2
3 ответа:
2
0
У слова «факс» имеется не одно, а несколько значений. Исходя из них и из ситуации нужно смотреть, какой вариант верен, а какой нет. И в каких эпизодах.
1.Факсом можно называть соответствующий вид телефонной связи. Либо аппаратуру, обеспечивающую эту связь. С точки зрения этого значения, вряд ли будет грамотно говорить: «Сейчас я тебе факс отправлю», собираясь отправляясь факсимильное сообщение. Собеседник может подумать, что организовываем ему посылку, в которую упакуем имеющийся у нас аппарат, и пошлём этот аппарат ему по почте. И, наверное, он испытает определённое разочарование, получив вместо обещанного аппарата бумажку. Поэтому в случае отсутствия дополнительных разъяснений, рекомендуется говорить: «Сейчас я тебе факсом (или по факсу) кое-что отправлю».
2.Но семантика слова «факс» такова, что у него имеется и другое значение, обозначающее само факсимильное сообщение. Таким образом, если собеседник представляет, какое из значений мы имеем в виду, то можно (для упрощения) сказать не «отправлю по факсу документ», а просто «отправлю факс». Никаких разночтений не может произойти, если оба участника диалога о факсе знают, что будет потом.
Ответ: несмотря на то, что выражение «отправить факс» представляет собой более разговорный вариант громоздкого: «отправить документ посредством факсимильного аппарата», он является очень распространённым; и, как не представляющий никакой лексической угрозы для языка, признаётся правильным.
1
0
Правильно будет «отправить факс» или «отправить факсом«, потому что в первом случае речь идёт о наименовании бумаги — факс, а во втором — о способе передачи посредством факсимильного аппарата, тоже кратко называемого «факсом».
1
0
Полагаю, что верны оба варианта. Просто отправка документа — это частный случай передачи информации факсом. Ведь можно факсом отправить и письмо и визитку. Да мало ли что еще. Так что, не вижу ошибки в обоих вариантах, если речь идет конкретно об отправке документа.
Читайте также
В написании слова сгущенка имеется несколько ошибкоопасных мест.
Во-первых, перед звонким согласным корня слова (с-гущ-ён-к-а — приставка/корень/суффикс/суффикс/окончание) происходит фонетический процесс озвончения глухого согласного с. Но, обратившись к морфему разбору существительного, выясним, что пишется только приставка с-.
Вторая трудность в написании слова: какую букву написать в суффиксе, ё или о?
Опять здесь поможет разбор по составу. В суффиксах отглагольных существительных после шипящих пишется ё:
густой — сгустить — сгущённый — сгущёнка.
Слово «сгущенка» является производным от глагольной формы — причастия.
Аналогично пишутся отглагольные существительные:
коптить — копчёный — копчёнка,
тушить — тушёный — тушёнка.
Слово университет состоит из пяти фонетических слогов:
у-ни-вер-си-тет.
Как назло, ударным является самый последний слог. По этой причине можно совершить кучу ошибок в написании безударных гласных в этом длинном существительном мужского рода.
Чтобы слово не изменилось при написании до неузнаваемости, попытаемся проверить безударные гласные, вспомнив родственное прилагательное «университетский» и сложное слово «универсиада»
Но в них звучит пятый по счету ударный гласный.
Так что написание этого заимствованного слова из латинского языка через язык-посредник немецкий придется запомнить или обратиться к помощи орфографического словаря.
Слово Аллегория оказывается существительным женского рода и первого склонения в котором выделим окончание -Я: Аллегория-Аллегорией-Аллегорию.
Ударение в нем падает на третий слог: аллегОрия.
Корнем слова оказывается морфема АЛЛЕГОРИ-: Аллегорический.
Обратим внимание, что в этом корне имеется безударная гласная А, безударная гласная Е и сдвоенные согласные Л, а само слово можно ошибочно написать как ОЛИгория.
Проверить безударные гласные а также согласные Л в слове Аллегория мы не можем, слово целиком заимствованное из древнегреческого языка и подлежит запоминанию.
Буквально слово означает иносказание, переносный смысл.
Слово Градация оказывается существительным женского рода и первого склонения в котором выделим окончание -Я: Градация-Градацией-Градацию.
Ударение в нем падает на второй слог: градАция.
Корнем слова оказывается морфема ГРАД-: Градуировать-Градус.
Обратим внимание, что в этом корне имеется безударная гласная А, а само слово можно ошибочно написать как грОдация.
Проверить безударную гласную в этом слове можно с помощью слова грАдус.
Написание суффикса АЦИ следует помнить, в нем не может быть гласной Ы.
Слово Депеша оказывается существительным женского рода и первого склонения в котором выделяется окончание -А: Депеша-Депешей-Депешу.
Ударение в нем падает на второй слог: депЕша.
Корнем слова оказывается морфема ДЕПЕШ-, а однокоренных слов не находится.
