Согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях, отсутствие путевого листа грозит штрафом — 500 рублей. Однако в некоторых ситуациях эта сумма может быть значительно выше: КоАП РФ устанавливает разную ответственность для ИП, физических и юридических лиц.
Обращаем ваше внимание! С 2021 по 2027 Приказом Минтранса РФ от 11.09.20 г. № 368 установлены новые правила оформления путевых листов. Главные изменения коснулись срока действия путевок, поскольку управление транспортом должно соответствовать нормам Трудового законодательства по охране труда и отдыха.
Сколько будут действовать новые бланки путевых листов 2021 года?
Новый Приказ № 368 регламентирует правила для периода действия путевок. Согласно 1 главе (пункт 2), заполнение путевого листа в 2021 году должно включать следующие сведения:
- Когда путевой лист выдается на 1 день, заполняется число, месяц и год;
- Когда рейс превышает 1 день, нужно указывать даты длительности командировки (с какого по какое число продлится).
По старым нормам путевки оформлялись максимум на месяц. При более длительных рейсах необходимо было оформлять два бланка. Сейчас срок действия путевки не ограничен, однако нельзя использовать одну путёвку несколько дней, если сотрудник работает в рамках графика с ежедневными сменами. Во 2 главе (пунктах 8, 9 и 10) также уточняется:
- Путевые листы оформляются для всего транспорта юридических лиц и ИП;
- Бланк выдаётся перед рейсом на одну смену или перед рейсом, который длится больше суток;
- Срок действия достигает восьмичасового рабочего дня с 4 или 5 часами на отдых;
- При сменном графике водителя можно выписывать два путевых листа на одно транспортной средство.
Таким образом, водитель может вести машину не больше 12 часов. Время выездов с парковок фиксируется. Превышение трудовой нормы наказывается штрафом, как и отсутствующая или просроченная путевка. При незначительных превышениях графика санкций не последует.
Контролю подвергаются даже водители, совершающие длительные и заграничные командировки. Для такого автотранспорта необходима установка тахографа. За отсутствие или поломку данного прибора в странах Европы возлагаются штрафы, значительно превышающие суммы в родной стране.
Предусмотренная система штрафов за отсутствие бланка путевого листа в 2021 году
Система штрафных взысканий выглядит следующим образом:
- Отсутствие путевого листа грозит водителю штрафом в 500 р.
- Уклонение от прохождения предрейсового медосмотра грозит владельцу автомобиля штрафом в размере 30000 р.
- Отсутствие предрейсового техосмотра накладывает на владельца авто штраф 30000 р.
- Неправильное оформление путёвки или отсутствие одной или обеих печатей контролёра и медика — 30000 р.
- Отсутствие квалификации, установленной Приказом Минтранса №287 — 100000 р. для ИП или юридического лица.
- Если лист заполнен неправильно или не полностью, налоговая инспекция откажет в возмещении расходов, что приносит большие убытки крупным предприятиям.
- Водители такси без путевых листов не только выплачивают штраф, но и лишаются прав на два месяца.
- Поддельные документы и печати преследуются уголовной ответственностью.
Система штрафов в 2021 году за путевой лист для ИП и юридических лиц
По статье ст. 12.31.1. КоАП РФ, юридические лица и ИП несут одинаковую ответственность даже с учётом возможного несоответствия доходов крупных транспортных компаний и небольших индивидуальных предприятий. Малый бизнес больше всего страдает от штрафов за отсутствие путевых листов, поэтому, чтобы избежать штрафных взысканий, важно тщательно выполнять требования действующей нормативно-правовой базы.
Для юридических лиц возможность следовать нормам законодательства шире по следующим причинам:
- В организации работают только сотрудники с необходимой квалификацией;
- Отработана система бухгалтерии по путевым листам;
- Зафиксированы расходы на ГСМ;
- Контролируется график работы сотрудников;
- Присутствует собственный медицинский персонал;
- Есть свой кабинет для проведения предрейсовых осмотров или организация сотрудничает со специализированной компанией для осуществления проверок специалистами перед рейсом.
Даже с учётом всех преимуществ, крупные организации всё равно получают немаленькие штрафы и терпят убытки. Неправильное оформление путевок приводит к большим денежным потерям: увеличению налогооблагаемой суммы или взысканиям за отсутствие прохождения предрейсовых осмотров для каждого водителя.
