Постскриптум как пишется в тексте

Эта брошюра позволит Вам составить деловое письмо в соответствии с существующими в Германии стандартами и правилами. Деловое письмо — это письмо , которое Вы посылаете в различные фирмы, учреждения, предприятия, организации и т.п. (в дальнейшем -организации) с целью получить нужную Вам информацию , решить интересующий Вас вопрос или внести какое-либо предложение. Очевидно, что умение правильно составить и оформить такое письмо является в цивилизованном мире необходимым условием Вашего успеха.

Составляя такое письмо, Вы в любом случае преследуете, как минимум, три основные цели:

* письмо должно как можно быстрее попасть к тому, кто

будет заниматься Вашим вопросом;

* письмо должно содержать нужную информацию;

* оно должно произвести на читателя нужное Вам

впечатление.

Неправильно составленное и/или небрежно оформленное письмо имеет почти стопроцентную вероятность отправиться в корзину для мусора, а не на стол к чиновнику, который должен заниматься Вашим вопросом.

Следует помнить, что при составлении делового письма не может быть мелочей. Имеет значение все-выбор бумаги, способ печати, наличие обязательных для делового письма разделов, правильный выбор обращения и заключительного приветствия и многое другое. В брошюре Вы найдете ответы на эти и другие вопросы.

Основное внимание мы уделяем составлению и формлению делового письма, которое пишется (печатается) на чистом листе бумаги. В следующих выпусках мы рассмотрим вопросы, связанные с оформлением деловых писем на фирменных бланках, составлением таких бланков и т.п.

1.Общие положения

1.1 Бумага

Для делового письма используется нелинованная плотная белая бумага формата А4 (210 х 297 мм) по международному стандарту DIN 676 (обычный лист бумаги для пишущих машинок). Бумага располагается вертикально и используется только с одной стороны. Допускается использование для деловых писем формата А5 (148х210 мм) и даже А6 (105х148 мм).

1.2 Поля

Рекомендуемые размеры полей:

левого — 20 мм

остальных — от 20 до10 мм

2.Структура делового письма

Как правило, деловое письмо состоит из следующих разделов:

— Отправитель (Absender)

— Населенный пункт, Дата (Ort, Datum)

— Получатель(Empfänger)

— ”Касается” (Betreff)

— Ссылка(Bezug)

— Обращение (Anrede)

— Текст письма

— Заключительное приветствие (Gruß)

— Подпись (Unterschrift)

— Приложения (Anlage)

Не все эти разделы должны обязательно присутствовать в Вашем письме. Вы сами принимаете решение о структуре своего письма.

Рассмотрим подробно каждый из этих разделов.

3.Отправитель

Если письмо пишется не на фирменном бланке, в нем должна содержаться информация об отправителе. Это избавит читателя от необходимости искать на конверте Ваш адрес при составлении ответа на Ваше письмо. В противном случае весьма вероятно, что Вы вообще не получите на него ответ.

Информация об отправителе располагается в верхнем левом углу листа на расстоянии 2 см от левого и верхнего края. Эта информация пишется без пропуска строк.

Информация об отправителе включает:

— имя отправителя

— почтовый адрес

— дополнительную информацию.

3.1 Имя отправителя (Absendername)

Указывают имя и фамилию отправителя и/или, если нужно, наименование организации.

3.2 Почтовый адрес

Возможны два варианта:

1.Улица, номер дома (Straße …)

Почтовый индекс Населенный пункт (Postleitzahl Ort)

Страна отправителя (если письмо отправляется за рубеж)

(Absenderland)

2.Почтовый ящик (Postfach)

Почтовый индекс Населенный пункт

Страна отправителя

3.3 Страна отправителя

Если Вы пишите заграницу, для большинства европейских государств достаточно указать их международное обозначение (например, для Германии: D-…). В общем случае достаточно в следующей строке написать наименование страны отправителя на языке той страны, в которую направляется письмо, или на французском языке.

3.4 Дополнительная информация

В качестве дополнительной информации можно указать, например, номер Вашего телефона. Перед номером телефона строка не пропускается.

3.5 Общие правила

— Название улицы и номер дома не разделяются запятой.

