документов, количество экземпляров и общее количество листов.

Должность отправителя ________

Подпись ________________

Инициалы, фамилия _______________

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

• В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
• Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
• Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
• Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
• Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
• В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

• Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
• Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
• Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

Добрый день, уважаемый(-ая) ___________ имя, отчество!

Рада приветствовать Вас фирма (название фирмы), далее повествуется о роде деятельности фирмы. Отправляем на Ваше рассмотрение условия нашего с Вами партнерства.

Наше предложение:

• Перечисление основных характеристик предложения.
• В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
• Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

С уважением,
Должность отправителя
Фамилия, имя

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Сопроводительное письмо к резюме. Пример, образец

«Пишите письма»

Далеко не все российские менеджеры по подбору персонала «избалованы» качественными сопроводительными письмами от соискателей. Необходимость прикреплять к резюме Cover Letter — короткое сообщение, адресованное кадровому специалисту, — уходит корнями в западные традиции делового общения. «Встречают по одёжке», — говорят в России, и грамотно составленное письмо к резюме поможет наладить контакт с рекрутером задолго до интервью на собеседовании.

Иногда рекрутинговые сайты предлагают готовый шаблон для отправки подобных сообщений работодателю. Правила делового этикета автоматически соблюдены, но формальный текст не несёт в себе полезной информации для кадровика и никак не выделяет соискателя из огромного числа претендентов на должность. Часто люди просто не представляют, как правильно написать сопроводительное письмо к резюме. В итоге менеджер по подбору персонала получает в сопроводительном письме лишь краткое изложение трудовой деятельности кандидата.

Внимание! Сопроводительное письмо – это ваша самопрезентация, в которой нужно соотнести ваши знания и умения с требованиями к вакансии, а не пересказ резюме.

В помощь соискателям – советы от Алёны Владимирской, карьерного консультанта:
 

С чего начать

Общий план сопроводительного письма включает:

1. Приветствие
2. Ваши преимущества
3. Заключительная часть

Составляя сопроводительное письмо, вы обращаетесь к конкретному человеку. Следуйте несложным правилам вежливости: поприветствуйте собеседника по имени и, если указано, отчеству.

Пример допустимого обращения: «Здравствуйте, Иван Петрович!»; «Анастасия, добрый день!»; «Уважаемая Наталья Петровна!». Если имя сотрудника вам неизвестно, напишите просто: «Здравствуйте!» или «Добрый день!».

Старайтесь избегать неформальных обращений даже при условии, что должность, на которую вы претендуете, требует креативности и непосредственности. Лучше удивлять кадровика не смелостью формулировок, а соответствующим портфолио. Фраза «Доброго времени суток!» также негативно воспринимается некоторыми рекрутерами.

Если вы отправляете резюме на электронную почту, укажите источник, из которого получили информацию о вакантной должности. Пример: «На сайте Вашей компании я ознакомился с объявлением об открытой вакансии на должность менеджера по продажам»; «Ведущий инженер отдела прочности и динамики, Илья Дементьев, сообщил мне о том, что в Вашу организацию требуется инженер-конструктор 1 категории», «Меня заинтересовала вакансия бухгалтера НИИ «МИР», опубликованная в газете «Город».

Онлайновые ресурсы для поиска работы предоставляют возможность оперативно отправить сообщение рекрутеру, поэтому необходимость в ссылке на источник информации отпадает. Сразу после приветствия вы можете написать: «Прошу рассмотреть моё резюме на должность администратора. Несколько слов о моём соответствии требованиям, указанным в описании вакансии».

«Презентация для лифта»

Так называют аннотацию (речевую или текстовую), способную представить проект (или человека) в максимально выгодном свете за время поездки на лифте – примерно 30 секунд. Термин этот чаще всего описывает презентацию руководителя стартапа перед инвестором с целью получить финансирование. Можно сказать, что рекрутер является для вас тем же инвестором. И время чтения каждого резюме или сопроводительного письма у него строго ограничено. Ваша задача – увеличить информативность и ценность второй части сопроводительного письма, сохраняя лаконичность.

Не спешите отправлять резюме, едва прочитав название вакансии с подходящей должностью. Внимательно изучите каждую строчку объявления. Это и есть шаблон, по которому следует составить текст сопроводительного письма. Желательно, чтобы по каждому пункту вакансии вы написали краткий, но содержательный комментарий о своих навыках и возможностях.

Важно! Читайте описание вакансии внимательно, чтобы не упустить детали.

Так, в одно довольно обширное объявление о поиске сотрудника была включена фраза: «Если Вы читаете этот текст, напишите в начале сопроводительного письма дату его отправки рекрутеру». Соискатели, небрежно ознакомившиеся с вакансией, отсеиваились моментально. Конечно, не все менеджеры по подбору персонала используют такие методы. Однако данный совет поможет вам, даже если вы отправляете сопроводительное письмо к резюме, не имея должного опыта работы.

Пример:
«Я прочитал требование об опыте работы в сфере рекрутмента от года до трёх лет. Официально я не работал по профессии, но у меня имеются рекомендации по результатам двухмесячной стажировки в должности ассистента по подбору IT-персонала. Я хочу продолжить развиваться в этом направлении, посетил специализированные тренинги и курсы. Знаю английский язык на разговорном уровне, могу свободно общаться с экспатами».

Кандидат с опытом работы увеличит свои шансы на получение желаемой должности, если выразит свои успехи в числах (там, где это возможно). Это может быть информация о количестве подчинённых, реализованных проектов, закрытых вакансий в месяц и т.д. Не пишите такие общие фразы, как «ответственный», «коммуникабельный». Ведь хороший работник по определению обладает этими качествами. Дополните письмо фактами, раскрывающими особенности вашей карьеры. Избегайте лести рекрутеру или компании.

Заключение

Примерный объём сопроводительного письма – 3 небольших абзаца. В конце напишите несколько строк о том, что готовы к личной встрече, и попрощайтесь, используя правила деловой переписки.

Пример:

«Готов ответить на Ваши вопросы. Связаться со мной можно по телефону … с 9 до 19 ч.

С уважением,

Максим Петров».

Образец сопроводительного письма к резюме бухгалтера:
«Здравствуйте, Александр! Из публикации я узнала, что вы находитесь в поисках сотрудника, способного руководить группой бухгалтеров. Возможно, компании будет полезен мой 6-летний опыт работы в этой сфере:

1. Ведение участка «Расчёт заработной платы» — 400 человек. Периодическое замещение отсутствующих коллег, в т.ч. заместителя главного бухгалтера. Опыт самостоятельного ведения всех участков – 3 года. Последние 1,5 года – куратор новых сотрудников (2 человека).
2. Окончила в 2010 году Академию бюджета и казначейства по специальности «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит». Раз в год повышаю свою квалификацию на специализированных курсах; несколько раз в год – на семинарах/вебинарах. Английский – Upper-Intermediate.

Получить подробную информацию можно, связавшись со мной по телефону … . Буду рада предложениям о сотрудничестве

​С уважением,

Мария Иванова».

Детали

Важно! Не забудьте про правила орфографии и пунктуации.

Составляйте простые фразы, ищите синонимы часто повторяющимся словам, убирайте из текста не относящуюся к требованиям вакансии информацию – и у вас получится составить краткое, но содержательное сопроводительное письмо.

​

Post Views: 351

Три секрета написания классного сопроводительного письма

Всем известно, что порой для того, чтобы найти глубоко спрятавшиеся неточности или некрасивые формулировки в тексте резюме или сопроводительного письма, необходимо дать его прочесть кому-то другому, т.к. взгляд со стороны более свеж и не замутнен. Возможно, у вас идеальная презентация, но где-то в названии бывшего работодателя закралась ошибка. А может быть, в вашем чудесном сопроводительном письме прячется слово-паразит?

Однако порой попросить перечитать плоды вашего интеллектуального труда попросту некого. К примеру, бывшие коллеги заняты, да и неудобно их просить об этом, а родственники не слишком разбираются в специфике работы. А может быть, вы просто никому еще не сообщали о том, что ищете работу и не хотите это афишировать. Как же быть в такой ситуации? Подготовьте все тексты, предназначенные для работодателя, а затем воспользуйтесь приемами, о которых поговорим ниже.

Попробуйте прочесть письмо как бы со стороны

Вам нравится эта вакансия, и вы уверены, что имеете полное право на нее претендовать. И это прекрасно, но нередко такое чудесное совпадение мешает вам увидеть узкие места своего текста. К примеру, вы умеете налаживать контакты даже с самыми непростыми партнерами или владеете несколькими языками, но описывая свою кандидатуру коротко и сухо, вы лишаете работодателя возможности узнать обо всех ваших достоинствах. Если вы не напишете о своих умениях, то рекрутер сам не догадается о том, что они у вас есть. Более того, важно написать об этом так, чтобы читателю было интересно, а сами ваши преимущества отложились в его памяти.

Попробуйте раскрыть свои таланты более полно, приводите конкретные примеры того, как именно проявляются они в рабочих ситуациях. К примеру, вместо сухого «коммуникабельность» напишите о том, что на предыдущей работе вам доверили участок, предусматривающий общение с самыми важными и сложными клиентами за вашу способность договариваться. Кроме того, вы можете указать на то, что руководили каким-либо проектом или организовывали корпоративные мероприятия или писали тексты для публичных выступлений своего руководителя. Все это стоит того, чтобы сообщить об этом.

Задайте себе вопрос: каким бы увидел вас посторонний человек, прочитав ваше повествование? Узнал бы он насколько вы подходите для данной должности из вашего текста?

Не бойтесь выходить за рамки

Этот совет можно встретить практически везде: не бойтесь рисковать и использовать новые и нестандартные решения. Вам стоит отойти от привычных и надоевших кадровикам формулировок и приветствий. Придумайте что-то необычное, однако не стоит также переходить рамки приличия. Здесь можно провести аналогию со специями, которые при добавлении в блюдо в небольшом количестве, придают ему особый вкус и аромат. Но если их засыпать слишком много, то есть такое блюдо будет просто невозможно.

Сначала вы можете написать все, что придет вам в голову, совершенно ничего не боясь и не опасаясь. Просто вспомните о том, что вы совершенно не обязаны отправлять рекрутеру то, что у вас получится. Такой подход освободит вас от лишнего стеснения и позволит включить фантазию. Не стоит пользоваться подготовленными формами на сайтах поиска работы или шаблонами сопроводительных писем и резюме. Откройте белый лист в текстовом редакторе, вспомните все то хорошее, что может охарактеризовать вас как профессионала и надежного человека и запишите все это в ваше письмо.

Если ваша работа связана с составлением каких-то текстов, к примеру, рекламных объявлений или коммерческих предложений, то вместо сопроводительного письма вы можете составить пример такого текста. Это будет выгодно отличать вас от остальных кандидатов, и работодатель наверняка обратит на это внимание.

Не бойтесь рисковать, фантазировать, вставлять в описание случаи из жизни и яркие примеры ваших побед. Не бойтесь немного выйти за сухой формат делового общения. Напишите новое письмо, которое было бы намного смелее и ярче того, что вы написали сначала. А затем возьмите оба текста и объедините их, сконцентрировав только самое лучшее.

Пользуйтесь стандартными советами

Первое – обязательная и тщательная проверка текста на предмет орфографических и пунктуационных ошибок попросту необходима. Грубые ошибки способны испортить впечатление даже от идеального письма.

Второе – распечатайте текст. В печатном варианте найти ошибки намного проще, чем на экране монитора. Если у вас нет дома принтера, то возможно есть смысл отправиться в интернет-клуб и распечатать его там.

Третье – прочтите текст вслух. Когда вы быстро пробегаете письмо глазами, часть текста может просто выпасть из вашего поля зрения. Прочтите текст достаточно громко и четко, это позволит вам найти такие неточности и стилистические ошибки, которые кардинально изменят общий образ текста.

На самом деле составление сопроводительного письма – это не бессмысленное занятие. Кадровики читают их для того, чтобы за короткий промежуток времени оценить соискателя и сделать вывод о том, стоит ли его кандидатура внимания или нет.

В то же время, если вы потратили на подготовку такого письма пять-десять минут, лучше не отправляйте его. Для того чтобы подготовить действительно качественный текст, способный решить ту задачу, ради которой он составляется, вам необходимо потратить определенное время и силы, но результат превзойдет все ваши ожидания.

27 июля 2015

Другие новости

  Три секрета написания классного сопроводительного письма

   27 июля 2015

  Секреты успешного управления молодыми сотрудниками

   24 июля 2015

  20 фраз, которые понравятся вашему начальнику

   21 июля 2015

Как написать сопроводительное письмо | Бизнес-школа LABA (ЛАБА)

Никогда не ограничивайтесь отправкой резюме. Хорошее сопроводительное письмо выделит вас из десятков кандидатов.

В 2020 году 83% опрошенных ResumeLab эйчаров отметили, что сильный cover letter поможет попасть на собеседование даже при слабом резюме.

Карьерный консультант и employer-brand-менеджер ОККО Елена Кириченко подчеркивает, что конкуренция на рынке труда возрастает: кандидатов много, вакансий — мало.

Елена: «Например, на вакансию руководителя ресторана в Киеве за последний месяц мы получили 436 откликов. Функция сопроводительного письма — выделить вас среди других кандидатов и заинтересовать рекрутера открыть резюме. Поэтому сопроводительное письмо актуально как никогда. Рекомендую писать его при всех откликах на вакансии».

Вместе с Еленой рассказываем, как писать сопроводительное письмо, чтобы вас заметили.

