В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
- к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
- к декларациям в ФНС, ФСС;
- к договору на подпись контрагентам;
- к коммерческому предложению;
- к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
- должность получателя и его ФИО;
- наименование компании или ведомства;
- адрес компании или ведомства.
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Сопроводительное письмо
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Приложения:
- Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
- Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
- Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Искренне ваша,
Мэри Свенсон
(Миссис Джон Свенсон)
45, Бартон-стрит Расин, Висконсин 19 мая 1992 г.
Если ваш адрес уже отпечатан на бланке тисненым или обычным шрифтом, нужно только проставить дату — либо в верхнем правом углу на первой странице письма, либо в конце послания, слева от подписи. Лучше написать «19 мая 1992 г.», чем «19.05.92».
В дружеской записке достаточно указать день недели — «четверг», если только такое послание не служит предварительным приглашением на какое-либо мероприятие. Тогда следует написать: «четверг, 9 января». Указывать год не обязательно, это важно только в деловой переписке.
Заключительная часть письма
Очень жаль, что для личных писем и записок в английском языке нет милых концовок, как во французском, этих легких комплиментов, приятно греющих душу. А из английского языка еще в восемнадцатом веке начали удалять все витиеватые обороты; даже последние выражения учтивости — «С наилучшими пожеланиями», «На добрую память» — быстро исчезают из обихода, оставляя нам краткое, но обрывистое «Искренне Ваш».
Лучшее окончание для официального светского письма — «Искренне», «Искренне Ваш».
Фраза «Имею честь оставаться…», с последующим «С уважением» употребляется только в письмах к видным персонам в правительстве, дипломатическом корпусе или к служителям церкви.
Выражения «С почтением» или «С моим почтением» используются очень редко и подходят лишь для самой что ни на есть официальной светской корреспонденции, например, они уместны в письме к президенту Соединенных Штатов, члену правительства, послу, священнослужителю высокого ранга и т.п.
Словами «Неизменно Ваш» можно закончить письмо к не очень близкому другу, особенно если вы давно не встречались.
«Искренне Ваш» — в официальных письмах и «С любовью» или «Любящий» в дружеских посланиях — наиболее распространенная концовка в наши дни. Между первой и остальными фразами остается пробел. В английском языке нет адекватного термина для выражения чувств более дружеских, чем в первом случае, и менее интимных, чем в двух других. Чтобы заполнить эту нишу, в обращение ввели выражение «Сердечно Ваш».
«Очень тороплюсь, твой…» или: «Заканчиваю, потому что спешу, Ваш…» — такая форма завершения письма не так уж плоха, хотя немного грубовата. Тем не менее, она вполне уместна в тех случаях, когда по какой либо причине вы действительно торопитесь, а подписи просто «Ваш….» — недостаточно.
Словами «С благодарностью» следует заканчивать письмо только тогда, когда адресат оказал вам какую-то реальную услугу, например, такая концовка уместна в послании к адвокату, мастерски выигравшему ваше дело в суде, или в письме к другу, который ради вас пошел на определенные трудности.
Обычное благодарственное письмо можно закончить любой привычной для вас фразой: «Искренне Ваш», «С любовью», «С горячей любовью», «С искренней привязанностью».
Подписи
Замужняя женщина или вдова всегда подписывает письмо незнакомому человеку или деловое письмо своим официальным именем, но при этом она должна также указать и имя в замужестве. Когда на ее личных именных бланках проставлено полное имя по мужу и адрес — «миссис Генри Мэтьюс», ее подпись — «Мэри Джонс Мэтьюс» или «Мэри Дж. Мэтьюс» — то дальнейших пояснений не требуется. Но если это не так, то женщина должна указать свое имя по мужу (на которое и будет направляться ответ) одним из следующих способов. Если письмо пишется от руки, она приписывает свое имя в замужестве после подписи (своего официального имени) в скобках.
Преданная вам, Мэри Джонс Мэтьюс
(Миссис Джон Мэтьюс)
Если письмо отпечатано на машинке, имя по мужу нужно поместить под пропуском, оставленным для подписи, и его не следует брать в скобки.