— Название улицы пишется по следующим правилам:

1. Название пишется раздельно:

а) Если первая часть названия улицы или площади образована от названия города или страны при помощи суффикса -er:

Berliner Platz

Schweizer Straße

б) Если в названии улицы первое слово является прилагательным:

Grüne Straße

в) Если в названии улицы на первом месте стоит частица, например, предлог:

Unter den Linden

2. Название улицы пишется слитно:

а) Если это существительное или собственное имя:

Berlinstraße

Grünstraße

Herderstraße

б) Когда существительное оканчивается на -er :

3. Название улицы пишется через дефис ”-”,

если оно состоит из нескольких слов, например, из имени и фамилии:

Heinrich-von-Steephan-Straße.

— Номер почтового ящика разбивается на группы по две

цифры, начиная с поледней.

— Почтовый индекс не делится на группы.

— Номер телефона разбивается на группы по два знака, начиная с конца. Код города пишется в скобках. После скобок и между группами цифр — один интервал.

Примеры:

Hanns Schmidt

Lange Hecke 12

44263 Dortmund

Telefon (0231) 45 55 66

***

Thomas Eberhard

Postfach 12 34 56

12345 Bielefeld

Telefon (0123) 32 45 77

4. Населенный пункт, Дата

Наименование населенного пункта и дата написания письма располагаются в правом верхнем углу на уровне первой строки Информации об отправителе. Начинайте писать, отступив приблизительно 12 см от левого поля.

Дата может быть написана несколькими способами. Рассмотрим, как пишется, например, 1 сентября 1998 г:

* 01.08.98: Наиболее распространенный способ. День и месяц, состоящие из одной цифры, пишутся с нулем перед этой цифрой.

* 1. September 1998: Название месяца пишется полностью.

* 1/ Sept. 1998: Название месяца пишется сокращенно.

5. Получатель

Этот раздел начинается приблизительно на расстоянии 5,5 см от верхнего поля и 2 см от левого поля. Он должен разместиться в пределах прямоугольника 4,0 х 8,5 см (Размеры окна на конверте 4,5 х 9 см). В информации о получателе точки не ставятся.

Этот раздел содержит:

* Вид письма (в том случае, если это не простое письмо)

* Имя получателя

* Адрес получателя.

5.1 Вид письма (Versendungsform=Sendungsart)

Если Вы выбираете какой-либо специальный вид письма (например, заказное, ценное и т.п.), он указывается в первой строке этого раздела. Если письмо отправляется заграницу, Вы можете указать вид почтового отправления на международном почтовом (французском) языке, например:

Немецкий	Французский	Русский
	Recommande’	Заказное
	Valeur declaree	Ценное
Mit Luftpost	Par avion	Авиапочтой
	Poste restante	До востребования

После указания вида отправления следует имя получателя. Между видом письма и именем получателя пропускается одна строка (пустая строка). Если Вы отправляете простое письмо, оставьте перед именем получателя две пустые строки (см. примеры ниже).

5.2 Имя получателя

Собственно адрес получателя начинается с его имени.

Если Вы пишете определенному лицу, возможны следующие варианты:

*- Herrn Wolfgang Stein

-Frau Petra Stein

-Herrn Professor Wolfgang Stein

(В форме обращения)

* -Petra Stein

-Wolfgang Stein

-Eheleute Petra und Wolfgang Stein.

Если Вы пишете в организацию, в первой строке адреса указывается ее наименование. В следующей строке Вы можете указать наименование подразделения (отдела).

Если Вы пишите частному лицу, но в адрес его организации, в первой строке адреса пишется имя этого лица, а наименование организации — на следующей строке. Отдел, занимающийся обработкой писем, не будет вскрывать такое письмо, а передаст его непосредственно адресату.

5.3 Почтовый адрес

Почтовый адрес пишут начиная со следующей строки после имени получателя. Правила написания адреса приведены в разделе 3.2. Дополнительные правила:

— Между строкой, на которой указаны улица и номер дома (или почтовый ящик) и строкой с почтовым индексом и наименованием населенного пункта оставляется одна пустая строка.

— Если письмо отправляется заграницу и в последней строке указана страна получателя, перед этой строкой оставляется пустая строка. В этом случае пустая строка перед населенным пунктом отсутствует.