Пишите письмо отдельно к каждой вакансии

Сопроводительное письмо — это то, что может повлиять на решение о собеседовании. Cover letter показывает, как вы излагаете мысли, знаете ли свои сильные стороны для желаемой должности и понимаете ли, чем занимается компания.

Дублировать сопроводительные письма нельзя. Опытный рекрутер сразу поймет, что вы отправляли этот же текст другим работодателям. В нем не будет деталей о выборе именно этой компании и должности.

Не дублируйте свое резюме

Не пересказывайте то, что работодатель и так прочтет. Компетенции на прошлых должностях, знание трех языков, образование — все это есть в резюме. Расскажите только о том, что важно для этой вакансии.

Например: «Я работаю продакт-менеджером уже 8 лет. Последние 5 — на рынке travel-компаний. Я запускал новые продукты и знаю, как их развивать. Я смогу использовать все свои знания на должности Senior Product Manager в вашем travel-стартапе, чтобы вывести продукт на следующий уровень. Поэтому обратил внимание на вашу вакансию».

Добавьте приветствие

Обычно в описании вакансии указывают контактное лицо. Поприветствуйте этого человека по имени в начале письма. Перед отправкой проверьте, верно ли указали имя.

Личное обращение расположит к вам рекрутера и будет гарантией, что ваше письмо дочитают. Приветствие покажет, что вы внимательны к деталям.

Придерживайтесь структуры

Елена: Сопроводительное письмо не должно быть объемным. Оптимально —1/3, максимум — до половины страницы А4 (с учетом абзацев).

Что и в каком порядке писать:

• Приветствие, желательно — персонализированное.
• Откуда узнали о вакансии (опционально).
• Почему вас заинтересовала вакансия/сфера/компания.
• Почему компании нужно рассмотреть вашу кандидатуру.
• Ваши контакты.

Все остальное — лишнее.

Используйте tone of voice компании

Посмотрите, в каком ключе подано описание вакансии, как работодатель пишет посты в соцсетях. Если компания не обращается к соискателю или клиентам на «ты», не начинайте письмо с «привет». И наоборот, если устраиваетесь в стартап, где вся коммуникация неформальная, не пишите «вы» и «здравствуйте».

Забудьте о шаблонах

Опытный пользователь ПК, коммуникабельный, командный игрок — забудьте об этих фразах. Это общие слова, которые ничего не говорят рекрутерам уже много лет. Сопроводительное письмо должно рассказывать о вас, выделять из десятков других соискателей.

Штампы и шаблонные фразы покажут, что вы написали cover letter за 5 минут и у вас слабая мотивация. Работодатель ничего не узнает о ваших сильных сторонах и знаниях, важных для рынка.

Представьте, что рассказываете о себе в разговоре

Письмо будет читать реальный человек. Помните об этом и не пишите слишком сухо. Говорите о своих сильных сторонах так, будто общаетесь с другом.

Елена: Изучите вакансию, проанализируйте свой опыт и кратко опишите, чем вы за счет бэкграунда, навыков и компетенций сможете быть полезны на этой позиции работодателю.

Расскажите, почему эта вакансия интересна

63% HR-специалистов, по данным того же опроса ResumeLab, считают, что сопроводительное письмо объясняет, почему человек хочет присоединиться к компании.

Покажите свое желание работать в компании, расскажите, почему вам нравится продукт и должность. Например, «Я с детства обожаю читать. Книги всегда были для меня источником вдохновения, и я хочу помогать другим людям делать правильный выбор. Поэтому меня заинтересовала вакансия продавца-консультанта в вашем магазине».

Добавьте пару фраз, показывающих, что вы не первый раз слышите о компании. Даже если на самом деле это не так. Просто зайдите на ее сайт, погуглите информацию о руководителях, найдите их колонки и статьи, где упоминается продукт.

Покажите цифры

Компании важны не просто слова, а ваши реальные достижения на прошлом месте работы. Расскажите о них, используя конкретные цифры.

Например, о том, что за время работы продажи выросли вдвое, количество рекламодателей — в 3 раза, удалось повысить посещаемость сайта на 20%. Или о том, что вы управляли командой из 10 человек, вели 5 клиентов, взяли 50 интервью. Реальные показатели добавят вес вашим словам.

Бонус: пример сопроводительного письма от Елены

Отклик на вакансию куратора онлайн-курсов LABA.

Елена: Сейчас я занимаю должность, нецелевую для позиции. Поэтому в сопроводительном письме описала более подробно релевантный опыт, даже тот, который не является частью профдеятельности. Например, кураторством я занимаюсь на волонтерских началах.

Добрый день, Екатерина!

Меня зовут Елена Кириченко. Увидела вакансию куратора образовательных курсов Laba на вашем сайте и сразу решила откликнуться.

Чем мой опыт может быть полезен на этой должности?

Я куратор онлайн-курса обучения карьерных консультантов. Мои обязанности в этой роли — организация онлайн-мероприятий, сопровождение студентов на всех этапах обучения, ответы на вопросы участников процесса.

Я хорошо понимаю специфику обучения взрослых, так как более 3 лет работала менеджером по обучению и закрывала весь цикл задач:

• снятие потребности
• разработка учебных программ
• защита концепции у заказчиков
• проведение обучающих мероприятий (лекций, тренингов, курсов)
• анализ эффективности обучения

Также участвовала в создании дистанционных курсов и циклов вебинаров для сотрудников.

Почему для меня эта позиция интересна?

Я обожаю сферу образования. Как и вы, я уверена, что за онлайн-обучением будущее. В списке профессиональных курсов и тренингов, которые я прошла в 2020, более 25 пунктов ?

Давно слежу за LABA и являюсь вашим студентом. Осталась очень довольна результатом обучения на курсе «Магия PowerPoint».

Буду рада познакомиться лично. Мое резюме — во вложении.

Контакты для связи…

Хорошего дня!

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Как оценить прибыльность очередной гениальной бизнес-идеи

Стоит ли воплощать задумку в жизнь: 5 подсказок для бухгалтера.

Как защитить деньги бизнеса от нечестных сотрудников

Топ-5 ситуаций, в которых предприниматели сами провоцируют кражу.

Чего клиенты хотят от служб поддержки в 2021

Омниканальность, ответ не дольше 30 минут и интернет вещей — новая реальность support-отделов.

Сопроводительное письмо к резюме — как его составляют

Сопроводительное письмо — необходимое дополнение к любому резюме, которое пересылается по электронной почте.

Правильно комментируя файл, соискатель решает сразу четыре задачи:

• здоровается и представляется, соблюдая элементарные правила вежливости;
• обосновывает свое желание трудоустроиться на конкретную должность;
• в удобной для восприятия форме сообщает свои контактные данные;
• показывает потенциальному работодателю, что действительно интересуется вакансией, а не просто шлет информацию о себе на всякий случай.

Содержание сопроводительного письма

Помимо обращения к адресату и вашего номера телефона письмо должно содержать указание:

• источника информации о вакансии;
• причин, по которым работодателю следует обратить внимание на вашу кандидатуру.

При составлении послания старайтесь не отклониться от официально-делового стиля. Фразочки вроде «доброго вам времени суток» оставьте для дружеской переписки.

Избегайте шаблонов. Пафосные слова о креативности, обучаемости и желании развиваться давно навязли у работодателей в зубах. Высказывайтесь конкретно, по существу.

Перечисляя свои достоинства, не увлекайтесь. Сопроводительное письмо — отнюдь не то же самое, что резюме; его максимальный объем —  пара-тройка коротких абзацев.

Основные правила оформления

В верхней строке поименно поприветствуйте лицо, к которому вы обращаетесь (если объявление, на которое вы откликаетесь, безлично, просто поздоровайтесь).  Сделайте пробел, и через строчку напишите основное содержание. При необходимости делите этот блок текста на абзацы. Потом — опять же через строку-пробел — подпишитесь и укажите свои контакты.

Внимательно отнеситесь к проверке орфографии и пунктуации. Одна глупая опечатка или допущенная по недосмотру ошибка может настроить вероятного работодателя против вас (кому нужны неграмотные сотрудники?)

Важная деталь: сопутствующий текст ни в коем случае нельзя писать прямо в файле резюме или в виде вложения, которое нельзя прочесть без предварительного скачивания.  Заполняйте место в «теле» электронного сообщения.

Заметим, что сопроводительное письмо полагается составлять и тогда, когда нужно отправить документы в распечатанном виде. В подобном случае его шлют на отдельном бланке.

Пример сопроводительного письма

Добрый день, Анастасия!

Меня заинтересовала вакансия продавца-консультанта, объявление о которой Вы разместили на сайте www.rabota-naiti.ru.

Предлагаю себя в качестве претендента на эту должность, так как имею успешный опыт работы сфере продаж — на протяжении предыдущих пяти лет я был продавцом-консультантом в торговом комплексе «Гранд» города Химки. Вопрос о трудоустройстве стал для меня актуальным в связи со сменой места жительства.

Подробнее обо мне — в прикрепленном к письму резюме. Буду рад, если Вы прочтете его и пригласите меня на собеседование.

С уважением, Никита Степанов. Мой номер телефона — (…).

100+ бесплатных примеров и шаблонов сопроводительных писем

Вам нужно написать сопроводительное письмо? Сопроводительное письмо должно быть отправлено или отправлено вместе с вашим резюме или биографией при приеме на работу, поэтому важно написать хорошее письмо.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это (обычно) одностраничный документ, который объясняет менеджеру по найму, почему вы идеальный кандидат на эту работу. Подробное объяснение того, как вы можете повысить ценность компании, выходит за рамки вашего резюме.

Сопроводительное письмо — это документ, который вы отправляете или загружаете вместе со своим резюме при приеме на работу, чтобы предоставить дополнительную информацию о ваших навыках и опыте.

Примеры и шаблоны сопроводительных писем

При написании собственного письма может быть полезно посмотреть на примеры сопроводительных писем. Образец поможет вам решить, что включить в письмо, и покажет, как его отформатировать. Этот сборник бесплатных профессионально написанных сопроводительных писем поможет вам начать работу.

Ниже вы найдете образцы и шаблоны как бумажных, так и электронных писем для различных типов запросов о приеме на работу и заявлений о приеме на работу, включая общие сопроводительные письма, сопроводительные письма для холодных контактов, рекомендательные письма, индивидуальные сопроводительные письма, письма о продвижении по службе, контакты письма и письма, чтобы узнать о нерекламируемых вакансиях.

Сопроводительные письма для подачи заявления о приеме на работу

Поступление на новую работу может быть одновременно увлекательным и нервным.Тем не менее, написание сопроводительного письма, которое действительно «продает» качества, которые вы можете предложить работодателю, — отличный способ укрепить уверенность — вы поймете, что ваше письмо идеально, когда прочтете его и подумаете: «Эй, я бы взял у меня интервью! ” Вот несколько примеров эффективных сопроводительных писем с загружаемыми шаблонами.

Примеры сопроводительных писем для электронной почты

Хотя сопроводительные письма, отправляемые по электронной почте, не имеют такого консервативного формата, как традиционные сопроводительные письма «обычной почты», все же существует определенная структура, которую следует соблюдать при их составлении и отправке.Вот как сделать так, чтобы ваше сопроводительное письмо было прочитано.

Сопроводительные письма с направлением

Один из лучших способов «встать на ноги» в компании, в которой вы хотели бы работать, — это упомянуть о профессиональной связи с одним из ее нынешних сотрудников. Вот как попросить кого-нибудь порекомендовать вас и как указать его имя в сопроводительном письме.

Примеры, перечисленные по типу заявителя

Идеальное содержание и формат сопроводительного письма зависят как от типа должности, на которую вы претендуете, так и от вашего соответствующего опыта.

Сопроводительное письмо опытного профессионала будет подчеркивать опыт, тогда как письмо недавнего выпускника колледжа лучше всего сосредоточено на обучении и потенциале.

Точно так же в сопроводительном письме к позиции продавца будет использоваться более агрессивный маркетинговый язык, чем в письме, предназначенном для социальной работы. Следующие ниже образцы сопроводительных писем предназначены для кандидатов, претендующих на должность определенного типа или уровня.

Подача заявки на перевод или повышение

Когда вы какое-то время проработали на работодателя и на основе собственных впечатлений и убедительных обзоров результатов работы знаете, что они ценят вашу работу, возможно, пришло время попросить о повышении по службе или о переводе на более высокую должность.Будьте активны — компании не всегда стремятся к продвижению по карьерной лестнице и не могут автоматически назначать повышение по службе, если об этом не попросят.

Письма-запросы и информационные письма

Подача заявки на официально объявленные должности — не единственный способ получить работу своей мечты. Часто возможности можно обнаружить через стратегическое сетевое взаимодействие; более чем одному человеку была предложена должность, потому что они заявили о своей доступности и заинтересованности работодателям, которые не принимали на работу активно.

Форматы и шаблоны сопроводительных писем

Просмотрите больше примеров профессиональных форматов, макетов и шаблонов, которые можно использовать для подачи заявки на вакансию, помня, что вам следует адаптировать любой шаблон сопроводительного письма, который вы решите использовать в качестве модели, с учетом ваших личных обстоятельств и личности.

Шаблон сопроводительного письма для загрузки

Загрузите шаблон сопроводительного письма (совместимый с Google Docs или Word) или посмотрите другие примеры ниже.

@ Баланс 2020

Образец сопроводительного письма (текстовая версия)

Джозеф К.Заявитель
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-212-1234
[email protected]

20 июля 2020

Джейн Смит
Директор по персоналу
Fit Living
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Уважаемая г-жа Смит:

Я пишу, чтобы подать заявку на должность менеджера по социальным сетям в Fit Living, как указано на странице вакансий на вашем веб-сайте. У меня есть трехлетний опыт работы в качестве помощника по социальным сетям для Young Living, и я считаю, что готов перейти на должность менеджера.

