Печать отсутствует как пишется

Первичный учетный документ (далее – ПУД) – документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (ст. 1 Закона № 57-З [1]).

К ПУД относятся, например, приходный и расходный кассовые ордера, ТН, ТТН, акт о приеме-передаче основных средств, нематериальных активов и т.д. (см. Перечень № 360 [2]).

Каждая хозяйственная операция оформляется ПУД

Обязательными сведениями в ПУД являются:

– наименование и дата составления документа;

– наименование организации, фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя – участников хозяйственной операции;

– содержание и основание совершения хозоперации, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях или только в стоимостных;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).

Таким образом, ПУД не обязательно должен содержать печать.

Почему допускается отсутствие печати в ПУД

В настоящее время субъекты хозяйствования вправе не использовать в своей деятельности печать (подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7 [3]).

Обратите внимание, что юридические лица вправе не использовать печать, а не обязаны отказаться от ее использования. Следовательно, организация может самостоятельно решить, использовать ей в своей деятельности печать или нет.

С 18 мая 2018 г. Минфин отменил реквизит «печать, штамп» на некоторых документах (см. постановление № 26 [4]).

Таким образом, с 18 мая 2018 г. на ПУД не нужно ставить печать (штамп). При этом возникает вопрос: не будет ли нарушением проставление печати на ПУД?

Для субъектов хозяйствования, которые на практике не спешат отказываться от печати (штампа), ее проставление на ПУД не будет нарушением. Соответственно это не должно повлечь административную ответственность за ненадлежащее ведение бухучета и отчетности (ст. 12.1 КоАП [5]).

В ПУД отсутствует расшифровка подписи заказчика

В ряде случаев в практике бухгалтерского учета возникает необходимость в оформлении ПУД исполнителем (например, акта выполненных услуг) и передачи документов на подпись заказчикам услуги. Чаще всего документы заказчику пересылаются по почте. Получая документы обратно, не всегда можно увидеть расшифровку подписи лица, подписавшего данный документ. Рассмотрим, каковы последствия такого факта.

Во-первых, документ, в котором отсутствует указание должности, ФИО уполномоченного лица заказчика, подписавшего акт, не соответствует требованиям ст. 10 Закона № 57-З  и не может быть принят в качестве ПУД, который является основанием для отражения соответствующей хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете как исполнителя, так и заказчика.

Важно! Своевременное и правильное оформление ПУД, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 ст. 10 Закона № 57-З).

Во-вторых, выручка от реализации на возмездной основе товаров (работ, услуг), имущественных прав отражается на дату признания ее в бухгалтерском учете независимо от даты проведения расчетов по ним с соблюдением принципа (метода) начисления в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, с учетом положений п. 7 ст. 168 НК  (часть первая п. 7 ст. 168 НК).

Следовательно, участники хозяйственной операции несут ответственность за правильное и своевременное оформление ПУД |*|.

* О проверке первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства

При этом отметим, что бухгалтерский учет и отчетность основываются на принципах непрерывности деятельности, обособленности, начисления, соответствия доходов и расходов, правдивости, преобладания экономического содержания, осмотрительности, нейтральности, полноты, понятности, сопоставимости, уместности (ст. 3 Закона № 57-З).

Принцип преобладания экономического содержания означает, что хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете и отчетности исходя не столько из их правового, сколько из их экономического содержания (п. 7 ст. 3 Закона № 57-З).

Данный факт позволяет считать, что имеющийся у исполнителя ПУД (даже если в нем отсутствует расшифровка подписи лица) можно рассматривать как подтверждение свершившейся операции и утверждать, что с экономической точки зрения хозяйственная операция по реализации услуг все-таки имела место. Организации необходимо в обязательном порядке отразить в бухгалтерском и соответственно в налоговом учете выручку от реализации оказанных услуг и, как следствие, исполнить свои налоговые обязательства перед бюджетом.

Что может быть в будущем с такими ПУД

В дальнейшем при проверках может возникнуть ситуация, когда будут установлены факты:

– подписания ПУД неуполномоченным лицом;

– подделки подписи заказчика и т.п.

В таких случаях необходимо внести исправления в бухгалтерский и налоговый учет исполнителя. Подобные исправления осуществляются в соответствии с НСБУ № 80 [7].

Ошибка может быть обусловлена в т.ч. неиспользованием или неправильным использованием при ведении бухгалтерского учета и (или) составлении бухгалтерской отчетности имеющейся информации о совершенной хозяйственной операции (п. 8 НСБУ № 80).

Рекомендации эксперта

В случае наличия возможности, исходя из специфики и содержания оказываемых услуг, стороны могут предусмотреть единоличное составление ПУД. Это исключит риски признания ПУД без расшифровки должности и ФИО лица, подписавшего ПУД, не соответствующим требованиям законодательства |*|.

* Когда и кем первичный учетный документ должен быть составлен единолично

ПУД, подтверждающий совершение хозоперации, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случае оказания услуги, результаты которой заказчик может использовать по мере ее осуществления в течение срока действия договора, заключенного исполнителем и заказчиком в письменной форме, в котором предусмотрено оформление ПУД, подтверждающего оказание этой услуги, единолично, и если стоимость этой услуги, приходящаяся на период ее оказания в календарном месяце, может быть достоверно определена (абз. 2 п. 1 постановления № 13 [8]).

Таким образом, отсутствие печати на ПУД допускается, а отсутствие расшифровки подписи лица, его подписавшего, – нет.