Примеры (Пустая строка обозначена как ”*”):

Вид письма	Пример	Вид письма	Пример
-Простое -Частному лицу -В Германии	* * Frau Erika Müller Nürnberger Straße 10 * 27755 Delmenhorst	-Простое -Частному лицу -Заграницу	* * Mr William Smith 40 Cook Street Oxford OX1 3BQ * GREAT BRITAIN
Специаль-ное -Частному лицу -В Германии	* Frau Erika Müller Nürnberger Straße 10 * 27755 Delmenhorst	-Простое -В адрес фирмы	* * Lehmann KG Postfach 45 25 70 * 72764 Reutlingen
-Простое -В адрес фирмы -С указа- нием имени по- лучателя	* &* Lermann KG Frau Helga Sutter Postfach 45 25 77 * 72764 Reutlingen	-Специаль- ное -Частному лицу -В адрес фирмы -Заграницу	* Frau Dr.Eva Parker Duff & Co Ltd 30 Cook Street East Yorkshire AB1 *

6. ”Касается”(Betreff)

Этот раздел не является обязательным. Между адресом получателя и этим разделом оставляется две пустые строки.

Раздел Betreff занимает 1-2 строчки, в которых кратко сообщается, о чем идет речь в письме. Он может начинаться словом Betreff, которое выделяется жирным шрифтом или подчеркивается. В конце раздела точка не ставится.

Можно также обойтись без слова Betreff, но в этом случае необходимо выделить весь текст раздела.

Примеры:

*Betreff: Auskunft über Firma Max Sschreder

*Rechnung

*Bewerbung als Leiterin der Fertigungsabteilung

*Unser Sonderangebot Für Sie

7. Ссылка (Bezug)

В случае необходимости, Вы можете сослаться на ранее полученную информацию, имеющую непосредственное отношение к Вашему письму. Такая ссылка облегчает обработку письма и в ряде случаев является обязательной.

Примеры:

* Ihr zeichen:…

* Ihre Nachricht vom:…

* Rückfragen bitte an…

Ссылка не имеет постоянного места. Она может располагаться под адресом получателя, справа от него или в разделе Betreff. Она может также занимать первую строку текста, например:

* In Ihrem Schreiben vom 01.01.98 behaupten Sie …

* Wie in unserem gestrigen Telefonespräch vereinbart, erhalten Sie heute …

*Wie schon auf der diesjahrigen Buchmesse besprochen, sende ich Ihnen heute die gewünschten Muster …

8. Обращение (Anrede)

Обращение в письме является признаком вежливости. Письмо без обращения ”бьет получателя по голове”.

Обращение может отсутствовать в деловых записках, циркулирующих внутри предприятия, да и то только в тех случаях, когда это здесь принято. Как будет показано ниже, уже в обращении Вы выражаете свое отношение к адресату.

Обращение пишется после ссылки и/или указаний (если они есть) или после адреса получателя. Между последней строкой и обращением пропускаются две строчки. Обращение, как и все вышеупомянутые разделы, начинается у левого поля на расстоянии 2 см от левого края листа. Обращение начинается с прописной (заглавной) буквы. В конце обращения ставится запятая. Можно также поставить восклицательный знак.

8.1 Обращение к конкретному лицу

Когда Вы пишите частному лицу, Вы, разумеется, знаете его фамилию. Если же Вы направляете письмо в организацию, весьма целесообразно узнать фамилию того, кто будет с ним работать. Обращение к конкретному человеку, например, когда Вы посылаете Bewerbung, уже дает Вам определенные преимущества перед конкурентами.

В обращении указывают только фамилию адресата. Можно также указать звание или профессию. Возможные варианты персонального обращения:

* Sehr geehrte Frau Dr.Drechsler

* Sehr geehrter Herr Müller

* Sehr geehrter Herr Rechtsanwalt Drechsler

* Sehr gehrter Herr Freseurmeister Weber

8.2 Обращение к двум лицам

Если Вы знаете, что с Вашим письмом могут работать два человека ( или один из двух), фамилии которых известны, воспользуйтесь следующим вариантом обращения:

* Sehr geehrte Frau Schulz, sehr geehrter Herr Müller

8.3 Нейтральное обращение

Если фамилия адресата Вам неизвестна, можно использовать один из следующих вариантов:

* Sehr geehrte Damen und Herren

* Sehr geehrte Damen? sehr geehrte Herren

* Sehr geehrte Dame? sehr geehrter Herr

* Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin

* Sehr geehrter Herr Bundespräsident

8.4 Различные оттенки при обращении

Выше мы уже говорили о том, что обращение позволяет выразить свое отношение к адресату. Рассмотрим несколко примеров:

* ”Sehr geehrt” : Стандартная нейтральная форма обращения.