В объявлении о вакансии вы упоминаете, что хотите нанять менеджера по социальным сетям, который разбирается в Интернете и тенденциях в социальных сетях. Во время работы в Young Living на меня была возложена ответственность за увеличение числа подписчиков в Instagram. Я объяснил своему менеджеру, что буду счастлив сделать это и что я также буду много работать над увеличением числа подписчиков, потому что вовлеченность стала важным показателем.

За шесть месяцев я увеличил количество подписчиков более чем на 50% и увеличил вовлеченность на 400%.Я очень горжусь этим достижением. В настоящее время я работаю над тем, чтобы привлечь лучших влиятельных лиц в нашей нише.

Когда я увидел вакансию, я понял, что это прекрасная возможность предложить вам как свои навыки маркетинга в социальных сетях, так и навыки работы с людьми. Я приложил свое резюме, чтобы вы могли больше узнать о моем образовании и опыте работы. Спасибо за ваше время и внимание.

Пожалуйста, напишите мне по адресу [email protected] или позвоните на мой мобильный телефон по телефону 555-555-5555.Надеюсь услышать тебя позже.

С уважением,

Ваша подпись (письмо на бумажном носителе)

Джозеф К. Заявитель

Расширять

Советы по написанию выигрышного сопроводительного письма

Имейте в виду, что ваше сопроводительное письмо не должно быть скучным. Потратьте некоторое время на то, чтобы продемонстрировать свою индивидуальность и то, насколько она будет полезной для работодателя, может помочь вашей заявке стать заметной. Следуйте этим советам о том, как написать эффективное сопроводительное письмо.

Адаптируйте каждое письмо к работе. Это займет немного больше времени, но обязательно напишите уникальное сопроводительное письмо для каждой работы. Ваше сопроводительное письмо должно быть конкретно для должности, на которую вы претендуете, и должно связывать ваши навыки и опыт с теми, которые указаны в объявлении о вакансии. Вот как написать сопроводительное письмо за 5 простых шагов.

Используйте ключевые слова. Один из полезных способов адаптировать ваше письмо к работе — использовать ключевые слова из объявления о вакансии. Обведите в кружок любые слова из объявления о вакансии, которые кажутся важными для работы, например, конкретные навыки или квалификация.Попробуйте использовать некоторые из этих слов в своем письме. Таким образом, работодатель может сразу увидеть, что вы соответствуете требованиям, предъявляемым к работе.

Объясните, как вы повысите ценность. Подумайте о конкретных способах доказать, что вы увеличиваете стоимость компании. Включите примеры конкретных достижений на предыдущей работе. Например, если вы помогли снизить оборот на 10% в своей последней компании или внедрили стратегию регистрации, которая сократила количество ошибок файлов на 15%, включите эту информацию.

По возможности постарайтесь количественно оценить свои успехи, чтобы четко продемонстрировать, как вы можете повысить ценность компании.

Тщательно отредактируйте свое письмо. Ваше сопроводительное письмо — ваш первый и лучший шанс продать менеджеру по найму вашу кандидатуру на работу, поэтому убедитесь, что оно безупречно.

Прочтите свое письмо и вычитайте его на предмет орфографических или грамматических ошибок. Попросите друга, члена семьи или профессионального консультанта также прочитать его. Вы хотите убедиться, что письмо отполировано, прежде чем отправлять его.

Смотреть сейчас: 9 ошибок в сопроводительном письме, которых следует избегать

Как написать академическое сопроводительное письмо с примерами

Когда вы подаете заявку на должность преподавателя в колледже или университете, ваше сопроводительное письмо будет значительно отличаться от стандартного сопроводительного письма для бизнеса.

Ваше сопроводительное письмо может быть просмотрено сотрудниками отдела кадров, чтобы определить, соответствуете ли вы основным требованиям для работы. Если это произойдет, он будет отправлен в комитет по поиску, состоящий в основном из преподавателей и академических деканов.

Эти люди будут привыкать читать более длинные академические сопроводительные письма и резюме или биографические данные (CV), чем это принято в деловом мире. Они также часто будут больше интересоваться философскими основами вашей работы, чем типичный бизнес-рекрутер.

Келли Миллер / The Balance

Советы по написанию академического сопроводительного письма

Ваша первая задача будет заключаться в прохождении проверки кадровых ресурсов. Просмотрите каждую из требуемых квалификаций, включенных в объявление о вакансии, и составьте заявления, содержащие доказательства того, что вы обладаете как можно большим количеством перечисленных навыков, полномочий, знаний и опыта.

Укажите как можно больше предпочтительных квалификаций.

Приведите конкретные примеры, подтверждающие ваши утверждения о ваших сильных сторонах.

Будьте готовы к проверке на факультете

Рецензенты вашего факультета, как правило, будут интересоваться вашей философией и подходом к преподаванию и исследованиям в рамках вашей дисциплины. Они также будут оценивать, насколько ваш опыт соответствует типу учреждения, в котором они работают.

Изучите профессорско-преподавательский состав вашего целевого отдела, чтобы оценить их ориентацию и опыт. Подчеркните точки пересечения между вашей философией и преобладающей философией факультета.

Target Your сопроводительное письмо

Если у вас есть традиционно ценные области знаний, которые еще не представлены на нынешнем факультете, обязательно укажите эти сильные стороны в своем сопроводительном письме. Важно адаптировать ваше письмо к ориентации колледжа и скорректировать сочетание акцента на обучении и исследованиях, исходя из ожиданий в этой обстановке.

Колледжи, как правило, хотят нанять новых преподавателей, которые увлечены своими текущими исследованиями и не полагаются на прошлые исследования.

Опишите текущий проект с некоторыми подробностями и выразите энтузиазм по поводу продолжения такой работы.

Постарайтесь сделать то же самое с любыми развивающимися интересами преподавателя.

Выделите все гранты и средства, полученные вами для проведения исследовательской деятельности. Включите любые награды или признания, полученные вами за свою преподавательскую или исследовательскую деятельность. Некоторый текст также должен быть посвящен другому вкладу в сообщества колледжей, в которых вы работали, например, работе в комитетах, консультированию и сотрудничеству с другими отделами.

Формат сопроводительного письма

Ваше сопроводительное письмо должно быть написано в том же базовом формате, что и сопроводительное письмо для бизнеса. Академическое сопроводительное письмо обычно занимает две страницы по сравнению с одной страницей для неакадемических писем.

Вот пример соответствующего формата сопроводительного письма и рекомендации по форматированию писем.

Академическое сопроводительное письмо Пример

Вы можете использовать этот образец в качестве модели для написания академического сопроводительного письма.Загрузите шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) или прочтите текстовую версию ниже.

Академическое сопроводительное письмо, пример №1 (текстовая версия)

Робин Заявитель
123 Main Street, Anytown, CA 12345
555-555.5555
[email protected]

5 апреля 2021 г.

Д-р Сильвия Ли
Председатель, Поисковый комитет английского отделения
Acme College
123 Business Rd.
Шарлотт, Северная Каролина 28213

Уважаемый доктор Сильвия Ли,

Я пишу, чтобы подать заявку на должность доцента английского языка с акцентом на американскую литературу девятнадцатого века, которую вы рекламировали в Информационном листе MLA.Я научный сотрудник декана и доктор философии. кандидат в университет XYZ, в настоящее время редактирующий последнюю главу моей диссертации и планирующий получить высшее образование в мае, я уверен, что мой опыт преподавания и мои исследовательские интересы делают меня идеальным кандидатом на вашу открытую должность.

За последние пять лет я провел множество курсов английского языка. Я провел ряд курсов по изучению американской литературы, а также курсы письма, включая техническое письмо и письмо первого года. У меня большой опыт работы со студентами ESL, а также со студентами с различными нарушениями обучаемости, включая дислексию и дисграфию, а также такие нарушения, как СДВ и СДВГ.Я горжусь тем, что создаю среду в классе, которая соответствует потребностям моих учеников, при этом обеспечивая высокий уровень критического мышления и навыков письма. Некоторые из моих самых приятных опытов в качестве учителя связаны с тем, что я помогал учащимся, изо всех сил пытающимся понять сложные концепции, путем сочетания индивидуальных конференций, занятий в классе и групповых обсуждений. Я знаю, что буду преуспевать как преподаватель в вашем колледже, благодаря вашей вере в небольшой размер класса и индивидуальную поддержку студентов.

Мой опыт преподавания не только соответствует потребностям вашей школы и факультета, но и мои исследовательские интересы также идеально соответствуют вашему описанию идеального кандидата. В моем диссертационном проекте «Папоротники и листья: женское авторское пространство девятнадцатого века» исследуется рост и развитие американских писательниц в 1840-х и 1850-х годах, с особым вниманием к моделям журнальных публикаций. Я утверждаю, что вместо того, чтобы подчиняться требованиям редактора или издателя, женщины-авторы фактически установили более прозрачные взаимоотношения между собой и своими читателями, чем предполагалось ранее.Я применяю недавнюю теорию печатной культуры и книжной истории к чтению романов, журнальных статей, писем и дневниковых записей разных авторов-женщин, уделяя особое внимание Саре Уиллис (известной под псевдонимом Фанни Ферн). Я планирую превратить свою диссертацию в рукопись книги и продолжить исследование роли женщин-писателей в довоенной журнальной культуре, уделяя особое внимание росту и влиянию женщин-редакторов журналов на литературную культуру.

Мои исследовательские интересы сформировались и сформировались моим недавним опытом преподавания.Прошлой весной я разработал и читал курс истории печатной культуры в Америке. Я совмещал чтения по теории и литературе, посвященные вопросам печати, с посещением местных исторических музеев и архивов. Мои студенты проводили углубленное изучение отдельных текстов (журналов, газет, романов) для своих выпускных работ. Я считаю, что мой междисциплинарный стиль преподавания, особенно мой упор на материальную культуру, хорошо вписался бы в междисциплинарный характер вашего факультета английского языка.

Поэтому я уверен, что мой опыт преподавания, мои навыки работы со студентами ESL и LD, а также мои исследовательские интересы — все это делает меня отличным кандидатом на должность доцента по английскому языку в ABC College. Я приложил свое резюме и два запрошенных образца публикаций. Я буду рад выслать вам любые дополнительные материалы, такие как рекомендательные письма, оценки преподавания, а также прошлые и предлагаемые программы курса. Я буду готов встретиться с вами на конференции MLA или C19 или в любом другом месте, когда вам будет удобно.Большое вам спасибо за ваше внимание; С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Робин Заявитель (письмо на бумажном носителе)

Робин Заявитель

Расширять

Академическое сопроводительное письмо, пример № 2 (текстовая версия)

Заявитель Бетти
567 North Street, Boston, MA 02108
555-555.555
[email protected]

5 апреля 2021 г.

Доктор Роберт Смит
Заведующий кафедрой биологии
Университет Акме
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Уважаемый доктор Смит,

Я пишу, чтобы подать заявку на должность доцента биологии с акцентом на молекулярную биологию в университете XYZ, как было объявлено в мартовском номере журнала Science. В настоящее время я работаю докторантом в Университете XYZ на факультете молекулярной биологии под руководством профессора Линды Смит. Я уверен, что мои исследовательские интересы и опыт преподавания делают меня идеальным кандидатом на вашу открытую позицию.

Мой текущий исследовательский проект, который является расширением моей диссертации «[вставьте название здесь]», включает [вставьте исследовательский проект здесь]. Я опубликовал результаты своей диссертации в Научном журнале и собираюсь сделать то же самое с результатами моих текущих исследований. Лабораторные ресурсы Университета XYZ позволят мне расширить свои исследования, включив в них [вставьте сюда планы дальнейших исследований] и добиваясь дальнейшей публикации.

Помимо моих успехов в качестве исследователя (включая пять опубликованных статей и мою текущую работу в процессе), у меня есть обширный опыт преподавания различных курсов биологии.Будучи аспирантом Научного университета, я работал ассистентом преподавателя и приглашенным лектором на вводных курсах по биологии и химии и получил университетскую награду за выдающегося помощника учителя. Будучи докторантом в Университете ABC, у меня была возможность преподавать Введение в биологию, а также курс для выпускников «Историзация молекулярной биологии». В каждый урок я стараюсь включать в себя различные чтения, средства массовой информации, лабораторные работы и обсуждения, чтобы активно вовлечь студентов в изучение материала.Я хотел бы иметь возможность поделиться своими отмеченными наградами навыками планирования уроков и преподавания на вашем биологическом факультете.

Я уверен, что мои исследовательские интересы и опыт в сочетании с моими преподавательскими навыками делают меня отличным кандидатом на должность доцента биологии в университете XYZ. Я приложил свои биографические данные, три рекомендации и два запрошенных образца публикаций. Я буду рад выслать вам любые дополнительные материалы, такие как оценки преподавания или прошлые и предлагаемые программы курса.Я буду доступен для встречи с вами на конференции ASBMB или в любом другом месте, когда вам будет удобно. Большое вам спасибо за ваше внимание; С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Заявитель Бетти (письмо на бумажном носителе)

Заявитель Бетти

Расширять

Требуемые материалы для заявления о приеме на работу

Важно подавать все материалы заявки в формате, требуемом колледжем или университетом. Вас могут попросить отправить по электронной почте, по почте или подать заявку онлайн через систему отслеживания заявителей учреждения.

Вам может потребоваться предоставить ссылки к вашему заявлению, поэтому будьте готовы предоставить список ссылок. Учреждение может также запросить стенограммы, оценки преподавания и образцы письменных работ.

