1. Введение
Прогресс не стоит на месте и все больше предпринимателей внедряют в свою деятельность систему электронного документооборота. Посредством интернета теперь можно представлять отчетные документы, декларации, заявления на участие в различных тендерах и др. Все эти документы необходимо заверять электронной подписью, которая свидетельствует об их подлинности.
2. Что представляет собой ЭЦП
Электронная подпись – это закодированная информация о лице, как физическом, так и юридическом, которая необходима для его идентификации при подаче документов в электронном виде. Также она позволяет защитить документ от редактирования сторонними лицами.
Документы, заверенные электронной подписью, имеют точно такую же юридическую силу, как и документы подписанные вручную.
3. Кем осуществляется выдача
Электронную подпись могут выдавать исключительно организации, имеющие аккредитацию Минкомсвязи. Со списком данных организаций можно ознакомиться здесь. На этом ресурсе Вы также можете получить подробные сведения о правилах подачи заявления и о пакете документов, которые необходимо представить для получения электронной подписи.
4. Процесс оформление электронной цифровой подписи
Оформление электронной подписи включает в себя следующий порядок действий:
- Выбор необходимого типа ЭЦП::
- Простой вариант подходит тем лицам, которым необходимо идентифицировать себя. Создать такую подпись можно самостоятельно со своего персонального компьютера.
- Усиленная неквалифицированная ЭЦП – Отличается от простой подписи тем, что . Она позволяет использовать электронный документооборот между контрагентами (если обе стороны принимают такой тип подписи). Такая подпись получается при криптографическом преобразования электронного документа, он одновременно подтверждает личность его подписавшего и свидетельствет о том, что после подписания этот документ никто не изменял.
- Усиленная квалифицированная ЭЦП — отличается от неквалифицированной тем, что для нее необходимо приобрести сертифицированный ключ проверки электронной подписи. Сделать это можно только в удостоверяющем центре после того как сотрудник этого центра проверит и подтвердит вашу личность. К такой подписи выдаётся сертификат, подтверждающий подлинность подписи конкретного лица и крипто-ключ. Только этот тип электонной подписи полностью равнозначен собственноручной подписи. Подходит для сдачи отчётности в государственные органы, участия в тендерах, торгах, обмена документами при электронном документообороте и так далее.
- Далее необходимо найти Удостоверяющий центр. Полную информацию о них можно получить здесь.
- После этого необходимо связаться с выбранным УЦ, для того чтобы его сотрудники проинформировали Вас о дальнейших действиях.
- Оплатить стоимость оказываемой услуги.
- Предоставить в УЦ все требующиеся документы. КЭП можно получить только после прохождения процедуры верификации личности, это требование Федерального закона №63.
Важно! Юридические лица, оформляющие усиленную квалифицированную ЭЦП, должны предоставить расширенный пакет документов.
Данный перечень действий является стандартным. После их осуществления обратившееся лицо получает подпись, сертификат, а также крипто-ключ. Хранить полученный ключ можно на съемном носителе (ruToken, eToken), в специализированном ПО — криптопровайдере (например КриптоПро CSP).
5. В каком виде хранить ЭЦП?
Электронная цифровая подпись представляет собой набор символов в текстовом формате, поэтому поместить ее можно на любом носителе. Однако для правильного функционирования, необходимо соответствующее программное обеспечение. Поэтому логично хранить файл в следующих местах:
- Локальные хранилища операционной системы
Это наиболее простой и самый экономичный способ хранения электронной подписи. Такие хранилища предусмотрены в каждой ОС. При установленном Windows, подпись будет размещаться в его реестре. Однако у этого способа есть несколько недостатков. Воспользоваться подписью можно только на компьютере, где она храниться. А в случае повреждения или переустановки операционной системы, доступ к электронной подписи будет утерян. Для пользования подписью, размещенной в ОС, необходима установка криптопровайдера. Это программа, преобразовывающая криптографические алгоритмы.
- Токены
Это устройство, внешне напоминающее флешку, предназначенное для безопасного хранения ЭЦП. Как и любой другой носитель, токен имеет ограниченный объем памяти, он варьируется от 32Кб до 256Кб. Обычно один сертификат требует от 4 до 10Кб, поэтому Вы можете самостоятельно рассчитать, сколько подписей вместиться в данный носитель. Для полноценной работы с подписью в этом случае тоже требуется наличие криптопровайдера. В 2022 году в наличии есть токены со встроенным программным обеспечением, они имеют маркировку ЭЦП или ГОСТ.