* ”Liebe Marry” : Демонстрирует дружелюбие. У деловых партнеров такое обращение принято, когда они хорошо знакомы друг с другом и, как правило, на ”ты”.

* ”Hallo Carola”: Партнеры очень хорошо знакомы друг с другом.

* ”Geehrte Frau Stein” : Используя такую форму обращения, Вы выражаете пренебрежение или неуважение к адресату.

Обращение отсутствует: Это может рассматриваться как явно выраженное оскорбление.

9. Текст письма

После обращения следует одна пустая строка, а затем начинается текст письма. Независимо от знака препинания после обращения, текст всегда начинается с большой буквы.

Он должен быть разбит на абзацы, каждый и которых выражает одну законченную мысль. Между абзацами оставляется одна пустая строка.

9.1 Структура текста письма

Текст, безусловно, является наиболее важным элементом письма. Как правило, он состоит из трех частей:

-Вступления (Einleitung)

-Основной части (Hauptteil)

9.2 Вступление

Вступление должно привлечь внимание, вызвать интерес и деловое отношение к содержанию письма.

9.3 Основная часть

Основная часть направлена, как правило, на получение желаемой реакции того, кто будет работать с Вашим письмом. Поэтому при составлении письма попытайтесь стать на его точку зрения.

В последнем абзаце основной части письма Вы можете еще раз кратко изложить свою просьбу (предложение), выразить надежду на положительный ответ и т.п.

9.4 Примеры заключительной фразы основной части письма

(В таблице приведены выбранные из оригиналов деловых писем заключительные фразы и их эквиваленты, используемые в деловой переписке на русском языке. Безусловно, возможны и другие варианты перевода).

Оригинал	Русский эквивалент
Hoffentlich konnten wir Ihnen helfen.	Надеемся, что смогли Вам помочь.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.	Благодарим за понимание
Vielen Dank für Ihre Mühe.	Благодарим Вас за хлопоты
Ich wünsche Ihnen — auch im Namen der Mitarbeiter meiner Agentur – für die Zukunft alles Gute.	Я желаю Вам от своего имени, а также от имени сотрудников моего Агенства всего хорошего в будущем.
Wir wünschen Ihnen zu Ihrem Geburstag alles Gute, vor allem Gesundheit, und ein zufriedenes neues Lebensjahr.	Мы желаем Вам в день Вашего рождения отличного здаровья и многих счастливых лет жизни.
Ich danke Herrn Weitzmann für seine wertvolle Mitarbeit und wünsche ihm für die Zukunft viel Erfolg.	Я благодарю г. Вайцмана за плодотворное сотрудничество с нами и желаю ему в будущем всяческих успехов.
Ich danke Ihnen nochmals für die langjährige Zusammenarbeit.	Я еще раз благодарю Вас за многолетнее сотрудничество
Vielen Dank im voraus.	Заранее благодарю
Für rasche Erledigung danken wir im voraus.	Заранее благодарим за быстрое исполнение
Falls Sie Fragen haben, rufen Sie bitte Frau Walser an.	Если у Вас есть вопросы, позвоните, пожалуйста, фрау Вальзер.
Für die Zukunft viel Erfolg und alles Gute!	Всего хорошего и больших успехов в будущем.
Ich danke Ihnen schon jetzt für Ihre Mithilfe — und freue mich auf Ihre Antwort.	Я заранее благодарю за помощь и с нетерпением ожидаю Вашего ответа.
Wir bedauern ihr Fortgehen und wünschen ihnen für ihren weiteren beruflichen Werdegang alles Gute und viel Erfolg	Мы сожалеем о Вашем уходе и желаем Вам в Вашем дальнейшем профессиональном росте больших успехов и всего хорошего.
Wir freuen uns auf die künftige Zusammenarbeit mit Ihnen.	Мы с удовольствием рассчитываем на будущее сотрудничество с Вами.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch und verbleiben … * mit freundlichen Grüßen	Мы с нетерпением ожидаем Вашего визита и остаемся …
Ihre Angaben werden wir streng vertraulich behandeln.Wir bedanken uns schon heute für Ihre Kooperation.	Мы будем рассматривать Ваши указания как строго конфиденциальные. Мы уже сегодня благодарим Вас за сотрудничество с нами.
Über Ihren Auftrag würden wir uns freuen.	Мы были бы рады Вашему поручению (заказу)
Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen guten Verkaufserfolg.	Мы благодарим Вас за понимание и желаем Вам успешных покупок.
Ich würde mich freuen, wenn es zu einer Zusammenarbeit käme.	Мне было бы приятно, если бы это привело к нашему сотрудничеству.

