Отозванный досрочно из командировки как пишется

Îòäåëà ìàðêåòèíãà è ðåêëàìû                    Ãåíåðàëüíîìó äèðåêòîðó
                                               ÎÎÎ "Îõîòñêàÿ çâåçäà"
    Íà÷àëüíèêó îòäåëà êàäðîâ Ôåðçåâñêîé Ý.Ô.   Ò.Ä. Ñòðþêîâó
    Ïðîøó ïîäãîòîâèòü ïðèêàç îá îòçûâå èç      íà÷àëüíèêà îòäåëà ìàðêåòèíãà
    êîìàíäèðîâêè Òóðêîâà À.Â. è óâåäîìèòü      è ðåêëàìû
    åãî îá ýòîì.                               Ä.Ê. Áåðåçîâñêîé
            Ñòðþêîâ  13.03.2013
ÄÎÊËÀÄÍÀß ÇÀÏÈÑÊÀ
13.03.2013 N 4
ã. Ïåòðîïàâëîâñê-Êàì÷àòñêèé
Îá îòçûâå ðàáîòíèêà èç êîìàíäèðîâêè

                                  Áåðåçîâñêàÿ              Ä.Ê. Áåðåçîâñêàÿ

13.03.2013                                                           N 11-ê
                        ã. Ïåòðîïàâëîâñê-Êàì÷àòñêèé
Îá îòçûâå ðàáîòíèêà èç êîìàíäèðîâêè

Ãåíåðàëüíûé äèðåêòîð            Ñòðþêîâ        Ò.Ä. Ñòðþêîâ
Ñ ïðèêàçîì îçíàêîìëåíû:
Íà÷àëüíèê îòäåëà êàäðîâ        Ôåðçåâñêàÿ      Ý.Ô. Ôåðçåâñêàÿ   13.03.2013
Ãëàâíûé áóõãàëòåð                Óäî÷êèí       À.Ï. Óäî÷êèí      13.03.2013
Íà÷àëüíèê îòäåëà ìàðêåòèíãà   Áåðåçîâñêàÿ      Ä.Ê. Áåðåçîâñêàÿ  13.03.2013
è ðåêëàìû
Âåäóùèé ñïåöèàëèñò ïî êàäðàì     Æóéêèí        Ä.Ñ. Æóéêèí       13.03.2013
Çàìåñòèòåëü íà÷àëüíèêà îòäåëà    Òóðêîâ        À.Â. Òóðêîâ       15.03.2013
ìàðêåòèíãà è ðåêëàìû

                                          Çàìåñòèòåëþ íà÷àëüíèêà îòäåëà
                                          ìàðêåòèíãà è ðåêëàìû Òóðêîâó À.Â.

13.03.2013                                                              N 5

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую местность также регулируется отдельными документами. И если приказ о направлении в командировку уже был издан, то поездка должна состояться. Если же она по определенным причинам не может быть осуществлена, то должен быть издан акт об ее отмене. Правила его оформления и образцы являются достаточно актуальным вопросом. Это обусловлено тем, что данный документ должен учитывать определенные нюансы и соответствующий порядок действий.

Служебная записка на отмену командировки образец

Образец такого приказа можно бесплатно скачать ниже. Кроме того, нужно учесть некоторые моменты в данной процедуре, описанные ниже.

В частности, нужно выяснить — выдавались ли работнику денежные средства в подотчет для командировочных расходов. Если такое явление случилось, то аванс должен быть возвращен в организацию. Срок для возврата средств может устанавливаться локальным внутренним актом.

Обратите внимание: не нужен авансовый отчет от работника, если он возвращает всю полученную сумму аванса (ничего не израсходовано подотчетным лицом). Если часть денег потрачена, например, куплен билет на поезд до места командировки, то необходимо заполнить авансовый отчет по потраченным суммам.

Для отмены командировки приказ от руководителя нужен обязательно. В данном распоряжении поясняются причины отмены, а также отдается распоряжение отменить все запланированные в связи со служебной поездкой мероприятия.

Направляется в поездку работник также на основании приказа руководителя, причем для этих целей имеется типовой бланк Т-9, который при желании можно использовать для заполнения — скачать образец.

Как составить приказ об отмене служебной командировки

Форма для составления — свободная.

Приказ нужно озаглавить, заголовок может выглядеть так — «об отмене командировки».

Обязательно ставится дата оформления, проставляется нумерация приказа.