Преданная вам, Мэри Джонс Мэтьюс Миссис Джон Мэтьюс
Коль скоро женщина не хочет сообщать о своем семейном положении, можно перед именем поставить обращение «Ms». В написанном от руки письме незамужняя женщина, разведенная или вдова, может поставить одну из следующих подписей:
Искренне Ваша,
(Мисс) Мэри Мэтьюс
(или) (Миссис) Мэри Мэтьюс
(или) (Ms.) Мэри Мэтьюс
Когда письмо печатается на машинке, имя нужно поместить под пропуском, оставленным для подписи, при этом имя не следует брать в скобки.
Искренне Ваша, Мэри Мэтьюс Мисс Мэри Мэтьюс
Дружеские письма следует подписывать тем именем, под которым вас знает адресат. Если это ваше прозвище или псевдоним, лучше подписаться им, чем своим обычным именем.
Если же у вас очень распространенное имя, и вы пишете человеку, который может вас не узнать по почерку или по содержанию письма, лучше подписаться именем и фамилией. Можно, если вам кажется это менее официальным, поставить свою фамилию в скобки.
Когда вы посылаете письмо от своего имени и от имени вашего супруга (сестры или когонибудь еще), подписывайтесь только своим именем. Не будет ошибкой написать «Фло и Джек», однако Джек не писал письмо, поэтому лучше упомянуть его имя в тексте. «Мы с Джеком великолепно провели время в прошлые выходные, и он специально просил меня еще раз передать вам, что ему очень понравился урок игры в гольф», «Джек присоединяется к моим словам благодарности и выражению любви ко всем вам», и т.д. На рождественских и других поздравительных открытках совместная подпись допускается.
И последнее о подписи: избегайте неразборчивого росчерка. Если неясное слово в предложении читатель сможет восстановить из контекста, то, не зная, от кого пришло письмо, понять неразборчивую подпись невозможно.
ПОДПИСЬ ДЕЛОВОЙ ЖЕНЩИНЫ
Начиная деловую карьеру под девичьей фамилией, женщина сохраняет таковую на протяжении всей профессиональной деятельности. Она использует обращение «Ms.» или «мисс» перед этой фамилией даже после того, как выходит замуж.
Тем не менее, многие женщины начинают карьеру после замужества или выходят замуж после того, как добились определенного положения, и хотят, чтобы об изменении их семейного статуса стало известно. В этом случае то имя, под которым женщина известна в деловом мире, — Мэри Т. Форсайт или Элен Хортон Хьюджес — она и указывает на своих бланках. Это может создать большие неудобства для корреспондента. Чтобы стало ясно, какое обращение нужно применить в ответном письме, Мэри или Элен могут перед своей подписью поставить аббревиатуру «Mrs.».* Это допустимо только при деловой переписке — во всех остальных случаях, когда в этом есть необходимость, имя мужа указывают под личной подписью.
ДРУГИЕ ПОДПИСИ
Существует всего несколько случаев, когда женщина перед своей подписью обязательно ставит «Mrs.»: при регистрации в отеле, в деловой телеграмме или на счетах (если счет выписан на имя ее мужа), например, «миссис Джон Смит». Записка же домашней прислуге подписывается просто «миссис Смит».
В былые времена в списках членов клуба или женских организаций замужняя женщина всегда значилась как «миссис Вильям Франклин», а не как «Нэнси Франклин». В наши дни в списках многочисленных женских организаций их члены записаны под своими девичьими фамилиями, а фамилии мужей указываются в скобках: «Элизабет Пост (миссис Вильям Дж.)». Если организация связана с профессиональной деятельностью, женщина использует то имя, под которым она известна в деловых кругах, и соответствующую подпись. Во всех остальных случаях — на чеках, официальных документах любого рода, а также на письмах, — следует писать имя «Нэнси — девичья фамилия — Франклин», каковое и является юридическим именем женщины.
Муж и жена при регистрации большей частью пишут «мистер и миссис Вильям Франклин». Однако если вас попросят оставить запись в книге отзывов, всегда следует подписываться «Джин и Билл Франклин», не забыв указать свою фамилию.