- Хранилища облачного типа
В этом варианте ЭЦП размещается на удаленном сервисе. При этом доступ к ней осуществляется посредством специального интерфейса API, либо через привязку к номеру мобильного телефона (подписать можно путем отправки СМС). Это значительно оптимизирует работу с электронной подписью, не требует специализированного программного обеспечения, да и наличия компьютера вообще. Управлять всеми действиями можно напрямую через мобильный телефон. Из минусов данного способа — не все государственные организации принимают на рассмотрение документы, подписанные облачной ЭЦП.
6. Процесс использования
Как уже было сказано ранее, использовать подпись можно после установки криптопровайдера. Он расшифровывает крипто-ключ в месте хранения и производит подписание. Сам процесс подписания состоит из сложных математических алгоритмов с вовлечением большого количества символов. Некоторые программные обеспечения уже имеют встроенную функцию работы с электронными подписями. В качестве примера можно привести Microsoft Word,в котором можно создавать и подписывать документы.
7. Где можно применить ЭЦП
Так как электронная подпись равнозначна обычной подписи от руки, то использовать ее можно во всех областях электронного документооборота. Особенно это удобно при представлении документов в налоговую службу, пенсионный фонд, страховые компании и т.д. Также ею заверяют коммерческие сделки.
Все документы для регистрации ИП или ООО за 15 минут
Подготовка документов — рутинная задача. Доверьте её нашему сервису.
Это сэкономит время и защитит от возможных ошибок.
- Укажите свои данные в форме, следуя подсказкам.
- Программа сформирует верные документы.
- Скачайте и распечатайте готовый пакет документов
- Это бесплатно и займёт не более 15 минут.
Электронные документы постепенно вытесняют бумажные, и без электронной подписи, позволяющей подтвердить подлинность документа, в современном мире не обойтись. Электронная подпись стала обязательным инструментом для ведения бизнеса. Для физических лиц — это удобный способ взаимодействия с госорганами, работодателями и вузами.
В этой статье мы поговорим о видах цифровых подписей, способах их получения и областях применения.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП), иногда называемая также электронно-цифровой подписью (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, присоединяемую к подписываемому с ее помощью электронному документу. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и придать подписанному файлу юридическую силу.
ЭЦП различаются степенью защиты и могут использоваться физическими или юридическими лицами для разных целей:
- Электронные подписи используются при взаимодействии с порталами государственных услуг, таких как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью легко записаться на прием в госучреждения, подавать заявления для оформления документов, а также оплачивать штрафы и налоги.
- ЭП нужна при участии в электронных торгах и аукционах для прохождения идентификации, заверения документов и подписания контрактов.
- Использование электронных подписей значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы, так как дает возможность отправлять подписанные ЭЦП документы в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат удаленно.
- Также ЭЦП незаменима в электронном документообороте как внутри компании, так и при обмене информацией между контрагентами.
Виды ЭЦП
Существует два вида электронной подписи: простая ЭЦП и усиленная, которая может быть как квалифицированной, так и неквалифицированной.
Простая ЭЦП
К простой электронной подписи (ПЭП) можно отнести сочетание логина и пароля, которые пользователь вводит при входе в личный кабинет различных онлайн-сервисов, коды доступа, получаемые по SMS, а также коды на скретч-картах. ПЭП создается самой информационной системой, в которой используется такая электронная подпись, и подтверждает, что ее создал определенный человек.
Простую ЭП часто применяют при совершении банковских операций, для идентификации пользователя в разнообразных информационных системах, при получении услуг на портале «Госуслуги», также ПЭП можно заверить документы, но только внутри корпоративного электронного документооборота (ЭДО). Для придания подписанному ПЭП документу юридической значимости между подписантами должны быть заключены соответствующие соглашения, регламентирующие правила применения и признания ЭП.
Простая электронная подпись не может быть использована для подписания электронных документов, содержащих государственную тайну. Недостатком простой ЭП является низкая степень защиты. Она позволит определить автора документа, но не защитит файл от подделки.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет не только идентифицировать личность владельца документа, но и определить, были ли внесены в данный файл какие-либо изменения после того, как он был подписан. Такая ЭЦП создается при помощи специальных программ криптошифрования с применением закрытого ключа ЭП. Степень защиты такой подписи считается средней.