9.5 Постскриптум (Postskript= PS)

Между последней строкой письма и постскриптумом оставляется одна пустая строка.

Обычно в PS включают информацию, упущенную в основном тексте. В нынешний век компьютеризации PS, как правило, не используется, т.к. упущенную при составлении письма информацию всегда можно вставить в нужное место.

Однако, PS широко используется как стилистический прием в тех случаях, когда нужно еще раз обратить внимание на какой-либо аспект письма. Психологи установили, что PS читается почти всегда, в то время как само письмо может остаться непрочитанным.

10. Заключительное приветствие

Текст письма должен обязательно заканчиваться приветствием, которое, как и обращение, выражает не только Ваше отношение к адресату, но и уровень Вашей ”бюрократической культуры”.

10.1 Общие правила

* Приветствие начинается от левого поля.

* Между последней строкой текста и заключительным приветствие оставляется одна пустая строка.

* Как правило, заключительное приветствие начинается с заглавной буквы. Однако, если оно является как бы продолжением заключительной фразы текста, приветствие пишется с маленькой буквы:

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und verbleiben

*

mit freundlichen Grüßen

* После заключительного приветствия знак препинания не ставится. (Заметим, что в письме на английском языке заключительное приветствие заканчивается запятой, а в письме на французском языке — точкой).

10.2 Общепринятые варианты заключительного приветствия

Наиболее распространенная ”нейтральная” форма:

Mit freundlichen Grüßen

Эта форма заключительного приветствия применима всегда и исключает всякую ошибку. Но если вы не хотите повторяться, можно предложить и другие ”нейтральные” варианты:

* Mit freundlichen Grüß

* Mit freundlichen Grüße

* Freundliche Grüße

* Mit freundlichen Grüßen aus dem Schwarzwald

10.3 Альтернативные варианты заключительного приветствия

В рассматриваемых ниже случаях можно использовать другие варианты заключительного приветствия.

*”Viele/ Herzliche/ Liebe Grüße”

Если Вы хорошо знакомы с адресатом, и письмо носит личный характер, можно использовать эту форму заключительного приветствия.

*”Mit besten Grüßen”

Эта форма носит более фамильярный и личный характер, чем нейтральное заключительное приветствие.

*”Mit freundlicher/n Empfehlung/en”

” Mit besten Empfelung/en”

Вежливое окончание письма, отражающее большую, чем нейтральное приветствие дистанцию.

”Achtungsvoll”

Отталкивающая формулировка. Ее следует использовать в тех случаях, когда Вы хотите исключить дальнейшие контакты.

Отсутствие заключительного приветствия подчеркивает крайне пренебрежительное отношение к адресату.

11.Подпись (Unterschrift)

Никто не будет рассматривать письмо без подписи как серьезный документ, заслуживающий внимания.

11.1 Общие правила

* Ваша подпись располагается у левого поля под заключительным приветствием.

* Отпечатанное имя располагается под подписью. При этом скобки не ставятся.

* В случае необходимости, здесь можно также указать название фирмы(часто его пишут большими буквами), которое пишется на отдельной строке над подписью. Между заключительным приветствием и подписью оставляется одна пустая строка.

* Под напечатанным именем можно указать должность того, кто подписывает письмо.

11.2 Дополнения к подписи

Перед отпечатанным именем того, кто подписывает письмо, могут стоять дополнения типа

i.A.(im Auftrag) — по поручению

i.V. (in Vollmacht=in Vertretung) — по замещению (представлению)

ppa. =pp.(per procura) — по полномочию

11.3 Две подписи

Если письмо подписывают два человека, их подписи располагаются на одной строке, причем, подпись старшего по должности располагается первой слева.

