09.12.2021
- Как работает система ЭДО
- Виды электронных документов
- Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса
- Мифы электронного документооборота
- Как подключить ЭДО
Что такое ЭДО? Электронный документооборот, или сокращённо ЭДО, — это обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами по защищённым каналам связи без применения бумажных носителей.
Как работает система ЭДО
ЭДО: как работает
Для начала нужно понять, что электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать. Он признаётся юридически значимым оригиналом.
В системе ЭДО есть два важных звена:
- оператор ЭДО,
- электронная подпись.
Оператор ЭДО — это организация, которая обеспечивает защищённую систему хранения и передачи данных. Требования к таким организациям зафиксированы в Приказе ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота».
Обратите внимание! С 1 марта 2022 г. вступит в силу новый Приказ ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота».
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уникальная комбинация знаков, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. ЭЦП бывает простой, неквалифицированной и квалифицированной. Каждый вид электронной подписи отличается уровнем защиты и юридической значимостью, из-за чего применяется в разных ситуациях.
Как происходит обмен электронными документами?
- Оба контрагента заключают договор с оператором ЭДО и настраивают систему.
- Одна сторона создаёт (или загружает готовый) документ в системе.
- Подписывает электронную бумагу электронной подписью и отправляет второй стороне. Этот процесс очень похож на пересылку по email.
- Вторая сторона моментально получает документ в личном кабинете системы.
- Если второго контрагента устраивает документ, он подписывает его своей ЭП.
- Отправитель получает подписанный документ.
В программе видны все передвижения документа, просматривался ли он, какие правки вносились. Через систему ЭДО можно передавать разнообразные документы: договоры, акты, счёт-фактуры, отчёты, приказы, заявления и многое другое.
Виды электронных документов
Если разделить электронные документы на крупные категории, получится два вида:
- внутренние,
- внешние.
К внутренним электронным документам относятся бумаги, которыми обмениваются только внутри компании. Это могут быть служебные записки, приказы, заявления, инструкции и другие. Например, каждый год по несколько раз работники пишут заявление на отпуск. Почему бы не настроить электронный обмен внутренними бумагами, чтобы каждый сотрудник прямо с рабочего места отправлял заявление?
Небольшой факт. Наша компания не так давно тоже перешла на электронные внутренние документы. Теперь сотрудники не привязаны к определённому городу. Во времена вынужденной удалённой работы этот инструмент позволил почти полностью перевести людей на удалённую работу.
Внутренние документы слабо регламентируются законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила. Организовать ЭДО такого вида проще, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП). ПЭП просто выпускается и стоит недорого.
Также электронный обмен внутренними документами делает процесс работы прозрачнее. Отправитель всегда может посмотреть, увидел ли его запрос адресат или нет. Делал он что-то с документом или нет. Руководство, в свою очередь, может отслеживать эффективность сотрудников: много ли он времени тратит на обработку документов, требуются ли правки после проверки его документов и какого рода эти правки.
К внешним ЭДО относятся электронные документы, которые предназначены только для контрагентов. Для большей части таких документов есть стандартизированные шаблоны. Так как эти документы едины для всех компаний, можно настроить систему так, чтобы те или иные документы получали специализированные отделы (бухгалтеры получали только финансовые документы, юристы – судебные запросы). Для использования внешнего ЭДО нужно, чтобы обе стороны использовали одну систему электронного документооборота.
Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса
Положительные стороны:
- Экономия. Конечно же, это самый первый и очевидный плюс электронного документооборота. Для традиционных документов нужны бумага, принтер, печати, степлеры, файлы, папки, дыроколы. Кажется, что это всё – мелочи, но если посчитать, сколько на эти мелочи тратит компания, получится кругленькая сумма. Электронные версии документов тоже требуют своих затрат, но это в разы меньше, чем бумажные носители.
- Занимают меньше места. Этот пункт связан с первым. Не секрет, что многие документы компании обязаны хранить 3, 5 и более лет. Чтобы хранить такой объём бумаг, организации снимают помещения, которые могут занимать не один этаж. Электронные документы хранятся на серверах, которые тоже занимают место, но оно в разы меньше.