НЭП представляет собой два уникальных набора символов, идущих в определенной последовательности и связанных между собой. Одна из этих последовательностей является электронным ключом, а другая используется в качестве ключа проверки ЭЦП. Чтобы сформировать такую связку, применяют специальное программное обеспечение — СКЗИ (аббревиатура расшифровывается как «средства криптографической защиты информации»).
Сама по себе усиленная неквалифицированная электронная подпись не является полным аналогом собственноручной подписи, однако при подписании соглашения с конкретной организацией о признании ее таковой, может придавать документу юридическую значимость, но только в ЭДО с этой компанией и для внутреннего и внешнего электронного документооборота.
Усиленная квалифицированная ЭЦП
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает самой высокой степенью защиты, и любой подписанный такой подписью электронный документ считается аналогом бумажного документа, который подписан собственноручно. Этот вид ЭП позволяет точно сказать, кто именно подписал документ и не изменялся ли после этого данный файл.
В отличие от неквалифицированной, КЭП формируется с применением средств СКЗИ, прошедших сертификацию ФСБ РФ. А выдавать такие ЭЦП могут исключительно удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую аккредитацию, полученную в Минкомсвязи России. Такой центр обеспечит человека или организацию, получающих КЭП, квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП, который находится на специальном USB-носителе. В некоторых случаях для его использования необходима установка дополнительного ПО.
Этот вид ЭЦП не требует подписания дополнительных соглашений — усиленная квалифицированная электронная подпись придает документам юридическую силу автоматически. КЭП позволяет организовать сдачу отчетности в любые контролирующие органы власти, принимать участие в электронных торгах, вести ЭДО как внутри организации, так и с ее внешними контрагентами и госструктурами.
Как получить электронную подпись
Рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять для получения электронной подписи физическим и юридическим лицам.
Получение ЭП физическим лицом
Физлицам проще всего обратиться для получения электронной подписи в МФЦ. Все, что для этого нужно, — это записаться на прием и предоставить ряд документов:
- заявление на изготовление квалифицированного сертификата;
- удостоверяющий личность документ (паспорт), а также копии страницы с фотографией и страницы с пропиской;
- пенсионную карточку — СНИЛС;
- свидетельство о присвоении ИНН.
Простую ЭП частные лица могут получить бесплатно, тогда как за усиленную электронную подпись придется заплатить.
Также можно оформить сертификат в специальном удостоверяющем центре. Стоимость сертификата зависит от тарифного плана. Заявку на получение сертификата можно оставить онлайн, а уже после посетить центр. Для этого нужно:
- пройти регистрацию на сайте центра;
- выбрать тарифный план и оплатить счет;
- приехать в центр в назначенное время и предоставить паспорт, ИНН и СНИЛС.
Получение ЭП юрлицами или ИП
Юридические лица также получают квалифицированные сертификаты ЭЦП в удостоверяющем центре либо в МФЦ. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России. Поскольку получить ЭП удаленно нельзя, следует выбрать центр, имеющий филиал в вашем городе.
Вам понадобятся следующие документы:
- Заявление на изготовление ЭП. При обращении в удостоверяющий центр вам предоставят форму заявления, а в МФЦ вы сможете заполнить заявление на сайте госуслуг.
- Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получить такую вы можете на сайте ФНС.
- Для юрлиц потребуется также копия устава, а для индивидуальных предпринимателей — паспорт и СНИЛС.
Если ЭЦП получает представитель, он должен будет предоставить также доверенность уполномоченного представителя на получение подписи и свой паспорт.
После проверки документов специалистами удостоверяющего центра в течение 4-10 рабочих дней сертификат будет изготовлен. Чтобы получить его быстрее, можно оплатить срочный тариф.
Срок, на который выдается сертификат ЭП, обычно составляет один год. Если срок электронной подписи еще не истек, ее можно продлить с помощью действующего сертификата. Если срок действия предыдущего сертификата истек, то придется заново подавать заявление и предоставлять полный пакет документов. Однако подписанные документы считаются действительными и после окончания срока действия сертификата ключа проверки ЭЦП.
Владельцу электронной подписи выдается специализированный цифровой носитель — USB-токен, который выглядит как обычный флеш-накопитель, и сертификат в бумажном и электронном варианте. Для работы с электронной подписью потребуется установить на компьютер специальные программные средства.