Мужчина зарегистрируется в отеле как «Роберт Хафф», без обращения, кроме тех случаев, когда его сопровождает жена. Тогда он, естественно, напишет: «мистер и миссис Роберт Хафф». Если они приехали вместе с детьми, можно зарегистрироваться как «Роберт Хафф с семьей».
Недостаток общения сказывается на душевном равновесии любого человека, а уж заключенного – тем более. Телефонные разговоры, за редким исключением, находятся под запретом, свидания тоже разрешены нечасто.
Единственной отдушиной остается ведение бумажной переписки, как делали наши предки в старые добрые времена. В статье рассказывается, можно ли писать письма заключенным и как это правильно делать.
Оказываем юридическую помощь. Звоните ? .
Как написать письмо в СИЗО и выразить слова поддержки?
Можно ли дать четкую схему в таком вопросе? Вряд ли. Человек любящий, человек скучающий не будет задумчиво сидеть над бумажным листком, подбирая подходящие случаю слова: сердце само их диктует. Но иногда эмоции берут верх над рассудком (чаще всего такое случается с женщинами) и они вываливают на любимого человека все свои эмоции, переживания, страхи и душевные метания. И вот в этом-то – большая ошибка.
Ваш родной человек и так находится в травмирующей ситуации, поэтому не стоит перекладывать заключенному на плечи груз ваших забот.
Что он сможет сделать с ним там, за стенами? Не разрешить какую-либо ситуацию, ни отвлечься у него не получится, а это значит – в его душе появится еще одно переживание, которое будет только расти и при перегрузке приведет к психологическому взрыву.
- Оставайтесь спокойным и понимающим, даже если ваш далекий собеседник в своем письме высказывает злость, раздражение и отчаяние. Не отворачивайтесь – дайте ему выговориться, призывайте его к диалогу и рассуждению.
- У заключенных есть понятие «волшебного запроса» или «волшебной бумажки», суть которой в следующем: заключенный, находят в СИЗО и оставшись один на один со своими воспоминаниями, начинает перебирать в голове прошлые события, и в какой-то момент ему начинает казаться, что и он, и его защита что-то упустили.
Не принесли важную характеристику, забыли позвать нужного свидетеля, не озаботились поручительством – и обвинять в этом всех вокруг. Достается и адвокату, и жене, и матери: даже если они из кожи вон лезли и выкладывались в полную силу.
И вот тут-то близким, поняв суть претензий, нужно не вставать в позу оскорбленных и не обвинять заключенного в неблагодарности, а спокойно обсудить все случившееся и все сделанные шаги. Не принимайте близко к сердцу такие обвинения – человеку по ту сторону решетки во сто крат хуже. Объясните ему, что вы все равно будете рядом с ним и что впереди вам предстоит многое пережить.
Цензура и вскрытие переписки: чем регламентировано?
Переписка заключенных находится под строгим контролем начальства СИЗО. Все послания подвергаются обязательной цензуре – как отправленные в изолятор, так и посланные из него, т.е. вся указанная в письме информация станет известна третьим лицам, хотите вы того или нет.
Нормы эти лучше соблюдать, дабы не усугублять ситуацию, ведь, помимо наложений на заключенного наказания за нарушение правил переписки, некоторая информация может быть впоследствии использована против него самого. Да и второй участник переписки может попасть «под удар»: кто знает – не попадется ли вам недобросовестный сотрудник, пожелавший заработать на представленной информации.
Юридическая консультация. Гарантия результата. Звоните ? .
- Старайтесь не обсуждать темы оружия, наркотических средств, терроризма, государственного переворота.
- Не используйте кодовые слова, шифры, экстремистские лозунги и мысли.
- Не употребляйте ненормативную лексику, брань, не оскорбляйте и не угрожайте собеседнику.
- Не обсуждайте иные способы связи (телефон, записки).
- Не обсуждайте лиц, которые связаны с расследованием.
- Информация, связанная с ранее совершенными проступками, тоже находится под запретом, как и факты, относящиеся к нынешнему уголовному делу.