В начальной части текст пишется основание для отмены — с чем связаны изменения.

Далее располагается распорядительная часть бланка, где руководитель требует произвести следующие действия:

• отменить командировку сотрудника (поясняется, о каком сотруднике идет речь, и каким приказом оформлено его отправление в поездку);
• возложить контроль за исполнением на ответственное лицо (его должность и ФИО вносятся в приказ).

Чтобы оформить приказ об отмене нужно основание, оно должно быть документально изложено. Например, отпала потребность в командировке. В этом случае составляется служебная записка начальником подразделения.

Приказ утверждается, подписывается, регистрируется. С ним знакомятся работник, чья командировка отменена, а также ответственный за исполнение документа.

Обратите внимание, если на отмененную командировку потрачены деньги, то они не облагаются страховыми взносами и с них не удерживается подоходный налог. Эти затраты также нельзя принять в расходы по налогообложению на любой налоговой системы (кроме штрафов).

В части налогообложения в расходы можно принять только штрафы за возврат билетов и отказ от гостиницы. Остальные траты по отмененной командировке не принимаются (затраты на получение визы, заграничного паспорта, консульские сборы). Также они не учитываются в расходах и при УСН.

Если необходимо продлить командировку работника, то нужно оформить приказ по такому образцу.

Образец приказа об отмене командировки — скачать.

————————————————————————— ¦ Открытое акционерное общество «Пастораль» ¦ ¦ ОАО «Пастораль» ¦ ¦ ¦ ¦ ПРИКАЗ N 311-К ¦ ¦ об отзыве работника из командировки ¦ ¦ ¦ ¦г. Москва 22 апреля 2013 г.¦ ¦ ¦ ¦ В связи с досрочным выполнением командировочного задания¦ ¦в ООО «Астрея» ¦ ¦ ¦ ¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦ ¦ 1. Отозвать с 23 апреля 2013 г. ведущего юрисконсульта¦ ¦И.И. Пастушкова из служебной командировки в ООО «Астрея»¦ ¦(г. Владивосток), оформленной приказом от 11.04.2013 N 321-К. ¦ ¦ 2. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника отдела¦ ¦кадров О.О. Севильскую, срок — 23 апреля 2013 г. ¦ ¦ 3.

Отзываем работника из командировки: действия нанимателя

Случается, что работника, направленного в командировку, необходимо из нее отозвать. Например, если он досрочно выполнил поручение (задание) или необходимость в его выполнении отпала. Однако процедура отзыва, т.е. досрочного окончания командировки, законодательно не закреплена. Рассмотрим порядок действий нанимателя в данной ситуации.

Шаг 1. Фиксируем нецелесообразность продолжения командировки

Как правило, непосредственный руководитель командированного работника составляет докладную записку

на имя руководителя организации о необходимости отзыва работника из командировки. В записке желательно указать
причины отзыва
, ведь на ее основании наниматель издает приказ об отзыве из командировки.

НА ЗАМЕТКУ
Рекомендованные формы документов по оформлению командировок (докладная записка, приказ и распоряжение о командировании) содержатся в УСОРД <1>. Аналогичных форм документов для отзыва из командировки нет. Полагаем, при составлении докладной записки об отзыве из командировки можно воспользоваться рекомендованной формой докладной записки о командировании. Только содержание ее будет противоположным

Непосредственный руководитель работника, отзываемого из командировки, представляет докладную записку руководителю организации.

Иногда инициатором досрочного окончания командировки может быть и работник. Например, в случае болезни, если выполнение задания до выздоровления отложить нельзя и для его выполнения в командировку направляется другой работник. В специальном локальном нормативном правовом акте, например в Положении о командировках, желательно предусмотреть способы уведомления работником нанимателя о своем заболевании в командировке.

Шаг 2. Получаем резолюцию руководителя

Как правило, резолюцию руководитель пишет от руки при рассмотрении документов для организации их исполнения <2>. Это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа <3> .

В резолюции на докладной записке об отзыве из командировки должны быть отражены сведения <4> :

— о содержании поручения (например, какой документ необходимо подготовить для отзыва работника); — лице, ответственном за его подготовку; — сроках подготовки такого документа.

Резолюция должна быть собственноручно подписана руководителем и датирована.