Отправляйте только то, что требуется. Нет необходимости включать информацию, которую учреждение не запрашивало.

Однако вы можете предложить предоставить дополнительные материалы, такие как образцы письма, учебные планы и рекомендательные письма в последнем абзаце вашего письма.

Подача заявки

Следуйте инструкциям в объявлении о вакансии для подачи заявки. В нем следует указать, какой формат колледж хочет получить.

Вот несколько примеров того, что вас могут попросить включить в сопроводительное письмо и резюме или резюме:

• Сопроводительное письмо, CV / резюме и контактная информация для трех ссылок.
• Сопроводительное письмо (в формате PDF) с указанием вашей квалификации и причины подачи заявки, биографическая справка (в формате PDF) и минимум три профессиональных рекомендации, включая контактную информацию по телефону и электронной почте.
• Письмо о заинтересованности, биографическая справка, заявление о видении преподавателя, заявление о видении исследования, в котором конкретно указывается, как вы будете взаимодействовать или сотрудничать с преподавателями другого факультета, и три ссылки.
• Сопроводительное письмо, CV / резюме и контактная информация для трех обращений. Загрузите их как ОДИН документ в формате RTF, DOC или PDF.

Сопроводительное письмо для стажировки Образцы и советы по написанию

Если вы подаете заявку на стажировку, вам, вероятно, придется отправить сопроводительное письмо как часть заявки.Ваше сопроводительное письмо должно быть адаптировано к конкретной стажировке и должно включать примеры из вашей работы, академического и внеклассного опыта.

Прочтите ниже советы по написанию сопроводительного письма для стажировки и просмотрите образец сопроводительного письма для стажировки.

Советы по написанию сопроводительного письма о стажировке

Использовать формат делового письма

Используйте правильный формат делового письма при отправке сопроводительного письма по почте. Включите свою контактную информацию вверху, дату и контактную информацию работодателя.Обязательно сделайте надлежащее приветствие и подпишите свое имя внизу. Если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, вам не нужно указывать контактную информацию вверху. Вместо этого поместите это как часть своей электронной подписи в конце письма.

Персонализируйте сопроводительное письмо

Обязательно напишите уникальное сопроводительное письмо для каждой стажировки, на которую вы подаете заявку. Выделите навыки и способности, которые у вас есть, которые относятся к конкретному списку стажировок. Главный акцент вашего сопроводительного письма должен быть на том, чтобы убедить читателя, что вы будете активом в качестве стажера.

Используйте ключевые слова

Один из способов придать индивидуальности вашему письму — использовать ключевые слова из списка стажировок. Например, если в списке указано, что стажер должен обладать отличными «навыками управления временем», включите пример того, как вы демонстрировали навыки управления временем в прошлом.

Предоставьте конкретные примеры

Если в сопроводительном письме вы говорите, что обладаете определенным навыком или способностью, обязательно докажите это конкретным примером из своей прошлой работы, академического или внеклассного опыта.

Подчеркните свой академический опыт

В письме вы можете указать академический опыт, если таковой имеется. Особенно если у вас ограниченный опыт работы, вы можете использовать примеры из школы, чтобы продемонстрировать, что у вас есть определенные навыки. Например, если стажировка требует, чтобы вы работали в команде, приведите пример успешного командного проекта, над которым вы работали во время одного из курсов в колледже.

Включите внеклассные занятия

Вы также можете указать подробности о своем соответствующем опыте во внеклассной деятельности или волонтерской работе.Например, репортер университетской газеты может указать на навыки интервьюирования и письма; история волонтерства в приюте может служить примером сильных межличностных и организационных навыков.

Продолжение

В конце письма расскажите, как вы будете связываться с работодателем. Вы можете сказать, что позвоните в офис, чтобы связаться с вами примерно через неделю (не звоните раньше). Однако не включайте это, если в списке стажировок прямо указано не связываться с офисом.

Вычитка и редактирование

Обязательно тщательно вычитайте свое сопроводительное письмо на предмет орфографических и грамматических ошибок. Многие стажировки очень конкурентоспособны, и любая ошибка может снизить ваши шансы на собеседование. Кроме того, избегайте использования слишком большого количества слов для передачи вашей информации и намерений. Говорите кратко и целенаправленно.

Образцы сопроводительного письма для стажировки

Просмотрите образцы бумажных и печатных сопроводительных писем для вакансий на стажировку.

Шаблон сопроводительного письма для стажировки

Загрузите шаблон сопроводительного письма (совместимый с Google Docs или Word Online) или прочтите приведенный ниже пример.

@ Баланс 2020

Образец сопроводительного письма для стажировки (текстовая версия)

Joseph Q. Заявитель
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

26 октября 2020

Джейн Смит
Директор по персоналу
BC Labs
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Уважаемая г-жа Смит,

Я пишу, чтобы подать заявку на летнюю стажировку в области научных исследований, которая была указана в Управлении карьерных услуг Anytown University.Я считаю, что мой исследовательский и природоохранный опыт делает меня идеальным кандидатом.

У меня большой опыт исследований в области химии, биологии и геологии как в лаборатории, так и в полевых условиях. Большая часть моего опыта связана с полевыми исследованиями окружающей среды. В настоящее время я провожу исследование в лаборатории под открытым небом нашей школы, чтобы оценить качество воды в близлежащем пруду. Я знаю, что оценка качества воды является составной частью этой стажировки, и я знаю, что мой предыдущий опыт делает меня главным кандидатом для этого.

Прошлым летом я работал помощником по охране природы в парке Кламбер Национального фонда. Помимо обслуживания и строительства троп, я также работал научным сотрудником в исследовательской организации в парке. Я провел анализ образцов почвы и ввел данные из различных исследовательских проектов. Я получил особую благодарность от директора исследовательской организации за внимание к деталям и преданность исследованиям.

Я считаю, что буду полезным для вашей программы.Эта стажировка предоставит мне идеальную возможность помочь вашей организации и расширить свои исследовательские навыки.

Я позвоню на следующей неделе, чтобы узнать, согласны ли вы, что моя квалификация кажется подходящей для этой должности. Если да, то я надеюсь назначить собеседование на удобное для обеих сторон время. Я с нетерпением жду разговора с Вами.

Спасибо за внимание,

С уважением,

Джозеф К. Заявитель (подпись на бумажном носителе)

Джозеф К.Заявитель

Расширять

Отправка сопроводительного письма по электронной почте

Если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, ваш формат будет немного отличаться от обычного письма. Укажите свое имя и должность в строке темы электронного письма.

Включите свою контактную информацию в подпись электронной почты и не указывайте контактную информацию работодателя (также не указывайте свою контактную информацию в верхней части сообщения). Начните свое электронное сообщение с приветствия.

Пример сопроводительного письма электронной почты

Тема: Лиз Лернер — стажер по маркетингу, должность

Уважаемый г-н Петерс,

Я с большим интересом прочитал ваше сообщение на доске вакансий в колледже ABC с приглашением на стажировку по маркетингу в Brand Solutions Inc.

Будучи отличником по маркетингу, я успешно завершил курс по управлению маркетингом, печатной и онлайн-рекламе, управлению социальными сетями и анализу данных, что дало мне твердое представление о стратегиях и технологиях растущего рынка.

Эта курсовая работа включала практические занятия на местах в Boyd Brothers LLC и Boulevard Bistro, где я помог владельцам этих предприятий впервые в истории присутствовать в социальных сетях Facebook, LinkedIn, Instagram и Twitter. Это включало настройку их учетных записей, создание фото- и видеоконтента, написание сообщений, запуск цифровых рекламных кампаний и отслеживание взаимодействия пользователей с помощью Google Analytics и Facebook Analytics. Я также хорошо разбираюсь в использовании Adobe Creative Cloud для графического дизайна и Microsoft Office Suite.

Впечатленный прессой, которую Brand Solutions Inc. получила на страницах Market Branding Today и Forbes Online , я с нетерпением жду проблем и возможностей, которые я испытаю в качестве следующего стажера по маркетингу. Мое резюме прилагается; Можем ли мы назначить личное собеседование, чтобы более подробно обсудить мою квалификацию для этой роли? Спасибо за ваше время, внимание и предстоящий ответ.

С уважением,

Лиз Лернер
лиз[email protected]
555-123-4567
www.linkedin.com/in/lizlerner (необязательно)

Расширять

Три отличных примера сопроводительного письма | Guardian Careers

Первое, что потенциальный работодатель видит в вашем заявлении о приеме на работу, — это сопроводительное письмо. Это не просто подкрепляет ваше резюме — это возможность выделиться из толпы и убедить рекрутера провести вас в следующий раунд.

Не тратьте часы на совершенствование своего резюме за счет сопроводительного письма.Если вам нужно вдохновение, что включить и какой формат использовать, вот наши полезные руководства — только не копируйте их как точные шаблоны.

1. Стандартный, консервативный стиль

Идеально подходит для таких секторов, как бизнес, право, бухгалтерский учет и розничная торговля. Для более творческих сфер такое письмо может быть менее привлекательным и может работать против вас.

Уважаемый мистер Блэк,

Прилагаю мое резюме к заявке на публикацию в Guardian 30 ноября.

Характер моего диплома подготовил меня к этой должности. Это потребовало большого количества независимых исследований, требующих инициативы, самомотивации и широкого спектра навыков. Для одного курса, [вставить курс], важно было понимание отрасли [вставить сектор]. Я нашел эту тему очень интересной.

Я быстро и точно пишу, внимательно отношусь к деталям, и я должен быть очень благодарен за возможность перейти к составлению рыночных отчетов. Я могу немедленно взять на себя эту должность, и у меня есть энтузиазм и решимость, чтобы добиться успеха.

Спасибо, что нашли время рассмотреть это заявление, и я с нетерпением жду вашего ответа в ближайшем будущем.

С уважением

2. Стандартное спекулятивное письмо

Оно может варьироваться в зависимости от характера организации и отрасли, в которую вы подаете заявку.

Уважаемый мистер Браун,

Обращаюсь к вам, чтобы узнать, есть ли у вас вакансии в вашей компании. Прилагаю свое резюме для информации.

Как видите, у меня был обширный опыт работы в отпуске в офисной среде, в секторе розничной торговли и в сфере услуг, что дало мне различные навыки и возможность работать с разными типами людей.Думаю, я легко мог бы вписаться в вашу команду.

Я сознательный человек, много работаю и уделяю внимание деталям. Я гибкий, быстро осваиваю новые навыки и хочу учиться у других. У меня тоже много идей и энтузиазма. Я хочу работать в компании с отличной репутацией и высоким профилем, такой как [название компании].

У меня есть отличные рекомендации, и я буду рад обсудить с вами любую возможную вакансию в удобное для вас время. Если в настоящий момент у вас нет подходящих вакансий, я был бы признателен, если бы вы сохранили мое резюме на случай любых будущих возможностей.

С уважением

3. Письмо для творческой работы

Мы использовали пример копирайтера, но вы можете адаптировать его для своей профессии. Цель творческого письма — быть оригинальным и показать, что у вас есть воображение, но понимать, что влечет за собой работа. Баланс очень важен: не будьте слишком дурацкими, иначе он отвратит читателя.

Уважаемая г-жа Грин,

· Запятые путают?
· Озадачены скобками?
· В тупике из-за орфографии?
· Обеспокоены пунктуацией?
· Раздражен апострофом? (А аллитерация?)

Что ж, вы не одиноки.Кажется, что все меньше и меньше людей умеют писать. К сожалению, есть еще много людей, умеющих читать. Так они заметят оплошность за милю. А это значит, что писать собственные материалы — это ложная экономия, если вы не на 100% уверены в себе. (Или позволить клиентам делать это сами.)

Правильный копирайтинг материалов — это, если учесть весь процесс публикации материалов и влияние, которое желает оказать клиент, незначительные расходы. Небрежность теряет клиентов, теряет клиентов.

Есть ответ. Мне. Твердые котировки бесплатны. Вы можете увидеть кое-что из того, чем я занимаюсь, на моем многоязычном веб-сайте [вставить веб-адрес]. Если хотите, я вышлю вам образцы в течение 24 часов. И если вы воспользуетесь мной, у вас будет своего рода гарантия того, что вы сможете спокойно спать, пока эти десятки тысяч копий скатываются с печатных машин.

Не должно быть удачи!

С уважением

Другие полезные ресурсы

Как написать отличное резюме и сопроводительное письмо

Подача заявки на вакансию без опыта? Как развить и продать свои навыки

Пять шагов к идеальному выпускнику CV

Абитуриенты и выпускники: как написать свое первое резюме

Как написать личное заявление для вашего резюме

Шаблоны резюме для каждого этапа Ваша карьера

Ищете работу? Найдите вакансии Guardian Jobs для вашего следующего карьерного роста.

Как отформатировать сопроводительное письмо в 2021 году: 20+ подходящих примеров

Вы попали в нужное место, чтобы узнать все, что вам нужно знать о форматировании сопроводительного письма.

Все сводится к двум вещам:

Прежде всего, вам необходимо отформатировать сопроводительное письмо так, чтобы оно выглядело презентабельно и соответствовало всем правилам этикета форматирования деловых писем.

Во-вторых, ваше сопроводительное письмо должно быть составлено таким образом, чтобы менеджеры по найму быстро понимали ваше ценностное предложение .

См. —

Большинство кандидатов не знают, как правильно отформатировать сопроводительное письмо. Их макеты неаккуратны, а содержание в основном усыпляет читателей.

Через 7 минут вы значительно опередите всех своих конкурентов.