- Надёжность хранения и поиска. Бумага не самый долговечный материал, он может выцвести, сгореть, порваться. Также из-за постоянной транспортировки между кабинетами некоторые листы могут потеряться, перепутаться. Бумажные носители слишком сильно зависят от человеческого фактора. У электронных хранилищ есть резервные копии, которые не дадут потерять данные. Искать бумажные носители тоже непросто. Нужно надеяться, что Зинаида Петровна из бухгалтерии понятно подписала ту или иную папку с материалами и положила их на ту полку, которая соответствует теме. В противном случае на поиск документов потребуется много времени. В электронных архивах есть функция поиска, которая поможет найти документ.
- Ускоренный процесс обработки документов между сотрудниками. Если сотруднику нужен бумажный документ, ему придётся идти туда, где он хранится. Если компания маленькая, это может показаться не очень долго. Однако у крупных компаний есть архивы или стеллажи в кабинетах, куда придётся идти и искать бумагу. За электронным документом никуда идти не нужно. Он есть на компьютере любого сотрудника. Также виртуальные документы не нужно носить на подписание. Достаточно просто отправить и подождать ответа.
- Скорость работы с клиентами. Клиентам могут быть нужны не только чеки, но и акты выполненных работ, налоговые документы и многое другое. Клиент будет рад, если у него будет возможность получить необходимые документы в короткие сроки и не вставая с дивана.
- Безопасность. Представим, что один документ понадобился сразу нескольким людям. В век технологий можно отсканировать его и разослать всем нуждающимся, но так у этого документа будет много копий. Чтобы ни одна копия с коммерческой или другой тайной не утекла в сеть, нужно потратить много сил и средств на защиту всех пересылок. ЭДО ― это единая сеть, в которой один документ могут просматривать сразу несколько сотрудников без лишней пересылки.
- Можно следить за эффективностью работников. Электронные документы могут хранить историю изменения документа: когда и кому он поступил, сколько понадобилось времени на его обработку. Если какая-то работа не была выполнена в срок, сразу будет видно слабое звено. Один сотрудник не сможет оклеветать другого, так как все действия зафиксированы.
Без минусов здесь тоже не обошлось, но их намного меньше, чем плюсов.
- Трудность и дороговизна внедрения. Несмотря на то, что сама система экономит много денег, для её внедрения нужно много средств. Нужно приобрести и настроить ПО, купить электронные подписи для всего персонала, обучить сотрудников работе с программой, также перевести все существующие документы в электронный вид. Всё это недёшево и долго.
- Потребуется администратор. Даже если вы будете использовать систему, которую предлагает оператор, вам всё равно нужно будет кастомизировать некоторые настройки под нужды компании и поддерживать работоспособность системы.
- Контрагент тоже должен быть подключён к ЭДО. Нельзя рандомно отправлять официальные документы. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обменяться документами, тоже должно быть зарегистрировано в системе ЭДО. Если же у контрагента нет ЭДО, вам придётся вести смешанный документооборот (бумажно-электронный) для таких партнёров.
Мифы электронного документооборота
Электронные документы не принимают в госорганах
Это самое частое заблуждение. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» подтверждает, что документы с электронной подписью юридически значимы и приравниваются к бумажным оригиналам. Такие документы можно предоставлять в суде и госорганах.
Маленьким компаниям ЭДО не нужно
«У меня не такая большая компания и не так много контрагентов, чтобы тратить время и деньги на переход на ЭДО», ― может сказать владелец небольшой компании. Если вы хотите остаться в рамках небольшой организации, вам, действительно, можно не тратиться на ЭДО. Но если вы хотя бы немного допускаете, что вы хотели в будущем расшириться, переходить на электронные бумаги нужно как раз в тот момент, когда ваша компания маленькая. У вас ещё не так много документов, которые нужно будет переносить в электронный формат и пока не так много клиентов, которых нужно будет уведомлять о нововведениях. Также, если ваша организация будет идти в ногу со временем, новые клиенты это оценят, что поспособствует росту вашего бизнеса.
Контрагенты не могут подписывать документы электронной подписью разных удостоверяющих центров
Для электронной подписи важно, чтобы она была выпущена удостоверяющим центром, который входит в список аккредитованных центров. Какой конкретный удостоверяющий центр выдал подпись вашей организации или контрагентам, не имеет значения. Они все равны.