Таким образом, подпись оформляют по следующей схеме:

Заключительное приветствие

*

НАИМЕНОВАНИЕ ФИРМЫ (в случае необходимости)

*

Примеры:

* Mit freundlichen Grüßen

NORDDEUTSCHE KLEIDERFABRIK
WINKLER GmBH

ppa. Hellmann Becker

— ” —

* Mit freundlichem Grüß

Gescheftsführer

12.Приложения (Anlagen)

Если с письмом направляются какие-либо документы, они оформляются в виде Приложения (или Приложений). Существуют следующие правила:

* Перечень приложений располагается, как правило, слева внизу под подписью. Можно располагать его также справа внизу или на отдельном листе.

— Слева

Слово Anlage (если одно приложение) или Anlagen (если несколько приложений) пишется у левого поля. Между ним и подписью — одна пустая строка

— Справа

Если слева под подписью недостаточно места, перечень приложений располагается на расстоянии 12 см от левого поля, причем между подписью и словом Anlage также оставляется одна строка.

— На отдельном листе

В случае необходимости, перечень приложений можно поместить на отдельном листе. В этом случае на последнем листе письма внизу пишется Anlagen. То же самое пишется и на листе с перечнем приложений .

* Если в тексте письма Вы уже перечислили прилагаемые к нему документы, Вы можете не перечислять их, оставив только слово Anlagen.

* Перечислять прилагаемые документы следует в том порядке, в каком они должны рассматриваться.

* Anlagen выделяется жирным шрифтом или подчеркивается. Независимо от того, приводите ли Вы перечень приложений или только указываете, что они существуют, после этого слова знак препинания не ставится.

* Если Вы не приводите перечня прилагаемых документов, вы можете, например, просто написать ”3 Anlagen”.

Примеры:

* Подпись

*

-”-

* Подпись

*

Tabellarischer Lebenslauf

-”-

* Подпись

*

10 Druckschriften

13. Рассылка (Verteiler)

Список лиц, которым посылается данное письмо, располагается у левого поля через одну строку после Anlagen.

Пример

2 Preislisten

*

Herrn Winter

Frau Fuchs

14. Письмо на нескольких страницах

Необходимо стремиться к тому, чтобы письмо поместилось на одной странице. Такое письмо наглядно и легко воспринимается. У кого сегодня есть время читать многостраничные письма?!

14.1 Как сделать письмо кратким?

Ниже приведено несколько полезных советов.

* Постарайтесь обойтись без повторений. Не повторяйте в тексте того, что уже было сказано в разделе Betreff. Если Вы упомянули в тексте, какие имеются приложения к письму, не повторяйте их перечень в разделе Anlagen.

* Переходите прямо к делу

* Прочитайте письмо несколько раз и посмотрите, что в нем можно сократить.

Однако если письмо все же не поместилось на одной странице, его можно продолжить на следующих страницах. При этом не рекомендуется продолжать письмо на обороте первого листа.

14.2 Нумерация страниц

Чтобы показать, что письмо продолжается на следующей странице, в конце предыдущей страницы на расстоянии приблизительно 17 см от левого края листа и 2 см от нижнего края ставится многоточие (…).

На следующей странице в верхней строчке указывается либо номер страницы ( цифра между двумя тире), либо номер страницы и краткая информация, касающаяся всего письма (отправитель, получатель и др.). Между этой строкой и текстом оставляется одна пустая строка.

Номер страницы располагается на расстоянии 10 см от левого края.

Примеры

* -2-

* 2. Blatt zum Brief vom 09.04.98 an Herrn Müller

15.Самое важное

Мы с Вами рассмотрели основные правила построения и оформления делового письма в том случае, если вы пишете письмо не на фирменном бланке, а на обычном листе белой бумаги. Повторим их вкратце еще раз.

1) Ваше письмо должно содержать следующие основные разделы:

— Отправитель

— Место и дата отправки

— Получатель

— Касается (в случае необходимости)

— Ссылка (в случае необходимости)

— Обращение

— Текст письма

— Заключительное приветствие

— Подпись

— Приложения (в случае необходимости)

Правила составления каждого из этих разделов рассмотрены выше.