Обратим внимание, что в этом корне имеется безударная гласная Е, а само слово можно ошибочно написать как дИпеша.
Проверить безударную гласную Е в слове Депеша однокоренными словами мы не можем, ведь слово Депеша пришло в русский язык из французского и сохранило оригинальное правописание. Поэтому слово Депеша следует запомнить и справляться у словаря.
Мы все, вероятно, подумали, что факсимильная связь будет завершена к настоящему времени, и все же еще есть моменты, когда нас просят отправить по факсу важный документ. К счастью, даже если у вас нет факсимильного аппарата, все еще есть способы отправить факс в эти дни.
Хотя вам не нужен ваш собственный факсимильный аппарат для отправки факсов, вам, вероятно, понадобится действительный адрес электронной почты, а также служба мобильного приложения или доступ к онлайн-службе факсов.
Вот три способа отправить по электронной почте или отправить онлайн-документ на номер факса.
FaxZero: когда вам нужен факс онлайн быстро
Что нам нравится
-
Веб-сайт FaxZero имеет простой и удобный интерфейс; просто заполните форму и идите
-
Опция бесплатной отправки факсов идеально подходит для тех случайных одноразовых запросов на отправку документов по факсу
Что нам не нравится
-
Документы длиной более трех страниц требуют плату
FaxZero — одна из многих бесплатных онлайн-факсимильных услуг, которая позволит вам отправлять документы и титульную страницу на номер факса, заполняя простую форму на своем веб-сайте. Хотя FaxZero предлагает бесплатные услуги факсимильной связи, существуют ограничения. Бесплатный факс доступен только для факсов, отправленных в офисы в Соединенных Штатах или Канаде, и вы можете отправлять только пять бесплатных факсов в день, причем каждый факс содержит не более трех страниц, не включая вашу титульную страницу.
FaxZero также предлагает платные услуги факсимильной связи: международная факсимильная связь и услуга факсимильной связи премиум-класса «Почти бесплатный факс». Плата за факс для международных факсов сильно зависит от того, в какой стране вы отправляете факс. Например, отправка факса в Исландию составляет 1,99 долл. США, при отправке факса в Бурунди — 25,41 долл. США за такое же максимальное количество страниц, которое разрешено в факсимильном сообщении, что составляет 15. Услуга «Почти бесплатный факс» составляет 1,99 долл. США за один факс и предлагает такие преимущества, как Максимум 25 страниц на отправленный факс и снятие маркировки FaxZero с титульной страницы.
Если вам нужно сделать это быстро, вот как отправить факс с помощью FaxZero:
-
Перейдите на сайт FaxZero. Веб-адрес: FaxZero.com, Форма, которую вы будете использовать для отправки факса, находится на первой странице.
-
Под Информация о отправителе, заполните пустые поля, отмеченные для вашего название, Email и номер телефона.
-
Под Информация о получателе, заполните пустые поля, отмеченные для Имя и номер факса.
-
В разделе, помеченном Информация о факсах, вы можете загрузить файлы, которые вам нужно отправить по факсу, выбрав один из Выберите файлы опции.
Убедитесь, что ваш документ является одним из утвержденных / поддерживаемых типов файлов FaxZero: файлы Microsoft Word (DOC, DOCX или RTF), файлы PDF, PNG или JPG, Excel (XLS или XLSX), TXT, TIFF, GIF, Powerpoint (PPT) или HTML.
-
Однажды ты Выбрать Выберите «Файлы», вам будет предложено выбрать файл с вашего компьютера для загрузки. Выберите нужный файл а потом Выбрать открыто.
-
После того, как вы загрузили нужный документ, вы можете ввести сообщение для своей титульной страницы в разделе пустого текстового поля, расположенном ниже Выберите файлы раздел.
-
Для следующего пустого поля, отмеченного Код для подтверждения, залейте пробел произвольно сгенерированным кодом, который находится под этим пустым полем.
-
Отправить заполненную форму отправки факса, выберите Отправить бесплатный факс сейчас или Отправить $ 1.99 Fax Now в зависимости от ваших потребностей в факсах.
-
После отправки вашей формы вам будет отправлено письмо с подтверждением от FaxZero. Получение этого сообщения важно, поскольку оно содержит ссылку для подтверждения, которую вы должны нажать, чтобы отправить факс.
-
Как только ваш факс будет отправлен, вам будет отправлено другое электронное сообщение, информирующее вас о том, было ли оно успешно доставлено.