Это руководство покажет вам:

• Как оформить сопроводительное письмо, чтобы произвести впечатление на работодателей, уделяя внимание деталям.
• Как лучше всего структурировать сопроводительное письмо.
• Примеры формата сопроводительного письма лучше, чем 9 из 10 других.

Во-первых, взгляните на этот простой формат сопроводительного письма для справки. Он представлен в сопроводительном письме, сделанном с помощью нашего быстрого онлайн-конструктора.

Хотите написать идеально оформленное сопроводительное письмо за 15 минут? Используйте наши шаблоны сопроводительных писем и создайте свою версию здесь .

Шаблон формата сопроводительного письма

Формат сопроводительного письма

Это идеальный формат для сопроводительного письма.Давайте рассмотрим, как вы можете одинаково хорошо структурировать и сопроводительное письмо .

Ищете вдохновение для создания содержимого вашего сопроводительного письма? Не смотрите дальше. См .: Как быстро написать сопроводительное письмо / письмо-заявку

Если вы хотите узнать больше о типографской настройке сопроводительного письма, прочтите Советы по макету сопроводительного письма

Кому узнайте о лучших методах структурирования вашего сопроводительного письма, чтобы ваше сообщение было эффективно донесено, ознакомьтесь с: Структура сопроводительного письма (что включать и что опускать)

И не забудьте увидеть портного- сделали примеры сопроводительных писем для каждой профессии: Бесплатные образцы сопроводительных писем для каждой работы

Во-первых, некоторые очень важные основы:

Как отформатировать сопроводительное письмо?

• Установите поля в один дюйм со всех сторон.
• Выровнять все содержимое по левому краю. Не используйте оправдание, это противоречит стандартным правилам форматирования деловых писем.
• Используйте интервал в формате делового письма: 1 или 1,15.
• Ставьте двойные пробелы между абзацами.
• При желании включите цифровую копию своей собственноручной подписи в свое подписание. Это придаст приятный профессиональный вид.
• Сохраните сопроводительное письмо в формате PDF. Это лучший формат электронного сопроводительного письма, потому что он сохраняет неизменным макет.

Какой лучший шрифт сопроводительного письма ?

Простые, легко читаемые шрифты лучше всего подходят для сопроводительных писем.Используйте профессиональный шрифт, например Arial, Calibri, Verdana, Helvetica, Cambria или Times New Roman. Избегайте использования нестандартных шрифтов или специальных символов. Размер шрифта сопроводительного письма должен составлять от 11 до 12 пунктов.

Хотите знать, какой формат сопроводительного письма лучше использовать в теле письма? Вот все, что вам нужно знать о написании сопроводительных писем по электронной почте: Сопроводительное письмо по электронной почте: чем это отличается?

Все готово? Здесь начинается самое интересное.

Вот как пошагово отформатировать сопроводительное письмо:

1.Создайте профессиональный заголовок сопроводительного письма

2. Начните с личного приветствия и сильного открытия

3. Сделайте предложение и объясните свою мотивацию в центральных параграфах

4. Используйте четкий призыв к действию

5. Закончите с Профессиональная подписка

В разделах ниже вы найдете подробное объяснение того, как следовать правильному формату сопроводительного письма.

Если вы пишете деловое сопроводительное письмо для корпоративных должностей или рабочих мест в традиционных отраслях, эта часть особенно важна.

Дело в том, что в настоящее время на удивление мало людей знают правильный формат адреса для официальных писем. Если вы сделаете это правильно, вы проявите внимание к деталям.

Вот правильный способ форматирования заголовка сопроводительного письма:

Пример формата сопроводительного письма — заголовок

справа
[Ваше полное имя2 [Ваше полное имя] [Ваше полное имя] Ваша должность] [Улица,] [Город, штат] [Номер телефона] [Электронная почта] [Профиль LinkedIn] [Город, Дата] [Менеджер по найму Имя] [Должность менеджера по найму] [Название компании] [Улица,] Город, штат]

Поместите всю вышеуказанную информацию в верхний левый угол.

У вас нет адреса (или даже имени) менеджера по найму? Нужны дополнительные советы о том, как отформатировать адрес в сопроводительном письме. Вот руководство, которое ответит на все ваши вопросы: Как написать сопроводительное письмо

2

Начните с личного приветствия и решительного открытия

Представьте себе менеджера по найму, сидящего в ее офис.Она просматривает заявления о приеме на работу, и ей уже скучно.

Она начинает читать ваше сопроводительное письмо. И вдруг —

«ВАУ! Мне нужно взять у него интервью! » она кричит.

Как вам это удалось?

Вы дали ей ровно то, что она хотела на самом верху. Вы обратились к ней по имени и сразу после этого зацепили ее своим самым ярким достижением.

Посмотрите, что я имею в виду:

Образец формата сопроводительного письма: Приветствия

справа
Дорогой Эшли, Дир Дорогой Эшли, Дир Джонс Джонс,

неверно
Кому это может быть интересно, Привет, команда, Уважаемый сэр или мадам, Уважаемый сэр или мадам,

Смотрите? Все правых — личные.Почему это так важно?

Существует большое исследование, которое показывает, что ничто так не активирует наш мозг, как слышание или видение собственного имени.

Профессиональный совет : Если вы ни в коем случае не можете найти имя менеджера по найму, не открывайте свое сопроводительное письмо словами «Уважаемые сэр или мадам» или «Для кого это может касаться». Ничто так не кричит «общее», как эти два. Вместо этого используйте «Уважаемый менеджер по найму» или «Уважаемый [XYZ Team] менеджер по найму».

Откройте сопроводительное письмо резюме с правильным именем, и вы автоматически привлечете внимание.И как только вы его получите…

Не надо. Позволять. Идти.

Используйте «крючок». Первый абзац, демонстрирующий вашу самую важную профессиональную победу.

Примеры формата сопроводительного письма: вводный абзац

справа

Два месяца назад я достиг цели, которую никогда не думал, что смогу достичь. Я довел SEO-трафик до 20 миллионов просмотров в месяц. Год назад посещаемость наших четырех сайтов, которыми я управляю через команду из 25 сотрудников, составляла всего 4 миллиона в месяц.Высшее руководство попросило меня привести команду к удвоению нашего трафика. Мы достигли этой цели всего за шесть месяцев, превзойдя наши прогнозы по выручке от продаж.

неверно
Я пишу в ответ на предложение о работе для менеджера по цифровому маркетингу. Как увлеченный специалист по маркетингу с семилетним опытом, я уверен, что буду прекрасным дополнением к вашей команде.

У вас нет достижений такого масштаба?

Пока не грызите ногти.

Ваш крючок может быть чем угодно, включая:

• Большое достижение, которым вы гордитесь.
• Любимый факт о компании.
• Недавняя награда или новость, которой была удостоена компания.
• Сильное имя, которое стоит бросить.
• Интересный факт, свидетельствующий о вашей страсти, мастерстве или других отличных качествах.

Хотите, чтобы ваше резюме в формате сопроводительного письма произвело большое впечатление? Продемонстрируйте свое внимание к деталям и создайте сопроводительное письмо, соответствующее формату и макету вашего резюме.

Создайте сопроводительное письмо и соответствующее резюме в вашем конструкторе . Вот как это может выглядеть:

Посмотрите еще шаблонов сопроводительных писем и начните писать.

Один из наших пользователей, Nikos, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety. Мое резюме теперь составляет одна страница , а не три . То же самое.

Создайте свое резюме прямо сейчас

Для получения тонны идей и советов для наилучшего начала сопроводительного письма см. Это руководство: Как начать сопроводительное письмо, чтобы сделать его неотразимым для чтения

3

Сделайте предложение и объясните свою мотивацию в центральных абзацах

Профессиональный формат хорошего сопроводительного письма должен соответствовать ключевому правилу —

Это больше о их чем это о тебе.

В основной части сопроводительного письма сосредоточьтесь на том, что вы предлагаете, а не на , а не на на том, что вы хотите от работы. А затем —

Сделайте так, чтобы они почувствовали себя особенными. Скажите, почему именно вы хотите присоединиться к ним, а не к какой-либо другой компании.

Как отформатировать основное сопроводительное письмо о вакансии: центральные абзацы

• Внимательно прочтите объявление о вакансии. Определите ключевые проблемы, с которыми сталкивается ваш будущий работодатель.Затем объясните, как вы можете им помочь.
• Подчеркните, как ваш опыт поможет решить их проблемы. Вы можете использовать маркеры, чтобы разбить текст и выделить свои достижения.
• Объясните свою мотивацию. Как только они поймут, что вы им нужны, они захотят узнать, зачем они вам нужны.

Как в этом примере.

Пример формата сопроводительного письма: центральные абзацы

справа

Я знаю, что вашей главной предстоящей задачей будет увеличение доходов от вашего нового веб-сайта (ваш работодатель ключевой вызов) .Обладая более чем семилетним опытом работы в области SEO и маркетинга в социальных сетях, и как человек, страстно желающий оставаться на переднем крае технологий, я уверен, что смогу повторить рост, которого добился с XYZ в качестве вашего нового менеджера по цифровому маркетингу (ваше предложение) . На моей нынешней должности я успешно возглавляю группы творческой стратегии и внутреннего развития. В частности, у меня: Взлетевшая рентабельность инвестиций в входящий маркетинг на 43%. Снижение затрат на лид на 35%. Повышение коэффициента конверсии целевой страницы на 55% (отметьте, чтобы привлечь внимание) Что меня больше всего впечатляет в вашей стратегии онлайн-маркетинга, так это то, что вам удалось создать саморекламу. надежная команда ориентируется только на два основных ключевых показателя: трафик и конверсии. Это прекрасно отражает мои основные профессиональные ценности (ваша мотивация присоединиться к компании).

Какой длины должны быть сопроводительные письма? Один абзац? Две страницы? Получите ответы здесь: Какова идеальная длина сопроводительного письма и почему она может иметь решающее значение

Если ваши примеры кажутся слишком пугающими и вы чувствуете, что у вас действительно есть нет релевантного опыта для демонстрации, см. Сопроводительное письмо для новичков: Сопроводительное письмо без опыта: примеры и советы по написанию

4

Используйте четкий призыв к действию

Менеджер по найму вроде хочет дать вам выстрел уже.

Не позволяйте ей передумать. Закончите убедительным призывом к действию.

Как оформить сопроводительное письмо Призыв к действию

• Подтвердите свою ценность и суммируйте свою квалификацию в одном предложении.
• Попросите о звонке или встрече.
• Повторите, что вы можете помочь им в достижении их целей.

Примеры формата сопроводительного письма: Призыв к действию

справа
Я хорошо разбираюсь в поиске Google и намерениях пользователей, а затем преобразую их в измеримые результаты.Можем ли мы назначить телеконференцию, чтобы обсудить идеи увеличения вашей выручки на 25% в 2018 году?

Менеджер по найму должен быть ненормальным, чтобы сказать этому «нет»!

неправильно
Я знаю, что стану отличным сотрудником. Эта возможность идеально подходит для меня. Если бы вы дали мне шанс, это означало бы для меня весь мир. Жду вашего звонка.

Этот, в свою очередь, отчаянный и нуждающийся, а рекрутеры не любят таких кандидатов.

Есть и другие отличные стратегии, чтобы закончить сопроводительное письмо на сильной ноте. Узнайте о них из этого удобного руководства: Как закончить сопроводительное письмо справа

5

Завершить с профессиональным подписанием

Формат закрытия сопроводительного письма следующий: так же, как в любом другом официальном деловом письме.

Как оформить закрывающее сопроводительное письмо

• Поблагодарите менеджера по найму за потраченное время.
• Напишите «искренне» или используйте его синоним.
• Выйдите своим полным именем.
• Включите профессиональное сопроводительное письмо.
• В нижнем колонтитуле под своим именем добавьте основные контактные данные.

А вот удобный пример формата закрытия сопроводительного письма:

Пример формата закрытия сопроводительного письма

справа
Спасибо за ваше время.С нетерпением жду Вашего ответа. Мэри Чао 402-214-2558 [email protected] http://linkedin.com/in/maryzchao

Не забудьте сделать заголовок сопроводительного письма профессиональный и запоминающийся, чтобы вы не потерялись в море других кандидатов.

Совет для профессионалов : отправив сопроводительное письмо, не сидите и ждите. Не забудьте проверить свое заявление о приеме на работу, чтобы показать, что вы действительно увлечены работой.

Для получения дополнительных советов, приемов и простых в использовании советов по сопроводительному письму, которые могут повысить ваши шансы получить работу своей мечты, прочтите это руководство: Простые советы по сопроводительному письму и инсайдерские хаки от HR-профессионалов

А если вы предпочитаете быть краткими и милыми, взгляните на это: Примеры коротких сопроводительных писем для быстрого заявления о приеме на работу

Key Takeaway

У нас есть охватывает все, что вам нужно знать о правильном форматировании сопроводительного письма.Вкратце, вот как отформатировать сопроводительное письмо:

• Используйте поля в один дюйм, одинарный межстрочный интервал и шрифт от 11 до 12 пунктов.
• В верхнем левом углу укажите свои контактные данные, город и дату, а также контактные данные работодателя.
• Открывается личным приветствием.
• В теле письма откройте крючком, сделайте предложение и объясните свою мотивацию.
• Закончите с четким призывом к действию.
• В заключении укажите синоним «искренне» и свое полное имя.
• Добавьте свои основные контактные данные под своей подписью.

Все проверить? Тогда вы можете быть уверены, что ваше сопроводительное письмо о вакансии отформатировано идеально.

Хотите узнать больше о форматировании сопроводительного письма? Есть дополнительные вопросы, на которые мы не ответили выше? Напишите мне в комментариях, и я буду рад поболтать!