Шаг 3. Издаем распорядительный документ

Обязательной и даже рекомендованной формы документа об отзыве из командировки нет. На наш взгляд, досрочное окончание командировки должно быть оформлено таким же (по юридической силе) документом, как и направление в командировку. А в этой ситуации издается распорядительный документ (распоряжение, приказ нанимателя (далее — приказ)) <5>. В данном случае, полагаем, следует издать приказ об отзыве из командировки (о досрочном окончании командировки). На практике в нем отражают, в частности, следующие сведения:

— Ф.И.О. и должность (профессию) работника, отзываемого из командировки; — причину досрочного окончания командировки; — дату отзыва.

Отменять приказ о командировании работника, отзываемого из командировки, в данной ситуации, на наш взгляд, было бы неправильным. Ведь работник не выполнил уже начатое поручение нанимателя по причинам, не зависящим от него, либо выполнил задание досрочно.

Полагаем, при отзыве из командировки также можно издать приказ, вносящий изменения в приказ о командировании в части окончания сроков командировки. Но тогда соответствующие коррективы нужно внести и в командировочное удостоверение, задание на командировку и т.д. А это можно сделать только по возвращении работника из командировки, ведь указанные документы находятся у него.

Кроме того, в приказе нужно указать должностное лицо, ответственное за контроль исполнения приказа или его отдельных пунктов. Соответствующая обязанность может быть закреплена, например, в должностной инструкции непосредственного руководителя работника <6>.

Шаг 4. Регистрируем приказ

Все приказы подлежат регистрации <7>. Приказ об отзыве из командировки следует по аналогии с приказом о командировании относить к приказам по личному составу <8>. Напомним, такие приказы делятся на две группы в зависимости от сроков их хранения <9> . Приказы о командировании могут входить как в одну, так и в другую группу. Это зависит от продолжительности командировки <10 >.

В зависимости от сроков хранения приказов к их регистрационному номеру добавляется соответствующая литера <11 >:

Таблица:

Продолжительность командировки, месяц	Срок хранения приказа, лет	Литера, добавляемая к регистрационному номеру приказа
> 1	75	«к»
≤1	3	«л»

Полагаем, что указанные сроки и, следовательно, добавление литер должны относиться и к приказам об отзыве из командировки. То есть сроки их хранения, указание литеры «л» или «к» будут зависеть от того, из какой по длительности командировки отзывается работник этим приказом.

Шаг 5. Извещаем работника об отзыве и ознакомляем его с приказом

В законодательстве о труде нет правил о порядке и форме извещения работника об отзыве из командировки. На наш взгляд, в данном случае наниматель после издания приказа может сообщить работнику об этом:

— письменно (направить письмо на электронную почту работника и др.); — устно, например по телефону.

Условия и порядок отзыва из командировки, в том числе в части извещения о досрочном ее окончании, нанимателю целесообразно определить в Положении о командировках.

Правила о том, как знакомить работника с приказом об отзыве из командировки, и сроки такого ознакомления в законодательстве не закреплены. В связи с тем, что в момент издания приказа работник находится в месте командирования, ознакомить его с приказом можно устно по телефону. А под подпись — после его возвращения. Это также целесообразно закрепить в Положении о командировках.

Шаг 6. Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные деньги

По возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах (далее — авансовый отчет) с приложением оригинальных документов, подтверждающих совершенные в командировке расходы (счета, кассовые чеки и т.д.) <12>.

НА ЗАМЕТКУ
В настоящее время наниматель вправе сам разработать и утвердить форму авансового отчета, но с учетом требований к первичным учетным документам <13 >

В срок, установленный для представления авансового отчета, работник должен возвратить неизрасходованный аванс <14>. Сроки подачи авансового отчета зависят от способа выдачи денежных средств под отчет, вида выданной валюты, а также места работы работника. Они могут составлять 3, 5 либо 15 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки, исключая день прибытия <15 >.

Отзыв из командировки, по сути, является ее досрочным окончанием. Специальных сроков возврата оставшихся денег для такого случая законодательство не содержит. Значит, представить в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть неизрасходованный аванс работник должен в вышеназванные сроки.

НА ЗАМЕТКУ
Работник независимо от того, куда он был командирован, может представить авансовый отчет лично на бумажном носителе или отправить его по почте, например, заказным письмом <16>. При командировке в пределах Беларуси отчет можно представить и посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе <17>

Шаг 7. Проверяем данные авансового отчета и утверждаем его

Работник бухгалтерии проверяет данные авансового отчета. При командировке за границу такой отчет составляется в валюте произведенных операций <18>. Обоснованность предъявленных к возмещению расходов следует проверять по приложенным к авансовому отчету подтверждающим документам.

Заполненный и проверенный авансовый отчет подается на утверждение руководителю организации <19>. Делает это обычно работник бухгалтерии.

Шаг 8. Принимаем отчет о результатах командировки

Цель командировки — выполнение задания нанимателя. Поэтому командированный работник должен так или иначе доложить о ее результатах.

Отчет о результатах командировки за границу представляют все работники. По общему правилу форму такого отчета и порядок его представления наниматель определяет сам. Работники подают письменный отчет в 10-дневный срок со дня прибытия <20>.

Законодательство не содержит требований по обязательному оформлению отчета о результатах командировки по Беларуси

и оставляет решение данного вопроса на усмотрение нанимателя <21>. В случае если наниматель требует оформления отчета, его форму он разрабатывает самостоятельно.

Отчет о результатах командировки составляет и подписывает работник. Затем его утверждает руководитель организации <22>.

В журнале учета работников, командированных в пределах нашей страны, необходимо указать день фактического прибытия из командировки <23>. Также, полагаем, следует проставить номер и дату приказа об отзыве, поскольку работник возвращается из командировки досрочно.

Как отменить командировку — образец приказа об отмене

Главному бухгалтеру Е.Е. Аметовой по возвращении И.И. Пастушкова¦ ¦произвести перерасчет командировочных расходов в срок до 30 апреля¦ ¦2013 г. ¦ ¦ ¦ ¦ Основание: служебная записка начальника юридического отдела¦ ¦Н.Н. Аркадиева от 22.04.2013. ¦ ¦ ¦ ¦Генеральный директор Глостер П.П. Глостер ¦ ¦ ¦ ¦С приказом ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦начальник отдела кадров Севильская О.О. Севильская 22 апреля 2013 г.¦ ¦ ¦ ¦главный бухгалтер Аметова Е.Е. Аметова 22 апреля 2013 г.¦ ¦ ¦ ¦начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев 22 апреля 2013 г.¦ ¦ ¦ ¦ведущий юрисконсульт Пастушков И.И. Пастушков 24 апреля 2013 г.¦ —————————————————————————

Источник — «Зарплата», 2013, № 5

ОТМЕНА КОМАНДИРОВОЧНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ

Особенности направления работников в служебные командировки регулируются постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749. А постановлением правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 8 января 2015 оформление командировочных удостоверений отменено.

Поэтому в 2015 году оформлять командировочное удостоверение не нужно.

Отмена связана с тем, что командировочные удостоверения признаны вдруг лишними документами.

Б.Г. Нуралиев, руководитель фирмы 1С и одновременно руководитель рабочей группы Агентства Стратегических Инициатив, комментируя отмену командировочных удостоверений, заявил: «Считаю отмену командировочных удостоверений очень прогрессивным шагом. Данная мера позволит сэкономить миллионы человекочасов ежегодно, улучшить настроение миллионам сотрудников российских компаний, направляемых в другие города. В командировке время дорого, и тратить его на поиск исполнителя принимающей стороны, который может поставить печать и подпись на командировочном удостоверении, неэффективно. Минфин очень сбалансировано подошел к решению проблемы, оставив всего один документ (приказ) вместо четырех (командировочное удостоверение, служебное задание, приказ, отчет) для направления сотрудника в командировку и подтверждения обоснованности расходов. Сами расходы по-прежнему будут признаваться на основании авансового отчета с приложенными к нему первичными документами.»

Теперь вместо 4-х документов (приказа, командировочного удостоверения, служебного задания, отчета) для направления работника в служебную поездку и обоснования расходов достаточно будет только одного документа – приказа.

С 1 февраля 2015 года изменение коснется и госслужащих (согласно Указу президента РФ от 12 декабря 2014 г. № 765).

Срок пребывания в командировке теперь будет определяться по проездным документам. Ранее для отчета сотруднику необходимо было отмечаться в местах пребывания. Теперь достаточно проездных документов. Если работник использует для служебной поездки личный транспорт, то для отчета необходимо предоставить служебную записку, подкрепленную квитанциями или кассовыми чеками.

P.S. Так ли уж упростился порядок документального оформления служебных командировок на самом деле? Давайте разберемся.

При направлении работника в командировку в 2015 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись.

Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет.

Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контрольных органов.

Так каков список документов для оформления командировки в 2015 году?

Документы для оформления командировки в 2015 году следующие: 1. Приказ о направлении в командировку; 2. Журнал учета командированных сотрудников (поставить отметки); 3. Табель учета рабочего времени (поставить отметки); 4. Авансовый отчет работника; 5. Служебная записка работника (если он едет на личном автомобиле).

Раньше, до 2013 года, документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать, но брать из него формы уже не обязательно — первичные документы организации теперь могут разрабатывать сами или дорабатывать с помощью компьютера с учетом своих потребностей.

Самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ о направлении работника в командировку (за основу можно взять бланк формы № Т9а). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. Обратите внимание: форму Т9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Факт выезда работника в командировку следует зафиксировать в специальном журнале учета командированных работников и в табеле учета рабочего времени. Как только работник отбывает в командировку, этот факт нужно зафиксировать в каких-то специальных документах, так как за дни командировки выплачивается средний заработок согласно статьи 167 Трудового кодекса.

И мы должны ведь знать, сколько дней работник отсутствовал на работе.

Прежде всего факт выбытия работника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных работников.

Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО работника, наименование организации, в которую командируется работник и пункт назначения. Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении следует указывать прочерки.

Вскоре Минздрав утвердит новую форму документа, а пока нужно пользоваться старой.

Кроме того, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени.

Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К.

Причины отмены командировки

На предприятиях бывают ситуации, когда необходимо отменить поездку работнику в командировку. Причины этому бывают различные:

• Задача, которую нужно было решить, была осуществлена до отправления;
• Сотрудник-специалист внезапно заболел, в результате чего поездку нужно было отменить.

О подобных ситуациях необходимо заранее позаботиться, а денежные средства вернуть обратно на счет компании. В отделе бухгалтерии предусматривается также срок возврата подобных денежных средств: как правило, трудящийся должен в течение трех рабочих дней до окончания срока сделать отчет и направить в бухгалтерию компании.

Если служебная записка об отмене поездки была аннулирована, то срок возврата денежных средств нужно предусмотреть в виде условия, которое может быть трактовано в самом приказе. Но учтите некоторые особенности. Если в случае отмены командировки уже были израсходованы денежные средства, билеты на транспортное средство не удалось вернуть обратно, то сотрудник не сможет вернуть их обратно в кассу. Кроме того, он понесет дополнительные убытки. В этих случаях потребуется провозгласить приказ по поводу компенсации сотруднику стоимости билетов, которые не были использованы.

Внимание! Эти расходы, как правило, вносятся в документы для снижения суммы налогообложения по доходу. Однако они должны соответствовать двум условиям:

• Служебная поездка в другую компанию должна быть связана с получением дополнительного дохода;
• Причина была представлена в соответствии с подтверждающими документами.

Отмена командировки в связи с болезнью

Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке. В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности. Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни — обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный. Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист. Его можно получить у лечащего врача.

Образец

Отмена командировки из-за погодных условий

Если удалить эти приказы не представляется возможным и они находятся в журнале учета конкретной организации, то нужно сформировать повторный приказ об отмене служебной поездки.

Например, это будет выглядеть так: в результате плохих погодных условий нужно отменить отправление Сидорова с такого-то по такое число.

Также следует отменить приказ о направлении в командировку, включая командировочное удостоверение.

Направление сотрудника в поездку делового характера является строго регламентированной процедурой, разработанной законодателем. В документации, которая требуется для оформления данного процесса, обязательно фиксируется срок командирования сотрудника, в указанный интервал времени он должен успеть выполнить все возложенные на него служебные задачи. Однако не всегда нахождение лица в отъезде строго до последнего дня считается целесообразным и возможным, порой требуется досрочный отзыв из командировки, связанный с появлением определенных обстоятельств. Решение о возвращении лица на его фактическое место трудовой деятельности принимает исключительно руководитель предприятия, руководствуясь, при реализации процедуры, требованиями и условиями, прописанными в локальной документации.

Необходимо понимать, что под отзывом подразумевается официальное разрешение руководителя, зафиксированное в соответствующем Приказе, на возвращение подчиненного домой. Отбытие из командировки допускается только после ознакомления с данным распоряжением, покидать место выполнения трудовых обязанностей по личному волеизъявлению – не допускается. Невыход на работу будет воспринят в качестве прогула, в связи с чем, у начальника появится веское основание для расторжения с командированным сотрудником трудового договора.

Основания для отзыва сотрудника из командировки

Причины для преждевременного возвращения сотрудника из командировки:

• досрочное выполнение задания;
• семейные обстоятельства, не требующих отлагательства (смерть или болезнь родственника, свадьба и др.);
• срочное решение производственных вопросов по месту работы;
• болезнь исполнителя (сотрудник направляется в служебную поездку после выздоровления);
• увольнение (по собственному желанию или по решению руководства);
• чрезвычайные ситуации, не позволяющие выполнить служебное поручение (авария, пожар, стихийное бедствие и др.).

Возможны и другие основания для срочного возвращения сотрудника на рабочее место.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.
Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Как оформить отзыв из командировки

Законы РФ не определяют порядок отзыва работника из командировки. Процедура регулируется внутренними положениями организации. В общем виде процесс включает несколько этапов.

Если поездка прерывается по инициативе исполнителя, то на имя руководителя структурного подразделения поступает заявление от командированного. Записка составляется в свободной форме и содержит обоснование преждевременного возвращения. Указывается дата, ставится личная подпись работника. Если есть документальное подтверждение причины (больничный лист, заявление об увольнении), копия прикладывается к заявлению. Документ можно отправить факсом, почтой или сообщить устно по телефону.

Руководитель структурного подразделения составляет служебную записку на имя директора о необходимости досрочно завершить командирование сотрудника. В тексте письма указываются причины.

Работодатель изучает сложившуюся ситуацию и принимает решение об отзыве командированного. Издается соответствующий приказ.

Командированному сотруднику направляется уведомление (устно по телефону, факсом, письмом по электронной или обычной почте). В тексте сообщается решение директора и сроки возвращения сотрудника на рабочее место.

ВНИМАНИЕ! Согласие сотрудника на досрочное окончание командировки не требуется. Руководитель устанавливает сроки выполнения служебного задания и принимает решение о досрочном завершении работ.

Причины

Существует множество причин отзыва трудящегося гражданина из командировки:

• Личного характера или по семейным обстоятельствам. Работник сначала сообщает работодателю о своих обстоятельства, желательно в письменной форме. К уважительным причинам относят: смерть или рождение близкого человека, свадьба или болезнь родственника.
• Досрочное исполнение задачи. Работник сообщает работодателю о завершении своей функции в командировке и просит разрешения вернуться. Работодатель издает соответствующий приказ — .
• Необходимость присутствия на рабочем месте или производственная необходимость. При таких обстоятельствах руководство вправе отложить поездку сотрудника. Приказ в обязательном порядке исполняется работником, он возвращается домой.
• При увольнении. Когда принимается решение об увольнении, командировка незамедлительно прерывается в приказном порядке. Основания здесь могут быть тоже разные: инициатива работника, работодателя или обстоятельства, не зависящие от воли сторон. То есть работник решил уйти сам, у работодателя появились веские основания уволить сотрудника или, к примеру, командированный сотрудник умер.
• При заболевании. Разрешено при таких обстоятельствах завершить поездку. Однако требуется подтверждение болезни, то есть лист нетрудоспособности. При заболевании сотруднику требуется обратиться в медицинское учреждение лично или вызвать скорую помощь. На основании листка нетрудоспособности работодатель издает приказ на отзыв, и сотрудник может ехать домой. На практике больничный лист выдается после закрытия. Поэтому при таких обстоятельствах отзыв происходит при устном уведомлении о факте заболевания.
• При форс-мажоре и других веских основаниях.

При необходимости отозвать работника из командировки, многие кадровые специалисты теряются. Ведь законодательство регламентирует только отправку людей в командировку.

Важно! Руководство вправе возобновить командировку через некоторые время по личной инициативе и с согласия самого сотрудника.

Таблица с обозначением причин и необходимости отзыва:

Причины	Обязательно ли отзывать?
Семейные обстоятельства	По решению руководителя
Производственная необходимость
Заболевание	Обязательно, при наличии больничного листка
Увольнение	Обязательно
Обстоятельства непреодолимой силы	Обязательно, если присутствует угроза жизни или здоровья

Как составить приказ

Законодательно утвержденного бланка для приказа нет, он составляется по общим правилам и содержит:

• полное наименование организации с указанием реквизитов;
• номер распоряжения и дату составления;
• причины принятого решения, перечень ответственных за исполнение распоряжения, срок возвращения специалиста на рабочее место;
• основание приказа (номер и дата служебной записки руководителя структурного звена);
• подпись руководителя и указанных в приказе лиц;
• печать организации.

ВАЖНО! По возвращении из командировки сотруднику необходимо в трехдневный срок ознакомиться с приказом и подписать его.

Оформляется приказ на листе формата А4 либо на фирменном бланке организации. Распорядительный акт издается в единственном экземпляре.

Образец приказа об отзыве работника из командировки доступен по ссылке.

Образец приказа для скачивания

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Перерасчет в связи с отзывом из командировки

Когда организация отправляет специалиста в служебную поездку, оформляют приказ, подготавливают задания на командировку с подробным изложением задач, выдают командировочное удостоверение с обозначением сроков работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ, помимо документов, подчиненный получает аванс на покрытие издержек (проезд, проживание, суточные, прочие расходы).

Специалист составляет отчеты о командировке по выполнению служебного задания и по расходам. Первый передается руководителю структурного подразделения, второй – в бухгалтерию. К отчету о затратах необходимо приложить подтверждающие документы: чеки, гостиничные счета, билеты и др.

Если оформлен отзыв из командировки досрочно, бухгалтерия производит перерасчет авансового платежа в соответствии с количеством дней поездки. Лишнюю сумму сотрудник возвращает в кассу, либо она удерживается из зарплаты.

Нюансы возмещения расходов при досрочном возвращении из служебной поездки

До начала служебной поездки командируемому сотруднику должна быть предоставлена авансовая выплата на покрытие в поездке расходов служебного характера. Если возникает необходимость досрочного отзыва лица из поездки, то на основании соответствующего Приказа руководителя, сотрудником бухгалтерии должен быть произведен перерасчет выданного аванса, так как вследствие уменьшения срока командировки уменьшается и сумма необходимых расходов.

По прибытии лица в свою компанию оставшиеся финансы должны быть возвращены бухгалтеру в бюджет фирмы. Еще одним способом взыскания оставшейся суммы является удержание ее величины из следующей зарплаты сотрудника.
Ещё нет оценки

Ситуация 4. Компания арендует квартиру для проживания командированных работников

Такая возможность достаточно привлекательна для организации, особенно во время кризиса. При частых командировках работников рациональней размещать в арендованных квартирах, чем в гостинице.
Решение

Безусловно, расходы на проживание, включая арендные платежи за арендуемые квартиры, учитываются в составе командировочных расходов. Однако в новом письме Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 финансовое ведомство уточнило важный момент. Такие затраты организация вправе учитывать в расходах только в период проживания там командированных сотрудников. А вот плата за аренду квартиры за то время, когда помещение не используется для проживания в ней командированных сотрудников, не может быть учтена в составе командировочных расходов.

В Минфине подчеркнули, что такие расходы допускается подтверждать документами, косвенно свидетельствующими о факте пребывания работников в командировке (командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.).

( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки.

Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Какими документами оформляется командировка

Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:

• оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012);

Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

• приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
• командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
• выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):

Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

• представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П);
• произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией

Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Документальное оформление изменения срока командировки

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.

Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.

Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

Вместо приказа об изменении срока командировки — резолюция

На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:

— «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;

— «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.

Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.

Отзыв из командировки

Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:

• в связи с досрочным выполнением работником служебного задания;
• если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость;
• невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.

Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Пример 1

Сотрудник ОАО «Пастораль» ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 года. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.

Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?

Решение

Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки (образец приведен на с. 98), руководитель организации поставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 года»;

— подпись.

Образец 1. Образец служебной записки

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки.

При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.

С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.

А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Унифицированные формы № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Табель. Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Перерасчет аванса. На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Образец 2. Образец приказа

Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продление срока служебной командировки

По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:

• в этом заинтересована принимающая сторона;
• работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы;
• — работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.

Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.).

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.

Какие документы нужно оформить для продления командировки?

Решение

Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Образец служебной записки смотрите на с. 101.

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года»;

— подпись.

Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен ниже.

О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.

С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Образец 3. Образец служебной записки

Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ)

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:

• выплачены суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
• возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках);
• выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).

Образец 4. Образец приказа

Н.А. Яманова — научный редактор журнала «Зарплата»