Под полным запретом в СИЗО порнография и эротика. Поэтому воздержитесь от соблазна отправить собеседнику картинку, фотографию или рисунок подобного содержания. Если вы отсылаете личные фотографии – пометьте в тексте, фотографии кого и в каком количестве вы вкладываете.
Количество сообщений
Согласно Правилам, обвиняемые и подозреваемые не ограничены в количестве: и письма, и телеграммы они могут отправлять (получать) в неограниченном количестве. Естественно, за их собственный счет, через администрацию следственного изолятора.
Вместе с письмом можно передать следующие предметы (и укажите в письме: что было отправлено и в каком количестве):
- Марки и конверты (поскольку их бывает сложно добыть в подобном учреждении, да и дорого).
- Фотографии близких (матери, отца, супругов, детей – до пяти штук).
- Маленький календарь (карманный).
- Рисунки и стихи.
Два способа отправки
Существует два варианта отправки писем: отправка почтой и электронный (при помощи специальных ресурсов).
Бумажный
Человеку привычнее и, можно сказать, роднее бумага и ручка. Через почерк, выбор бумаги и внешнее оформление человек может выразить свою внутреннее «я», есть много простора для индивидуальности. Но и минусы есть: долгая доставка почтой, риск потерять послание, трудности с добыванием конвертов, марок, ручки в конце концов. О том, как почтой отправить посылку, мы рассказывали в этой статье.
Перед отправкой письмо проходит проверку цензорами и регистрацию в СИЗО. Про последний этап следует упомянуть особо: и отправленные, и полученные письма в обязательном порядке заносятся в специальный журнал. Там указывается дата его поступления, дата отправки и все контактные данные. Конверт отдается незапечатанным.
Если вы выбрали бумажный вариант, помните, что вам обязательно нужно будет указать:
- Личные данные адресата: фамилию, имя, отчество, дату рождения – без сокращений и ошибок. Не допускается использование прозвищ.
- Наименование учреждения, адрес.
- Данные отправителя (ФИО и почтовый адрес).
Фото подписанного конверта для оправки письма в СИЗО:
Есть одно исключение: заключенный может отправить письмо без указания реквизитов СИЗО своему ребенку, который не достиг 18-ти лет. Разрешается это по письменному заявлению арестанта, согласно пункту 81 указанных Правил.
С момента получения письма, администрация СИЗО несет ответственность за его сохранность, и обеспечивает тайну переписки.
Решаем юридические вопросы любой сложности. Звоните ?.
В СИЗО можно отправлять только простые письма. Заключенные не имеют права получать корреспонденцию лично в руки, поэтому нет смысла отправлять заказные послания. Узнать контактную информацию о СИЗО (индекс, адрес) можно несколькими способами:
- на личной встрече с заключенным;
- через Интернет – все СИЗО внесены в каталог УФСИН РФ, просто введите его название в поисковик и выберите тот сайт, где в адресе есть fsin.su, вы найдете страничку в каталоге и если там не будет адреса, то хотя бы контактный номер телефона тюрьмы по которому можно позвонить;
- обратившись за помощью к адвокату.
Электронный ФСИН.Письмо
Как онлайн через интернет отправить электронное письмо заключенному в колонию? «ФСИН-Письмо» – электронный сервис, позволяющий заключенным и осужденным лицам, находящимся в тюрьме, вести безопасную переписку под контролем надзорных органов УФСИН РФ.
Сервис позволяет не только контролировать переписку заключенных, но и получать дополнительные данные, которые могут помочь в оперативной работе.
Обработка таким писем происходит в ускоренном режиме, как и отправка – письмо будет доставлено за 2-3 дня с момента поступления оплаты. Для отправки послания используется сайт https://fsin-pismo.ru.
Схема действий:
- Перейдите в раздел «Написать».
- Выберите регион, в котором находится учреждение и наименование СИЗО из выпадающего списка. При введение корректных данных окошки будут подсвечиваться зеленым цветом.
- Вбейте информацию о получателе письма (фамилию, имя, отчество, дату и год рождения) в блоке «Кому».