FaxFile: если у вас нет доступа к компьютеру
Что нам нравится
-
Приложение имеет простой, незагроможденный и простой в использовании интерфейс
-
FaxFile позволяет добавлять файлы с Google Диска и iCloud, поэтому вы не ограничены только файлами, хранящимися на вашем телефоне
Что нам не нравится
-
Нет бесплатных вариантов факсимильной связи. Вы должны заранее купить факсовые кредиты
-
Кредиты факса не возвращаются после запуска факса, даже если вы отмените факс
Если у вас нет доступа к компьютеру, но у вас есть доступ к файлам, которые вам нужно отправить по факсу через мобильное устройство, услуга мобильных приложений для факсимильной связи может быть наилучшим вариантом для вас.
FaxFile — мобильное приложение, которое позволяет отправлять факсы и изображения непосредственно с вашего смартфона или планшета. Это приложение поддерживает передачу файлов PDF и Microsoft Word (DOC или DOCX), а также файлов изображений (PNG и JPG).
В то время как сам FaxFile можно скачать бесплатно, для отправки факсов требуется покупка в приложении (например, факс-кредитов). Факсы, отправленные в офисы в США и Канаде, требуют покупки и использования 10 кредитов на страницу для каждого получателя. Вы можете купить пакет из 50 кредитов за $ 2,49.
FaxFile также предлагает международную факсимильную связь, но вы хотите проверить их список факсимильных сообщений, чтобы убедиться, что они отправят факс в нужную страну, и посмотреть, сколько кредитов это будет стоить, поскольку цены сильно различаются в зависимости от страну, которую вы выберете.
Приложение FaxFile доступно для загрузки на устройства Android и iOS.
eFax: когда вам нужно часто отправлять факсимильные сообщения
Что нам нравится
-
Вы можете отправить факс непосредственно из своей учетной записи электронной почты, просто отправив электронное письмо
-
eFax позволяет отправлять по факсу более 170 поддерживаемых форматов файлов
Что нам не нравится
-
Нет никаких бесплатных или недорогих вариантов использования их услуг факсимильной связи.
-
Ежемесячные цены на членство немного дороже для людей, которые часто не факсируют.
Как и FaxZero, eFax — это еще один онлайн-сервис отправки факсов. В отличие от FaxZero, eFax предлагает свои услуги факсимильной связи через платное ежемесячное членство. Однако, что особенно важно, eFax заключается в том, что как только вы зарегистрируетесь на членство, он позволяет отправлять электронную почту на номер факса, просто составляя обычную электронную почту.
Как только вы настроите свою учетную запись eFax, вы войдете в свою учетную запись электронной почты и составите новое сообщение, как обычно. Вы по-прежнему будете прикреплять любые документы или файлы, как обычно, и ваша титульная страница будет тем, что вы набираете в теле письма. Из трех сервисов, перечисленных здесь, eFax позволяет отправлять самые разнообразные форматы файлов. Когда вы будете готовы отправить факс, вы просто наберете номер факса своего получателя с добавленным к нему доменом «@ efaxsend.com», после чего вы ударите послать, Это оно.
Тем не менее, цена членства с eFax немного велика, особенно если вы не планируете часто отправлять факс. eFax предлагает два уровня членства: eFax Plus и eFax Pro. Для членства Plus необходимо установить плату за 10 долларов США и ежемесячную плату в размере 16,95 долларов США. Это членство позволяет вам бесплатно отправлять 150 страниц в месяц, а дополнительные страницы стоят 0,10 доллара США каждый. Членство в Pro составляет 19,95 долл. США в месяц с оплатой за установку в размере 19,95 долл. США. Членство Pro позволяет отправлять 200 страниц бесплатно в месяц.
Всего найдено: 56
Доброе утро!
Скажите, пожалуйста, как правильно оформляются сокращения с использование «/», ставится ли «точка» в этом случае при сокращенном слове:
руб./грамм или руб/грамм
тел/факс или тел./факс
тыс./тонн или тыс/тоннСпасибо,
Елена
Ответ справочной службы русского языка
Правильно писать сокращения с точками: руб./грамм, тел./факс, тыс./т
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно и как лучше сформулировать фразу: «Запишите, пожалуйста, номер нашего факс(а)-автомат(а)»? Заранее спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: номер факса-автомата (склоняются обе части сложного слова).
как правильно: НАПРАВИТЬ кому-то факс (имеется в виду факсимильное сообщение) или e-mail (электронное сообщение, сообщение по электронной почте) или ОТПРАВИТЬ? или допустимы оба варианта? а также насколько приемлемы варианты: выслать факс и послать письмо по электронной почте? спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Все приведенные варианты возможны.
Добрый день! Подскажите как правильно оформить подпись (с учетом абзацев и знаков препиния):
«С уважением, Иванов Иван Иванович,
Ведущий специалист ОАО «Торпеда»,
тел.: 945-34-56, факс: 861-14-72.
Ответ справочной службы русского языка
Возможный вариант:
«С уважением,
Иванов Иван Иванович,
Ведущий специалист ОАО «Торпеда»
Тел.: 945-34-56, факс: 861-14-72
Здравствуйте!
