Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк официального письма .docСкачать образец официального письма .doc
Чем отличается официальное письмо от обычного
Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:
- одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
- письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
- при наличии печати у отправителя — проштамповано.
Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
- наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
- ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
- адрес (юридический и почтовый);
- номер контактного телефона, номер факса и индекс;
- на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
- номер исходящего послания и дата его составления;
- если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
Типы информационных писем
Информационные письма могут быть самыми различными:
- гарантийными;
- рекомендательными;
- сопроводительными;
- подтверждающими;
- рекламационными;
- инструкционными;
- извещательными;
- пригласительными и т.д.
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.
При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.
Общие требования ко всем письмам
При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).
Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).
Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.
Чего следует избегать
К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.
Как сформировать официальное письмо
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
- наименование организации-отправителя;
- адрес организации;
- контактный телефон (для связи);
- должность и ФИО ее представителя;
- суть послания;
- подпись отправителя.
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
- Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.
Найдено определений: 16
письмоносец
письмоносецтолковый словарь
толковый словарь ушакова
ПИСЬМОНО́СЕЦ, письмоносца, муж. (офиц.). Почтовый служащий, разносящий письма адресатам, почтальон.
толковый словарь ожегова
ПИСЬМОНО́СЕЦ, -сца, муж. То же, что почтальон.
| жен. письмоноска, -и (прост.).
энциклопедический словарь
ПИСЬМОНО́СЕЦ -сца; м. = Почтальо́н.
◁ Письмоно́сица, -ы; ж. Разг. Письмоно́ска, -и; мн. род. -сок, дат. -скам; ж. Разг.
академический словарь
-сца, м.
Почтовый служащий, разносящий письма, газеты и т. п. адресатам; почтальон.
Письмоносец, ей в окошко постучи, Письмецо мое заветное вручи! Гусев, Есть на севере хороший городок!
слитно. раздельно. через дефис
орфографический словарь
письмоно́сец, -сца, твор. п. -сцем, род. п. мн. ч. -сцев
формы слов
письмоно́сец, письмоно́сцы, письмоно́сца, письмоно́сцев, письмоно́сцу, письмоно́сцам, письмоно́сцем, письмоно́сцами, письмоно́сце, письмоно́сцах
синонимы
сущ., кол-во синонимов: 2
морфемно-орфографический словарь
грамматический словарь
история слов
ПИСЬМОНОСЕЦ
Многие славянизмы на протяжении веков то выталкиваются из лексической системы русского литературного языка, то вновь включаются в нее. Изучение этого явления прежде всего должно быть дифференцировано в отношении непроизводных и производных слов. Ведь производные слова могут не только реставрироваться, но и вновь создаваться из соответствующих морфологических элементов по живым моделям. В каждом отдельном случае вопрос должен быть подвергнут всестороннему обследованию на фоне общей истории русского литературного словообразования, и только реконструкция полной, конкретной истории отдельных слов или семантических рядов слов даст вполне надежный материал для открытия общих закономерностей в развитии этих семантических процессов.
Интересна судьба слова письмоносец. Его нет в «Материалах» И. И. Срезневского. Однако есть все основания утверждать, что в позднем церковнославянском языке XVI-XVII вв. такое образование уже существовало (ср. в кн. «Эсфирь», 8, 10: «Послаша писания чрезъ писмоносцы»). В русском литературном языке XVIII в. это слово не было употребительно (ср. в «Русском словотолке» проф. Н. Курганова (1796): «Постилион, почтарь — гонец, баскак» — ч. 2, с. 258). Оно было вытеснено заимствованиями — постильон, почталион, почтарь (ср. польск. postyliion и росztarz, нем. Postillion, франц. postillon). Н. А. Смирнов отметил в официальном языке начала XVIII в. обе формы — почталион и постильон (Смирнов. Зап. влияние, с. 235). Понятно, почему в словарях Академии Российской слово письмоносец квалифицируется как чисто «славенское», т. е. свойственное преимущественно церковнославянскому языку или высокому, торжественному слогу. Употребление этого слова иллюстрируется лишь цитатой из Библии. Определяется слово письмоносец так: «Посыльный к кому с письмами» (сл. АР 1806-1822, ч. 4, с. 1084). Но, понятно, в высоком слоге XVIII в. индивидуальное употребление слова письмоносец было вполне возможно. Между прочим, слово письмоносец встречается в Вейсмановом «Латино-немецко-русском-лексиконе» (с. 729).
В словаре 1847 г. слово письмоносец уже прямо признается церковным. Оно истолковывается так: «Посыльный с письмами» (сл. 1847, 3, с. 221). Во всяком случае ясно, что слово письмоносец не употреблялось в официальном, деловом стиле XVIII и XIX вв. Здесь ему соответствовали образования: письмовручитель (отмеченное лишь в словарях Академии Российской как возможный синоним слова письмоподатель) и письмоподатель. Слово письмоподатель указывается и в словаре 1847 г. — без всякой стилистической пометы. Оно определяется так: «Подающий, приносящий письмо» (там же).
В словаре В. И. Даля, как и следует ожидать, слово письмоносец, взятое из словаря 1847 г., приводится без всяких ограничительных указаний: «Письмоносец — разнощик писем, писемщик» (сл. Даля 1882, 3, с. 115). Очевидно, Даль был не прочь ввести это слово в общее употребление. Тем более что слово почтарь, так же как и почталион, имело более широкий объем значения: «присяжный почтовый служитель, для провожанья, отвоза почты и разноски писем, гонец» (там же, с. 384).
Конечно, и тогда в индивидуальном употреблении слово письмоносец могло возникать и применяться, выражая свой прямой этимологический смысл. Но оно не было официальным термином и не входило в активный словарь литературного языка в течение всего XIX в. и начала XX в. — до эпохи революции. М. Хостник в «Словинско-русском словаре» (с. 196) при славенском слове pismonôsec выражает пожелание, чтобы такое же слово было введено в русский язык вместо почтальон. Академик П. А. Лавров в рецензии на словарь Хостника не оспаривал этого замечания: «Поправки к этимологиям оспариваемым неудобны уже и потому, что обременяют справочную книгу. Но г. Хостник и вообще вводит в словарь совершенно излишние замечания. Вместо таких не соответствующих словарю отступлений лучше было бы позаботиться о большей полноте словарного запаса… Уместно ли в словаре сообщение о том, … что слово pismonosec желательно было бы ввести в русский язык вместо почтальон» (ЖМНП, 1902, январь, с. 185, 186).
А. М. Селищев в своем исследовании «Язык революционной эпохи» еще не отметил возрождения слова письмоносец. Очевидно, широкое распространение слова письмоносец в наше время относится лишь к 30-м годам XX в. Не может быть сомнения в том, что это слово вновь образовано по типу орденоносец, знаменосец, оруженосец и т. п. Нет никаких оснований предполагать, что в современном русском языке произошла реставрация древнерусского славянизма.
Опубликовано в сборнике «Этимология (Исследования по русскому и другим языкам)» (М., 1963) вместе со статьями об истории слов светоч, почва, плюгавый, поединок, предвзятый, предумышленный, представитель, царедворец под общим названием «Историко-этимологические заметки». В архиве сохранилась также рукопись на 5 пронумерованных ветхих листках разного формата.
Здесь печатается по оттиску, сверенному и уточненному по рукописи с внесением необходимых поправок и уточнений.- Е.К.
сканворды
полезные сервисы