2) Постарайтесь, чтобы письмо поместилось на одной странице. Хорошо, если все поля будут составлять не менее 2 см (для пишущей машинки это деления 10 и 75).

3) Номер почтового ящика и номер телефона разбиваются на группы по 2 цифры, начиная с конца. Почтовый индекс пишется слитно.

4) Если Вы располагаете адрес получателя таким образом, что он начинается на расстоянии 2 см от левого края и 5,5 см от верхнего края и умещается в прямоугольнике длиной 8,5 и высотой 4 см, Вы можете использовать конверты С6, С5 и С4 с окнами.

5) Всюду, где это возможно, адресуйте письмо конкретному лицу и обращайтесь к нему по фамилии.

6) Если адрес получателя начинается с наименования организации, а затем следует имя конкретного лица, письмо будет вскрыто в отделе обработки писем этой организации.

Если адрес начинается с имени конкретного лица, а затем следует наименование организации, оно не вскрывается, а передается адресату.

7) Перед последней строчкой адреса получателя всегда следует пустая строка.

Если возможно, сошлитесь в своем письме на Ваш Referenznummer, Kontonummer и т.п. Это можно сделать в разделе Betreff или в первом абзаце текста письма. Такая ссылка облегчит обработку Вашего письма и ускорит получение ответа.

9) Вступление должно привлечь внимание и вызвать интерес к Вашей проблеме. В заключение целесообразно выразить надежду на получение скорого ответа.

16. ПРИЛОЖЕНИЯ

16.1 Модель делового письма

(2 см от верхнего края) Нас. пункт, Дата

* Имя отправителя и/или

наименование фирмы

*Улица или почтовый ящик

*Почтовый индекс Населен-

ный пункт

(*Дополнительная информация )

*

(*Вид письма)

*

*Имя получателя *Имя получателя

*Улица Номер дома или *Улица Номер дома

* *Поч. индекс Нас.пункт

*Почт. Индекс Нас.пункт *

* *СТРАНА

*

(*Касается/Ссылка)

*

*Обращение

*

*Текст

*

*Заключительное приветствие

*

* Подпись

*

(*Приложения)

Примечания: (…) -в случае необходимости

16.2 Пример письма

Brigitte Neuhaus Bielefeld, 1. Septembtr 1998

Postfach 12 34 56

12345 Bielefield

Telefone (0123) 45 67 89

Uhren Schmuck Penner

Postplatz 12

12345 Ausburg

Ihre Bestellung vom 10.10.98

Sehr geehrter Herr Penner,

vielen Dank für Ihr Interesse an unseren ”Pinguin”-Uhren. Die

Mit freundlichen Grüßen

Brigitte Neuhaus

16.3 Пример письма

Möbelfabrik Schuster KG München,01.08.97

Postfach 1 25 66

12345 München

Möbelhaus Richter KG

Postfach 1 23 45

12345 Braunschweig

Ihre Reklamation

Sehr geehrte Damen und Herren,

Mit diesem Brief erhalten Sie eine neue Preisliste und einige Prospekte. Über Ihren Auftrag würden wir uns freuen.

Mit freundlichen Grüßen

MÖBELFABRIK SCHUSTER KG

Schönker

17. Послесловие

Вы познакомились с основными правилами составления и оформления делового письма, напечатанного на обычном листе белой бумаги.

Соблюдая эти правила, Вы сможете написать деловое письмо, соответствующее действующим в Германии стандартам.

Обработка и отправка документов по почте осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства в соответствии с Правил оказания услуг почтовой связи . В небольших учреждениях прием корреспонденции для отправления осуществляет секретарь. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными и с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы и другие отправки в службу делопроизводства (секретарю) в часы, установленные для этого инструкцией по делопроизводству учреждения.

Сотрудник экспедиции (секретарь) проверяет правильность оформления документов:

o наличие подписи;

o наличие даты (в случае отсутствия ее проставляют) и номера;

o наличие заголовка документа;

o наличие отметки об исполнителе;

o наличие на отпусках виз, в т. ч. визы исполнителя;

o правильность расположения реквизитов согласно государственных стандартов;

o правильность адресования;

o наличие адреса, если документ направляется учреждению, которую не внесен в адресную книгу (список) постоянных корреспондентов;

o наличие списка на розсипку (если документ рассылается более чем в четыре адреса);

o наличие всех листов документа и всех приложений, указанных в основном документе;

o соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документов как по почте, так и по факсу.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, подлежат возврату исполнителю для доработки.

Подготовка исходящих документов к отправке осуществляется в следующем порядке:

o сортировка корреспонденции по видам почтовых отправлений;

o написание адресов на конвертах;

o фальцовки документов (сворачивание листов) и вкладывания их в конверты;

o заклеивания конвертов;

o определение стоимости отправления;

o составление списка на заказную и ценную корреспонденцию;

o передача в отделение связи.

Ответственность за упаковку документов возлагается на исполнителя документа и службу делопроизводства.

Во время обработки исходящей корреспонденции следует придерживаться следующих правил:

o документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня;

o в случае отправки корреспонденции в другие города, кроме названия организации, должности и фамилии адресата, следует указывать точный адрес в соответствии с Правил оказания услуг почтовой связи ;

o оригиналы распорядительных и других внутренних документов остаются в учреждении, которая является их автором. До других учреждений направляют их заверенные копии;

o на оригиналах документов, подлежащих возврату в учреждение, на верхнем правом берегу первой страницы проставляют штамп: «Подлежит возвращению»;

o на заказную и ценную корреспонденцию составляется опись вложения, в которой сотрудник экспедиции (секретарь) проставляет свою фамилию и дату отправки;

o документы с электронными носителями, посылки и бандероли должны быть в упаковке, соответствующей техническим требованиям и требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации;

o обязательная сопроводительная документация к некоторым категориям документов с электронными носителями; документов, в которых не предусмотрено указание даты, регистрационного индекса и адреса получателя; посылок и бандеролей) проходит экспедиционное обработки на общих основаниях;

o для отправки документов, направляемых постоянным адресатам, рекомендуется использовать конверты с заранее напечатанными адресами;

o все документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается название того корреспондента, которому направляется экземпляр письма.

в Последние годы с развитием отправки документов с помощью средств электрической связи (телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, уменьшается.

Передача информации адресатам с помощью средств электрической связи осуществляется быстро и оперативно. В то же время и в этом случае следует придерживаться определенных правил.

Телеграммы, принимаются сотрудником службы делопроизводства для отправки, должны быть завизированы, подписаны, датированы, зарегистрированы и иметь отметку о категории и вид отправления.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи на основании подписанного соответствующим должностным лицом текста телефонограммы.

При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими правилами:

o документы должны быть подписаны и зарегистрированы;

o объем документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

o документ для передачи по каналам факсимильной связи подается с заявкой (см. приложение 52), подписанным руководителем структурного подразделения.

Виды документов, которые передаются по каналам факсимильной связи, а также необходимость и порядок досилки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству учреждения.

В случае отправки электронных сообщений централизованно службой делопроизводства ее работник запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, в котором указывает имя, дату и время отправления, электронный формат, информацию об использовании электронной подписи, объем документа, информацию о «сжатия» документа с указанием используемой программы.

Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком на рассылку. Каждому абоненту выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики.

Поскольку при передаче документов по электронной почте возникает проблема заверение подписи (авторизации документа), необходимо пользоваться специальной программой, что дает возможность применять электронную цифровую подпись или электронная подпись (при условии заключения соглашения об авторизации с определенным корреспондентом).

Виды документов, информация которых передается по электронной почте, а также необходимость и порядок досилки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом технических и программных средств, функционирующих в учреждении.

В случае внедрения в учреждении системы электронного документооборота исполнителям обычно пересылается РКК документа с прикрепленным файлом, который содержит электронный образ документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и бумажный оригинал документа. Применение такой технологии дает возможность уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в учреждении, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей делопроизводственным персоналом.

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Слайд 1

---

Слайд 2

---

Слайд 3

---

Слайд 4

---

Слайд 5

---

Слайд 6

---

Слайд 7

---

Слайд 8

---

Слайд 9

---

Слайд 10

---

Слайд 11

---

Слайд 12

---

Слайд 13

---

Слайд 14

---

Я не знаю, как власть должна говорить с народом о возможной войне, но как-то говорить должна