Как правильно писать контактную информацию («тел.:», «факс:», «e-mail»): с большой буквы или маленькой?
У вас на сайте — с большой. http://www.gramota.ru/contacts.html
Так и нужно? В соответствии с каким правилом?Спасибо за помощь!
Ответ справочной службы русского языка
Если это не перечисление через запятую, то верно писать с большой буквы, так как первое слово предложения пишется с большой буквы.
Скажите, пожалуйста, нужна ли запятая после номера телефона на фирменном бланке:
ООО «Смайл»
ул.Крылатская, д.3, кор.1,
Москва, Россия, 123592,
тел.: (495)123-45-67(,)
факс: (495)123-46-67
Ответ справочной службы русского языка
Указанная запятая нужна.
тел.: 1345687
факс: 1734657или двоеточие нужно только если телефона 2 и более?
Ответ справочной службы русского языка
Двоеточие может ставиться и в случаях, если номер один.
Как правильно «почтой» или «по почте», «факсом» или «по факсу»? Заране благодарю за ответ.
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта возможны.
Как правильно: «отправка факсом» или «отправка по факсу»?
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта возможны.
Для оформления заявки на участие в семинарах выслать на e-mail: хххх@ххххх.ru или по факсу: (495) ххх-хххх в произвольной форме следующие данные: Ф.И.О. участника, должность, название предприятия и банковские реквизиты и контактный телефон.
Верна ли пунктуация и форма написания?
Ответ справочной службы русского языка
В этом случае после _e-mail_ и _факсу_ двоеточие лучше не ставить, в остальном пунктуация корректна.
Здравствуйте!
Вы писали, что в бланке двоеточие после «тел.» и «e-mail» факультативно, но так как после «адрес» оно ставится, то желательно ставить его и после «тел.» и «e-mail».
Но как быть с оформлением визитки — там нет слова «адрес», но есть слова «тел.», «телефон», «тел.факс«, «e-mail».
причем может быть как один телефон/адрес, так и несколько.
Как быть в этих случаях?
Заранее спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Если в некоторых случаях может быть несколько телефонов и адресов, двоеточие лучше ставить.
Насколько правомерно употреблять словосочетание «контактная информация», имея в виду номера телефонов, факсов, почтовый и электронный адрес и т.п. (человека, предприятия).
Как еще можно обощенно назвать эти данные?
Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
См. ответ № 222529 .
Сейчас часто встречается выражение «контактная информация», подразумевающее номера телефонов, факсов, почтовые и электронные адреса и т.п. Насколько оно правомерно? Есть ли какое-то другое выражение?
Ответ справочной службы русского языка
Выражение корректно. Возможный вариант замены: _адрес и телефон_.
После слова «телефон» обязательно ли двоеточие?
Телефон для справок: 111-11-11. Телефон: 222-22-22. Тел.: 333-33-33. Тел./факс: 444-44-44. Или Тел.-факс: 444-44-44?
И еще, пожалуйста. Тире ставится ли?
Часы работы: понедельник — с 10 до 14, среда — с 10 до 19, обед — с 14 до 15.
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Двоеточие и тире необязательны.
Корректны ли знаки препинания:
1. тел.: 11-11-11, 22-22-22.
2. тел. / факс: 11-11-11.В первом случае возник спор из-за точки после «тел».
Во втором — по поводу двоеточия.
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
В обоих случаях Вы написали верно. (Пробелы до и после косой черты не требуются.)
Служебное письмо — это один из средств обмена информацией и оперативного управления процессами служебной деятельности.
К составление писем относятся те же требования, что и к другим служебных документов.
Служебная записка — это неотъемлемое средство связи организации с внешней средой. Служебные письма и факсы имеют наибольший вес в информационных связях организации.
Письмо — это обобщающее название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте (по факсу).
Содержание письма в целом индивидуальный. Письма должны быть, как правило, посвящены одному вопросу. Составные части (реквизиты) всех писем такие:
- название и адрес учреждения отправителя письма;
- номер и дата;
- название и адрес получателя;
- заголовок;
- номер и дата письма, что является основанием для составления ответа;
- текст;
- перечень приложений с указанием количества страниц;
- подпись руководителя.
В нижнем левом углу листа пишется фамилия исполнителя и номер его телефона, а также делается отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Если письмо готовится не на бланке, тогда для углового штампа оставляют место -15 межстрочных интервалов.
В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения, например: «Управление просит…» (см. образец письма).
В письмах должны быть прямо указаны составные части реквизита «адресат (получателя письма)»:
- фирма;
- структурное подразделение;
- должность;
- фамилия и инициалы;
- почтовый адрес получателя.
Если письмо одинакового содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Если письмо направляется более чем четырем адресатам, составляется список.
Текст письма состоит из вводной и основной части.
В вводной части указываются причины, которые вызвали составления письма с подтверждением фактов, даты и документов.