Семь лучших советов по написанию обалденного сопроводительного письма

Сопроводительные письма дают возможность подробно рассказать о профессиональных навыках и прошлом опыте работы, перечисленных в вашем резюме, продемонстрировать свои письменные способности (что важно почти для всех работодателей), и выделитесь среди других претендентов, претендующих на ту же позицию.

Вот семь советов, как написать крутое сопроводительное письмо и победить блюз безработицы:

Сопроводительное письмо Совет 1

Каждый раз, когда вы отправляете сопроводительное письмо работодателю, исправляйте его до , чтобы оно соответствовало должности и компании. Выделите профессиональные навыки, черты характера и прошлый опыт работы, наиболее важные для данной должности.

Это означает выход за рамки вставки названия компании и нескольких подробных предложений в ранее написанное письмо.

Работодатели распознают, когда соискатели прислали стандартное сопроводительное письмо, а когда они написали уникальное (особенно когда вы забываете изменить название компании, сообщая компании A, насколько вы заинтересованы в доступной должности в компании B ) .

Избегайте этого рецепта, как не попасть на собеседование. Составьте индивидуальное сопроводительное письмо для каждой должности, на которую вы претендуете.

Сопроводительное письмо Совет 2

Следуйте формату делового письма. Это означает включение контактной информации вверху (имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты), за которой следует дата, официальное приветствие, хорошо организованные абзацы основного текста и официальное закрытие.

Текст должен быть выровнен по левому краю с двойным интервалом между абзацами. Сохраняйте длину одной страницы.

Вычитайте письмо. Попросите кого-нибудь еще вычитать для вас. При необходимости отредактируйте, исправьте и повторите. Не испортите первое впечатление глупой ошибкой.

Сопроводительное письмо Совет 3

Постарайтесь, чтобы адресовали сопроводительное письмо реальному человеку , а не «Уважаемый менеджер по найму» или «Кому это может касаться».«Если письмо адресовано конкретному человеку, оно будет более личным и с большей вероятностью будет прочитано, чем помещено в кучу в отдел кадров (или, что еще хуже, спрятано в компьютерном файле и скрыто от глаз).

Вы можете узнать имя человека, который будет читать ваше сопроводительное письмо, проверив объявление о вакансии, спросив человека, который сообщил вам о должности, или связавшись с отделом кадров компании.

Сопроводительное письмо Совет 4

Чтобы начать текст сопроводительного письма, первый абзац должен подробно описывать, на какую должность вы претендуете и как вы узнали об этой возможности.

Кратко объясните, как ваши навыки и опыт делают вас подходящим кандидатом на эту должность. Выразите свой энтузиазм по поводу компании и того, почему вы заинтересованы в этой должности.

Сопроводительное письмо Совет 5

В первом абзаце не бойтесь упомянуть кого-то, кого вы знаете в компании , который может выступить в качестве личного или профессионального советника, особенно если вы узнали о возможности трудоустройства через этого человека.

Обязательно спросите у своего контактного лица, можно ли указать его или ее имя в письме, и если да, постарайтесь кратко объяснить ваши отношения. (т.е. Я узнал об этой возможности от бывшего коллеги Джона Доу, нынешнего вице-президента по коммуникациям) . Это позволит вашему читателю при желании связаться с этим человеком для получения справки.

Всегда полезно знать кого-то изнутри, и хорошее направление (с твердым резюме и сопроводительным письмом) часто приводит к собеседованию.

Сопроводительное письмо Совет 6

Во втором абзаце объясняет, как вы соответствуете требуемым навыкам и квалификации на должности .Используйте описание должности и профиль компании, предоставленные в сообщении, или человеком, который проинформировал вас о возможности. Обсудите вопросы в своем резюме, но не повторяйтесь.

Некоторые компании используют программное обеспечение, которое выполняет поиск по определенным ключевым словам в сопроводительном письме (и резюме), чтобы находить кандидатов с наиболее желаемыми навыками и отсеивать тех, у кого их нет.

Внимательное прочтение объявления о вакансии позволит вам выбирать ключевые слова и фразы, используемые компанией, что привлечет больше внимания к вашему сопроводительному письму и повысит шансы того, что ваше письмо прочитает человек, а не только компьютерная система.

Сопроводительное письмо Совет 7

Завершите письмо выражением благодарности и выразите свою заинтересованность в том, чтобы в ближайшее время услышать от читателя о статусе вашего заявления. Сообщите лучший способ связаться с вами по телефону или электронной почте.

При отправке сопроводительного письма по почте подпишите и введите свое полное имя. В случае отправки по электронной почте, наиболее вероятный метод, вы можете отправить сопроводительное письмо в теле письма или во вложении. Используйте простой текст и удалите форматирование при отправке письма в теле письма.

Всегда внимательно просматривайте объявление о вакансии, чтобы узнать, как лучше всего подавать материалы для заявки. В строке темы электронного письма укажите свое полное имя и должность, на которую вы претендуете.

Последние мысли

Теперь, когда вы написали и отредактировали сопроводительное письмо и просто нажали «Отправить», дает работодателю как минимум две недели на ответ . Компании часто получают десятки, даже сотни сопроводительных писем на одну должность и могут не отвечать в течение недель, месяцев или вообще.

Если прошло достаточно времени, а работодатель не ответил на одно или несколько последующих писем, вероятно, компания не заинтересована. Только не садись на себя.

Существует множество причин, по которым работодатель не связался с вами (некачественное сопроводительное письмо может быть, а может и не быть фактором). Постарайтесь улучшить свое сопроводительное письмо и в следующий раз лучше продать себя.

С другой стороны, если вы последуете этим советам, вы можете в конечном итоге получить звонок на собеседование и узнать, что ваше сопроводительное письмо было довольно крутым.

Также ознакомьтесь с нашим подробным руководством с множеством примеров сопроводительных писем.

Также наслаждайтесь этим забавным сопроводительным письмом от Reddit. 50/50 от того, реально ли это, но кого это волнует.

Как написать выдающееся сопроводительное письмо

Поиск работы иногда может деморализовать, особенно когда число безработных находится на рекордно высоком уровне. Поиск объявлений о вакансиях, переформатирование резюме и отправка последующих писем — все это изнурительные задачи, но для некоторых написание сопроводительного письма может быть самой сложной частью заявления о приеме на работу.

Я отредактировал сотни сопроводительных писем для членов семьи, друзей и знакомых. Они часто спрашивают, стоит ли потратить время на написание сопроводительного письма. Опрос ResumeGo, который предлагает услуги по написанию резюме, показал, что 87% опрошенных специалистов по найму заявили, что они или читают сопроводительные письма. Отдельный эксперимент ResumeGo показал, что из 7 287 фиктивных заявлений о приеме на работу в период с 15 июля 2019 г. по 10 января 2020 г. те, которые включали сопроводительные письма, специально предназначенные для работы, имели на 31% более высокий процент обратных вызовов, чем заявки с общими сопроводительными письмами.Заявки с индивидуализированными сопроводительными письмами также дали на 53% больше интервью, чем заявки без сопроводительных писем.

Вот несколько советов от экспертов и моя собственная инструкция по написанию убедительного сопроводительного письма.

Создайте собственное сопроводительное письмо, даже если это займет много времени.

Может показаться, что проще использовать форму письма и поменять местами название компании и должности, но менеджеры по найму смогут видеть вас насквозь. Соискатели работы часто спешат, когда пишут сопроводительные письма, говорит Дори Кларк, автор книги «Предпринимательский вы: монетизируйте свой опыт, создавайте множественные источники дохода и процветайте» и профессор Школы бизнеса Fuqua Университета Дьюка.«На самом деле они критически важны с точки зрения формирования вашего повествования, потому что это ваша возможность рассказать миру, кто вы, что вы из себя представляете и почему вы подходите», — говорит г-жа Кларк.

Но можно отформатировать сопроводительное письмо с помощью формулы.

Думайте о сопроводительном письме как о возможности продать себя. Объясните, почему ваш опыт позволяет вам хорошо подходить на эту должность. Каждое предложение должно помочь убедить менеджера по найму в том, что вы подходите для этой работы.

Структура может быть простой. Ваш первый абзац должен объяснить, кто вы и почему вам интересна эта работа. Используйте среднюю часть письма, чтобы подтвердить свою квалификацию. (Читайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.) В последнем разделе вы действительно можете объяснить, почему вы хорошо подходите для этой должности.

Перечитайте объявление о вакансии и сделайте домашнее задание.

1. Обратите внимание на навыки, необходимые для роли . Цель вашего сопроводительного письма — объяснить, как ваш опыт поможет вам выполнять обязанности, изложенные в описании должности.

2. Будьте полны энтузиазма. Если вы подаете заявку на должность начального уровня, у вас может не быть большого опыта, но это нормально. Ознакомьтесь с ценностями работодателя и укажите в сопроводительном письме, почему вы хотите работать там.

Главный совет: Пока вы пишете, держите объявление о вакансии и заявление компании открытыми на отдельных вкладках в вашем браузере для удобства использования. Вы также можете скопировать и вставить требования к вакансии, которые вы хотите решить, в верхней части сопроводительного письма.Затем вы можете удалить каждый из них, когда укажете его в теле письма. Если вы не уверены, к каким требованиям следует обращаться, помните, что работодатели часто сначала перечисляют свои главные требования. Обратите внимание на навыки или другие требования, которые упоминаются более одного раза в публикации, так как они могут быть важны для работодателя.

Узнайте, кто нанимает на эту должность.

Если можете, попробуйте персонализировать сопроводительное письмо, адресовав его менеджеру по найму.Профессиональные платформы, такие как LinkedIn, сайты социальных сетей и поисковые системы, — хорошие способы найти имена менеджеров по найму. Хотя традиционно сопроводительное письмо начинается со слов «Уважаемый господин / госпожа. [вставить фамилию] », вы можете избежать этого подхода, если не уверены в предпочтительном названии и местоимениях получателя. Вместо этого используйте имя и фамилию человека.

Даже если вы не можете найти имя нанимающего человека, вам следует избегать использования фразы «Кого это может касаться» в качестве приветствия в сопроводительном письме.Хотя это формально, это не очень личное. Вместо этого попробуйте использовать что-нибудь, адаптированное к роли или отделу, в который вы подаете заявку, например «Уважаемый менеджер по найму помощника по коммуникациям» или «Уважаемая команда по маркетингу».

«
«Это ваша возможность рассказать миру, кто вы, что вы из себя представляете и почему вы подходите».
”

— Дори Кларк, писатель и профессор

Начните свое сопроводительное письмо с привлекающего внимание первого абзаца.

Менеджеры по найму хотят видеть что-то, что выделялось бы из часто используемых представлений, например: «Я пишу вам, чтобы подать заявку на должность офис-менеджера». Вместо этого вы можете объяснить, как конкретный профессиональный или личный опыт вдохновил вас на дальнейшее развитие карьеры. Возможно, вы работаете в сфере ИТ и любите решать проблемы с помощью программирования, что вдохновило вас на поиск возможностей в качестве разработчика. Или, может быть, вы захотите использовать свои языковые навыки в следующей должности. Сделайте общение личным и будьте краткими.Сведите анекдот к двум предложениям. Вы можете завершить абзац, связав эту историю с работой: «Именно благодаря этому опыту я очень рад подать заявку на [вставьте здесь название должности] в [вставьте название компании]».

Избегайте восклицательных знаков и наречий.

Вы должны проявлять энтузиазм, но не переборщить с ненужными знаками препинания или наречиями, такими как «очень» или «чрезвычайно». Вы можете выразить рвение, сохраняя профессиональный тон.

Чтобы написать хорошее сопроводительное письмо, нужно отличить его от резюме.

Может возникнуть соблазн скопировать и вставить прямо из вашего резюме, чтобы описать вашу историю работы, но ваше сопроводительное письмо — это возможность представить свой опыт в отношении работы, которую вы хотите. Используйте один или два абзаца в тексте сопроводительного письма, чтобы продемонстрировать, как ваши достижения подготовили вас к тому, чтобы соответствовать каждому из требований должности и брать на себя ожидаемые обязанности.

Развивайте свои навыки.

При написании средней части письма укажите, какими навыками вы обладаете и как они могут быть полезны для должности, на которую вы претендуете.Если вы подаете заявку на должность начального уровня или у вас нет большого опыта, подчеркните свои сильные стороны. Возможно, вы начинаете самостоятельно, и можете достигать целей даже при самостоятельной работе в эпоху широко распространенной удаленной работы. Или, может быть, у вас нетрадиционный профессиональный опыт, который вы можете рассматривать как актив благодаря навыкам или перспективам, которые он вам дал. «Если вы можете привести доводы, например:« Послушайте, я пришла из другого места, что необычно для вашей области, и это именно то, что вам нужно », — это может быть действительно очень действенным образом», — сказала г-жа Мисс.- говорит Кларк.

Подчеркните, что вы можете сделать для компании.

Используйте последний раздел вашего письма, чтобы связать воедино то, как ваши навыки, опыт и биография делают вас идеальным кандидатом на эту работу. Например, после того, как вы обрисовали в общих чертах свою соответствующую профессиональную историю, вы могли бы добавить: «Этот опыт подготовил меня к тому, чтобы сразу перейти на позицию принятия решений на основе данных в [вставьте здесь компанию], что сделало бы меня ценным активом для команды. . » Вы также можете расширить свою предыдущую работу и мотивацию, сказав следующее: «Этот опыт постоянно вдохновляет меня искать проекты, которые приносят пользу сообществу, поэтому я так тесно разделяю миссию [вставить компанию].”