Письмо об отсутствии печати у индивидуального предпринимателя (ИП) является информационным документом, свидетельствующем о порядке его деятельности без печати, путем подписания документов только личной подписью.

Если при сотрудничестве с контрагентами, госорганами или банками, возникает недоверие к ИП в связи с отсутствием печати на документах, то в этой ситуации ему понадобиться предоставить письмо об отсутствии у него печати, со ссылкой на законодательные нормы РФ, предоставляющие право такой деятельности.

В каких случаях необходимо?

В существующем законодательстве РФ не предусмотрено обязательное наличие у ИП печати. Об обязательном наличии печати не сказано, ни в ГК РФ, ни в законе № 129-ФЗ «О регистрации юр. лиц и ИП». При заверении документов ИП достаточно его подписи, рядом с подписью – ставится отметка «б/п» — без печати.

Однако, в жизни не все так однозначно. О том, что печать является необязательным атрибутом ИП регламентирована не во всех нормативных документах.

Например, печать требуют:

1. При залоге (п. 2 ст. 338 ГК РФ).
2. На бланках строгого учета (п. 3 Правительственного постановления РФ № 359 от 06.05.2008 года, письмо Минфина РФ № 03-01-15/2-69 от 02.03.2009 года). Правда, данное постановление отменено Правительством РФ с 01.01.2021 года (пост. № 875 от 18.06.2020).
3. Рекомендуется иметь печать при спорных ситуациях.

Также, не признаются действительными без печати следующие документы:

• Товарные чеки. Такие документы, подтверждающие передачу определенной суммы недействительны при отсутствии на них печати. Альтернативой в таком варианте является кассовый аппарат.
• Товарные накладные, также не признаются действительными без печати.
• Трудовые книжки. Запись в трудовой книжке непременно должна быть заверена печатью. Это относится к базовому правилу.
• Расчетные счета. При взаимодействии с банком без печати обойтись не удастся.
• Участие в государственных заказах. При сотрудничестве с государством наличие печати для заключения договоров является обязательным элементом, иначе заявка на сотрудничество не будет рассмотрена.
• Также печать требуется при заверении путевых листов для транспортных средств.

Таким образом, приобретать ли печать или работать без нее, предприниматель принимает решение самостоятельно, в зависимости от направления своей деятельности. При этом, надо понимать, что нередко контрагенты будут требовать письмо, удостоверяющее отсутствие печати, для страховки, что договор является действительным. Особенно это смущает крупных контрагентов.

О том, в каких случаях нужна печать, рекомендуется посмотреть видео

Кто пишет?

При оформлении первичных документов или сделок с третьими лицами привычным элементом является скрепление подписей печатью. Поэтому, отсутствие печати нередко порождает сомнения в законной силе подписанного документа. Контрагент в этом варианте вправе потребовать письмо об отсутствии у ИП печати.

Надо отметить, что на основании закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 года все хозяйственные общества (ООО и АО) имеют право, а не обязанность обладать печатью. В то же время, специалисты отмечают, что на сегодняшний день нет точного ответа — требуется ли для ИП печать? — так как, в процессе деятельности, без такого атрибута вряд ли удастся обойтись. Однако, на первых порах предпринимательской работы ИП вполне сможете действовать без печати.

Оформить такое письмо должен сам предприниматель, составив его в произвольном стиле, в соответствии с правилами составления служебных писем в делопроизводстве. При составлении письма рекомендуется сослаться на закон № 129-ФЗ от 08.08.2001 года «О государственной регистрации юр. лиц и ИП», разрешающий работать без печати, а также можно прикрепить копии регистрационных документов ИП.

Данное письмо обязано быть подписано предпринимателем.

Как составить письмо об отсутствии у ИП печати?

Как уже отмечалось, письмо об отсутствии у ИП печати составляется в произвольном стиле на простом листе бумаги, формата А4. Содержание письма должно быть соответствовать деловому стилю и написано грамотно, без ошибок, помарок, исправлений и зачеркиваний. При наличии фирменного бланка, рекомендуется воспользоваться им.

Структура письма должна быть аналогичной любому служебному документу с обозначением:

1) «Шапки», которая располагается вверху правой части листа, с указанием:

• Название контрагента, которому отсылается письмо и его реквизитов.
• Ф.И.О. руководителя фирмы.
• Названия ИП.
• Его регистрационных реквизитов.
• Ф.И.О. предпринимателя.

2) Регистрационного номера и даты заполнения документа, размещая данные в левой части листа, напротив – «шапки».

3) Под шапкой, по центру строки указывается заголовок документа.

4) Затем заполняется основной текст, в котором отображается:

• Что ИП не имеет печати для подписания документов, и использует лишь личную подпись.
• Здесь же отмечается ссылка на существующий закон РФ, например, на ФЗ № 129-ФЗ от 08.08.2001 года, который считается опорной законодательной нормой для ИП.

5) В завершение, письмо подписывается предпринимателем.

Далее, документ отсылается контрагенту, банку или прочему адресату.

Примечание. Некоторые контрагенты не желают сотрудничать с ИП, не имеющим печати, опасаясь оказаться обманутым. Кроме этого, наличие печати придает солидности ИП, поэтому предприниматели, в большинстве своем, предпочитают заказывать печать и использовать ее.

Образец уведомление о перядке оформления документов

Скачать образец, бланк

• Образец, doc
• Бланк, doc