Во второй части письма формулируется основная его цель (предложение, просьба, отказ, гарантия, предупреждение, приглашения и др.).
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
- Уважаемый Николай Степанович!
- Господин Порядков!
- Николай Степанович!
- Уважаемый господин Порядков!
- Уважаемый господа! (употреблять, когда неизвестные фамилия получателей письма).
Потом можно было бы сказать слова благодарности:
1. Мы были рады получить от Вас письмо.
2. Очень спасибо за письмо (факс) от 03.09.01 г.
3. Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма.
В тексте письма в зависимости от его темы используются такие обороты:
1. Отправка груза, документа
- Отправляем Вам…
- Направляем Вам…
- Высылаем Вам…
2. Напоминание
- Напоминаем Вам, что…
- 3 пропусканием строкунаша предложение теряет свою силу.
3. Подтверждение
- Корпорация «Альфа» подтверждает получение…
- Подтверждаем, что первая партия груза полученная…
4. Сообщение
- Сообщаем Вам, что…
- Сообщаем Вам, что…
- Ставим Вас в известность, что…
5. Просьба
- Пожалуйста, сообщите…
Факс — это копия переданного документа. Телефаксом могут быть переданы любые виды документов, а также таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии.
Факсы является разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса осуществляется аналогично служебных писем, но с дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (факс):
- код отправителя;
- дата и время передачи;
- протяженность передачи;
- номер телефакса с которого передана информация;
- количество страниц.
Отправитель должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, зафиксировал дату, время, протяженность передачи, количество полученных страниц и результат. Главной есть графа «Results», в котором проставляется «ОК» (о’key), если сообщение пришло без ошибок, или NG (негатив), если были сбои во время получения факса.
При необходимости факсы копируют потому что факсовая бумага сохраняет текст небольшой срок, а если используется обычная бумага то копирование не обязательное.
Конфиденциально экз. № 1
Директору ЗАО «Омега» Скибицькому А.Н. 01106, Киев, Саксаганского, 15
Оао «Альфа»
03150, Киев
ул. Киото, 19
г/г 00525IS в Деснянском
Проминвестбанка
тел.518-68-05
факс (044) 258-18-41
- Просим оплатить наш счет…
- Мы будем благодарны, если Вы
6. Гарантия
- Оплату гарантируем.
- Качество товара наша фирма гарантирует.
7. Предложения
- Мы рады предложить Вам…
- Предлагаем Вам…
- Мы можем рекомендовать….
- Мы уверены, что Вы заинтересуетесь…
8. Отказ
- К сожалению, Ваше предложение не может быть принято через…
- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем в связи с…
- К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение в связи с…
9. Предупреждение
- Корпорация оставляет за собой право обратиться… если Вы…
- Задержка поставок товара может привести к…
- Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены…
10. Приглашение
- Просим принять участие…
- Приглашаем Вас…
- Мы рады пригласить Вас… Заканчивается письмо такими фразами:
- Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительным.
- Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
- Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.
- 3 уважением…
Письма с финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер организации.
Письма, которые предоставляют гарантии, заверяются печатью организации.
Факс — это документ полученный на специальном аппарате (телефаксі) с помощью телефонных каналов связи.
Факс — это копия переданного документа. Телефаксом могут быть переданы любые виды документов, а также таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии.
Факсы является разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса осуществляется аналогично служебных писем, но с дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (факс):
- код отправителя;
- дата и время передачи;
- протяженность передачи;
- номер телефакса с которого передана информация;
- количество страниц.
Отправитель должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, зафиксировал дату, время, протяженность передачи, количество полученных страниц и результат. Главной есть графа «Results», в котором проставляется «ОК» (о’key), если сообщение пришло без ошибок, или NG (негатив), если были сбои во время получения факса.
При необходимости факсы копируют потому что факсовая бумага сохраняет текст небольшой срок, а если используется обычная бумага то копирование не обязательное.
Конфиденциально экз. № 1
Директору ЗАО «Омега» Скибицькому А.Н.
01106, Киев, Саксаганского, 15
Оао «Альфа»
03150, Киев
ул. Киото, 19
г/г 00525IS в Деснянском
Проминвестбанка
тел.518-68-05
факс (044) 258-18-41
05.08.01 № 1-5/21
На №4-16-18 от 02.08.01
О возобновлении поставок продукции X
Уважаемый Александр Николаевич!
Сообщаем Вам, что оплата партии продукции X была увеличена нашей фирмой в день прибытия груза.
Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 28.07.01 №141.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества с закупки продукции X на постоянной основе.
Приложение: на 1 л.
С уважением
Директор подпись СИ. Бай
Составлен в двух экз. Экз. № 1 — у адресата. Экз. № 2 — в деле 1-5 исп. Иванова И.В.