Как подписать документ электронной подписью
Процесс подписания документа ЭЦП различается в зависимости от программы, в которой он создавался либо редактировался. При этом на ваш компьютер предварительно должны быть установлены специальные, выданные в организации, которая регистрировала ЭЦП, сертификаты. Рассмотрим, как происходит подписание в приложении Microsoft Word:
- Открываем нужный документ.
- Заходим в меню «Файл» и выбираем пункт «Сведения».
- Далее кликаем на пункт «Защита документа».
- В открывшемся списке выбираем пункт «Добавить цифровую подпись».
Как проверить подлинность подписи
Во многих информационных системах имеется встроенная функция проверки электронной подписи. Но проверить ЭЦП можно и самостоятельно с помощью специальных приложений и веб-сервисов. Проверки подлежат НЭП и КЭП — электронные подписи, которые базируются на инфраструктуре закрытых и открытых ключей. При помощи закрытого ключа происходит создание подписи, а открытый ключ как раз позволяет проверить ее подлинность.
Существуют две разновидности усиленных ЭП:
- Присоединенная — в этом случае формируется один файл, в котором содержится и сама подпись, и документ, для которого ее создали (проверять нужно этот единый файл).
- Отсоединенная, которая создается отдельно от подписываемого документа, как файл с расширением .sig (нужно проверять оба файла — и документ, и файл электронной подписи).
Проще всего провести проверку ЭП через онлайн-сервисы. Для этого нужно просто перейти по ссылке, загрузить документ и подождать результата проверки. Таким образом проверить электронную цифровую подпись можно в специальном разделе на портале государственных услуг:
- Нужно выбрать тип документа.
- С помощью кнопки «Загрузить файл» выбрать документ, а для отсоединенной подписи еще и файл подписи.
- Ввести капчу.
- Нажать кнопку «Проверить».
По завершении проверки сервис покажет сведения о владельце сертификата, удостоверяющем центре, в котором он был получен, и о сроке действия ЭЦП. Если будут найдены несоответствия либо обнаружена версия сертификата с истекшим сроком действия, система выдаст соответствующее предупреждение.
Кроме того, имеются и другие сервисы для проверки электронных подписей, например, бесплатный сервис «Контур.Крипто» и отдельные программы, такие как «КриптоАРМ». Также существуют плагины для программ Microsoft Word и Excel, которые позволяют провести проверку прямо в интерфейсе самих приложений, а также плагины для продуктов Adobe для проверки документов PDF.
Соблюдайте меры предосторожности
Необходимо помнить о том, что любая ЭЦП открывает доступ к личной информации о ее владельце и дает возможность совершать важные действия, поэтому нельзя допускать попадания электронной подписи в чужие руки. ЭЦП, хранящаяся на флешке-токене, должна быть надежно защищена от кражи. Добровольно передавать электронно-цифровую подпись третьим лицам запрещается, об этом сказано в Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи».
Если электронная подпись была утеряна или украдена, необходимо как можно скорее написать заявление на отзыв подписи в удостоверяющий центр. Так вы избежите ситуации, когда вашей подписью могут воспользоваться злоумышленники для незаконных операций, совершенных от вашего имени. После чего нужно будет написать заявление на выпуск нового сертификата.
Итак, все чаще в кругах, работающих с документами все чаще звучат слова «электронный документ» и, связанное с ним почти неразрывно «электронная цифровая подпись», иначе — ЭЦП.
Данный цикл статей предназначен для того, чтобы раскрыть «тайное знание» о том, что это такое, когда и как это можно и нужно использовать, какие есть плюсы и минусы.
Естественно, статьи пишутся не для специалистов по криптографии, а для тех, кто эту самую криптографию будет использовать, или же только начинает ее изучение, желая стать специалистом, поэтому я старался максимально упростить понимание всего процесса, приводя аналогии и рассматривая примеры.
Зачем нам вообще что-то подписывать? Естественно, чтобы удостоверить, что мы ознакомились с содержимым, согласны (а иногда наоборот, не согласны) с ним. А электронная подпись еще и защищает наше содержимое от подмены.
Итак, начать, естественно, стоит с того, что такое электронная цифровая подпись.
В самом примитивном случае это — результат хэш-функции. Что это такое лучше меня разъяснит википедиа, в нашем же случае главное, что с высокой степенью вероятности ее результат не повторяется для разных исходных данных, а также что результат этой функции мало того, что короче исходных данных, так еще по нему исходную информацию восстановить нельзя. Результат функции называют хэшем, а применение этой функции к данным называют хешированием. Грубо, можно назвать хэш функцию архивированием, в результате чего мы получаем очень маленькую последовательность байт, но восстановить исходные данные из такого «архива» нельзя.
Итак, мы читаем файлик в память, хэшируем прочитанное. И что, уже получаем ЭЦП? Почти. Наш результат с большой натяжкой можно назвать подписью, но, все же, полноценной подписью он не является, потому что:
1. Мы не знаем, кто сделал данную подпись
2. Мы не знаем, когда была сделана подпись
3. Сама подпись не защищена от подмены никак.
4. Ну и да, хэш функций много, какая из них использовалась для создания этого конкретного хэша?
Поэтому применять к хэшу слово «подпись» еще нехорошо, будем называть его дальше просто хэш.
Вы посылаете ваш файл другому человеку, допустим, по почте, будучи уверенными, что он точно получит и прочитает именно то, что вы послали. Он же, в свою очередь, тоже должен хэшировать ваши данные и сравнить свой результат с вашим. Если они совпали — все хорошо. Это значит что данные защищены? Нет.
Ведь хэшировать может кто угодно и когда угодно, и вы никогда не докажете, что он хэшировал не то, что вы послали. То есть, если данные будут перехвачены по дороге злоумышленником, или же тот, кому вы посылаете данные — не очень хороший человек, то данные могут быть спокойно подменены и прохэшированы. А ваш получатель (ну или вы, если получатель — тот самый нехороший человек) никогда не узнает, что он получил не то, что вы отправляли, или сам подменил информацию от вас для дальнейшего использования в своих нехороших целях.
Посему, место для использование чистой хэш функции — транспорт данных в пределах программы или программ, если они умеют общаться между собой. Собственно, с помощью хэш функций вычисляются контрольные суммы. И эти механизмы защищают от случайной подмены данных, но не защищают от специальной.
Но, пойдем дальше. Нам хочется защитить наш результат хеширования от подмены, чтобы каждый встречный не мог утверждать, что это у него правильный результат. Для этого самое очевидное что (помимо мер административного характера)? Правильно, зашифровать. А ведь с помощью шифрования же можно и удостоверить личность того, кто хэшировал данные! И сделать это сравнительно просто, ведь есть ассиметричное шифрование. Да, оно медленное и тяжелое, но ведь нам всего-то и надо — зашифровать маленькую последовательность байт. Плюсы такого действия очевидны — для того, чтобы проверить нашу подпись, надо будет иметь наш открытый ключ, по которому личность зашифровавшего (а значит, и создавшего хэш) можно легко установить.
Суть этого шифрования в следующем: у вас есть закрытый ключ, который вы храните у себя. И есть открытый ключ. Открытый ключ вы можете всем показывать и раздавать, а закрытый — нет. Шифрование происходит с помощью закрытого ключа, а расшифровывание — с помощью открытого.
Приводя аналогию, у вас есть отличный замок и два ключа к нему. Один ключ замок открывает (открытый), второй — закрывает (закрытый). Вы берете коробочку, кладете в нее какую-то вещь и закрываете ее своим замком. Так, как вы хотите, чтобы закрытую вашим замком коробочку открыл ее получатель, то вы открытый, открывающий замок, ключик спокойно отдаете ему. Но вы не хотите, чтобы вашим замком кто-то закрывал коробочку заново, ведь это ваш личный замок, и все знают, что он именно ваш. Поэтому закрывающий ключик вы всегда держите при себе, чтобы кто-нибудь не положил в вашу коробочку мерзкую гадость и не говорил потом, что это вы ее положили и закрыли своим замком.
И все бы хорошо, но тут сразу же возникает проблема, а, на самом деле, даже не одна.
1. Надо как-то передать наш открытый ключ, при этом его должна понять принимающая сторона.
2. Надо как-то связать этот открытый ключ с нами, чтобы нельзя было его присвоить.
3. Мало того, что ключ надо связать с нами, надо еще и понять, какой зашифрованный хэш каким ключом расшифровывать. А если хэш не один, а их, скажем, сто? Хранить отдельный реестр — очень тяжелая задача.
Все это приводит нас к тому, что и закрытый ключ, и наш хэш надо хранить в каких-то форматах, которые нужно стандартизировать, распространить как можно шире и уже тогда использовать, чтобы у отправителя и получателя не возникало «трудностей перевода».
Как водится у людей, к чему-то единому прийти так и не смогли, и образовалось два больших лагеря — формат OpenPGP и формат S/MIME + X.509. Но об этом уже в следующей статье.
Часть 2
Усиленная квалифицированная подпись дает больше возможностей и автоматом придает юридическую силу. Поэтому опытные предприниматели советуют выбирать КЭП. Перед тем как обратиться в удостоверяющий центр — проверьте аккредитацию на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.
Вениамин Бакалинский, генеральный директор Бюро переводов iTrex:
«Электронная цифровая подпись – это очень просто и удобно, никаких сложностей не было. Единственное, что могло у нас вызвать затруднения, — установка ПО и драйверов для работы ЭЦП, но эту работу берет на себя удостоверяющий центр. Сотрудник техподдержки удаленно подключился к одному из наших компьютеров, установил и настроил ПО. Все работы по настройке заняли максимум 20 минут»
Плюсы электронной подписи
Процессы становятся быстрее
Предприниматели подписывают акты или договоры, а контрагент сразу их получает. Значит, поставки и продажи совершаются быстрее.
Вениамин Бакалинский рассказывает про свой опыт использования ЭП:
«Сейчас около 70% всех наших клиентов обмениваются с нами организационными и отчетными документами в электронном виде. Особенно это помогает с новыми клиентами: раньше обмен подписанными договорами, выставление первых счетов, оформление первых ТЗ занимало много времени и иногда было серьезным поводом для беспокойства менеджеров на стороне клиента. Если менеджеру нужно было оперативно запустить проект в работу, и мы со своей стороны готовы были приступить немедленно, но юристы клиента требовали сначала полностью оформить все документы и обменяться оригиналами. Это логично, но очень мешает в ситуации, когда даже несколько часов влияют на выполнение работы в срок.
С переходом на ЭЦП такие ситуации перестали возникать. Также есть некоторая экономия за счет расходов на курьеров и печать документов»
Удобно работать с контролирующими органами
Не надо ехать в ФНС, чтобы сдать отчеты или декларации. Все данные отправляют из офиса или дома в любое время суток.
Минусы использования электронной подписи
Затраты на оформление и установку
Главный минус — это затраты на оформление подписи, настройка браузера и установка ПО для работы электронной подписи. КЭП обойдется для предпринимателя в 1500-6000 рублей (зависит от политики Удостоверяющего центра).
Тимур Алексеев, коммерческий директор Сервиса электронной подписи Sign Me
«Из-за разнообразия технологий реализации электронных носителей ключей электронной подписи, не существует «универсальной» подписи, которая была бы у человека одна и для всего (ну, или максимум две: как у физического лица и как у представителя юридического лица).
В настоящий момент многие сервисы, используемые бизнесом, «заточены» только под одну определенную технологию реализации электронной подписи, а это значит, что столкнувшись с сервисом с отличающейся технологией, придется выпускать еще одну новую подпись. В результате, у активного пользователя цифровых сервисов может наплодиться большое количество разных подписей, что увеличивает риск потери контроля доступа владельца к своим ключам»
Ограниченный срок действия
Например, он часто заканчивается во время сдачи отчетов в ФНС. И если удостоверяющий центр перевыпустит КЭП за пару часов, то на стороне налоговиков ее могут подтверждать пару дней. В итоге предприниматель сдает отчет позже срока, а это приводит к штрафу.
Карина Барг, юрист-аналитик «Северо-Западный Правовой Альянс»:
«Срок действия КЭП ограничен (как правило, год), нужно перевыпускать подпись на генерального директора, если он сменился (актуально для ООО). Кроме этого, возможны сложности для выпуска квалифицированной подписи, если заявитель является иностранным лицом»
Скоро электронная цифровая подпись понадобится почти всем
К 2024 году правительство планирует ввести обязательную маркировку для широкого круга товаров, а со следующего года введут обязательный электронный документооборот для тех, кто уже использует маркировку. Также ЭП используют для работы с онлайн-кассами: регистрация, замена фискального накопителя, заключение договора с ОФД. Поэтому оформить цифровую подпись в ближайшее время придется большинству предпринимателей.