Электронный документ легко украсть
Боятся кражи не только со стороны хакеров, но и со стороны операторов системы ЭДО. Системы работают по защищённым протоколам, а клиенты получают доступ к системе только с помощью индивидуального логина и пароля, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи. Пароли пользователей хранятся в закодированном виде, для этого используют защищённые облачные хранилища. Ключи сертификатов для доступа есть только у пользователей. Всё это доказывает защищённость системы.
Что касается кражи со стороны оператора, то это исключено. Оператор обязан обеспечить сохранность персональных данных. При утечке оператору нужно будет предстать перед законом. А учитывая важность уровня безопасности в таком деле, участь безответственного оператора будет предрешена. Новые клиенты не смогут ему доверять. Именно поэтому системы ЭДО постоянно проверяют инфраструктуру на возможности взлома, чтобы исключить даже самые маленькие лазейки.
Как подключить ЭДО
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
- Электронный документооборот
-
Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основные понятия электронного документооборота
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Российские системы электронного документооборота
Проприетарные СЭД
СЭД оплачиваемые из бюджета
- СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство
Платные СЭД
- 1С:Предприятие
- БОСС-Референт
- ЕВФРАТ-Документооборот
- Кодекс: Документооборот
- ProjectMate — простая PSA-система управления проектами и электронного документооборота для компаний сферы услуг.
- МОТИВ
- Lotsia PDM Plus
См. также
- Система управления документами
- ECM (бизнес) — Системы управления информационными ресурсами предприятия
Ссылки
- Просто об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии. Блоги. Обсуждения.
- Выбор систем автоматизации управления предприятием по критериям
Wikimedia Foundation.
2010.
Полезное
Смотреть что такое «Электронный документооборот» в других словарях:
-
Электронный документооборот — электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме. По английски: Electronic data interchange Синонимы: Электронный обмен данными Синонимы английские: EDI См. также:… … Финансовый словарь
-
Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы… Источник: Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых… … Официальная терминология
-
Электронный документооборот/ELECTRONIC DOCUMENT INTERCHANGE — совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи, получения, изменения и/или уничтожения электронных документов с использованием информационно коммуникационных технологий; электронный документ – информация в электронном виде,… … Толковый словарь по информационному обществу и новой экономике
-
Межведомственный электронный документооборот — 1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных… … Официальная терминология
-
Документооборот — Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот … Википедия
-
электронный обмен данными для служб администрации, коммерции и транспорта — Международный стандарт, разработанный на основе модели OSI под эгидой ООН (UN/EDIFACT). Регламентирует электронный документооборот в управлении, торговле и на транспорте. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные технологии. Англо русский толковый… … Справочник технического переводчика
-
Документооборот электронный — 1.3. Электронный документооборот (документооборот) последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по… … Официальная терминология
-
Кодекс: Документооборот — Кодекс: Документооборот один из программных продуктов, носящих торговую марку «Кодекс». Содержание 1 История создания 2 История развития и техническая информация … Википедия
-
Яндекс-деньги — (Yandex money) Яндекс.Деньги мировая электронная платежная система Платежная ситема Яндекс Деньги: регистрация, открытие кошелька, пополнение и вывод средств Содержание >>>>>>>>>> Яндекс.Деньги это, определен … Энциклопедия инвестора
-
Делопроизводство — Для улучшения этой статьи желательно?: Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное. Добавить информацию для других стран и регионов … Википедия
Из нашей статьи вы узнаете:
Что такое электронный документооборот и зачем он нужен в организации
Как становится ясно из названия, ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.
Сегодня лишь некоторые компании продолжают заполнять бумаги вручную, поскольку вся бухгалтерская первичка легко создается с помощью программ. Но для передачи документа контрагенту или другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку. Можно ли обойтись без этого и пересылать их файлами? Можно, но только если и у вас, и у ваших контрагентов организован электронный документооборот для обмена данными.
Принципы работы электронного документооборота и основные понятия
Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.
Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:
- Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление или официальное письмо.
- Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату.
- Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.
- Сразу после этого в первую организацию приходит уведомление, после которого можно действовать — отгружать товары, переводить оплату или совершать прочие действия, описанные в документе.
Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.
Виды электронного документооборота
Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:
- кадровый ЭДО;
- управленческий;
- складской;
- бухгалтерский;
- архивный и т. д.
Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту. Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов. А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычный имейл.
Основы электронного документооборота
Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:
- скорость работы технической поддержки клиентов;
- готовность оказывать помощь в подключении контрагентов;
- дополнительные возможности интеграции;
- наличие консультантов, готовых помочь клиентам с внедрением в работу ЭДО.
На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:
- уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к электронной системе;
- гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;
- следит за регламентами, соблюдает требования законодательства;
- делает проверку подлинности электронных подписей.
Как перейти на электронный документооборот
Первым делом нужно подключиться к оператору ЭДО. Например — воспользуйтесь готовым продуктом «Астрал ЭДО / 1С-ЭДО». Сотрудники «Астрал» помогут организовать работу ЭДО и ответят на вопросы.
Купите сертификат электронной подписи и получите ключ шифрования. Если сертификат уже есть, — зарегистрируйте электронную подпись в системе.
После этого проинформируйте своих контрагентов о том, что теперь вы работаете по ЭДО и укажите с каким оператором.
Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)
Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.
Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.
Стоить напомнить, что решение о переходе на обмен электронными данными в онлайне организация принимает добровольно. А вот сдача в таком формате отчетности в налоговую службу стала обязательной для многих предпринимателей. Специалисты компании «Астрал» готовы помочь вам организовать документооборот в вашей организации, облегчающий работу сотрудников и отвечающий всем требованиям законодательства.
Внедрение ЭДО дает возможность:
- контролировать сроки действия договоров;
- ускорить согласование документов;
- создать единую базу данных;
- отказаться от бумажных носителей.
Выбрать систему автоматизации…
Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.
Подробнее…
Услуги консалтинговой компании могут помочь:
- повысить производительность бизнес-процессов;
- оптимизировать расходы;
- повысить прибыль.
Подробнее об услугах…
Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.
Узнать больше…
Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?
Понятийный аппарат и виды электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».
Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.
Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.
Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.
Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:
- однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
- параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
- непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
- единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
- результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
- эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:
- производственный ЭДО;
- управленческий ЭДО;
- архивное дело;
- кадровый ЭДО;
- бухгалтерский ЭДО;
- складской ЭДО;
- технологический ЭДО;
- секретный и конфиденциальный ЭДО.
Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.
Функции и эффективность ЭДО
Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:
- создание электронной версии документа;
- создание атрибутной карточки документа;
- формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
- поиск карточек документов;
- формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
- сохранение документов в различных форматах;
- создание маршрутов документа и управление его движением;
- ведение журналов, классификаторов и справочников;
- регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
- рассылка напоминаний и уведомлений;
- согласование документов;
- формирование отчетов о движении и исполнении документов.
Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:
- сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
- ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
- экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.
Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:
- рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
- снижение рисков потери документов;
- увеличение скорости согласования и утверждения документов;
- повышение корпоративной культуры.
Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.
Требования к системам электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:
- СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
- СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
- СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
- СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
- СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.
Наиболее востребованными функциями СЭД являются:
- Хранение и поиск документов.
- Поддержка делопроизводства.
- Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
- Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
- Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.
Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.
Виды СЭД
Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).
Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях
Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу
Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.
- Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
- Соответствие стандарту отрасли организации.
- Соответствие целям и задачам компании.
- Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
- Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
- Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
- Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
- Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
- Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.
Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.
Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:
- провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
- оценить стоимость владения той или иной программой;
- изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
- ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
- изучить демонстрационные видеоматериалы;
- установить демо-версию программы;
- изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.
После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.
Внедрение электронного документооборота
Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.
- Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
- Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
- Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
- Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.
Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.
Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.
Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.
- Разработка технического задания.
- Выбор IT-решения.
- Описание бизнес-процессов.
- Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
- Внедрение электронного документооборота.
- Тестирование программы.
- Запуск СЭД в эксплуатацию.
- Контроль использования системы.
В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.
Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:
- консервативность сотрудников;
- недостаточная компьютерная грамотность работников;
- отсутствие регламентов на основные процессы;
- слабое техническое оснащение;
- отсутствие четкого управления проектом.
Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.
В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.