Название организации
03150, Киев — 156, Тел. 218-50-54
Львовская площадь, 8 Факс 218-48-09
18.08.01 №40-16/01-137
на № 20-10-34/1484 от 27.07.01
Начальникам общих отделов территориальных органов
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА
О оформления служебных писем
Согласно стандартам на организационно-распорядительную документацию левое поле документа должно быть не менее 20 мм, правое — не менее 8 мм. Начиная от левого поля, печатают заголовок к тексту документа, текст без абзацев, отметку о наличии приложения, наименование должности (перед подписью).
На расстоянии 5 знаков от левого поля начинается каждый абзац; на расстоянии 32 знаков — начало адреса; на расстоянии 48 знаков — расшифровки подписи. Указанное расстояние обеспечивается соответствующими положениями табулятора.
Текст документа на листе формата А4 печатается через 1,5 интервала, а на листе формата А5 — через 1 интервал. Другие реквизиты печатаются на расстоянии 2-3 интервалов между собой и на расстоянии одного интервала между строками реквизита.
Расшифровка подписи печатается наравне последней строки наименования должности. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу листа, ниже указывается индекс принтера, количество экземпляров и дата печатания. На письмах, адресованных высшим органам, эти реквизиты размещают на оборотной стороне последнего листа документа.
Заместитель начальника
Управление делами подпись, расшифровка подписи
Швец 242-46-93 ОКЗ 18.08.01
Особые правила составления деловых писем
При составлении деловых писем надо использовать следующие правила:
Некоторые авторы коммерческих писем используют более 100 слов там, где можно обойтись 40, и злоупотребляют чужим временем и вниманием. Качество важнее количества, поэтому не надо стремиться списать всю страницу. Краткое изложение текста требует избежание пустых фраз и использования короткого варианта:
Выбор слов для делового документа должен соответствовать установленным в русском языке и литературе нормам. Продуманное мотивированное употребление слова в документе оправдывает его появление в тексте независимо от того, какое это слово по происхождению. Уместно подобранное слово воспринимается читателем положительно, а если оно отрывается от содержания, или вызывает у него возмущение, удивление, смех — это означает, что составитель документа не продумал его до конца, неудачно выбрал и употребил слово, неуместно сформулировал предложения.
Немотивированный отбор слова является результатом наскоро заключить документ, не утруждаясь для поиска нужного слова.
Так, вместо выражения «подписка на газеты» правильно принять «подписка», потому что «подписка» — это письменное обязательство о нечто.
Или «повестка» и «порядок» (дневной) — это два разных слова; повестка — краткое сообщение о нечто; повестка дня — перечень вопросов, которые обсуждаются на собрании, заседании, совещании.
От совершенства владения общей языковой культурой должностного лица зависит выбор нужного слова. Выбор слова надо начинать с самого простого, найочевиднішого.
Книжные слова используются в научных статьях и в деловых бумагах: эволюция, деформация, методика, деградация, координация, прогресс и другие. Это слова, которые редко используются или совсем не употребляются в повседневной устном общении (разговорном).
Книжные слова однозначны и не выражают эмоций того, кто заключает документ.
Разговорные слова являются многозначными, а это может повредить текстовые документа.
Среди книжных слов является торжественные слова, то есть высокие слова, непростые. Например, слова труд, трудиться, трудящийся, трудовой, труженик. В деловом письме должно употребляться: труд, работать, работник, а также осуществлять, делать, делать и другие.
Обращение или декларацию можно зачитать и заслушать, но выписка из протокола или акт можно прочитать и прослушать.
Иноязычные слова в деловом тексте должны применяться только в случае необходимости, когда их нельзя заменить украинскими словами с тем же значением, которые получили международное признание.
Правила употребления иностранных слов:
1. Иноязычное слово должно быть необходимым, то есть у него в украинском языке нет совпадений с тем же объемом значение.
| Иноязычное слово | Украинское значение |
| Координировать Лимитировать Пролонгировать Доминировать Фиксировать Симптом Анархия Дебаты | Согласовывать Ограничивать Продолжать Господствовать преобладать Записывать Признак Беспорядок Обсуждение |
2. Иноязычное слово должно употребляться правильно и точно, в том смысле, с которым оно заимствовано.
С .Запозичене слово в тексте документа должно быть понятным для тех, кто будет его читать. Не надо употреблять малопонятных заимствованных слов, когда то же самое можно сказать проще, понятнее, а главное — точнее.
4. В тексте одного документа употребляется одно заимствовано или власномовне слово: патент, либо авторское свидетельство; конвенция, или условие; экстраординарный, или особый.
Составитель документа должен остановить свой выбор на одном из двух слов и пользоваться только избранным.
Итак отбор иноязычного слова в деловом документе диктуется несколькими обстоятельствами и должен решаться каждый раз с учетом конкретной ситуации вещания.