Юрий Спирин, сооснователь магазина «Ячей»:
«У нас магазин, и нужно обязательно использовать онлайн-кассу, а торгуем мы одеждой и обувью, которые нужно маркировать. Поэтому давно используем электронную подпись. Конечно, это дополнительные затраты, но не такие большие. С другой стороны, это удобно: обмен документами происходит быстро. А если вы хотите взаимодействовать с крупными поставщиками, то придется внедрять ЭДО, а там без ЭП не обойтись»
Могут ли подделать электронную подпись?
Когда все процессы переходят в электронный вид, появляется угроза, что мошенники взломают систему и похитят данные. Но подделать усиленную квалифицированную подпись невозможно.
Михаил Александров, Руководитель представительства удостоверяющего центра «ИжТендер» в Санкт-Петербурге:
«Подделать электронную цифровую подпись невозможно, но бывают случаи, когда подпись используют без ведома владельца. Основные способы несанкционированного использования — это кража ключа и подмена подписываемой информации. Это делают с помощью шпионских программ или через кражу PIN-кода от токена»
Еще есть некоторые правовые сложности с оформлением без личного присутствия. По закону в удостоверяющем центре должны идентифицировать заявителя и после этого выдать КЭП, но бывают исключения.
Дмитрий Соломенников, генеральный директор ООО «Туртехнологии»:
«У меня несколько ЭЦП. Да, безусловно, это удобно. Сейчас регистрация на многих сервисах, связанных с бизнесом, идет по ЭЦП. Однако технология выдачи в России заставляет задумываться о безопасности выпуска подписи. Так, при аренде кассового аппарата у Сбербанка, сотрудник Сбера выпустил электронную цифровую подпись на меня даже без моего личного визита в удостоверяющий центр, только на основании представленных сканов. Как такое может быть? Я узнал об это только постфактум»
Скорее всего, в банке идентифицировали пользователя как клиента, внутренний регламент это разрешает. Михаил Александров считает, что подобные ситуации возникают из-за недоработанного законодательства:
«Для идентификации нужно предоставить паспорт или заверенную копию, но положения закона № 63-ФЗ не оговаривают, как заявитель должен это сделать. Появляется ошибочное мнение, что квалифицированный сертификат можно выдать дистанционно. Но в Минкомсвязи России разъясняют, что установить личность дистанционно нельзя. Кроме того, сотрудник УЦ должен под расписку познакомить заявителя с информацией в квалифицированном сертификате. Если подписи нет, то такую КЭП могут признать недействительной. Поэтому лучше приходить за подписью лично»
Правила безопасности
Чтобы защитить себя от воровства электронной цифровой подписи, нужно соблюдать несложные правила. Их сформулировала эксперт в сфере закупок Дарья Опарина:
- Поменяйте пароль на USB-токене и запомните его. Если мошенники 3 раза введут неверный код, то подпись заблокируется;
- Никому не передавайте КЭП (даже главбуху);
- Покупайте сертифицированные токены. На других могут быть вирусы;
- Не заходите на подозрительные сайты и не скачивайте файлы из непроверенных источников;
- Поставьте на компьютер антивирус.
В начале апреля 2011 года вступил в силу Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который пришел на смену № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с новым законом общепринятый термин «электронная цифровая подпись» заменяется на «электронную подпись». Уже сейчас аббревиатура ЭЦП постепенно вытесняется новой ЭП. Тем не менее, потребуется достаточно много времени для полной замены понятия ЭЦП.
Рассмотрим, что же такое электронная подпись и как ее можно использовать.
Для начала рассмотрим определение. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона № 63-ФЗ от 08.04.2011). Главное назначение электронной подписи — подтверждать авторство документов и гарантировать их неизменность после подписания.
Электронные подписи в области использования делятся на виды. Это простая электронная подпись и усиленная. Последнюю, в свою очередь, разделяют на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.
В соответствии с Федеральным законом, простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированной электронной подписью признается электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Далее постараемся разобрать конкретные примеры, когда электронная подпись может быть использована в электронном документообороте предприятия, какие преимущества можно получить, а также какие проблемы могут возникать и каковы возможные пути их решения.
Примеры использования электронной подписи / электронной цифровой подписи
Существующие системы электронного документооборота отличаются по своим возможностям и функциональным решениям. Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, мы опираемся на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.
Цифровая подпись в служебных записках
Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно пройти всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.
Служебные записки — одни из первых кандидатов на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. При использовании СЭД, инициатор может создать документ, подписать его цифровой подписью и отправить руководителю. В свою очередь, руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо выпустить и подписать отдельный документ, связанный со служебной запиской. Таким образом, инициатор в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.