- Укажите ваши собственные данные как отправителя (имя, фамилию, отчество, контактный телефон и адрес электронной почты) в блоке «От кого». Здесь же можно сохранить свои данные, если в будущем планируется отправка еще писем. Просто поставьте галочку в графе «Запомнить мои личные данные».
- Блок «Текст» предусмотрен для самого сообщения. Стоимость страницы (до 2500 знаков) – 55 рублей.
- Последним этапом будет отправка сообщения получателю.
Можно отправить простое текстовое сообщение через интернет, но можно и добавить к нему фотографию. 1 штука стоит 30-40 рублей. Фотопринтер сейчас есть во многих следственных изоляторах. Для получения ответа тоже придется заплатить от 55 рублей. О том, с помощью каких интернет сервисов можно отправить передачу, читайте тут.
Оплата: через специальную карту оплаты («ФСИН-письмо» разного номинала: от 330 до 5500 рублей) или с помощью сотового телефона. Стоимость услуг варьируется в разных регионах. Если оплата не поступила – текст и снимок будут хранится в базе 30 дней, после будут стерты. Скан квитанции об оплате следует отправить по электронной почте.
Электронное письмо, как и бумажное, не должно нарушать норм российского законодательства. Решение – отправить или отказать в отправке – принимает администрация учреждения.
Сообщению присваивается определенный статус:
- «письмо не прошло цензуру»;
- «адресат за учреждением не числится»;
- «адресат убыл»;
- «доставка задержана»;
- «адресат освобожден»;
- «адресат получил сообщение».
Все эти статусы – показатель того, что услуга выполнена, и оплата не возвращается.
Разрешено использовать только русский язык.
Кроме того, запрещается:
- Отправлять копии литературных и художественных произведений.
- Издания периодической печати (это регулируется ФЗ «О содержании под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений» от 15 июля 1995 года).
- В текст нельзя вставлять смайлы и другие знаки (даже если они не содержат никакого подтекста).
Доставленное заключенному письмо распечатывается вместе с фотографией. Для ответа заключенному достаточно написать свое сообщение на бумаге, который передает цензору, а тот, в свою очередь, его сканирует и отправляет по указанному адресу.
Зонателеком
Это частная компания, оказывающая услуги связи как заключенным, так и их близким людям и родственникам. Сеть охватывает большую часть всех учреждений: на сегодняшний день к ней подключено свыше 480 в 49 регионах страны. Включает в себя телефонные переговоры (с обычных телефонных аппаратов; интернет-звонок; видеопереговоры), электронные письма, предлагает услугу перевода денежных средств. Можно воспользоваться и ей, если сервис ФСИН.Письмо, к примеру, не работает.
Подробнее о том, как написать письмо в СИЗО при помощи «Зонателеком», вы узнаете в этой статье.
Можно ли передавать письмо с адвокатом?
Адвокат не имеет права передавать заключенному письма. Это запрещено как Правилами внутреннего распорядка следственных изоляторов от 2005 года, так и Федеральным законом «О содержании под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений».
Читайте также другие полезные материалы нашего сайта об общении и передачах заключённым в СИЗО. Ознакомьтесь с тем, как правильно составить заявление на передачу в СИЗО и со списком продуктов, которые позволительно передать заключённому.
Передача с посылкой
Попытка отдать письмо вместе с передачей успехом не увенчается – письмо должно пройти предварительную цензуру, поэтому его не просто не примут.
Для решения вашего вопроса – обратитесь за помощью к юристу. Мы подберем для вас специалиста. Звоните ?
Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).
Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационносправочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).
Реквизит «Адресат» включает в себя:
- наименование адресата (получателя письма);
- почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты.
Получателем письма могут быть:
- должностное лицо/несколько должностных лиц;
- организация;
- структурное подразделение организации;
- группа организаций;
- физическое лицо.
АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:
Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:
- при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
- перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ
Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.
Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.
Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного подразделения.
Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:
Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:
Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.
Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).
Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.972016? Ничего.
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
- на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ
- Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?
Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.
Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.972016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:
- Как выравнивать реквизит «Адресат»?
Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:
В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент