Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
- письмо-запрос;
- письмо-просьба;
- письмо-напоминание;
- письмо о смене реквизитов;
- письмо-коммерческое предложение;
- гарантийное письмо;
- рекламное письмо;
- поздравительное письмо;
- благодарственное письмо;
- информационное письмо;
- письмо-претензия и т.п.
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
- Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
- Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
Параметры по ГОСТу (поля, абзац, размер бумаги, ориентация, разметка) устанавливают перед началом работы. Размер и начертание отдельных слов или предложений редактируется по ходу написания текста.
Шрифт и межстрочный интервал
При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:
- Times New Roman, размер от 12;
- Verdana, размеры 12-13;
- Calibri, размер 12;
- Arial, размеры 12-13.
Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.
Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию». Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.
Поля и отступы
Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:
- верхнее и нижнее – по 2 см;
- левое – 3 см;
- правое – 1 см.
Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.
Подробнее: Изменяем поля страницы в документе Microsoft Word
Красная строка – это строка, обозначающаяся отступом слева на расстоянии 1,25-1,27 см и обычно являющаяся первой в абзаце. Устанавливается через движение бегунка на линейке либо через диалоговое окно «Абзац». Помимо этого настраивают также отступы до и после абзаца и межстрочный интервал (по стандарту допустимо 1-1,5 строки, однако этот показатель увеличивается до 2, если при издании материала на бумажном носителе или в электронном виде масштаб заметно уменьшается).
Подробнее: Настраиваем отступы и интервалы в MS Word
Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», также вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев. По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.
Подробнее: Выравнивание текста в документе Microsoft Word
Оформление заголовков и подзаголовков
По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.
Подробнее: Делаем заголовок в документе Microsoft Word
При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:
- нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
- недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
- заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
- точки не проставляются после нумерации частей;
- если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
- обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
- перенос слов запрещен;
- в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.
Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.
Читайте также: Добавляем разрыв страницы в Microsoft Word
Нумерация
Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».
Подробнее: Как пронумеровать страницы в Microsoft Word
Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось.
Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
ДА НЕТ
Здравствуйте, друзья! Пришло время научиться писать тексты в одном из самых популярных редакторов – Майкрософт Ворд! К счастью, это достаточно просто, а готовый текст, к тому же, можно эффектно оформить. В цикле статей по этой теме мы движемся от простого к сложному, поэтому, сегодняшний пост будет содержать лишь начальные навыки. А в дальнейшем мы с Вами узнаем еще очень много интересного, обещаю!
И так, чтобы написать свой первый текст, нужно создать новый документ. Место для вставки текста всегда задается мигающей вертикальной линией – курсором. Если документ пустой – курсор всегда находится в его начале. А если там уже есть текст – можно мышью кликнуть в любое место текста для установки туда курсора. Можете использовать и стрелки клавиатуры для перемещения курсора, хотя это не так удобно.
Когда выбрано место для вставки текста – начинайте набирать его, используя клавиатуру. Когда Вы достигнете конца строки, программа сама перенесет следующее слово на новую строку.
По умолчанию, текст будет прописным. Чтобы сделать один или несколько символов заглавными – при письме зажмите клавишу Shift. Или же, можно нажать Caps Lock, весь последующий текст будет печататься заглавными буквами, пока Вы снова не нажмете Caps Lock.
Чтобы начать новый абзац – нажмите клавишу Enter. Чтобы сделать отступ – нажмите Tab.
Когда Вы добавите нужный текст – самое время его отформатировать и сохранить для дальнейшего использования. Кстати, я рекомендую сохранять документ сразу после создания, чтобы снизить вероятность потери данных при сбоях в работе системы.
Есть несколько способов сохранить документ:
- Нажмите кнопку с дискетой в панели быстрого доступа
- Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
- Вберите на ленте: Файл – Сохранить
Если Вы впервые сохраняете этот документ, откроется проводник Windows, где можно указать расположение и формат файла.
Если Вы ранее уже сохраняли файл, он просто будет перезаписан поверх предыдущей версии этого документа.
Редко получается всё написать качественно с первого раза, как правило приходится править уже набранный текст. Как же мы можем изменять уже внесенную информацию? Давайте по порядку
Как выделить текст в Ворде
Вы будете очень часто выделять отрывки текста, работая над своими проектами. Выделенные фрагменты можно форматировать, копировать, перемещать, удалять.
Для выделения можно использовать такие способы:
- Выделить непрерывный участок мышью. Установите ее в начало, зажмите левую кнопку мыши и тяните до конца выделяемой фразы. После этого, отпустите кнопку. Так удобно выделять куски текста, в пределах одного экрана. Выделенный фрагмент изменит цвет фона на более темный;
- Если нужно выделить большой участок данных, предыдущий способ окажется неудобным. Установите курсор в начало фрагмента и крутите колесико мыши к точке окончания выделения. Зажмите Shift и кликайте в точке окончания выделения. Нужный Вам отрывок будет выделен. Отпустите Shift.
- Если нужно выделить несколько участков текста, зажмите Ctrl и выделяйте мышью, как описано в пункте 1.
- То же самое с помощью клавиатуры – установите курсор в начало или конец выделяемого участка, зажмите Shift и стрелками перемещайте курсор в нужном направлении. Когда закончили – отпустите Shift.
- Чтобы выделить слово – дважды кликните по нему; для выделения предложения – зажмите Ctrl и кликните на одном из слов этого предложения. Чтобы выделить абзац – трижды кликнете на любом слове внутри абзаца.
- Для выделения всего содержимого, нажмите Ctrl+А в латинице или Ctrl+Ф для кириллицы.
- Чтобы выделить строку – кликните мышью в белом поле слева от нее.
Как удалить текст в MS Word
Предположим, что Вам уже не нужен какой-то отрывок текста, тогда выделите его и удалите. Про способы выделения рассказано выше, а для удаления можно нажать Del или Backspace.
Можно удалять и посимвольно. Установите курсор в начале или конце ненужной фразы. Для удаления одного символа нажимайте Del (удаляет символ справа от курсора) или Backspace (удаляет слева от курсора).
Если вместо участка текста нужно ввести другой – выделите его и просто начинайте писать. Программа сама удалит выделенный текст и поместит новый на его место.
Копирование и вырезание текста в Ворде
Чтобы скопировать часть текста в другое место – выделите его и произведите копирование одним из способов:
- Зажмите Ctrl и тяните выделенное в место вставки копии. После перетягивания отпустите Ctrl;
- Нажмите Ctr+C для копирования выделения. Установите курсор в место вставки и нажмите Ctrl+V;
- Нажмите на ленте Главная – Буфер обмена – Копировать. Установите курсор в место вставки и снова на ленте выполняем: Главная – Буфер обмена – Вставить
- Кликните правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте, и в контекстном меню выберите «Копировать». В месте вставки снова нажмите правой кнопкой мыши и в меню нажмите «Вставить»
Для переноса выделенного в другое место, используйте один из перечисленных способов:
- Просто перетяните его мышью;
- Используйте комбинацию Ctrl+X для вырезания текста и Ctrl+V – для вставки туда, где установлен курсор.
- На ленте нажмите Главная – Буфер обмена – Вырезать. В месте вставки установите курсор и выберите на ленте Главная – Буфер обмена – Вставить
- Те же команды можно найти в контекстном меню, как и в случае с копированием.
Для копирования и переноса, Microsoft Excel использует собственный буфер обмена. Как он работает, я подробно описывал в статье о копировании в Excel, описанные там принципы работают и в Word. Там же я рассказал, что такое специальная вставка. Этот инструмент так же широко используется в Майкрософт Ворд, но его функционал здесь меньше.
Вставка текста из файла
Если часть текста уже набрана в другом документе, можно быстро вставить его в Ваш рабочий файл. Для этого на ленте нажмите Вставка – Текст – Объект – Текст из файла. Откроется окно проводника, выберите нужный файл и нажмите «Вставить». Содержимое файла появится там, где стоял Ваш курсор, будет сохранено его изначальное форматирование.
Такая операция избавляет нас от необходимости открывать несколько файлов одновременно и вручную копировать их содержимое.
Отмена, повтор и возврат действий в Word
Работая с в программе, можно случайно ошибиться и, например, удалить нужный отрывок текста. Сразу после ошибочного действия можно отменить его. Для этого нажмите кнопку «Отменить» в панели быстрого доступа, или используйте комбинацию Ctrl+Z. Чтобы отменить несколько последних действий – откройте раскрывающийся список возле кнопки «Отменить» и выберите желаемый перечень изменений для отмены.
Если же результат отмены Вас не устроил – на панели быстрого доступа есть кнопка «Вернуть» Нажмите ее сразу после отмены, и все станет как было.
Иногда нужно повторить последнее ваше действие несколько раз. Для этого можно нажимать «Повторить» на панели быстрого доступа (или клавишу F4).
Отмена и повтор действий очень часто используются в программах пакета Microsoft Office, поэтому я рекомендую запомнить и применять горячие клавиши, описанные здесь.
Отображение символов форматирования
Иногда нужно понимать, какие невидимые знаки использованы при наборе текста. Вы можете отобразить символы, которыми в программе обозначаются те или иные знаки. Для этого нажмите на клавиатуре Ctrl+Shift+8. На ленте это можно сделать здесь: Главная – Абзац – Отобразить все знаки.
В итоге, пробелы будут отображаться как точки (только отображаться на экране, заменяться не будут), заголовки – черными квадратами, табуляция – стрелкой «вправо», перенос строки – специальным символом (см. рисунок выше).
Благодаря изложенным здесь правилам, Вы сможете набрать простой текст, исправить ошибки в нем. Попрактикуйтесь, ведь впереди нас ждут более сложные и интересные инструменты, применение которых базируется на этих базовых навыках. Кстати, следующая статья будет о поиске и замене в Ворде. Если Вы уже умеете выполнять поиск — всё равно прочтите, вероятно какие-то функции поиска будут для Вас в новинку!
Спасибо, что прочли этот пост, жду Ваших вопросов в комментариях. До новых встреч!
Руководитель компании «Центр Бизнес Решений»
Как увеличить прибыль, сократив налоги?
Узнайте 45 способов снижения налогов — бесплатно!
Попробовать бесплатно
Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.
Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.
ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.
Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.
Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.
1. Оформление реквизитов
С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.
Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.
Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.
«ВАСИЛЁК»
Общество с ограниченной ответственностью
Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393
Тел /факс (495) 788-78-78
e-mail: mail@vasilek.ru; http://www.vasilek.ru
ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887
______________ № 08
Ha № 08 от 18.08.2018
Губернатору
Тмутараканской области
Господину Иванову И.И.
Уважаемый Иван Иванович!
2. Вступление
В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.
3. Основной текст
Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.
Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:
- Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
- Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
- Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
- Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
- Почему вы это делаете?
- Какой результат вы хотите получить?
- На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?
После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.
Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.
Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.
Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.
4. Заключение
В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».
Например:
Искренне Ваш,
Директор (подпись) И.И. Васильков
Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.
Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.
С уважением,
Директор
ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков
5. Постскриптум
Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.
Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.
Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.
В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или… (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).
На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение №1
к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08
6. Шрифт документа
В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.
Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.
7. Формат документа
Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.
Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.
Но знайте, что всё хорошо в меру.
Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.
Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?
После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.
Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?
Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.
Пишите письма!
Статья написана по заказу редакции
Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
- Статья
- Чтение занимает 13 мин
Область применения: _ _Приложения Microsoft 365 для предприятий, Office 2019 и Office 2016
Поддерживаемые форматы файлов и их расширения указаны в следующих таблицах для Word, Excel и PowerPoint.
Форматы файлов, поддерживаемые в Word
В следующей таблице перечислены форматы файлов, поддерживаемые в Word, с сортировкой по расширению.
Расширение | Имя формата файлов | Описание |
---|---|---|
DOC | Документ Word 97–2003 | Двоичный формат файлов Word 97–2003. |
DOCM | Документ Word с поддержкой макросов | Формат файлов на основе XML с поддержкой макросов для Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007. Сохраняет макрокод Visual Basic для приложений (VBA). |
DOCX | Документ Word | Формат файлов по умолчанию на основе XML для Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007. |
DOCX | Документ Strict Open XML | Соответствует профилю Strict стандарта Open XML (ISO/IEC 29500). Данный профиль Open XML не допускает использования набора компонентов, разработанных специально для обеспечения обратной совместимости с существующими двоичными документами, как указано в части 4 стандарта ISO/IEC 29500. |
DOT | Шаблон Word 97–2003 | Шаблон для файлов Word 97–Word 2003. |
DOTM | Шаблон Word с поддержкой макросов | Шаблон для создания новых файлов Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007, содержащих макросы. Этот формат файлов следует использовать пользователям, которые хотят включить настройки пользовательского интерфейса или макросы в шаблон. |
DOTX | Шаблон Word | Шаблон для создания новых файлов Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007, не содержащих макросы. |
HTM, HTML | Веб-страница | Веб-страница, которая сохраняется в виде папки, содержащей файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие. Хорошо подходит для публикации на сайте или редактирования в Microsoft Office FrontPage или другом HTML-редакторе. |
HTM, HTML | Веб-страница с фильтром | При сохранении данных в формате файлов «Веб-страница с фильтром» удаляются теги, связанные с Microsoft Office. Если пользователь сохраняет данные в формате HTML с фильтром, а затем повторно открывает этот файл в приложении Office, текст и внешний вид содержимого сохраняются. Однако некоторые компоненты могут работать иначе. |
MHT, MHTML | Веб-страница в одном файле | Веб-страница в виде одного файла, содержащего файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие. |
ODT | Текст OpenDocument | Формат файлов для сохранения файлов Word 2019, Word 2016 и Word 2013, чтобы их можно было открыть в приложениях для работы с документами, использующих формат OpenDocument. Пользователи также могут открывать документы формата ODT в Word 2019, Word 2016 и Word 2013. После сохранения и открытия файлов ODT форматирование может быть потеряно. |
PDF (Portable Document Format) — основанный на PostScript электронный формат файлов, разработанный компанией Adobe Systems. В этом формате сохраняется форматирование документов и можно обмениваться файлами с другими пользователями. Файлы в формате PDF можно сохранять и открывать с помощью Word 2019, Word 2016 и Word 2013. Важно! PDF-файлы могут соответствовать оригиналу не полностью. Например, разрывы страниц могут находиться в других местах. | ||
RTF | Форматированный текст | Формат RTF управляет представлением и форматированием документа как на экране, так и при печати. Документы в формате RTF, созданные в разных операционных системах и приложениях, можно переносить между ними. |
TXT | Обычный текст | Когда пользователи сохраняют документ в виде TXT-файла, все форматирование теряется. |
.wps | Документ Works 6-9 | Это формат по умолчанию для файлов Microsoft Works версии с 6.0 по 9.0. |
XML | XML-документ Word 2003 | Формат XML, поддерживаемый в Office Word 2003. |
XML | XML-документ Word | Формат файлов XML, поддерживаемый в Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007 (Open XML). |
XPS | Документ XPS | XPS (XML Paper Specification) — формат файлов, который сохраняет форматирование документа и обеспечивает совместное использование файлов. При просмотре XPS-файла через Интернет или при его печати сохраняется именно тот формат, который задумывал пользователь, а изменение данных в файле требует усилий и навыков. Для сохранения документов в формате XPS можно использовать Word 2019, Word 2016 или Word 2013, но такие документы невозможно открывать с помощью Word 2019, Word 2016 или Word 2013. |
Форматы файлов, поддерживаемые в Excel
В следующих таблицах описываются форматы файлов, поддерживаемые в Excel.
Расширение | Имя формата файлов | Описание |
---|---|---|
CSV | CSV (разделители — запятые) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в другой операционной системе Windows и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
CSV | CSV (Macintosh) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе Macintosh и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
CSV | CSV (MS-DOS) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе MS-DOS и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
DBF | DBF 3, DBF 4 | dBase III и IV. Пользователи могут открывать файлы этих форматов в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013, но не могут сохранять файлы Excel в формате dBase. |
DIF | DIF (Data Interchange Format) | Сохраняет только активный лист. |
HTM, HTML | Веб-страница | Веб-страница, которая сохраняется в виде папки, содержащей файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, сценарии и другие. |
MHT, MHTML | Веб-страница в одном файле | Веб-страница, которая сохраняется в виде одного файла, содержащего файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие. |
ODS | Электронная таблица OpenDocument | Формат для сохранения файлов Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013, чтобы их можно было открыть в приложениях для работы с электронными таблицами, использующих формат электронной таблицы OpenDocument, таких как Google Документы и OpenOffice.org Calc. Пользователи также могут открыть электронные таблицы формата ODS в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013. После сохранения и открытия файлов ODS форматирование может быть потеряно. |
Формат PDF сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе на печать сохраняется его исходное оформление. Изменение данных в таком файле требует усилий и навыков. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. | ||
PRN | Форматированный текст (разделители — пробелы) | Формат Lotus с разделителями-пробелами. Сохраняет только активный лист. |
SLK | SYLK (формат символьной ссылки) | Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст (разделитель — табуляция) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в другой операционной системе Windows и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст (Macintosh) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в операционной системе Macintosh и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст (MS-DOS) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в операционной системе MS-DOS и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст в кодировке Unicode | Сохраняет книгу в виде текста в Юникоде, стандарт кодировки, который был разработан компанией Unicode Consortium. Сохраняет только активный лист. |
XLA | Надстройка Excel 97–2003 | Надстройка Excel 97–2003 — вспомогательная программа, выполняющая дополнительный код и поддерживающая проекты VBA. |
XLAM | Надстройка Microsoft Excel | Формат надстроек на основе XML с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, и Office Excel 2007. Надстройка — это вспомогательная программа, выполняющая дополнительный код. Она поддерживает проекты VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLS | Книга Excel 97–2003 | Формат двоичных файлов Excel 97– Excel 2003. |
XLS | Книга Microsoft Excel 5.0/95 | Формат двоичных файлов Excel 5.0/95. |
XLSB | Двоичная книга Excel | Двоичный формат файлов Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010 и Office Excel 2007. Этот формат файлов, обеспечивающий быструю загрузку и быстрое сохранение, подходит пользователям, которым требуется добиться наибольшей скорости загрузки файла данных. Этот формат поддерживает проекты VBA, листы макросов Excel 4.0 и все новые функции Excel. Но это не формат файлов XML, поэтому он неоптимален для доступа к содержимому и управления им без использования Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 или Excel 2007 и объектной модели. |
XLSM | Книга Excel с поддержкой макросов | Формат файлов на основе XML с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Сохраняет макрокод VBA или листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLSX | Книга Excel | Формат файлов по умолчанию на основе XML для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Не позволяет сохранять макрокод VBA и листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM). |
XLSX | Книга Strict Open XML | Версия ISO Strict формата файла книги Excel (XLSX). |
XLT | Шаблон Excel 97–2003 | Формат двоичных файлов Excel 97—Excel 2003 для шаблонов Excel. |
XLTM | Шаблон Excel с поддержкой макросов | Формат файлов шаблонов с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Сохраняет макрокод VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLTX | Шаблон Excel | Формат файлов шаблонов по умолчанию для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Не сохраняет макрокод VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLW | Книга Excel 4.0 | Формат файлов Excel 4.0, в котором сохраняются только листы, листы диаграмм и листы макросов. Пользователи могут открывать книги в этом формате в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013. При этом пользователи не смогут сохранять файлы Excel в этом формате. |
XML | Таблица XML 2003 | Формат файлов таблицы XML 2003. |
XML | Данные XML | Формат данных XML. |
XPS | Документ XPS | XPS (XML Paper Specification) — формат файлов, который сохраняет форматирование документа и обеспечивает совместное использование файлов. При просмотре XPS-файла через Интернет или при его печати сохраняется именно тот формат, который задумывал пользователь, а изменение данных в файле требует усилий и навыков. |
Форматы файлов, поддерживаемые в PowerPoint
В следующих таблицах описываются форматы файлов, поддерживаемые в PowerPoint.
Расширение | Имя формата файлов | Описание |
---|---|---|
BMP | Аппаратно-независимый рисунок | Слайд, сохраняемый в виде графического элемента для использования на веб-страницах. |
EMF | Расширенный метафайл Windows | Слайд, сохраняемый в виде 32-разрядного графического элемента (для использования в операционных системах Microsoft Windows 95 и более поздних версий). |
GIF | Рисунок в формате GIF | Слайд, сохраняемый в виде графического элемента для использования на веб-страницах. |
JPG | Рисунок в формате JPG | Слайд, сохраняемый в виде графического элемента для использования на веб-страницах. |
.mp4 | Видео MPEG-4 | Презентация, сохраненная в виде видеозаписи. |
ODP | Презентация OpenDocument | Формат файлов, который можно открывать в приложениях для работы с презентациями, использующих формат презентации OpenDocument, таких как «Документы Google» и OpenOffice.org Impress. Пользователи также могут открыть презентации формата ODP в PowerPoint. После сохранения и открытия файлов ODP часть информации может быть потеряна. |
PDF (Portable Document Format) — основанный на PostScript электронный формат файлов, разработанный компанией Adobe Systems. В этом формате сохраняется форматирование документов и можно обмениваться файлами с другими пользователями. | ||
PNG | Рисунок в формате Portable Network Graphics | Слайд, сохраняемый в виде графического элемента для использования на веб-страницах. |
POT | Шаблон PowerPoint 97–2003 | Шаблон для презентаций PowerPoint 97–Office PowerPoint 2003. |
POTM | Шаблон PowerPoint с поддержкой макросов | Шаблон для презентаций PowerPoint 2019, PowerPoint 2016, PowerPoint 2013, PowerPoint 2010 и Office PowerPoint 2007, содержащих макросы. |
POTX | Шаблон PowerPoint | Шаблон для создания новых презентаций PowerPoint 2019, PowerPoint 2016, PowerPoint 2013, PowerPoint 2010 и Office PowerPoint 2007. |
PPA | Надстройка PowerPoint 97–2003 | Надстройка PowerPoint 97–Office PowerPoint 2003. |
PPAM | Надстройка PowerPoint | Надстройка, сохраняющая настраиваемые команды, код Visual Basic для приложений (VBA) и специализированные компоненты. |
PPS | Демонстрация PowerPoint 97–2003 | Презентация, которая всегда открыта в режиме слайд-шоу вместо обычного режима. |
PPSM | Демонстрация PowerPoint с поддержкой макросов | Слайд-шоу, включающее в себя макросы. |
PPSX | Демонстрация PowerPoint (PPSX) | Презентация, которая всегда открыта в режиме слайд-шоу вместо обычного режима. |
PPT | Презентация PowerPoint 97–2003 | Формат файлов по умолчанию для PowerPoint 97–Office PowerPoint 2003. |
PPTM | Презентация PowerPoint с поддержкой макросов | Презентация, содержащая код Visual Basic для приложений (VBA). |
PPTX | Презентация PowerPoint | Формат файлов по умолчанию на основе XML для PowerPoint 2019, PowerPoint 2016, PowerPoint 2013, PowerPoint 2010 и Office PowerPoint 2007. |
PPTX | Нередактируемая презентация PowerPoint | Презентация PowerPoint 2019, PowerPoint 2016, PowerPoint 2013, PowerPoint 2010 или PowerPoint 2007, в которой каждый слайд преобразован в рисунок. При сохранении файла в виде нередактируемой презентации PowerPoint размер файла снижается, но некоторая информация утрачивается. |
PPTX | Презентация Strict Open XML | Версия формата файлов презентации PowerPoint (PPTX), строго соответствующая стандарту ISO. |
RTF | Структура, RTF | Структура презентации, которая сохраняется в виде текстового документа, что обеспечивает меньший размер файлов и возможность использования файлов без макросов совместно с другими пользователями,у которых может быть другая версия PowerPoint или операционной системы. При использовании этого формата текст из области заметок не сохраняется. |
THMX | Тема Office | Таблица стилей, включающая в себя определения цветовой темы, темы шрифтов и темы эффектов. |
TIF | Рисунок в формате TIFF | Слайд, сохраняемый в виде графического элемента для использования на веб-страницах. |
WMF | Метафайл Windows | Слайд, сохраняемый в виде 16-разрядного графического элемента (для использования в операционных системах Microsoft Windows 3.x и более поздних версий). |
WMV | Видео в формате Windows Media | Презентация, сохраненная в виде видеозаписи. Презентации PowerPoint 2019, PowerPoint 2016 и PowerPoint 2013 можно сохранять с высоким качеством (1024 x 768, 30 кадров в секунду), средним качеством (640 x 480, 24 кадра в секунду) и низким качеством (320 х 240, 15 кадров в секунду). Файлы формата WMV воспроизводятся во многих медиапроигрывателях, таких как проигрыватель Windows Media. |
XML | Презентация PowerPoint XML | Формат файлов XML, поддерживаемый в PowerPoint 2019, PowerPoint 2016, PowerPoint 2013, PowerPoint 2010 и Office PowerPoint 2007. |
XPS | Документ XPS | XPS (XML Paper Specification) — электронный формат для обмена документами в их окончательной форме. |
Форматы файлов, которые не поддерживаются в Office
Приложения Office не поддерживают форматы файлов, описанные в следующей таблице:
Приложение | Неподдерживаемый формат файлов |
---|---|
Excel | — Диаграмма Excel (форматы файлов Excel 2.0, 3.0 и 2.x) (XLC) — Форматы файлов Lotus 1-2-3 (все версии) (WK1, WK2, WK3, WK4, WKS) — Microsoft Works (все версии) (WKS) — Формат файлов DBASE II (DBF) — Формат файлов Quattro Pro для MS-DOS (WQ1) — Quattro Pro 5.0 и 7.0 для Windows (WB1, WB3) |
PowerPoint | — Открытие форматов файлов PowerPoint 95 (или более ранних версий) или сохранение в эти форматы — Файлы мастера упаковки (PPZ) — Файлы веб-страниц (HTM, HTML) |
Дополнительная информация о форматах файлов
В этом разделе описываются дополнительные форматы файлов с указанием того, поддерживаются ли они в приложениях Office.