Профессионализмы — это слова или выражения, присущие определенной узкой профессиональной группе работников. Они возникают тогда, когда та или иная специальность или вид деятельности имеют разговорные неофициальные заменители терминов в этой области. Например, трансплантация — пересадка; отоларинголог — вушник и другие.
В тексте документов в пределах одного ведомства они понятны, а в межведомственном служебной переписке профессионализмы могут вызвать недоразумения.
Русизмы — это слова, которые взяты на русском языке с российской. Когда слово в русском языке, то заимствования перестает быть правомерным. Это ошибка, которая появилась в результате недостаточного знания русского языка.
| Русские слова | Украинские слова |
| время (60 минут) человек (человек) неделя (7 дней недели) эхо (месяц) речь (речь) трус (трус) нарядный (хорошо одет) злодей (злодей) | время (неопределенное количество) человек, мужчина, личной супругов воскресенье (один из дней недели) эхо (эхо, рус. эхо) вещь (предмет) трус (обыск) нарядный (связанный с нарядом как документом) вор (тот, кто ворует) |
Мешанина слов двух языков встречается очень часто, а документы, написаны таким языком, свидетельствуют о недостаточное владение обоими языками, о низкой культуре автора.
Устаревшие слова — это слова, которые уже вышли из употребления. Они портят язык служебных документов.
Лишние слова — это слова, без которых можно обойтись в тексте документа.
| Текст с лишними словами | Текст без лишних слов |
| Дано эту справку в том, что гражданин действительно есть работником… При этом представляем Приложения к тексту На сегодняшний день фирма разрабатывает 3 получением этого предлагается Спешим сообщить Считаем возможным просить Собственноручная подпись В моей просьбе прошу не отказать Прошу не задерживать долго Вашего ответа на мое письмо Мы надеемся положительного решения этого вопроса в самые короткие сроки | Гражданин работает Присылаем Приложения: 1 … Фирма разрабатывает Предлагаем… Сообщаем… Просим… Подпись Прошу… Прошу ускорить ответ… Надеемся на решение цьогопитання |
Чрезмерное увлечение лишними словами объясняется тем, что они помогают создать впечатление чего значительного там, где содержание на самом деле обычный.
Слова-синонимы — это слова близкие по значению, тождественные, но отличаются друг от друга специфическим окраской.
Например: рабочий — человек, который работает в организации; работник — более широкое понятие, чем рабочий (научный работник, торговый работник); сотрудник-компонент названия должности (старший научный сотрудник)
Такие слова, как заместитель и заместитель тождественны по содержанию: заместитель — это работник, который временно исполняет чьи обязанности, а заместитель — это официальное название постоянной должности (заместитель работает одновременно с руководителем, а заместитель заступает отсутствующего руководителя).
Близькозначні слова взаимозаменяются, но они требуют после себя различных падежей:
присущий (кому?) и характерный (для кого?)
освоить (что?) и овладеть (чем?)
заведующий (чего?) и заведующий (чем?)
оснований (почему?) и основан (кем?)
прикасаться (чего?) и прикасаться (к чему?)
Ошибки в тексте делового документа является результатом неразличение средств украинского и русского языков. То же самое по значению слово может требовать в обоих языках неодинаковых відмінникових форм. Например:
| Русский язык | Украинский язык |
| Благодарить (кого?) Снабжать (чем?) Нуждаться (в чем?) Подражать (кому?) Подготовиться к Стремиться к Предупреждать о (об) Думать о (об) Забота о (об) Случилось по Работать по (совместительству) Выполнять по (распоряжению) Обратиться по (адрес) По приказу Согласно приказу Соответственно приказу По возвращении Поставит в пример Ввести в состав По указанию По всем правилам | Благодарить (кому?) Поставлять (что?) Требовать (чего?) Подражать (кого?) Подготовиться к Стремиться к Предупреждать о Думать о Забота о Случилось через Работать по совместительству) Выполнять по (распоряжением) Обратиться за (адресу) По приказу Согласно приказу В соответствии с приказом После возвращения Поставить в пример (не в пример) Ввести в состав (не в склад) По указанию (не по указке) По всем правилам (не по всем правилах) |
| По инициативе Выступление по вопросу Несмотря на Не глядя на По закону Получать по счету Отпуск по болезни По подозрению в чем | 3 инициативы (не по инициативе) Речь в вопросе (не речь по вопросу) Несмотря на Не смотря на 1) По закону 2) По закону 3) в Соответствии с законом 1) Получать по счету 2) Получать в соответствии со счетом 1) Отпуск по болезни 2) В связи с болезнью 1) Підозріваючи многом 2) Имея подозрение, что 3) За подозрением |
Для выражения своей мысли в тексте делового коммерческого письма надо использовать такое правило последовательности его составления:
— внимание;
— интерес;
— просьба;
— действие.
