Подтверждение о фактах как правильно пишется

Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.

Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.

В каких случаях составляется письмо-подтверждение

Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.

Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:

• при выражении согласия на заключение договора (любого характера);
• при рассмотрении какого-либо вопроса;
• во время принятия решения, важного для дальнейшего взаимодействия сторон;
• для налаживания процесса поставки/получения документов, товаров, осуществления денежных переводов и т. п.

В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).

Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.

В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.

Образцы других информационных писем:

• уведомление;
• обращение;
• приглашение;
• напоминание.

Как написать — рекомендации и советы

Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).

Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.

Типовая структура имеет следующий вид:

1. В «шапке» приводится информация о получателе и отправителе (наименования, адреас, организационно-правовые статусы, ФИО и должность лица – если письмо персонализированное).
2. В центре приводится название бланка и его уникальный регистрационный номер. После этого следует лид-абзац с приветствием и напоминанием о причине отправления.
3. Затем раскрывается информация о предмете подтверждения. При необходимости отправитель может использовать побудительные формулировки. Если это уместно, можно сослаться на закон или отраслевой стандарт.
4. В заключительной части выражаются пожелания. Руководитель организации отправителя должен заверить письмо личной подписью с расшифровкой и печатью, если ее неиспользование предусмотрено уставом организации.

Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».

Скачать образец

Скачать пример письма-подтверждения о сотрудничестве.

Скачать образец подтверждения о получении товара.

Скачать образец письма об участии в мероприятии.

Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.

ООО «Море»                                                                                                                       Директору

г. Новороссийск, ул. Широкая, 118                                                                            ООО «РыбаК»

Тел. (879)881922                                                                                                         М.С. Крюкову

г. Мурманск, ул. Северная, 52

14.03.2021 №322

Письмо-подтверждение

Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.

Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».

С уважением, директор ООО «Море»                         Сетков                                       Сетков К.И.

Выводы

Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.

Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.

Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.

Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-подтверждения .docСкачать образец письма-подтверждения .doc

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Административный регламент предоставления Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки государственной услуги по признанию образования и (или) квалификации, полученных в иностранном государстве утвержденный Приказом Минобрнауки России от 24 декабря 2013 года № 1391 определяет следующий круг лиц в качестве заявителей на предоставление государственной услуги:

1) обладатели документов;
2) законные представители обладателей документов;
3) уполномоченные обладателями документов (либо их законными представителями) лица, действующие на основании оформленных в установленном порядке доверенностей.

Если документы подает обладатель образования лично или по почте, то необходимо предоставить следующие документы для проведения процедуры признания:

1. Заявление на признание иностранного образования и (или) квалификации.

Бланки заявлений по утвержденной форме размещены на сайте тут, а также их можно получить в ФГБУ «Главэкспертцентр» при личном обращении.

2. Документ, удостоверяющий личность обладателя образования (паспорт, вид на жительство и т.д.). После принятия заявления возвращается заявителю. При отправке документов по почте оригинал отправлять не нужно.

3. Копия документа, удостоверяющего личность обладателя образования:

• если паспорт гражданина Российской Федерации или паспорт иностранного гражданина с полным дублированием на русском языке (нужны страницы с личными данными, фотографией, выдавшим органом и датой выдачи, местом жительства) – простая копия;
• если документ составлен на иностранном языке – заверенный нотариусом перевод паспорта (или перевод оттиска печати, если весь остальной текст составлен на русском языке) с подшитой копией оригинала.

4. Оригинал документа об образовании.

5. Копия оригинала документа об образовании:

• если текст документа и оттиск печати полностью дублирован на русском языке – заверенная нотариусом копия;
• если текст документа и (или) оттиск печати составлен на иностранном языке – заверенный нотариусом перевод документа с подшитой копией оригинала (или перевод оттиска печати, если весь остальной текст составлен на русском языке).

6. Оригинал приложения к документу об образовании, если оно предусмотрено законодательством государства, в котором выдан такой документ об образовании:

• если приложение не предусмотрено в стране выдачи документа, то можно предоставить архивную справку из образовательной организации, или транскрипт, или другой документ, по которому возможно сравнить полученное иностранное образование с российскими стандартами.

7. Копия оригинала приложения к документу об образовании:

• если текст документа и оттиск печати полностью дублирован на русском языке – заверенная нотариусом копия;
• если текст документа и (или) оттиск печати составлен на иностранном языке – заверенный нотариусом перевод документа с подшитой копией оригинала (или перевод оттиска печати, если весь остальной текст составлен на русском языке).

Получить оригиналы документа об образовании и приложения Вы сможете:

• после принятия заявления на процедуру признания, если документы сдаются лично;
• после завершения процедуры признания вместе с получением свидетельства, если документы направляются по почте;
• вместе с распиской о приеме, но не ранее чем через 10 рабочих дней, если документ передается через «почтовый ящик» офиса.