Форматы файлов буфера обмена Microsoft Office
Пользователи могут вставлять данные из буфера обмена Office в Word, Excel и PowerPoint, если данные буфера обмена Office имеют один из форматов, указанных в следующей таблице.
Формат файлов | Расширение | Описание |
---|---|---|
Изображение | WMF или EMF | Рисунки в формате метафайла Windows (WMF) или расширенного метафайла Windows (EMF). Примечание. При копировании метафайла Windows (WMF) из другой программы Microsoft Excel вставляет элемент в виде расширенного метафайла (EMF). |
Точечный рисунок | BMP | Рисунки, хранящиеся в формате BMP. |
Форматы файлов Excel | XLS | Форматы двоичных файлов для Excel 5.0/95, Excel 97–2003, Excel 2013, Excel 2016 и Excel 2019. |
SYLK | SLK | Формат символьной ссылки. |
DIF | DIF | Формат Data Interchange Format. |
Текст (разделитель — табуляция) | TXT | Текстовый формат со знаками табуляции в качестве разделителей. |
CSV (разделители — запятые) | CSV | Текстовый формат с разделителями-запятыми. |
Форматированный текст (разделитель — пробел) | RTF | Форматированный текст (RTF). Только из Excel. |
Внедренный объект | GIF, JPG, DOC, XLS или BMP | Объекты Excel и Excel 2013, объекты из правильно зарегистрированных программ, поддерживающих OLE 2.0 (OwnerLink), а также рисунок или другой формат презентации. |
Связанный объект | GIF, JPG, DOC, XLS или BMP | OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture или другой формат. |
Объект-рисунок Office | EMF | Формат рисованного объекта Office или Picture (EMF) |
Текст | TXT | Отображаемый текст, текст ПВТ. |
HTML | HTM, HTML | Формат HTML (Hypertext Markup Language). Примечание. При копировании текста из другой программы Microsoft Excel вставляет этот текст в формате HTML независимо от формата исходного текста. |
Веб-страница в одном файле | MHT, MHTML | Этот формат файлов интегрирует в себе встроенные графические объекты, приложения, связанные документы и другие вспомогательные элементы, на которые ссылается документ. |
Открытие и просмотр неподдерживаемых форматов файлов
Если необходимый пользователю формат файлов не поддерживается, он может попробовать открыть файл указанным ниже способом.
-
Найдите в Интернете компанию, разрабатывающую конвертеры форматов файлов, не поддерживаемых в этом приложении.
-
Сохраните файл в формате, который поддерживается другой программой. Например, пользователям может понадобиться импортировать файл Word, Excel или PowerPoint в другую программу, которая не поддерживает собственный формат файлов этих приложений. При этом другая программа может поддерживать импорт файлов в другом поддерживаемом формате, например, в текстовом формате. В этом случае пользователи могут сохранить свою работу в формате текстового файла, а затем импортировать этот текстовый файл в другую программу.
- Справочная информация по расширениям имен файлов XML в Office
- Руководство по ресурсам панели мониторинга телеметрии Office