Рассмотрим другие форматы.

Типичное сопроводительное письмо включает приветствие, введение, пару основных абзацев, заключительный абзац и вашу подпись. Но бывают случаи, когда уместно использовать другие форматы.

Дана Ливи-Детрик, основатель и директор Brooklyn Resume Studio, говорит, что при определенных обстоятельствах, например, при перечислении ваших навыков, может быть уместно использовать маркированный список. Этот формат позволяет вам легче менять ключевые моменты, чем переписывать целые абзацы для каждой новой буквы.Вы можете написать одно или два предложения, описывающих ваш интерес к должности или организации, за которыми следует предложение: «На данном этапе моей карьеры я уверен, что я могу предложить», за которым следует список пунктов, описывающих ваши способности.

Если вы хотите продемонстрировать свою творческую сторону, вам может подойти альтернатива сопроводительному письму, в зависимости от должности, отрасли и работодателя. Например, Дженна Палек получила работу в TikTok летом 2020 года после того, как она разместила видео как часть своей заявки, объясняя свое резюме и квалификацию, которое стало вирусным на платформе.Это рискованная стратегия, но при определенных обстоятельствах она может окупиться.

Закончите письмо, почему вы хотите работать в компании.

Последний абзац — ваш последний шанс сказать, почему вы хотите получить эту работу. Важно использовать тон, который показывает, что вы заинтересованы, но не слишком настойчиво. Вы можете написать пару предложений, которые подчеркнут ваш интерес к должности или компании, и сказать, что надеетесь вскоре получить ответ. Не пишите, что вы свяжетесь с вами по телефону, или свяжитесь с вами, чтобы назначить время для разговора.Даже если остальная часть вашего письма великолепна, чрезмерно резкий тон в заключительном абзаце может оттолкнуть работодателя. Прежде чем вводить свое имя, завершите букву соответствующей по тональности подписью, например «С уважением», а не «Спасибо», что может быть слишком неформальным.

Найдите время, чтобы просмотреть, прежде чем нажимать «Отправить».

Не отправляйте послание без нескольких финальных проверок. Менеджеры по найму предпочитают сопроводительные письма длиной меньше страницы, поэтому при необходимости сделайте некоторые сокращения.Прочтите сопроводительное письмо вслух и проверьте орфографические и грамматические ошибки или опечатки. Если у вас есть время, попросите друга или консультанта проверить это. Затем вы можете нажать «Отправить ».

Ресурсы

• WSJ Jobs Summit 4 марта 2021 года: зарегистрируйтесь на это бесплатное онлайн-мероприятие , которое предоставляет недавним выпускникам и работникам, ищущим новые возможности, практические стратегии и идеи для навигации на конкурентном рынке труда.

Благодарственное письмо относится к деловому бланку, выражающему признательность физлицу или компании за выполнение каких-либо мероприятий. Бланк может быть написан по самостоятельной инициативе либо в качестве реагирования на чью-либо инициативу, и является отличным способом создания партнерских или лояльных связей. О том, как формировать подобные письма, и какие они могут быть — будет рассмотрено в предлагаемых разделах статьи.

 За что выражают благодарность в письме?

Признательность может быть выражена за выполнение различного рода действия, к примеру:

1. За сотрудничество с фирмой или с физлицом.
2. За прилежную трудовую деятельность.
3. За предоставленное финансовое содействие.
4. В честь знаменательного события или праздника.
5. За спонсорское содействие и т. д.

Как правильно написать письмо благодарности?

Благодарственный бланк, как правило, заполняется на чистом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке, в свободном стиле и желательно от руки, хотя при написании официальных писем допускается написать, используя современные печатные устройства. Унифицированной стандартной формы такого сочинения нет, в то же время, при его оформлении, нужно ориентироваться на деловой формат, с соблюдением рекомендаций его структурного строения.

Так, рекомендуемая структура документа может формироваться следующим образом:

1. «Шапка», размещаемая, как и в любом служебном документе в верхней правой части бланка. В некоторых вариантах «шапку» можно разместить вверху страницы по центру строки – заглавными символами. В этом разделе бланка отображаются реквизиты адресата:

• Название фирмы.
• Должность руководителя.
• Ф.И.О. начальника.

2. При обращении к физлицу, заполняется его имя и отчество, с отображением слова, выражающего уважение к человеку, например, «Уважаемый Федор Михайлович, …»
3. Далее следует основное содержание текста, выражающее признательность. Наиболее часто, такие письма начинаются с отображения стандартных фраз («Разрешите высказать свое почтение …», «Мы очень признательны вам за…», «Высказываем благодарность…» и т.п.).
4. Заключительный блок сочинения, подразумевает подпись автора, с отображением его Ф.И.О и должности, а также дата составленного бланка.

Ниже предлагаются четкие рекомендации по заполнению данной грамоты:

• Формат благодарности обязан обладать рекомендуемой последовательностью, которая обеспечит сохранность структуры, с понятным логическим отображением признательности адресату. Объем сочинения рекомендуется составлять в пределах половины листа А4. Исключениями могут быть письма, заполненные на поздравительных открытках, имеющих разукрашенные рамки, где текст располагается обычно в выделенном поле открытки.
• Если признательность адресована работающему лицу компании, то желательно применять слово «Уважаемый (ая) …», благодаря чему подчеркивается уважение к обращаемому. Не рекомендуется применять слова «Господин …» или «Дорогой (ая) …». Они выглядят казенно, сухо и не способствуют теплому стилю общения. Обращение «Дорогой (ая) …» допускается только при наличии личных теплых отношений с адресатом.
• При формировании признательности к своим сотрудникам, можно отображать фразу «Уважаемые коллеги!» Письмо обязано четко отображать — кому высказывается признательность.
• После уважительного обращения к адресату рекомендуется отобразить лицо, проявившее инициативу в благодарности, к примеру:
• «ООО “УСПЕХ” благодарит Вас за …»
• «Администрация фирмы „Рога и копыта“ признательна …»
• «От имени сотрудников завода „ЖБИ“ примите благодарность …»
• При формировании письма по адресу партнёров или коллег по работе, можно применить фразы: «Мы высказываем искреннюю признательность коллективу Вашей фирмы …», «ООО «Рога и копыта» благодарит Ваш коллектив …». При признательности к коллективу, рекомендуется выделить нескольких лиц (5-7). Например, «Уважаемые сотрудники! Я, как руководитель, желаю выразить признательность нашему персоналу …». При крупной фирме можно отметить руководителя отделения, добившегося успехов на производстве.
• При обращении с благодарностью, всегда требуется уходить от расплывчатых формулировок типа: «Уважаемый…! Компания признательна Вам за …». Такие фразы неприемлемы. Правильно составленная формулировка должна иметь следующий вид: «Уважаемый…! Сотрудники компании признательны Вам за предоставленную помощь в построении партнерских взаимоотношений …» и т.д.
• Признательность требуется выражать конкретно, с детализацией и выделением моментов, удачно сложившихся у отправителя документа. Именно, такое упоминание превращает врученное поздравление индивидуальным.
• В то же время, не рекомендуется использовать откровенную лесть, вроде: «Нет среди равных …», «бесподобный …» и т.п. Как, отмечалось раньше, нужно конкретно выделить, за что адресату вручена благодарность.
• Хорошим ходом будет — пожелание адресату перспективных успехов.
• Заключительным шагом, при заполнении благодарственного бланка, является проверка написанного сочинения на ошибки и его корректировка.

Благодарственное письмо за сотрудничество

Высказывание искреннего спасибо за сотрудничество относиться к весьма распространенному способу поблагодарить лицо за то или иное действие. Подобные письма могут вручены, как персоналу фирмы, так и юридическим партнерам. Обычно, подобные письма вручаются на официальных встречах.

Пример вручения такого письма можно посмотреть на видео

(Видео: «Благодарственное письмо строительной компании Алмаз-2000/Помощь инвалидам»)

Пример текста

Ориентировочно, текст может иметь следующий вид:

Уважаемый (отобразить имя и отчество)!

Мы очень благодарны Вам за обоюдное сотрудничество с Вашей фирмой. Мы знаем, что наши большие успехи были достигнуты, благодаря успешному содействию Вашей фирмы. Разрешите пожелать Вам и Вашему персоналу дальнейших достижений в работе!

 С уважением,

(Ф.И.О. начальника).

Образец благодарственного письма за сотрудничество

Вариант 1.

Вариант 1.

Благодарственное письмо организации

Письмо с высказыванием благодарности от учреждения, обычно, составляется на фирменном бланке, с отображением благодарственных слов по адресу компании за выполненный объем работ, за содействие в проекте, за другую деятельность.

Подобные бланки содержат, такую же структуру, как и обычные признательные письма, то есть:

1. Справа в верхнем углу письма записываются реквизиты адресата.
2. Затем — обращение от фирмы, пожелавшей отметить признательность.
3. Текст рекомендуется оформлять менее официозным, с выражением благодарения в свободной форме.
4. В заключение, в бланке ставится подпись должностного лица, выразившего признательность, с отображением должности.

Пример текста

Уважаемый Павел Андреевич!

Хочу выразить благодарность Вам за доброжелательный прием, гостеприимство и прекрасную культурную прогулку, предоставленную нам в период встречи.

Уверен, что прошедшая договоренность будет способствовать укреплению доверительных взаимоотношений.

Прошу передать также признательность всем участникам в организации и осуществлении прошедшей встречи.

                   С уважением,

                   директор ООО «Вперед».                                                С. С. Петров

      12.01.2021 г

Письмо благодарность организации

Вариант 1.

Вариант 2.

Вариант 3.

Письмо благодарности сотруднику

Любая трудовая деятельность обязана надеяться на вознаграждение. Поэтому всевозможные достигнутые успехи работников требуется отмечать, обеспечивая их стимулирование к еще большему стремлению при совместном труде. ТК РФ установлены разные виды поощрений. Например, ст. № 191 регламентирует, что благодарность, выраженная начальником к личному составу, добившегося определенных показателей, может быть отмечена путем награждения ценных подарков, выделения премий или прочим способом морального вознаграждения. К одному из моральных способов поощрения относится благодарственное письмо.

Чаще всего, признательность передовику выражается вручением красивой грамоты в честь знаменательной даты, от имени администрации за прилежное и стабильное выполнение своих обязанностей, в присутствии коллектива на общем собрании.

Документ, обычно, заполняется на фирменном бланке. Допускается заполнить грамоту на специальном бланке, взятым в торговой точке или в типографии.

Письмо формируется в деловом формате, с сохранением структуры служебных писем и практически также, как заполняются подобные награждения:

1. Вначале записывается слово, «Уважаемый(ая) …», с отображением имени и отчества.
2. В тексте, требуется конкретизировать — за что отмечается признательность, без применения фамильярных фраз, а также с отображением заслуг работающего лица, его положительных качеств, значимых для учреждения.
3. В заключение, рекомендуется пожелать успехов и надежды на продолжение обоюдной работы.

Пример текста

Уважаемый Сергей Петрович!

Хочу высказать, что доволен, как Вы превосходно исполняете поставленные профессиональные задания. Ваша вакансия нуждается в огромной самоотдаче, проявлении инициатив с Вашей стороны и добавочно потраченного времени. Наблюдая за Вашими достижениями, решениями поставленных целей, нельзя не отметить, что Ваши профессиональные качества обеспечивают нашей фирме продвижения к новому уровню развития. Я, вместе со своими коллегами, удовлетворены, таким ценным сотрудником, как Вы, работающим с нами. Мы признательны Вам за ваш талант и преданность полученной профессии. Мы ценим каждого своего сотрудника, а такому профессионалу, как Вы – признательны вдвойне.

С уважением,

     Егор Ковров.

Образец письма благодарности сотруднику

Вариант 1.

Вариант 2.

Письмо благодарности клиенту

В бизнесе, важное значение занимает наличие отношений с клиентами, чтобы те повторно обращались для получения услуг. И здесь немалое значение придается благодарственному посланию. Созданный бланк благодарности обязан быть индивидуальным, с соблюдением следующих особенностей:

1. При заполнении письма, в приветствии требуется не ошибиться в написании имени клиента.
2. Отобразить повод для благодарности.
3. Признательность должна быть искренней. Можно напомнить моменты из беседы с клиентом, чтобы тот понял, что его помнят.
4. Прикрепить вопросы, которые по мнению клиента улучшат сервис и выразить уверенность, что клиент остался доволен сервисом.
5. Для отображения названия своей фирмы, логотипа и брендовых эмблем, рекомендуется написать послание на фирменном бланке.
6. При отсылке признательного послания по E-mail, название фирмы и ее логотип рекомендуется располагать под подписью автора.
7. В заключение, надо отобразить, что клиент продолжит сотрудничество.
8. Послание нужно подписывать лично директором фирмы.

Пример текста

Приведем следующий пример:

                                                                                                                       Руководителю ООО «УСПЕХ»

                                                                                                                        Репину Игорю Алексеевичу

                                                       Благодарственное письмо.

От имени фирмы «Рога и Копыта» искренне благодарим Вашу компанию «УСПЕХ» за оказание профессиональной поддержки в подготовке семинаров.

Ответственное отношение  Ваших сотрудников к поставленному заданию, их профессиональные свойства и творческий подход обеспечивают желание дальнейших деловых отношений с Вашей фирмой.
Мы рады, что фирма «УСПЕХ» стала надежным партером нашего предприятия в сфере интернет-технологий. Рассчитываем, что продолжение сотрудничества в перспективе будет таким же успешным.

Директор «Рога и Копыта                                                         Колосов Альберт Вениаминович

3.01.2021 г.

Образцы

Письмо благодарности за спонсорскую помощь

Благодарственное послание за предоставленную помощь можно отнести деловому формату общения.

В то же время, его нужно оформлять без сухого официоза, с проявлением искренности, в противном варианте такая грамота может показаться адресату вынужденной.

Нужно отметить свою признательность и как это для вас важно:

1. Во-первых, рекомендуется подобрать шрифт, фон и рамку, чтобы письмо не напоминало официальный документ, подобный договору, куда требуется вставить имя и фамилию адресата.
2. Цель грамотно составленного письма, чтобы для получателя оно стало приятным сюрпризом, и он прочитал его с удовольствием.

Структура грамоты, должна быть сохранена:

• В «шапке» письма отображается фраза «Благодарственное письмо»
• Письмо должно быть написано душевно, с отображением теплых пожеланий (здоровья, благополучия, успехов и т.д.).
• Текст признательности нужно располагать по центру бланка.
• Под текстом отображается название фирмы и должность лица, подписавшего письмо, с указанием Ф.И.О.
• Затем в самом низу заполняется дата составления послания.

Пример текста

                                                                                                                        Уважаемый Сергей Федорович,

Руководство [наименование фирмы] благодарит Вас за предоставленную спонсорскую подготовку областного конкурса творчества детей.

Позвольте пожелать Вам и персоналу [наименование компании] здоровья, творческих планов и их воплощения в жизнь, а также ярких событий и дальнейшего процветания Вашей компании.

           Сергей Соколов                                              15.05.2021 г.

Образцы

Вариант 1.

Вариант 2.

Вариант 3.

Вопросы и ответы:

Несмотря на то, что в Интернете довольно много различных образцов признательных писем, у некоторых пользователей возникают некоторые вопросы. Наиболее часто встречаются следующие:

Как быть с «Вы»?

При составлении признательности, конечно надо проявлять вежливость и грамотность написания текста. Неприятно будет читать благодарственный бланк, написанный с ошибками.

Одним из способов обращения в русском языке является слово «Вы». И нередко возникает вопрос: как писать это слово с заглавной буквы или с маленькой?

1. Обычно, слово «Вы» пишется с заглавного символа при официальном обращении к частному или юр. лицу. Например, «Искренне Ваш …», «Выражаю Вам благодарность …» и т. д.
2. Кроме этого с заглавной буквы слово употребляется при личном обращении к определенному лицу, выражая уважение к нему.
3. С маленького символа «вы» пишется во всех остальных вариантах. Например, при обращении к множеству лиц: «Прошу вас, уважаемые Николай Петрович и Сергей Андреевич …», «Уважаемые друзья, ваше сообщение …» и т. д.

Как избежать шаблонных фраз?

Благодарственная грамота относится к официальной бумаге, с заполненными общепринятыми словами, оборотами предложений. И тем не менее, при формировании этих посланий, нужно стараться избегать стандартных фраз или, по крайней мере сократить их число, так как их отображение коробит читателя.

Поэтому при выражении признательности рекомендуется конкретизировать повод, по которому она выражается, с упоминанием реальных лиц, их заслуг, поступков, профессиональных качеств и т. д.

В таких письмах нельзя напоминать о промахах, недочетах в работе, подчеркивая лишь положительные качества. Лучше применять искренние слова «от себя» с отображением:

• заботливости о человеке;
• персональности;
• эксклюзивности;
• уникальности дизайна;
• детального описания проекта;
• надежды на продолжение взаимоотношений.

Правила деловой переписки: контент-моменты

К техническим правилам ведения переписки (в плане контента как такового) относится 2 главных фактора:

• Структура текста, его стилистика  и читабельность.
• Логические и смысловые связки.

О том, какой должна быть структура делового письма, а также о том как выдержать правильную стилистику и читабельность, на сайте уже есть большая отдельная статья.

А вот о логических и смысловых связках стоит сказать отдельно. Но, опять же, некоторые моменты есть в статье по ссылке выше, поэтому рекомендуется прочитать оба материала в комплексе.

Логические и смысловые связки

Далеко не все понимают, насколько важна четкая логика текста в формате делового общения. Если у получателя ведутся десятки переписок, то ваше несоблюдение правил логических и смысловых связок способно быстро разорвать любое, даже очень успешное сотрудничество.

Человеку будет попросту некомфортно снова и снова возвращаться к вашим E-mail, потому что “там сам черт ногу сломит”.

Чтобы быть “удобным” получателю, достаточно соблюдать несколько главных правил:

Всегда цитируйте то, о чем хотите сказать, если это не относится напрямую к текущему диалогу.  Да, возможно, вы и так помните все нюансы переписки, но ваш оппонент вовсе не обязан их помнить.

Получателю, вполне вероятно, придется перерыть десятки диалогов, чтобы понять, что конкретно вы имели в виду, когда написали “кстати, о тех ценах … “. Особенно, если в вашей  переписке “тех цен” – полно.

Следите за тем, чтобы четко работала связка “причина – следствие”.

Неправильный вариант:

Мы не готовы пока обучать сотрудников LSI-копирайтингу, потому что Наталья в отпуске.

Правильный вариант:

Мы не готовы пока обучать сотрудников LSI-копирайтингу, поскольку главный редактор сайта компании, отвечающий за подготовку авторов (Наталья Иванова), сейчас в отпуске.

Каждое разъяснение в вашем деловом письме должно быть  понятно не только вам, но и читателю.

Опирайтесь на закон тождества. Он требует, чтобы у любого значения, фактора, определения и вообще всего было единое понятие, которое сохранялось на протяжении всего диалога.

То есть, не бывает так, что “мы обожаем продающие тексты, они круче всех”, а затем, спустя какое-то время – “нет, только не продающие тексты, они не нравятся руководству”.

Если суждение или оценка изменились, обязательно известите об этом собеседника. Иначе это выглядит крайне непрофессионально. Вам этого, конечно, не скажут, но гвоздик в память забьют.

Помните о законе достаточного основания. Нельзя просто взять и сказать “все понимают, что у рекламы в соцсетях нет будущего”, чтобы не вызвать удивление собеседника.

Всякое заключение должно подкрепляться фактически. В противном случае о вас сделают не слишком хорошие выводы.

Не меняйте темы без веской причины. Писать о чем-то одном, а потом резко перескакивать на совсем другую тему – моветон. По правилам деловой переписки вы должны подводить каждое обсуждение к логическому завершению, а уже затем обсуждать другие задачи.

Правила для текста в теле письма

Напомню, что правильное ведение деловой переписки всегда предусматривает принцип удобства. Удобство во всем, начиная от заголовков, смыслов и логических связок, заканчивая шрифтами и размером вложений.

Всегда спрашивайте себя: “Понятно ли  то, что я написал, другому человеку или группе людей? Можно ли еще что-то упростить или расшифровать?”.

Основные правила удобства для корректной деловой переписки

Подумайте о том, какие вопросы возникнут в голове у читателя. Как правило это всегда единая цепочка вопросов:

• О чем это?
• Это важно?
• Причем тут я?
• Что от меня требуется?
• Когда?

Затем, после того как предвосхитили вопросы читателя, последовательно ответьте на каждый вопрос одним абзацем, разделенными пустыми пространствами. Не более  5-6 строк.

Если этого не сделать, люди либо завалят вас вопросами в ответ, либо самостоятельно додумают ответы. Часто –неправильные .

Приветствие и прощание всегда отделяйте пустым пространством. Скажем так, это неформальное правило украшения деловой переписки, этакий штришок, указываающий на ваш профессионализм и опытность в подобных делах.

Для каждого абзаца можно написать маленький подзаголовок, коротко суммирующий детали абзаца, и выделить его жирным. Это тоже считается хорошим тоном при ведении корпоративной переписки.

Не злоупотребляйте разными цветами и размерами текста – даже если у вас они “отображаются красиво”, у получателя может быть другая почтовая программа, в которой разные цвета и шрифты могут превратиться в нечитаемую кашу.

Используйте списки и вставляйте диаграммы вместо сухих цифр – это улучшит общую читаемость письма.

Пример “философии удобства” в деловом письме

Как не стоит делать:

Коллеги,

Завтра поедем на корпоратив, пишите в ответ, кто присоединится.

Правильный пример письма:

Тема: Новогодний корпоратив, ответить до 16:00

Коллеги, добрый день,

Завтра 29 декабря с 17:00 до 23:00 состоится новогодний корпоратив! Нам нужен ответ сегодня до 16:00 участвуете вы или нет.

Сбор до 16:30 у главного входа

Собираемся в 16:20 у стойки ресепшен напротив нашего красного логотипа, в 16:30 выезжаем на автобусе до ресторана.

Стоимость: бесплатно

Корпоратив будет оплачен компанией, в оплату входит аренда помещения, напитки, ужин, живая музыка и разные развлечения. Какие точно пока не могу сказать, это будет сюрприз!

Дресс-кода нет

Строгого дресс-кода нет, но, думаем, коллегам будет приятно, если вы все будете нарядными

Если вы отвечаете на чье то письмо – скопируйте пункт, на который отвечаете и напишите на него ответ, выделив его одним цветом.

Не используйте в письмах неприличные слова или неуместный тон, троллинг и сарказм, не ругайтесь и не пишите ничего, что не готовы публично повторить вслух – ваше письмо случайно или намеренно может быть получено нежелательным адресатом.

Подумайте, зачем вы это пишите и что могут подумать те, чье мнение вам важно, если переписка попадет к ним?

Будьте проще, не пишите скучно и сложно, избегайте официально-делового стиля и канцеляризмов в деловой переписке, если это уместно.

Не используйте сложные и запутанные предложения, сложные словосочетания, которые можно заменить простыми словами. Даже в сегменте B2B-контента нужна четкость и лаконичность.

Перед отправкой проверьте письмо на орфографические и пунктуационные ошибки – это улучшит общее впечатление от письма. Также будет нелишним проверить ваш текст на тавтологию: частое мелькание одних и тех же слов говорит о слабом словарном запасе.

Подпись к корпоративному E-mail

Обязательно настройте подпись и укажите в ней ваши основные контакты: телефон и идентификатор в мессенджере. Это поможет вашим получателям, если они захотят с вами оперативно связаться вместо долгой переписки.

Иногда в компаниях требуют вставить в подпись множество дополнительной информации: адрес сайта, логотип, адрес офиса и прочую корпоративную информацию.

В таких случаях имеет смысл настроить в почтовой программе две подписи: полную для написания писем и короткую, которую вы будете использовать только в ответах и пересылках чужих писем.

Общие рекомендации по ведению переписки

Если вам написали письмо – ответьте в тот же день. Если нет возможности дать полный ответ, отпишитесь кратко с указанием сроков: «Принято, отвечу завтра до конца дня».

Не разводите переписку, если за 2-3 письма переписка становится все более активной, а письма все длиннее – назначайте созвон или встречу.

Тот же принцип стоит использовать, если переписка накаляется или явно переходит в конфликт. Живая коммуникация гораздо более быстрая и содержит много невербальных сигналов, которые позволяют лучше понять собеседника.

После такой встречи обязательно напишите письмо на всех участников переписки о том, о чем договорились вживую.

И еще раз основные правила общения по E-mail

1. Правильно настройте все пункты, касающиеся раздела “Отправитель”.
2. Укажите в теме действие и срок, которое вы хотите получить от читателей. Если это нужно, конечно.
3. Укажите получателей, с которыми хотите контактировать (правило действует для B2B-переписки с несколькими людьми).
4. Подумайте за читателя, предвосхитите его вопросы, напишите по абзацу-ответу на каждый вопрос.
5. Выбирайте уместный тон, который не справоцирует непонимания или конфликта.
6. Оформите письмо абзацами, списками, диаграммами, выделением подзаголовков.
7. Добавьте контакты в подпись, чтобы с вами было проще связаться вне E-mail общения.
8. Отвечайте в тот же день и не разводите ” переписку на пустом месте”, если для этого нет оснований.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• письмо-запрос;
• письмо-просьба;
• письмо-напоминание;
• письмо о смене реквизитов;
• письмо-коммерческое предложение;
• гарантийное письмо;
• рекламное письмо;
• поздравительное письмо;
• благодарственное письмо;
• информационное письмо;
• письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

• информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
• просьбы и объяснения
• заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым.

Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Зачем нужны единые правила электронной переписки

Деловое взаимодействие практически полностью перешло в интернет-пространство. Грамотно составленные и правильно оформленные письма подчеркивают репутацию компании, становятся ее визитной карточкой и позволяют сотрудникам точно понимать изложенную информацию.

Основные правила делового электронного общения сводятся к следующему:

• точность и пунктуальность в процессе обмена информацией;
• уважительное отношение к оппоненту и его деловой позиции;
• соблюдение принципов конфиденциальности.

Сетикет с его общепринятыми стандартами также предполагает установленные формат и шаблон писем, правильное оформление и отсутствие креатива. Но при этом допускается собственный корпоративный стиль компании.

Единые нормы написания электронного обращения учитывают возможность корректного отображения на различном оборудовании — стационарных ПК или мобильных устройствах.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

• Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

• Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

• Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

• Цитирование

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

• Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

• Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры».  Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

• Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

• Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

1. Строгость конструкций. Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.
2. Использование смайликов. Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.
3. Приветствие по имени и отчеству. Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.
4. Ответ в течение двух суток. Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.
5. Отсутствие назойливости. Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.
6. Правило зеркала. Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.
7. Поздравление с праздниками. Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.
8. Благодарность. Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

• взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
• внимание к деловым интересам оппонента;
• соблюдение конфиденциальности;
• пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

• при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
• письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
• после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
• из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационные письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.