Сначала привлекается внимание адресата, чтобы заставить его продолжать читать его содержание. Она не достигается обращением к адресату с учетом его потребностей. Автор письма должен поставить себя на место адресата и задать себе такие вопросы:
— Что нужно потенциальному клиенту?
— Какие у него скрытые заботы?
— Какой у него финансовое состояние?
— Какие у него и раньше были проблемы, что и до этого времени не решен?
— Какие у него цели? Начальным предложением может быть:
— Есть несколько способов увеличить Ваш доход.
— У Вас есть трудности, который … (товар) купить?
— Это письмо поможет определить будущее Вашей фирмы.
— Сейчас Вы прочитаете о том, что может резко изменить Вашу жизнь в будущем году.
— Если Вы работаете не там, где хотели бы, это означает, что Вы предлагали свои услуги не так, как надо было.
— Правила налогообложения очень скоро изменятся.
Эти или аналогичные начальные сроки коммерческого письма обязательно заинтересуют адресат и он с интересом продолжит чтение.
Здесь автор описывает свои предложения и рассказывает адресату, какая помощь ему необходима, объясняет, что он получит от принятия предоставленных предложений, какую пользу может принести новый проект, которым может быть реальный доход адресата. Поэтому интерес к письму еще сохраняется.
Третьим этапом коммерческого письма является просьбе автора письма адресату. Просьба убеждает читателя в необходимости осуществления действий, которые должен сделать адресат письма. Самой интригующей частью письма может быть предложение автора в отношении цены и качества проекта: «Если Вам не понравится товар, можете вернуть его».
Четвертым этапом письма есть действие. В этой части письма автор влияет на адресата осуществить конкретные действия принять предложенный проект. Формулируя совершения действия, надо иметь в виду, что адресату надо предоставить ограниченный выбор вариантов: чем их меньше, тем больший шанс на успех.
Письмо заканчивается посткриптумом (P. S.). Он предназначен для выражения дополнительного просьбы или предложения, которые автор забыл сказать в основном тексте. Это запоздалая мысль. В посткриптумі могут быть предложения о специальную скидку с цены товара, или «Если Вы это сделаете заказ сегодня…»
Личное обращение и заключительные фразы коммерческого письма имеют важное значение. Личное обращение к адресату повышает внимание к письму и предоставляет больший шанс быстрого ответа на запрос.
Обращение к адресату могут быть Уважаемая госпожа…
Уважаемый… (имя и отчество)…
Уважаемый коллега…
Если получатель письма имеет звание, то пишут:
Уважаемый доктор…
Уважаемый профессор…
Уважаемый судья…
Если никаких данных о адресата нет, то пишут:
Уважаемый господин (госпожа)…
Заканчивается коммерческий письмо одним из нескольких вариантов:
С наилучшими пожеланиями
Искренне Ваш
С благодарностью, Ваш
С поздравлениями и наилучшими пожеланиями
С уважением
Преданный Вам
Пример коммерческого письма предпринимателя к издателя книг о продаже программы маркетинга распространения справочников:
Обращение
Уважаемый издатель!
Внимание!
Если у Вас на складе есть остатки справочников, то есть разумный способ превратить эти книги в деньги в течении 8 недель.
Интерес
Я состава большие рекламные объявления и/или письма о продаже справочников со скидкой, размер которой Вы установите сами. Это даст Вам возможность заинтересовать Ваших бывших подписчиков и потенциальных покупателей. Я считаю, что мы сможем реализовать 1000 экземпляров (возможно больше) за короткий период.
Просьба
Я не возьму ни копейки за счет предварительной оплаты. Но прошу 21% дохода, полученного от реализации справочников покупателям, которые откликнулись на мои письма и опубликованную за мой счет рекламу. Я прошу только: во-первых, чтобы Вы увеличили минимальны ну цену и, во-вторых, чтобы мы могли пользоваться отдельными банковскими счетами для свободного распоряжения доходом.
Примите эти две, на мой взгляд, разумные предложения, и я организую новую рекламу, которая может ликвидировать все Ваши остатки книг за относительно короткий период.
Действие
Если Вас заинтересовало мое предложение, звоните мне или напишите на мой адрес. Одновременно вышлите мне экземпляр Вашего справочника и образцы всех рекламных объявлений и писем, которым вы пользовались ранее. Конечно, все наши дела будут вестись в строгом секрете.
Если мы начнем в эти 2 недели, то в начале ноября мы можем неплохо заработать.
Окончание
С уважением, Ваш…
Посткриптум
P. S. Если Вы не хотите продавать справочник со скидкой, мы можем разработать новые рекламные объявления для подписчиков и составить письма Вашим прошлым покупателям.
Мы могли бы также вместе продавать некоторые товары и предоставлять услуги всем Вашим клиентам без никакого риска. При личной встрече мы можем рассмотреть и другие возможности получения прибыли.
Назад