Если документы подает законный представитель обладателя образования (законными представителями являются родители несовершеннолетних (до 18 лет) детей, а также опекуны или попечители, назначенные соответствующими органами), то дополнительно к перечисленным документам необходимо предоставить:

1. Документ, удостоверяющий личность законного представителя (после принятия заявления возвращается заявителю);

2. Копия документа, удостоверяющего личность законного представителя:

• если паспорт гражданина Российской Федерации или паспорт иностранного гражданина с полным дублированием на русском языке (нужны страницы с личными данными, фотографией, выдавшим органом и датой выдачи, местом жительства) – простая копия;
• если документ составлен на иностранном языке – заверенный нотариусом перевод паспорта (или перевод оттиска печати, если весь остальной текст составлен на русском языке) с подшитой копией оригинала.

3. Оригиналы документов, удостоверяющих полномочия законного представителя – подтверждение родства (свидетельство о рождении) или установление опеки / попечительства (после принятия заявления возвращаются заявителю);

4. Копии оригиналов документов, удостоверяющих полномочия законного представителя

• если текст документа и оттиск печати полностью дублирован на русском языке – заверенная нотариусом копия;
• если текст документа и (или) оттиск печати составлен на иностранном языке – заверенный нотариусом перевод документа с подшитой копией оригинала (или перевод оттиска печати, если весь остальной текст составлен на русском языке).

Если документы подает представитель обладателя образования по доверенности, то дополнительно к перечисленным документам необходимо предоставить:

1. Документ, удостоверяющий личность уполномоченного лица (после принятия заявления возвращается заявителю);

2. Копия документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица:

• если паспорт гражданина Российской Федерации или паспорт иностранного гражданина с полным дублированием на русском языке (нужны страницы с личными данными, фотографией, выдавшим органом и датой выдачи, местом жительства) – простая копия;
• если документ составлен на иностранном языке – заверенный нотариусом перевод паспорта (или перевод оттиска печати, если весь остальной текст составлен на русском языке) с подшитой копией оригинала.

3. Доверенность от обладателя образования:

• если текст документа, надписи нотариуса и оттиск печати полностью на русском языке – оригинал доверенности;
• если текст документа, надписи нотариуса и (или) оттиск печати составлен на иностранном языке – заверенный нотариусом перевод документа, подшитый к оригиналу.

Мы рекомендуем использовать следующий текст в той части доверенности, где указываются полномочия поверенного:

«…действовать от моего имени и совершать все необходимые действия, связанные с процедурой признания на территории Российской Федерации моего образования и (или) квалификации при обращении в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) и Федеральное государственное бюджетное учреждение «Главный государственный экспертный центр оценки образования» (ФГБУ «Главэкспертцентр»), в том числе: подавать заявление о предоставлении государственной услуги с приложенными документами, предоставлять дополнительные документы, получить оригинал (-ы) моего (-их) документа (-ов) об образовании и (или) квалификации, свидетельство о признании иностранного образования и (или) квалификации на территории Российской Федерации или уведомление об отказе в выдаче свидетельства о признании, получить дубликат свидетельства о признании или уведомление об отказе в выдаче дубликата свидетельства о признании, оплатить государственную пошлину за выдачу свидетельства о признании, заявлять требования о возврате государственной пошлины, получать из бюджета денежные средства, подлежащие перечислению по возврату государственной пошлины».

Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с российским законодательством о нотариате в доверенности должны быть указаны реквизиты документов, удостоверяющих личность и того, кто дает доверенность, и того, кому выдается доверенность.

Если в документе об образовании и паспорте указаны разные фамилия и (или) имя обладателя, то дополнительно к перечисленным документам необходимо предоставить:

• документ о смене имени и (или) фамилии, если сменили имя и (или) фамилию – с заверенной нотариусом копией или переводом (если документ на иностранном языке);
• оригинал свидетельства о браке, если в документе об образовании добрачная фамилия – с заверенной нотариусом копией или переводом (если документ на иностранном языке).

Заявитель вправе предоставить дополнительные доказательства своей подготовки:

— документы о предыдущем образовании (школьный аттестат или диплома колледжа, диплома бакалавра, диплома магистра и т.п.);

— архивная справка из образовательного учреждения, подтверждающая факт обучения и выдачи документа (период обучения, направление/квалификация, реквизиты полученного документа об образовании и прочее);

— копии лицензии и аккредитации (аттестации) образовательной программы и образовательной организации;

— копии документов о прохождении повышения квалификации, присвоении категории (класса), трудовой деятельности;

— иные документы, которые Вы считаете необходимыми предоставить в качестве подтверждения своей подготовки.

Эти документы не обязательны и предоставляются по желанию заявителя. Они должны быть с переводом на русский язык.