На первый взгляд может показаться, что цифровая подпись — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа. Но в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно). И если высшее руководство уверено в том, что текст написан инициатором, и утверждено именно это содержание документа, то от использования цифровой подписи можно и отказаться. Но в случае наличия данных рисков, цифровая подпись будет незаменима.
Согласование цифровой подписью договора
Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу. При сложной цепочке согласований и большом количестве инстанций процесс подписания договорных документов будет сложным, длительным, а количество накладок и ошибок будет велико.
Благодаря использованию возможностей workflow и типовых маршрутов, согласование договора в СЭД происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования. В процессе согласования используется ЭЦП, позволяющая визировать и утверждать договорные документы. Использование ЭЦП гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.
Использование ЭЦП в территориально-удаленных подразделениях
Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т. п.). Как правило, это выглядит следующим образом:
- документ создается в электронном виде;
- печатается;
- подписывается руководителем;
- сканируется;
- отправляется по электронной почте;
- в удаленном подразделении вновь печатается.
При использовании системы электронного документооборота, имеющей средства распределенной работы и цифровой подписи, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:
- документ создается в электронном виде;
- подписывается цифровой подписью;
- отправляется средствами системы исполнителям;
- исполнитель получает подписанный цифровой подписью документ.
Возможные проблемы ЭЦП и пути их решения
Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть на практике.
Цепочка «Руководитель — Секретарь — Компьютер»
Есть ситуации, нередкие для большинства предприятий, когда руководитель не использует в своей работе компьютер постоянно. Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде. Для выполнения всех этих функций у него есть секретарь. Хотя в нужный момент руководитель при желании может обратиться к системе электронного документооборота и найти необходимый документ или задание.
Кроме того, есть такие документы, где нужна подпись на бумажном экземпляре. Этот процесс может занимать у руководителя некоторое время, а если добавить еще и функцию дублирования подписи на электронном документе — ЭЦП, то о рациональности использования времени руководителя можно и не говорить. Тем не менее, стоит заметить, что возможности СЭД намного превосходят эти затраты на дублирующие действия.
Не вижу подписи — значит ее нет
Конечно, психологический фактор сбросить со счетов нельзя. Человеку, привыкшему видеть на документе подпись руководителя, непросто будет привыкнуть только к информации об ЭЦП в СЭД. И вполне возможно, что первое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов. Для устранения этой ситуации требуется только время и воля руководства.
Удостоверяющий центр ЭЦП
Если даже ЭЦП используется только внутри предприятия, должен быть создан удостоверяющий центр (или можно воспользоваться услугами внешних центров), т. е. орган, выдающий ключи (сертификаты) ЭЦП и обеспечивающий их достоверность.
Данную задачу можно решить просто. Для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей ЭЦП в соответствующих инструкциях.
Вопрос доверия
Очень многое в СЭД основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, поскольку оно необходимо и при бумажном документообороте. Правда, в этом случае бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами. Например, юридическую силу имеет только документ, скрепленный подписью и печатью. Подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность. Но подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем электронно-цифровую подпись.
Для того, чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия» и разработать комплект инструкций для пользователей, администраторов и сотрудников удостоверяющего центра.
Целью данного Положения будет являться регламентация по применению в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота. Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами. В Положении, например, некоторые внутренние документы, с электронно-цифровой подписью, могут быть приравнены к бумажным документам, подписанным руководителем и т. д.
Сейчас для ряда видов документов, например, для счетов-фактур такое Положение с конкретными правилами ведения документооборота уже существует. А что касается межкорпоративного и межведомственного документооборота, то в большинстве случаев этот обмен регламентирован, в том числе оператором систем обмена электронными документами.
Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным электронно-цифровой подписью, может также стать использование сертифицированных средств.
Так стоит ли использовать электронно-цифровую подпись?
Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи?
- Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.
- Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.
- Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их юридический статус по электронно-цифровой подписи.
- Новые возможности межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.
Несомненно, по мере развития межкорпоративного документооборота будут разрабатываться новые стандарты и новые регламенты. Например, на данный момент уже существует обмен юридически значимыми электронными документами для части видов документов: первичные учётные документы, счета-фактуры, договора и прочие документы по сделкам. Так что масштабный переход к электронному документообороту уже очень близок. И есть смысл начать привыкать к этому новому средству — электронно-цифровой подписи — внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.