Штрафы при проверке ГИБДД за отсутствие или неправильное оформление путёвки
Без путевого листа нельзя управлять транспортным средством. Документы нужны не только для последующего списания налога или контроля графика работы сотрудника, административное взыскание угрожает за нарушение правил безопасности. Путевки содержат сведения, обеспечивающие безопасность участников дорожного движения. Владельцы автомобилей несут ответственность за:
- Допуск до рейса технически исправного автотранспорта;
- Здоровое и трезвое состояние водителя, отвечающего за управление транспортом.
По этой причине путевой лист автомобиля с 2021 года обязательно должен содержать сведения о прохождении предрейсового технического и медицинского осмотра.
Какие наказания предусмотрены за выход на рейс без путёвки
По статье 12.3. КоАП РФ максимальный штраф достигает 500 рублей. При первой фиксации административного нарушения сотрудник ГИБДД может оформить предупреждение в письменном виде. Если наказанию подвергается такси, транспорт может быть арестован или отправлен на штрафную стоянку. В этом случае появятся дополнительные потери:
- Оплата штрафстоянки;
- Отсутствие потенциальной прибыли;
- Расходы на ходатайство;
- Потеря времени на возвращение транспорта.
Иногда транспорт повреждают при перевозе на стоянку без последующего возмещения ущерба. Тогда отсутствие путёвки угрожает ещё и дорогостоящим ремонтом.
Какие штрафы предусмотрены за выход на рейс без путевки
По статье 12.31.1. КоАП РФ, ИП и крупные предприятия могут быть привлечены к административной ответственности из-за отсутствия прохождения предрейсового технического и медицинского осмотра.
| Нарушение по статье 12.31.1. КоАП РФ | Сумма штрафа для юридического лица |
| Отсутствие отметок о прохождении предрейсового медосмотра водителя | 30000 рублей |
| Отсутствие отметок о прохождении предрейсового техосмотра транспорта | 30000 рублей |
Перед подписью протокола об административном нарушении внимательно прочтите, по какой статье вынесено наказание. При статье 12.31.1. необходимо не согласиться с обвинением (это будет означать, что путёвка была получена, но оказалась потеряна или забыта, при этом в Журнале учета предприятия об этом есть отметка). В этом случае есть возможность попасть под статью 12.3. КоАП РФ со смягченной ответственностью.
Штрафы за отсутствие путевки при использовании транспорта в личных целях
Транспорт можно использовать по своему усмотрению, если он оформлен на водителя. В этом случае необязательно оформлять путевой лист. Путёвка необходима в следующих ситуациях:
- По Уставу Федерального закона № 256-ФЗ необходимо иметь путевой лист в любом виде коммерческих перевозок;
- По Приказу Минтранса № 368 путевой лист всегда нужен при эксплуатации юридическим лицом или ИП.
Таким образом, водитель обязан иметь документ, если является нанятым лицом или осуществляет транспортировку на личном авто для предприятия или ИП. Без путевого листа нельзя:
- Транспортировать оборудование, технику, товары и другие грузы;
- Доставлять пассажиров, их вещи, багаж;
- Управлять общественным транспортом.
В случае если цель поездки не соответствует пунктам выше, не принадлежит предприятию, не арендовано для перевозок — путевой лист может отсутствовать.
Штраф за отсутствие путевки для ИП
Кроме такси, на любом автомобиле ИП нельзя совершать поездки без путевого листа. Для грузового авто также нужно оформлять документы с отметками медицинского специалиста и контролера-механика, даже если автомобиль используется для перевозки вещей на дачу. Отсутствие путевого листа для грузового автомобиля грозит штрафом от 500 до 60000 рублей по статье 12.31.1. КоАП.
Когда нет путевки у транспортного средства организации
При оформлении транспорта на юридическое лицо, путевые листы оформляются всегда. Личные перевозки оформляются по особому распоряжению. Водитель сам оплачивает бензин, в противном случае это может считаться нецелесообразным использованием автомобиля.
В случае, когда за рулем находится нанятый водитель, выполняющий задание по распоряжению юридического лица, путевой лист необходимо оформлять в любом случае. Отсутствие путёвки грозит штрафом 60000 рублей.
Штраф за отсутствие путевки для такси
Такси является особым видом транспорта, поскольку водитель отвечает за жизнь и безопасность пассажиров. По этой причине меры по безопасности для таких автомобилей увеличены, а перевозка людей без путевого листа запрещена.
Если владелец транспорта является водителем, при перемещениях для собственных целей путевка не нужна. Чтобы доказать сотруднику ГИБДД, что водитель не совершает коммерческую перевозку, нужно выполнить следующие действия:
- Снять знаки, обозначающие авто как такси;
- Перемещаться только в общем потоке;
- Не принимать заказы диспетчеров таксопарка;
- Не попадать под камеры при высадке или подборе пассажиров.
Если инспектором всё же был вынесен факт административного правонарушения, необходимо не согласиться с обвинениями. Когда протокол составляется совместно с МАДИ, транспорт могут отправить на штрафную стоянку. В этом случае придется потратить время и деньги на возвращение авто, поэтому лучше иметь путевой лист на руках.
Штраф за неправильный образец бланка путевого листа в 2021 году
При обнаружении документов с ошибками, касающимися расходами на ГСМ и маршрута, путевой лист признается недействительным, а налог на прибыль сильно возрастает.
По статье 12.31.1. КоАП, отсутствие печатей медицинского специалиста и механика-контролёра грозит ответственностью не только организации, но и должностным лицам.
| Вид нарушения | Штраф для водителя | Штраф для должностного лица | Штраф для юридического лица |
| Ответственные сотрудники не соответствуют необходимой квалификации | — | 20000 рублей | 100000 рублей |
| Отсутствие сведений о прохождении предрейсового медосмотра | 3000 рублей | 5000 рублей | 30000 рублей |
| Отсутствие сведений о прохождении предрейсового техосмотра | 3000 рублей | 5000 рублей | 30000 рублей |
Рекомендуемое заполнение путевого листа 2021
Как правило, предприятия используют бланки 1997 года, которые можно найти в интернете, однако они не соответствуют современным стандартам. С 2021 в путевых листах появились поля для новых сведений. Путевка должна соответствовать нормативам Минтранса РФ № 368 и Федеральному Закону № 402-ФЗ.
Подводя черту
Путевые листы являются важным документом для ведения коммерческой деятельности и эксплуатации транспорта в организациях и предприятиях юридических лиц. Путевка должна содержать следующую информацию:
- Сведения о владельце автомобиля;
- Данные водителя;
- Отметки о прохождении предрейсовых осмотров;
- Информацию о маршруте, пробеге, расходах на ГСМ.
Для предотвращения получения штрафных взысканий необходимо заполнять путевые листы в соответствии с требованиями действующего законодательства. Водители и транспорт должны проходить своевременные предрейсовые тех- и медицинские осмотры. Правильное оформление путевки послужит гарантией от штрафов, безопасности на рейсе и значительной экономией средств. Необходимо не забывать о режиме труда и отдыха водителей, а также о том, что минимальный срок действия путевки занимает 12 часов, а не 24 часа.
В 2021 путевой лист по всем правилам ГОСТ предоставляет компания «Трансавто-7». Сотрудники организации помогут пройти предрейсовые мед- и техосмотры быстро и без очередей, обеспечив безопасность водителя, его пассажиров и грузов.
- Про изменения в заполнении путевых листов читайте в статье «5 основных новшеств по заполнению путевых листов с 2021 года».
- Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
В конце статьи есть шпаргалка
Случаи оформления путевого листа
Вопрос 1. Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?
Да, обязательно.
Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:
- Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» — устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ;
- Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.
Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:
- в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
- эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).
Путевой лист для подтверждения расходов
Вопрос 2. Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?
Да, нужен.
По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
(ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).
По договору аренды без экипажа:
- арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
- арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:
- его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Срок действия путевого листа
Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?
Бесплатные вебинары в Контур.Школе
Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика
Расписание вебинаров
Да, можно.
Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2019 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:
- оформлять путевой лист разрешили на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
- Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ указал, что срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого можно использовать путевой лист.
Если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.
Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе обязательные реквизиты:
- показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
- дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
С 1 января 2021 года такой вопрос уже не должен возникать. Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368):
- на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);
- на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.
Формы Госкомстата после 1 января 2020 года берите только за основу
Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?
В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:
- например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).
Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:
- до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
- с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.
Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.
Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).
- Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
В конце статьи есть шпаргалка
Предрейсовые медосмотры для неводителей
Вопрос 5. Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?
Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.
Есть разные мнения:
- обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
- по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
- противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Про учет расходов на ГСМ
Вопрос 6. При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?
Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.
- Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
- Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
Про нормы расхода топлива
Вопрос 7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?
Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).
Вывод: организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорил Минфин и признавал право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).
Организации могут использовать Минтрансовские и собственные нормы расхода ГСМ — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.
Курсы для бухгалтеров
Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Расписание курсов
Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:
- заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
- данных технической документации автотранспорта;
- информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
- актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.
Способ, как заполнять путевые листы
Вопрос 8. Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?
Способ заполнения путевых листов Приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не установлен. Из этих документов следует:
- даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств или ответственное за это должностное лицо, проводившие соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.
Все отметки медика и технического контролера или ответственного за технический контроль должностного лица могут быть сделаны только от руки.
Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказов, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.
Путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который можно составить не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом:
- частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.
Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls
Роль документа
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
- его техническое состояние;
- пройденный километраж;
- часы работы водителя;
- совершенные переезды в течение смены;
- расход горюче-смазочных материалов и пр.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.
Как заполнить путевой лист
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Итак, в лист по порядку вписываются:
- Серия и номер листа.
- Дата составления документа.
- Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Название организации, составившей документ, и ее адрес.
- Код по ОКПО.
- Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
- Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
- Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
- Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
- Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.
Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:
- кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
- адрес подачи;
- время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
- подписи механика и водителя.
После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.
С правой стороны документа указываются:
- сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
- затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
- затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:
- адрес, откуда автомобиль выехал;
- место назначения;
- время выезда и возвращения;
- пройденный километраж;
- подпись водителя.
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Подробнее о новых реквизитах 2021 года
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Сведения о перевозке
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка для собственных нужд.
Сведения о транспортном средстве
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Отметки о медосмотре и техническом контроле
Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.
Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:
- перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.
Можно ли обойтись без путевого листа?
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
О журнале учета путевых листов
С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.
Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
ВОПРОС
На балансе организации есть легковой автомобиль. Машиной пользуются по работе многие сотрудники ежедневно. Организация нетранспортная. Как в данной ситуации оформлять путевые листы, раньше оформляли один на месяц. Нужно ли предрейсовое и послерейсовое медицинское освидетельствование? Нужны ли отметки о технической исправности перед выездом? Как правильно организовать и можно ли упростить ведение путевых листов в нашей ситуации, чтобы не было претензий со стороны ГИБДД?
ОТВЕТ
Оформление путевых листов обязательно, в том числе и для организаций, которые не осуществляют коммерческие перевозки (нетранспортные). Единственное исключение, позволяющее не оформлять путевой лист, ситуация, когда работник использует легковой автомобиль организации исключительно для личного перемещения (не перевозит грузы и не перемещает иных лиц) и при этом не работает в должности водителя.
Путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.
Предрейсовые и послерейсовые медицинские освидетельствования не обязательны, при условии, что транспортным средством управляет сотрудник, который не является водителем и в трудовую функцию которого не входит управление транспортным средством.
Организация, осуществляющая перевозки для собственных нужд легковыми автомобилями, не обязана проставлять в путевом листе отметки о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.
Во избежание претензий со стороны контролирующих органов необходимо придерживаться норм действующего законодательства при оформлении путевых листов.
ОБОСНОВАНИЕ
П. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»: запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией, в частности, для осуществления перевозок грузов и пассажиров, даже если организация не занимается предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов (п. 9 Порядка, Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529).
Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.
При осуществлении перевозок для собственных нужд путевой лист может быть выдан (п. п. 4, 10 Порядка): на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня); на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня).
Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).
Из чего следует, путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.
Что касается проведения медицинского осмотра, то согласно действующему законодательству сведения о проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя отражаются в путевом листе в случае, когда проведение медицинского осмотра обязательно. Обязательный периодический медицинский осмотр должны проходить лица, работающие водителями автомобилей, и индивидуальные предприниматели, самостоятельно управляющие автомобилем, на котором осуществляются перевозки (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, ст. 23 Закона N 196-ФЗ). Из чего следует, что проходить указанные медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя.
Однако судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения судов, поддерживающие точку зрения, что проходить медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 N Ф10-863/2015; Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894).
Есть другая позиция, что организации все-таки необходимо проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников (неводителей), чья трудовая функция или должностные обязанности предполагают управление служебным автомобилем (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2014 N Ф03-336/2014 по делу N А37-3185/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 06.06.2013 N 06АП-5556/2012 по делу N А37-2345/2012, от 15.06.2012 N 06АП-2120/2012).
Верховный суд считает, что проведение медицинского осмотра обязательно, даже для сотрудника, который не является водителем, если в трудовые обязанности входит управление транспортным средством (Постановление Верховного Суда от 19.12.2016 N 18-АД16-173. ВС РФ).
С 21.12.2018 года предрейсовый и предсменный контроль технического состояния транспортного средства обязательны для организаций, которые осуществляют перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями (Федеральный закон от 20.12.2017 N 398-ФЗ). Т.е. если организация использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.
Письмо Министерства спорта Российской Федерации от 4 июня 2015 г. N ЮН-04-10/3489
Организации, осуществляющие спортивную подготовку, в соответствии с пунктом 7 части 2 статьи 34.3 Федерального закона от 04.12.2007 N 329-ФЗ осуществляют материально-техническое обеспечение лиц, проходящих спортивную подготовку, в том числе обеспечение проездом к месту проведения спортивных мероприятий и обратно, обеспечение питанием и проживанием в период проведения спортивных мероприятий за счет средств, выделенных организации на выполнение государственного (муниципального) задания на оказание услуг по спортивной подготовке, либо средств, получаемых по договору оказания услуг по спортивной подготовке.
В соответствии с частью 7 статьи 28 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» образовательная организация несет ответственность в установленном законодательством Российской Федерации порядке за невыполнение или ненадлежащее выполнение функций, отнесенных к ее компетенции. К данным вопросам относится ответственность, в том числе за жизнь и здоровье обучающихся, работников образовательной организации.
Учитывая, что спортивные соревнования, а также тренировочные сборы, являются одной из форм организации и проведения тренировочного процесса и предусматриваются программой, реализуемой организацией, то должны быть разработаны и утверждены необходимые локальные нормативные акты, регламентирующие выезды обучающихся на спортивные мероприятия. В данных локальных актах возможно предусмотреть, в том числе, и порядок привлечения как работников данной организации (тренеров, тренеров-преподавателей, медицинских работников), так и родителей детей, в качестве волонтеров, сопровождающих лиц.
При отправке организованных групп детей на тренировочные мероприятия, помимо локальных нормативных актов самой организации, необходимо руководствоваться следующими нормативными правовыми актами и документами:
Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
постановлением Правительства Российской Федерации от 17.12.2013 N 1177 «Об утверждении правил организованной перевозки группы детей автобусами»;
постановлением Правительства Российской Федерации от 17.01.2007 N 20 «Об утверждении положения о сопровождении транспортных средств автомобилями Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации и военной автомобильной инспекции»;
письмом Минобрнауки России от 31.03.2011 N 06-614 «О направлении рекомендаций» и «Рекомендациями по порядку проведения смен в учреждениях отдыха и оздоровления детей и подростков»;
постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 22.11.2010 N 152 «Об утверждении СП 2.5.2775-10 «Изменения и дополнения N 1 к СП 2.5.1277-03 «Санитарно-эпидемиологические требования к перевозке железнодорожным транспортом организованных детских коллективов» (зарегистрировано Минюстом России 15.12.2010 N 19184);
методическими рекомендациями по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия и безопасности перевозок организованных групп детей автомобильным транспортом, утвержденными Роспотребнадзором России и МВД России, 21.09.2006;
письмом Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 «О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств»;
государственным стандартом Российской Федерации «Автобусы для перевозки детей. Технические требования. BUSES FOR CARRYING CHILDREN. TECHNICAL REQUIREMENTS. ГОСТ Р 51160-98», утвержденным постановлением Госстандарта России от 01.04.1998 N 101.
В случае проведения организациями тренировочных мероприятий за пределами Российской Федерации, предусмотренных реализуемыми программами или трудовыми договорами с работниками, необходимо руководствоваться Федеральным законом от 15.08.1996 N 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию».
Минспорт России обращает особое внимание на соблюдение следующих требований к условиям перевозки организованных групп детей, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 17.12.2013 N 1177 «Об утверждении правил организованной перевозки группы детей автобусами»:
С 1 июля 2015 года для осуществления организованной перевозки группы детей используется автобус, с года выпуска которого прошло не более 10 лет, который соответствует по назначению и конструкции техническим требованиям к перевозкам пассажиров, допущен в установленном порядке к участию в дорожном движении и оснащен в установленном порядке тахографом, а также аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS;
в ночное время (с 23 часов до 6 часов) допускается организованная перевозка группы детей к железнодорожным вокзалам, аэропортам и от них, а также завершение организованной перевозки группы детей (доставка до конечного пункта назначения, определенного графиком движения, или до места ночлега) при незапланированном отклонении от графика движения (при задержке в пути). При этом после 23 часов расстояние перевозки не должно превышать 50 километров;
включение детей возрастом до 7 лет в группу детей для организованной перевозки автобусами при их нахождении в пути следования согласно графику движения более 4 часов не допускается.